高校儀器設備管理系統(tǒng)在設備建賬改革的新探索

王 軍 周 全

（四川大學實驗室及設備管理處，四川 成都 610065）

一、緒論

1.引言

《高等學校儀器設備管理辦法》第六條指出學校要對儀器設備的資料建立檔案，實施計算機管理。對儀器設備的種類、數(shù)量、金額、分布及使用狀況經(jīng)常進行分析、研究和匯總，并按有關規(guī)定如期、準確上報各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)。要加強校內(nèi)、外網(wǎng)絡資源建設，逐步做到有關數(shù)據(jù)網(wǎng)上傳輸，充分利用現(xiàn)代化手段實現(xiàn)對儀器設備的資源共享和科學化管理。

按照教育部的要求，高校也在努力對儀器設備管理系統(tǒng)進行全面升級。目前高校儀器設備管理存在以下一些問題，例如：高校校區(qū)較多，師生在辦理報賬建賬業(yè)務時較為麻煩；同時由于不同校區(qū)和系統(tǒng)較多造成重復填寫數(shù)據(jù)問題；并且針對于在校師生上下課高峰期等問題造成業(yè)務辦理高峰期等待辦理時間過長的問題。儀器設備管理系統(tǒng)旨在運用互聯(lián)網(wǎng)信息平臺，深化高校儀器設備管理改革，緩解在校師生建賬報賬耗時過長、流程較為復雜的問題。完成對設備建賬的改革與創(chuàng)新，一方面大大緩解了高校在設備管理方面的人力與物力壓力，節(jié)約了時間與空間成本。另一方面給在校師生建賬報賬提供極大的便利。

2.研究背景與目標

近年來，我校設備建賬每年約15000臺件以上，建賬師生人數(shù)多，工作量大，流程比較復雜。為最大限度地簡化優(yōu)化建賬流程，縮短建賬時間，解決師生現(xiàn)場終審排隊和多校區(qū)重復“跑路”等問題，設備處努力依托現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)了“設備建賬遠程網(wǎng)上審核，設備建賬，自助終端打印標簽單據(jù)”的全新建賬模式，較之以往到管理部門現(xiàn)場審核的建賬模式，大大提高了效能，得到師生好評。

通過深入基層廣泛調(diào)研、開展座談征求意見、認真梳理總結，真切地從一線師生角度考量設備管理系統(tǒng)的便利性，設備處全面升級設備管理系統(tǒng)，對系統(tǒng)功能和業(yè)務辦理流程進行不斷調(diào)整、完善和優(yōu)化。完成系統(tǒng)界面用戶體驗友好化處理等工作，實現(xiàn)了儀器設備網(wǎng)上在線終審，解決了年底高峰期現(xiàn)場終審排隊現(xiàn)象和師生多校區(qū)重復“跑路”等問題，大大提高了設備建賬的時效性，讓師生辦理建賬業(yè)務更加便捷順暢，大幅提高了服務效能。具體完成了以下幾項改革服務。

改革儀器設備建賬終審模式。由傳統(tǒng)的現(xiàn)場終審模式變革為網(wǎng)上終審，全程線上辦理，無需前往設備處，徹底解決師生現(xiàn)場排隊終審、多校區(qū)重復“跑路”等問題。

推行了移動應用平臺（微信“資產(chǎn)通”）。利用微信實現(xiàn)信息推送、業(yè)務審批、數(shù)據(jù)查詢等功能，讓全校師生更加便捷地辦理業(yè)務、查詢數(shù)據(jù)和享受信息服務。

