信息化時(shí)代餐飲企業(yè)內(nèi)部控制體系構(gòu)建探討

殷凱

摘要：伴隨著信息化時(shí)代的到來，餐飲業(yè)也積極探索新模式，開展信息化建設(shè)，不斷優(yōu)化改進(jìn)業(yè)務(wù)流程，提高內(nèi)部控制水平，從而實(shí)現(xiàn)餐飲業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化、智能化管理。故此，本文就信息化時(shí)代下，餐飲企業(yè)應(yīng)當(dāng)如何借助信息化加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)展開了分析，并且以山東省政府職工餐廳作為例子進(jìn)行重點(diǎn)研究。以為餐飲企業(yè)更好的利用信息化手段、提高內(nèi)部控制水平提供借鑒和思考。

關(guān)鍵詞：餐飲企業(yè)；信息化；內(nèi)部控制

作為一個(gè)重要的服務(wù)性行業(yè)，餐飲業(yè)涉及到多個(gè)產(chǎn)業(yè)，包括食品加工、市場營銷等等，餐飲業(yè)的健康、快速發(fā)展一直都是政府的關(guān)注重點(diǎn)。而隨著我國餐飲業(yè)的不斷發(fā)展，越來越多的餐飲企業(yè)利用信息技術(shù)提高管理水平，為企業(yè)變得更大、更強(qiáng)，更加標(biāo)準(zhǔn)化的管理起到至關(guān)重要的作用。然而，一直以來，餐飲企業(yè)在內(nèi)控建設(shè)方面都是較為薄弱的。包括內(nèi)部管理、運(yùn)營流程等都是依靠人工來實(shí)現(xiàn)，不僅容易產(chǎn)生錯(cuò)誤，而且內(nèi)控效率還十分低效，為了改變這一狀況，加強(qiáng)管理、提高經(jīng)營效率以及改善服務(wù)質(zhì)量成為餐飲企業(yè)亟待解決的問題，而信息化管理手段無疑成為其必然選擇。為了更好的利用信息化技術(shù)，本文圍繞信息化時(shí)代下，餐飲企業(yè)內(nèi)控體系的構(gòu)建問題展開了分析。

一、信息化時(shí)代餐飲企業(yè)開展內(nèi)控建設(shè)的思考

（一）構(gòu)建權(quán)責(zé)劃分清晰的信息化管理體系

以往在傳統(tǒng)餐飲企業(yè)中，企業(yè)管理主要是依靠管理層進(jìn)行的，依靠的也主要是管理者的管理經(jīng)驗(yàn)，并且往往是一個(gè)人同時(shí)對各個(gè)流程進(jìn)行監(jiān)督，在這種監(jiān)督機(jī)制中，主要方式是發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決[1]，然而，在這種管理體系中存在的主要問題在于個(gè)人權(quán)限設(shè)置過大，并且整個(gè)過程的效率非常低，而且為舞弊行為提供了較大可能性。針對該問題，結(jié)合信息化手段，應(yīng)當(dāng)打造信息化管理體系，在系統(tǒng)中對各管理人員的職責(zé)、權(quán)限進(jìn)行明確的規(guī)定，以此來有效避免管理人員舞弊行為的發(fā)生。以山東省政府職工餐廳舉例來講，通過借助餐廳運(yùn)營管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)食材出入庫全程自動(dòng)化。食材入庫經(jīng)過智能秤稱量后將會(huì)自動(dòng)匹配服務(wù)器后臺訂購計(jì)劃信息自動(dòng)入庫，無需人工手工錄入電子入庫數(shù)據(jù)，未經(jīng)訂購計(jì)劃批準(zhǔn)的食材購買系統(tǒng)不允許入庫，同樣的食材出庫時(shí)，也經(jīng)過智能秤稱量后將會(huì)自動(dòng)匹配服務(wù)器后臺信息自動(dòng)出庫。在這種全程自動(dòng)化出入庫流程中，不僅提高了工作效率，而且還能夠避免倉管人員與供應(yīng)商勾結(jié)，而產(chǎn)生虛假入庫等問題。簡而言之，要求針對餐飲企業(yè)的運(yùn)行體系、業(yè)務(wù)流程，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人員、各崗位的職責(zé)權(quán)限，制定有效的信息反饋機(jī)制，以形成一個(gè)高效、全面的內(nèi)控機(jī)制。

