將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入工程項(xiàng)目檔案管理的探討

李艷芳

摘 要：隨著工程項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，項(xiàng)目數(shù)量的增加，檔案管理工作的重要性日益凸顯。在大數(shù)據(jù)背景下，將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入到工程項(xiàng)目檔案管理工作中，不僅能夠提高檔案管理工作的實(shí)效性，還能保證檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，促使工程項(xiàng)目檔案管理工作的順利進(jìn)行。本文對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)在工程項(xiàng)目檔案管理工作中的作用進(jìn)行分析，并就將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入工程項(xiàng)目檔案管理中的策略進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù)；工程項(xiàng)目；檔案管理

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，我國社會(huì)已經(jīng)全面進(jìn)入數(shù)字化階段。將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入到工程項(xiàng)目檔案管理工作中，對(duì)工程項(xiàng)目中所形成的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，能提高檔案管理工作的便捷性，保證工程項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，促使工程項(xiàng)目后續(xù)的維修保養(yǎng)工作順利的進(jìn)行。

1 大數(shù)據(jù)的概念

大數(shù)據(jù)技術(shù)是隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展而出現(xiàn)的，在互聯(lián)網(wǎng)的影響下，各類角色輸出和輸入的信息量都在不斷的增加，這些信息會(huì)衍生出海量的信息，巨大的數(shù)據(jù)量促使著大數(shù)據(jù)時(shí)代的產(chǎn)生。目前并沒有關(guān)于大數(shù)據(jù)的確切概念，如果只從字面意思來理解，大數(shù)據(jù)指的是十分龐大的數(shù)據(jù)量。隨著數(shù)據(jù)量的不斷增加，數(shù)據(jù)的處理難度越來越大。而借助常規(guī)的軟件無法全面的捕捉到這些數(shù)據(jù)信息，也無法對(duì)其進(jìn)行有效的管理和處理，這就需要發(fā)展新的模式，使其具有更加強(qiáng)大的決策力和洞察力，能夠?qū)?shù)據(jù)處理流程進(jìn)行優(yōu)化，提高數(shù)據(jù)的處理效率，改善處理效果，這種新的模式即為大數(shù)據(jù)技術(shù)。所以，在新形勢(shì)下，將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入到工程項(xiàng)目檔案管理工作中，能夠提高檔案信息的整合效率，將檔案信息的價(jià)值充分挖掘出來，提高企業(yè)的建設(shè)水平，促使工程項(xiàng)目建設(shè)行業(yè)的不斷發(fā)展，從而推動(dòng)我國社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)在工程項(xiàng)目檔案管理工作中的作用

2.1 有利于提高檔案管理的實(shí)效性

在工程項(xiàng)目建設(shè)中，不少企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到檔案管理工作的重要性，但檔案管理工作的實(shí)效性仍然比較差，檔案的完整性得不到有效保障。比如，檔案管理人員的信息收集工作沒有與施工過程同步進(jìn)行，在某些項(xiàng)目完成很長一段時(shí)間后，相關(guān)人員才開始整理與項(xiàng)目有關(guān)的檔案。由于間隔時(shí)間比較久，有些資料并沒有完整的保存下來，甚至有些建設(shè)內(nèi)容并沒有形成檔案，使得檔案不完整，也無法保證其準(zhǔn)確性。將大數(shù)據(jù)引入工程項(xiàng)目檔案管理工作中，可以保持檔案收集、整理工作與建設(shè)進(jìn)度的一致性，一旦項(xiàng)目進(jìn)行，就能立刻形成電子檔案。而檔案管理人員還可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行更新、保存，有利于提升檔案管理的實(shí)效性和完備性。

2.2 有利于提高檔案管理的系統(tǒng)性

在傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案管理工作中，檔案信息的收集、整理、分析等工作比較分散，使得整個(gè)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性，不利于檔案信息的利用。將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入到工程項(xiàng)目檔案管理工作中，能夠從不同的渠道收集檔案信息，且在收集信息的過程中能夠跨環(huán)節(jié)進(jìn)行，不會(huì)受到施工階段的阻礙，從而保證信息收集的完整性，使信息整理過程更加順暢。并且，在傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案管理工作中，人工操作很容易出現(xiàn)問題，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠彌補(bǔ)這一缺陷，從而提高工程項(xiàng)目檔案管理工作的系統(tǒng)性。