二、儀器設備管理系統(tǒng)建設內(nèi)容

1.儀器設備建賬業(yè)務審批工作現(xiàn)狀

據(jù)統(tǒng)計，2016年四川大學儀器設備建賬建卡臺件數(shù)27357，總值4.16億元。按照1年200個工作日計算，平均每天辦理設備建賬達137臺件,而一件儀器設備建賬建卡終審時間大約需要5-15分鐘左右，業(yè)務辦理數(shù)量和工作量非常大。通常每一臺儀器設備在設備管理系統(tǒng)填報事項的錯誤率幾乎達到40%。據(jù)統(tǒng)計，隨著高校規(guī)模的擴大，人才引入及人員流動越來越頻繁，這就造成了報賬人員更替速度越來越快，除了學校本部黨政工群等部門外，其他學院、醫(yī)院、研究所及各類辦學實體單位的經(jīng)辦人幾乎都是各年級的學生和自聘人員，這些新報賬人員對高校報賬業(yè)務的規(guī)定及流程不太熟悉，經(jīng)常出現(xiàn)前一次辦事人員回去后交給另外一個人“接力”辦理，一筆業(yè)務經(jīng)常出現(xiàn)3人及以上人員來辦理的情況，由于每個經(jīng)辦人對儀器設備網(wǎng)上填報的要求和規(guī)定在認知上有所差異，即便是當場告知了需要重新填報的事項和要帶上的材料，大多數(shù)經(jīng)辦人也記不完全，導致有的一個項目填報錯誤，有的多個項目填報錯誤，而填寫錯誤的項目需要重新在管理平臺上修改，再進行審批，造成前來辦事的教職工和學生來回奔波多次修改，而設備處建賬崗位的工作人員也隨之反復的重復勞動。學校實行該審批程序至今，工作運行雖然正常有序，但仍然存在填報事項不完善、一個或多個事項填報錯誤、資料攜帶不齊、審批效率有待提高等問題。

2.儀器設備建賬存在的主要問題

儀器設備建賬主要存在師生多校區(qū)重復跑路，高峰期建賬排隊現(xiàn)象嚴重等問題。四川大學儀器設備管理系統(tǒng)于2010年建設，之后未進行系統(tǒng)性的梳理，部分業(yè)務已經(jīng)不能滿足日益增長的管理需求，特別是高峰期建賬排隊現(xiàn)象嚴重。儀器設備網(wǎng)上建卡建賬工作要求，新購置儀器設備金額在800元以上，須在四川大學儀器設備管理系統(tǒng)中申報建賬業(yè)務，在系統(tǒng)中逐項填報購置信息（包括領用單位、資產(chǎn)來源、資產(chǎn)歸屬、經(jīng)手人、采購人、供應商、發(fā)票日期、發(fā)票號、經(jīng)費編號、經(jīng)費名稱、經(jīng)費科目等）及儀器設備信息（包括設備名稱、分類號、單位、型號、規(guī)格、使用方向、國別、是否進口、生產(chǎn)商、保修期限等），經(jīng)所在單位設備管理員初審后，再攜帶儀器設備采購合同、票據(jù)、經(jīng)費卡、出廠證明等相關資料原件到設備處排隊終審，審核通過后，獲得蓋章的《儀器設備對賬單》和設備標簽；如果終審未通過，撤回修改，設備管理員初審，再次到現(xiàn)場終審。以上程序由于填報項目較多，資料攜帶不全，又需現(xiàn)場審核，往往出錯率較高，導致師生經(jīng)常反復跑路，并且像年底高峰期經(jīng)常出現(xiàn)排長隊的現(xiàn)象。

3. 解決建賬排隊問題

通過分析調(diào)研，四川大學2016年建賬金額小于3萬元的有25634臺件（占總量的94%），3萬以上的為1723臺件（占總量的6%），因此對3萬以下的設備進行建賬模式優(yōu)化，實現(xiàn)用戶不到設備處即可報賬的模式。具體流程如下：①用戶提交建賬業(yè)務申請，上傳發(fā)票、銘牌照、現(xiàn)場安裝照片等圖片；②單位設備管理員初審；③設備處網(wǎng)上終審；④用戶自行打印A4《對賬單》，前往財務處投遞報銷和使用自助打印終端打印設備標簽；⑤設備正式入賬，流程結束。