（二）實(shí)現(xiàn)操作流程的信息化、規(guī)范化建設(shè)

餐飲行業(yè)存在現(xiàn)金交易頻繁、勞動(dòng)密集等特征，故此，在餐飲行業(yè)中舞弊行為時(shí)有發(fā)生。而之所以這類舞弊行為難以有效避免，主要原因是因?yàn)閭鹘y(tǒng)餐飲企業(yè)并未制定十分規(guī)范的操作流程，以及有效的獎(jiǎng)懲制度[2]。因此，借助信息化手段，提高操作流程的規(guī)范化、信息化水平是非常重要的。目前店內(nèi)餐飲的前臺運(yùn)營模式一般較為單一，基本都是“先落座，再點(diǎn)餐，吃完結(jié)賬”，由于標(biāo)準(zhǔn)化程度過高，非常適合進(jìn)行信息化管理，通過“電子選餐，后臺廚房接收”等信息技術(shù)的應(yīng)用有效幫助餐飲企業(yè)，加快點(diǎn)餐上菜速度，增加店內(nèi)翻臺率，并且直接減少收銀差錯(cuò)，降低運(yùn)營成本。餐飲企業(yè)應(yīng)當(dāng)打造從預(yù)訂、訂餐、到用餐結(jié)束、客戶離店等整個(gè)流程的規(guī)范化操作，以往整個(gè)流程都是通過人工實(shí)現(xiàn)的，效率低下，而且容易出現(xiàn)失誤。利用電腦信息技術(shù)，客戶的訂餐信息將會(huì)在電腦系統(tǒng)中被記錄，而且客戶更新后，系統(tǒng)隨之更新。以點(diǎn)菜為例，以往通過員工手寫訂單，有可能出現(xiàn)字跡不清晰、改單困難等問題，采取信息化流程后，電腦系統(tǒng)會(huì)在最短的時(shí)間內(nèi)打印出客戶訂單，同時(shí)，廚房系統(tǒng)也將獲得對應(yīng)訂單，與此同時(shí)，客戶進(jìn)行的如退單、改單等行為也將第一時(shí)間在廚房系統(tǒng)中反映。以山東省政府職工餐廳智盤結(jié)算系統(tǒng)為例，可引入智盤自助刷卡結(jié)算系統(tǒng)。將不同價(jià)格的食物、菜品放置在對應(yīng)價(jià)格的射頻式餐盤中，進(jìn)入結(jié)算區(qū)，系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)價(jià)格自動(dòng)識別，計(jì)算得出總菜價(jià)，同時(shí)，在結(jié)算臺顯示屏上會(huì)顯示出總價(jià)與明細(xì)，確認(rèn)無誤刷卡結(jié)付即可。這樣不需要專門的人員來確認(rèn)菜價(jià)，有效避免出納人員舞弊、降低人工成本的同時(shí)還能保證收款準(zhǔn)確、高效。

（三）加強(qiáng)供應(yīng)鏈內(nèi)控系統(tǒng)的信息化建設(shè)

餐飲行業(yè)直接關(guān)系到公眾的飲食安全，作為食品源頭的供應(yīng)鏈系統(tǒng)對餐飲企業(yè)的發(fā)展是至關(guān)重要的。尤其是伴隨現(xiàn)代連鎖餐飲的快速發(fā)展，供應(yīng)鏈管理對餐飲企業(yè)的作用更加突出。內(nèi)控體系涉及到供應(yīng)商篩選、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)，在以往對供應(yīng)鏈進(jìn)行管理時(shí)，采購和付款是重點(diǎn)關(guān)注環(huán)節(jié)，而對于其他環(huán)節(jié)是缺乏關(guān)注的。還有的餐飲企業(yè)總店配置、管理體系都較為完善，然而，無法將各個(gè)分店進(jìn)行高度整合，這就導(dǎo)致了數(shù)據(jù)信息在各分店、總店流轉(zhuǎn)過程中會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺失等問題，將會(huì)影響到整個(gè)供應(yīng)鏈內(nèi)控效率水平[3]。面對信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，可引入類似ERP的管理系統(tǒng)，使得整個(gè)供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)更加規(guī)范、高效。就供應(yīng)商篩選環(huán)節(jié)來講，一般會(huì)從品質(zhì)、價(jià)格等角度來對供應(yīng)商進(jìn)行綜合分析，確定最佳供應(yīng)商，以往都是利用采購員來進(jìn)行相關(guān)信息的記錄和整理，通過信息化供應(yīng)鏈管理體系，能夠?qū)⑺械男畔⒍贾苯佑涗浽陔娔X系統(tǒng)中，負(fù)責(zé)人員通過數(shù)據(jù)分析工具對此進(jìn)行分析，即可得到供應(yīng)商的綜合對比，結(jié)合打分標(biāo)準(zhǔn)能夠更加全面的評價(jià)供應(yīng)商，以篩選出更加優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。

