檔案管理現(xiàn)代化中檔案管理原理的整合運用實踐研究

梁綺妮

摘 要：現(xiàn)代化管理是將傳統(tǒng)化的管理理念轉(zhuǎn)變成科學化的管理理念。隨著電子文件的廣泛應(yīng)用，檔案管理現(xiàn)代化中的實體檔案正向虛擬檔案轉(zhuǎn)變，加之受信息技術(shù)及大數(shù)據(jù)、云存儲等的影響，使檔案管理工作面臨著機遇和挑戰(zhàn)。通過概述檔案管理現(xiàn)代化管理理念和檔案管理原理的標準化、統(tǒng)一化、通用化特點，提出建立優(yōu)化的檔案信息管理系統(tǒng)、基于整合原理建立檔案兩級管理、建立電子文件和數(shù)字檔案登記備份制度的檔案管理整合運用對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理系統(tǒng)；兩級管理；數(shù)字檔案

1 檔案管理現(xiàn)代化與檔案管理原理的特點

1.1 檔案管理現(xiàn)代化概述

現(xiàn)代化的檔案管理是運用現(xiàn)代化的科學管理方法與優(yōu)越的技術(shù)設(shè)備相結(jié)合，以使管理者發(fā)揮主觀能動性，達到改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，使檔案管理邁向現(xiàn)代化，促進現(xiàn)代化檔案管理的系統(tǒng)化、智能化管理的實現(xiàn)[1]。據(jù)悉，“十三五”時期我國檔案事業(yè)發(fā)展的總目標為：到2020年，初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，建成與全面建成小康社會奮斗目標相適應(yīng)的、有效服務(wù)和支撐國家治理的檔案事業(yè)發(fā)展體系。檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)，能保障企業(yè)、機關(guān)事業(yè)單位、非營利組織等機構(gòu)檔案收集與管理安全的實施，并方便這些機構(gòu)中的人員查看檔案，對其檔案管理環(huán)境進行優(yōu)化，從而幫其減少存儲空間，實現(xiàn)對原件檔案的管理。

1.2 檔案管理原理的特點

1.2.1標準化

檔案管理的標準化是由管理標準、基礎(chǔ)標準和技術(shù)標準構(gòu)成[2]。其中，管理標準是指檔案管理需根據(jù)國家規(guī)定的法律制度加以管理，保障檔案管理的合法、合理；基礎(chǔ)標準是指一切管理工作的開展應(yīng)以檔案管理為基礎(chǔ)點；技術(shù)標準是指檔案管理要利用科技技術(shù)開展管理工作，并跟隨科技變化創(chuàng)新管理方法，以提高檔案管理工作效率與質(zhì)量。

1.2.2統(tǒng)一化

檔案管理的統(tǒng)一化由如下若干點構(gòu)成：一是不論完整的還是分散的檔案，均要實行統(tǒng)一化管理，即統(tǒng)一歸到一處管理，保障管理工作的零漏洞；二是采取一致性的管理方法，將檔案視為重要管理對象，維持檔案管理秩序，提高檔案管理效率；三是跟隨時代發(fā)展步伐即使更新檔案管理方法。

1.2.3通用化

檔案管理的通用化對提升檔案管理工作效率和質(zhì)量及降低檔案管理者工作量意義重大。這需要企事業(yè)單位做好檔案文書立卷、檔案整理編排、檔案歸檔、電子檔案錄入和設(shè)密等工作，并及時更新檔案管理技術(shù)，以加強對檔案的保護和開發(fā)力度。

2 檔案管理現(xiàn)代化中檔案管理的整合運用對策

2.1 建立優(yōu)化的檔案信息管理系統(tǒng)

系統(tǒng)化管理是檔案管理現(xiàn)代化核心基礎(chǔ)理論。在現(xiàn)代化發(fā)展中，需要將檔案管理的整個工作模式作為企事業(yè)管理中的重要內(nèi)容，其核心內(nèi)容是指通過信息的處理實現(xiàn)系統(tǒng)性的處理模式，若在該過程中實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理模式，就應(yīng)要求檔案管理中的相關(guān)管理者改變傳統(tǒng)信息處理模式，從中建立優(yōu)化的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)性的檔案信息管理。此舉在國內(nèi)已有成功先例，比如上海通用汽車有限公司和別經(jīng)量子偉業(yè)時代信息技術(shù)有限公司早在2009年就聯(lián)合研制了《上海通用汽車檔案管理擴展系統(tǒng)》（以下簡稱“系統(tǒng)”）。該系統(tǒng)依托上海通用公司先進的信息技術(shù)平臺，采用集中和分布相結(jié)合數(shù)據(jù)管理模式，實現(xiàn)了對企業(yè)檔案多全宗跨門類、全過程的管理。主要內(nèi)容包括：一門市跨庫檢索和較為嚴格的、多級別矩陣權(quán)限控制等安全措施。其中，上海通用公司的多全宗檔案管理使總公司不僅能對每個基地檔案室做統(tǒng)一管理和規(guī)范控制，而且還允許各單位持續(xù)保持相對獨立性和個性化管理，這符合大型企業(yè)結(jié)構(gòu)層次復(fù)雜、子公司地理位置分散的檔案管理需求。所以，系統(tǒng)幫助上海通用公司大大提高了檔案的查全率。