上述流程可以清楚地描述師生整體建賬報賬的流程，該系統(tǒng)的重中之重是緩解目前報賬建賬較多的3萬元以下設備建賬過程。

實現(xiàn)3萬元以下設備建賬業(yè)務不排隊的核心關鍵點：

第一，用戶申請建賬時，必須上傳設備處終審所需要的各類資料照片；第二，設備處及時審核提交的建賬業(yè)務，可在建賬提交成功后對老師作提示：當日提交的業(yè)務三個工作日內(nèi)審核完畢；第三，提供打印自助服務終端或標簽打印機，用戶可在行政樓、華西校區(qū)自助服務終端自行打印設備標簽；第四，由老師自行在A4打印機上打印《對賬單》， 財務處認可的對賬單上設備處不用再蓋章。

4.移動應用平臺

移動應用平臺的宗旨是讓用戶可以隨時隨地辦公，查詢設備信息，查看相關業(yè)務辦理情況，滿足業(yè)務辦理審批的實時性要求。該平臺利用微信平臺，能夠為用戶提供隨時隨地利用移動終端處理主要業(yè)務，查詢信息等。主要功能有：①信息推送：各類業(yè)務的辦理通知；②業(yè)務辦理：照片拍攝上傳、業(yè)務審批（除開必須打印各類紙質(zhì)單據(jù)的業(yè)務節(jié)點）；③個人業(yè)務進程查詢；④提供條碼掃描、二維碼掃描識別功能，并能根據(jù)條碼、二維碼內(nèi)容自動追蹤業(yè)務進程及業(yè)務關鍵信息（僅能查詢自己申辦的業(yè)務和職權范圍內(nèi)的相關業(yè)務）。

三、建設效果預估和對比

通過本次對設備管理系統(tǒng)的升級優(yōu)化，實現(xiàn)了對設備建賬模式的改革，可大大提高小額設備建賬的時效性，讓老師辦理建賬業(yè)務更加便捷，解決年底建賬終審排隊現(xiàn)象。移動應用的消息推送及任務審核功能讓設備管理系統(tǒng)不再局限于電腦端，實現(xiàn)了跨越空間的移動辦公，能大大提高各業(yè)務的流轉(zhuǎn)速度，業(yè)務辦理更順暢。

四、系統(tǒng)運行效果

儀器設備管理系統(tǒng)的運行效果主要包含以下的幾個方面：用戶提交建賬申請，并且完成對建賬內(nèi)容上傳；完成報賬信息的填寫和上傳；設備資產(chǎn)自助打印等操作。實現(xiàn)單臺件或批量小于3萬元的設備實施設備建賬“遠程網(wǎng)上終審、自助終端打印標簽單據(jù)”的新模式。通過以“制度+科技”、“人控+技控”的手段，構建全方位、多手段、零時差的網(wǎng)絡服務體系，提高儀器設備建賬的時效性，讓師生辦理建賬業(yè)務更加便捷順暢，切實為廣大師生提供高效優(yōu)質(zhì)的一流服務。

表3.1 改革前后設備建賬報賬對比表

五、結束語

儀器設備管理系統(tǒng)的一體化是高校設備儀器改革的一個新的探索。隨著近年來互聯(lián)網(wǎng)技術的升級與高校信息管理一體化的進行，優(yōu)化高校管理系統(tǒng)來緩解目前因系統(tǒng)所導致的人力成本過高與師生辦理業(yè)務較為麻煩的問題。目前四川大學儀器設備管理系統(tǒng)的一體化已取得較大成果，完成了儀器設備建賬系統(tǒng)以及設備資產(chǎn)標簽自助打印系統(tǒng)。通過實際測試，與現(xiàn)有原始系統(tǒng)相比，儀器設備建賬系統(tǒng)節(jié)約了近一半的人力成本，為師生提供了極大的便利，師生建賬報賬無需到設備處，直接到財務處報賬，解決終審排隊現(xiàn)象，同時設備終審通過后直接去財務處投遞，確?！耙淮闻苈忿k完所有業(yè)務”，并且不打單據(jù)，無需設備處蓋章，極大程度上避免排長隊和重復跑路的情況。與此同時，設備資產(chǎn)標簽自助打印系統(tǒng)也極大方便了師生建賬流程，老師可以到自助終端通過身份識別自行打印，方便補打，有利于提高標簽張貼率。系統(tǒng)升級以及信息一體化所帶來的優(yōu)勢是有目共睹的，必將成為未來高校設備建賬改革的新模式。

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