（四）引入大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，建立企業(yè)數(shù)據(jù)庫

步入信息化時(shí)代，餐飲企業(yè)不僅應(yīng)當(dāng)注重操作流程、運(yùn)營管理等各個(gè)流程的現(xiàn)代化系統(tǒng)構(gòu)建，還應(yīng)當(dāng)充分利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對整個(gè)餐飲企業(yè)運(yùn)營情況進(jìn)行分析，打造有效的信息反饋機(jī)制。以山東省政府職工餐廳為例，借鑒o2o平臺積極引進(jìn)大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，并且將信息化時(shí)代的模式引入到餐廳發(fā)展中。餐廳可充分利用手機(jī)微信的訂餐軟件系統(tǒng)有效地、低成本地開展自己的外賣商業(yè)活動(dòng)，增加四季養(yǎng)生、每周食譜、餐飲文化等系統(tǒng)模塊注重與消費(fèi)者的互動(dòng)性提升。下一步微信公眾號訂購平臺將重點(diǎn)開發(fā)在線支付功能，以讓用戶得到更好的在線購物體驗(yàn)。借助一系列o2o平臺大數(shù)據(jù)分析反饋機(jī)制，倒逼餐廳內(nèi)部控制管理的薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)一步完善內(nèi)部控制機(jī)制，逐步建立完善餐廳大數(shù)據(jù)庫。

除了通過大數(shù)據(jù)進(jìn)行o2o平臺運(yùn)營以外，還有很多方面能實(shí)現(xiàn)餐飲行業(yè)與信息技術(shù)的結(jié)合。一方面，餐飲企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立訂單匯總信息，定期對企業(yè)訂單信息進(jìn)行分析，分析各季節(jié)、各就餐段，消費(fèi)者的餐品偏好，以制定、優(yōu)化更具針對性的餐品產(chǎn)品。另一方面，餐飲企業(yè)應(yīng)當(dāng)面向企業(yè)內(nèi)部員工，設(shè)立專門的信息反饋系統(tǒng)，員工可將自己對于企業(yè)發(fā)展、內(nèi)控建設(shè)等方面的意見匿名提交到系統(tǒng)，而且系統(tǒng)也可以隨機(jī)不記名方式對員工開展問卷調(diào)查，以分析企業(yè)在內(nèi)控建設(shè)中的不足，制定更好的改進(jìn)意見。

二、結(jié)語

綜上所述，對于現(xiàn)代化餐飲企業(yè)來講，一個(gè)優(yōu)秀的餐飲企業(yè)都應(yīng)有一套貫穿于所有部門的控制流程和制度，面對信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，餐飲企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真思考信息化時(shí)代，如何更好的進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)，提高內(nèi)部控制建設(shè)的信息化水平、科學(xué)化水平。餐飲企業(yè)應(yīng)利用更先進(jìn)、更有效的信息化服務(wù)，助力企業(yè)信息化管理的建設(shè)，加速信息化手段被運(yùn)用到餐飲企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)中，對餐廳運(yùn)行的工作流程進(jìn)行再造，實(shí)現(xiàn)食材采購、出入庫、即時(shí)查詢、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、成本核算、營養(yǎng)計(jì)算等功能的網(wǎng)絡(luò)化、智能化，在提高餐廳運(yùn)行效率的同時(shí)，最大限度提高餐廳內(nèi)部控制水平，并將餐飲行業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)引向新的發(fā)展潮流。另外還需注意的是信息化只是提高內(nèi)部控制效率的重要工具，最終目標(biāo)是要求構(gòu)建有效的內(nèi)部控制機(jī)制，推動(dòng)餐飲行業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：山東省省直機(jī)關(guān)職工生活管理服務(wù)中心）