2.2 基于整合原理建立檔案兩級管理

檔案管理以檔案室或電子文件中心為依托，需要完成元數(shù)據(jù)管理、封裝、分類、鑒定、處置、審計、檢索利用等多層工作，可謂工作內(nèi)容雜多。通過檔案整合模式的建立能有效提高信息處理效率，所以在檔案信息管理中通過以一個企業(yè)或單位為檔案管理的整體主導、各部門協(xié)同合作的合理性分工模式的建立，能幫助企業(yè)或單位提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

當前，我國很多企業(yè)或事業(yè)單位基于檔案管理的整合原理而建立了檔案兩級管理，并取得了重要成效。比如十堰市竹溪縣疾控中心就對疾病控制業(yè)務(wù)檔案建立了兩級管理的辦法。疾控業(yè)務(wù)檔案兩級管理是在竹溪縣疾控中心綜合檔案室的統(tǒng)一監(jiān)督指導下，將疾病控制業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案分別實行中心、科室兩級管理。具體包括四項內(nèi)容：一是業(yè)務(wù)檔案的管理接受中心綜合檔案室統(tǒng)一指導，由中心檔案室負責具體組織實施；二是對業(yè)務(wù)活動中形成的大量疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)測檔案分為中心級業(yè)務(wù)檔案和科室級業(yè)務(wù)檔案；三是凡是歸中心綜合檔案室管理的業(yè)務(wù)檔案，均由可是負責人進行收集、整理和立卷，并定期向中心綜合檔案室提交歸檔，由檔案室再行統(tǒng)一保管和提供利用；四是凡是劃入科室級檔案的業(yè)務(wù)檔案，均由科室自行負責收集、整理和立卷，并由科室人員負責保管和提供利用。竹溪縣疾控中心采取檔案兩級管理取得了重要成效，其一是檔案兩級管理有助于改善檔案存儲空間和業(yè)務(wù)檔案數(shù)量之間的矛盾；其二是中心管理有助于提高疾控業(yè)務(wù)工作整體水平，并提高了檔案管理者的工作效率和質(zhì)量，分工合作和匯總到中心綜合檔案室的舉措，大大縮減了檔案管理者的工作量。

2.3 建立電子文件和數(shù)字檔案登記備份制度

電子文件和數(shù)字檔案等級備份最初由浙江省檔案局于2009年提出，這是一種符合制度設(shè)計原理要求的創(chuàng)新性制度設(shè)計，為大數(shù)據(jù)時代下電子文件的安全管理指明了發(fā)展道路，也為信息時代下如何維護電子文件“真實性”找到了較好的管理措施。

面對電子文件和數(shù)字檔案的大量涌現(xiàn)，國家現(xiàn)有的檔案管理制度已然不能滿足檔案管理的四種需求，即保障檔案信息安全需求、實現(xiàn)檔案證據(jù)保全需求、推動檔案資源整合以構(gòu)建新形勢下檔案安全保障體系和檔案信息資源體系需求、不斷提升檔案工作服務(wù)大局和服務(wù)社會及服務(wù)顯示的能力需求。在此四種需求的響應(yīng)之下，電子文件和數(shù)字檔案登記備份制度建設(shè)的必要性日益彰顯。越來越多的實踐證明了電子文件和數(shù)字檔案登記備份制度更能適應(yīng)現(xiàn)代化下檔案管理對象變化的需要，更能滿足為法人、社會組織、企事業(yè)單位開展業(yè)務(wù)工作提供真實、完整、可用、安全的證據(jù)保障體系。原因在于，通過電子文件和數(shù)字檔案登記備份制度的建設(shè)，不僅能實現(xiàn)對社會重要電子文件、數(shù)字檔案資源的有效行政監(jiān)管，而且還能以簡化的備份措施（如備份至“國家開放檔案信息資源管理與共享利用綜合系統(tǒng)、“檔案云”移動服務(wù)平臺等）促使數(shù)據(jù)恢復(fù)、證據(jù)保全的實際檔案管理目標的有效達成。對此，呼吁企業(yè)、事業(yè)單位及非營利組織在機構(gòu)內(nèi)部積極建立電子文件和數(shù)字檔案登記備份制度。

3 結(jié)論

總而言之，檔案管理現(xiàn)代化中，企事業(yè)及非營利組織機構(gòu)的檔案管理需做到以標準化、統(tǒng)一化、通用化特點為原理，建立健全的現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、智能化的檔案管理模式，以強化檔案管理者職責、檔案歸檔與備份制度、檔案資料查閱和利用制度、檔案保密制度等，從而提高檔案管理的實效性，促進機構(gòu)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]李新梅.現(xiàn)代化檔案管理中檔案管理原理的應(yīng)用[J].科技經(jīng)濟市場，2014（9）：75-76.

[2]聶春生.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析[J].祖國，2016（24）：82-82.

[3]王英瑋.“電子文件和數(shù)字檔案登記備份”制度的創(chuàng)新價值和所依托的原理分析[J].浙江檔案，2010（s1）：12-16.