2.3 有利于提高檔案管理的科學(xué)性

工程項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的資料非常多，信息量很大，其與工程項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)方面都有關(guān)系。不同的資料發(fā)揮的作用不同，要將這些資料的價(jià)值充分利用起來，就需要采用科學(xué)的方法對(duì)其進(jìn)行分析和處理，提取出其中的有用信息，從而提高企業(yè)的管理水平，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)在收集到工程項(xiàng)目的完整信息后，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)性的分析，根據(jù)分析結(jié)果調(diào)整項(xiàng)目管理方案，促使工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行。比如，利用大數(shù)據(jù)軟件可以對(duì)大量的數(shù)據(jù)建立索引，將施工過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類檢索，深入挖掘數(shù)據(jù)中的有用信息，并將其快速的呈現(xiàn)出來，能夠避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)記錄不規(guī)范的情況，提高數(shù)據(jù)的利用價(jià)值，從而提升工程項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)性。通過全面而系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析，還能將各種分析結(jié)果充分的利用起來，滿足工程項(xiàng)目管理中的不同需求，提高工程項(xiàng)目管理的綜合水平。

3 將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入工程項(xiàng)目檔案管理中的策略

3.1 提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平

在工程項(xiàng)目檔案管理工作中，要對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行有效的利用，就需要檔案管理人員具備較高的信息技術(shù)水平，能夠靈活的運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、分析和處理。因此，企業(yè)不僅要制定完善的檔案管理制度，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，提高其專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)。只有真正掌握數(shù)據(jù)資源，檔案管理人員才能將數(shù)據(jù)資源中的有用信息挖掘出來，利用其價(jià)值為企業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。比如，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其能夠掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)，并能在檔案管理工作中對(duì)其進(jìn)行靈活的運(yùn)用。如利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建工期進(jìn)度控制模型，將影響工期的因素輸入到模型中，分析出工程的工期進(jìn)展情況，并與實(shí)際的工期進(jìn)度進(jìn)行對(duì)比，總結(jié)出導(dǎo)致兩者差異的原因。在此過程中就會(huì)形成許多與工期有關(guān)的資料，將這些資料收集起來，就能為以后的工期進(jìn)度分析提供參考依據(jù)，以便企業(yè)更好的控制其他工程項(xiàng)目的工期。

3.2 加強(qiáng)各部門和單位之間的協(xié)作

工程項(xiàng)目的參與方比較多，導(dǎo)致其檔案管理工作不夠集中。為提高檔案的利用率，改善檔案管理工作質(zhì)量，就需要加強(qiáng)各部門和單位之間的協(xié)作，在其共同努力下做好檔案管理工作，使檔案信息的價(jià)值得到有效的發(fā)揮。比如，工程項(xiàng)目開始以后，各個(gè)部門要同步的對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和整理，并更新到企業(yè)的管理系統(tǒng)中。每完成一個(gè)項(xiàng)目，各部門和單位都要對(duì)與項(xiàng)目有關(guān)的資料進(jìn)行匯總，并將其分類整理好，再統(tǒng)一提交到檔案管理室。檔案管理人員則要對(duì)數(shù)字化檔案和紙質(zhì)化檔案進(jìn)行核對(duì)，及時(shí)的對(duì)不完整的信息進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)不正確的信息進(jìn)行更正，以保證檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。

3.3 積極的構(gòu)建新型的檔案數(shù)據(jù)庫

在大數(shù)據(jù)背景下，工程項(xiàng)目檔案管理工作要對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)有效的利用，必須要以相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)。為更好的適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，在工程項(xiàng)目檔案管理工作中就應(yīng)積極的構(gòu)建新型的檔案數(shù)據(jù)庫，使其具備更多的功能，能夠保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。比如，在此新型數(shù)據(jù)中，要能夠增大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)空間，并具備存儲(chǔ)多元化數(shù)據(jù)的能力。在這樣的環(huán)境下，無論是檔案中的文字信息，還是圖片、視頻等信息，都能得到有效的存儲(chǔ)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸及管理端口的一體化，提高數(shù)據(jù)交流的有效性，使工程項(xiàng)目檔案管理工作能夠在良好的數(shù)據(jù)環(huán)境下進(jìn)行。

4 結(jié)束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)技術(shù)是現(xiàn)代化的信息技術(shù)，將其引入到工程項(xiàng)目檔案管理工作中，有利于提高檔案管理的實(shí)效性、系統(tǒng)性和科學(xué)性。所以，在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行工程項(xiàng)目檔案管理工作時(shí)，應(yīng)提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平、加強(qiáng)各部門和單位之間的協(xié)作、積極的構(gòu)建新型的檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案管理工作創(chuàng)造有利的條件，促使工程項(xiàng)目檔案管理工作的順利進(jìn)行。

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