電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源管理的策略

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，辦公場所也全面進(jìn)入了無紙化時(shí)代。在電子政務(wù)覆蓋全國的今天，檔案信息資源的管理要求也變得更加嚴(yán)格。在電子政務(wù)環(huán)境下對檔案信息資源進(jìn)行合理有效的管理，能夠推動(dòng)電子政務(wù)環(huán)境的良性發(fā)展和循環(huán)。本文就電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源管理的策略展開討論。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù)；檔案信息；資源管理；策略

從世界上第一臺(tái)計(jì)算機(jī)發(fā)明后，人類就“一發(fā)不可收拾”的踏入了新的科技時(shí)代，信息時(shí)代改變了人類的生活方式，也改變了辦公方式。改革開放以來，我國的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，各個(gè)行政部門和事業(yè)單位已經(jīng)基本進(jìn)入了辦公無紙化和信息化時(shí)代，檔案儲(chǔ)存也朝著信息化發(fā)展，那么在電子政務(wù)環(huán)境下，檔案資源管理應(yīng)當(dāng)如何發(fā)展？

1 電子政務(wù)概述

電子政務(wù)是一個(gè)現(xiàn)代才產(chǎn)生的新興學(xué)術(shù)名詞。指的是引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對政府機(jī)構(gòu)工作進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)處理的新型辦公方式。但是其實(shí)電子政務(wù)的概念比較寬泛，不同的政府機(jī)構(gòu)對電子政務(wù)的解釋不盡相同，在本文中，我們暫時(shí)只用電子政務(wù)最為寬泛的意義。電子政務(wù)其實(shí)是一個(gè)政務(wù)系統(tǒng)，它不同于傳統(tǒng)的政務(wù)系統(tǒng)，幾乎采用的是無紙化的電子信息傳輸來完成的，減少了人工和時(shí)間上的浪費(fèi)。電子政務(wù)的存在依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，是第三次科技革命的產(chǎn)物之一。根據(jù)每個(gè)政務(wù)部門的不同，電子政務(wù)還區(qū)分不同的系統(tǒng)，根據(jù)部門的不同能夠分支為不同的管理系統(tǒng)。這些系統(tǒng)都是龐大的政務(wù)系統(tǒng)的一個(gè)小小分枝。

電子政務(wù)往往被認(rèn)為是將傳統(tǒng)的政務(wù)系統(tǒng)轉(zhuǎn)到網(wǎng)絡(luò)上，方便辦公，但實(shí)質(zhì)上，電子政務(wù)和傳統(tǒng)的政務(wù)系統(tǒng)是全然不同的，它實(shí)質(zhì)上屬于互聯(lián)網(wǎng)范疇，兩個(gè)范疇是不相同的。

2 電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源管理的特點(diǎn)

檔案部門在起初是一個(gè)獨(dú)立的部門，在沒有互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，檔案信息完全是依靠紙質(zhì)保存，在這樣的環(huán)境下，檔案的管理是一個(gè)困擾幾個(gè)世紀(jì)的問題。在沒有電子政務(wù)的環(huán)境下，檔案往往難以調(diào)動(dòng)，難以查詢，難以保存。建國以來檔案丟失的事件數(shù)不勝數(shù)。但是在互聯(lián)網(wǎng)科技下，檔案信息可以通過掃描上傳成為數(shù)據(jù)，依靠云儲(chǔ)存環(huán)境做到易調(diào)動(dòng)、易查詢、易保存，極大的提高了檔案部門的辦公效率。

檔案信息資源管理本身具有很多的特點(diǎn)，但是在電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源綜合來說只有三個(gè)明顯特點(diǎn)：第一，能夠?qū)崿F(xiàn)多個(gè)檔案目標(biāo)的管理和規(guī)范。在電子政務(wù)基本覆蓋政府部門的今天，檔案的數(shù)量也不斷攀升。過去檔案只有一份，兩個(gè)部門如果同時(shí)需要這份檔案，在分配上會(huì)產(chǎn)生問題。但是在電子政務(wù)環(huán)境下檔案經(jīng)過部門授權(quán)就可同時(shí)調(diào)取，能夠解決檔案數(shù)量不足的問題。第二，能夠多方面對檔案信息進(jìn)行管理。當(dāng)我們需要制造一份檔案時(shí)，在沒有政務(wù)系統(tǒng)的環(huán)境下，我們需要到各個(gè)部門索取檔案信息，這是一件非常麻煩的事情，政府機(jī)關(guān)的部門繁多，一份檔案的制作往往需要一天的時(shí)間，非常浪費(fèi)人力和時(shí)間。但是在電子政務(wù)環(huán)境下，檔案可以以信息化方式直接在每個(gè)部門的系統(tǒng)上進(jìn)行登記，最終打印即可。這也可以應(yīng)用在檔案的分部門管理上，也是當(dāng)今環(huán)境下檔案發(fā)展的總體趨勢。第三，管理模式的多樣性。在過去，檔案的管理是由一個(gè)較大的部門由非常多的人力共同承擔(dān)的。[1]但在電子政務(wù)環(huán)境下，檔案管理甚至可以成為某一個(gè)部門系統(tǒng)下的一個(gè)分支，比如一個(gè)人的簡歷檔案就會(huì)儲(chǔ)存在人力資源部的系統(tǒng)分支下。根據(jù)檔案信息的不同可以分級分發(fā)到多個(gè)部門進(jìn)行共同管理，減少資源浪費(fèi)。

3 電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息化的現(xiàn)狀分析

電子政務(wù)覆蓋面較為廣泛，檔案管理近年來也逐漸歸為電子政務(wù)的范疇。就目前來講，在電子政務(wù)的支持下，檔案信息資源可以融在電子政務(wù)中成為一個(gè)新的資源管理中心。隨著電子政務(wù)的發(fā)展，檔案信息化的進(jìn)程也在不斷加快。并且在不同環(huán)節(jié)，檔案信息資源被分支的越來越細(xì)致，越來越方便建立和調(diào)取。同時(shí)，電子政務(wù)環(huán)境下懟檔案信息資源提出了新的挑戰(zhàn)，由于當(dāng)下檔案信息資源的發(fā)展慢于電子政務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展，兩者的步伐并不一致，易產(chǎn)生資源浪費(fèi)等問題，不利于雙方的發(fā)展，但我門相信這樣的問題在將來必定能夠得到解決。

4 電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源管理的策略

無論是電子政務(wù)還是檔案信息資源，它們都依賴于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。只要網(wǎng)絡(luò)環(huán)境良好，電子政務(wù)就能順利發(fā)展，那么對檔案信息資源的管理上漏洞也會(huì)逐漸減小。但是在當(dāng)前環(huán)境下，電子政務(wù)對檔案信息資源的管理仍然存在一些問題，我們可以通過一些策略上的改動(dòng)彌補(bǔ)這些缺點(diǎn)。

4.1 全面性檔案數(shù)據(jù)庫和單一性檔案數(shù)據(jù)庫的共同建立

上文我們提到，很多檔案上包含著各個(gè)部門的信息，這些不同的信息能夠通過各個(gè)部門系統(tǒng)的分支系統(tǒng)進(jìn)行管理，但是在匯集檔案信息時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)較為麻煩的狀況。因此，為了避免這樣的漏洞，我們要求在實(shí)現(xiàn)各部門的獨(dú)自管理之前首先建立全面的綜合檔案數(shù)據(jù)庫。再將檔案信息分配到各個(gè)部門當(dāng)中去，采用總分的方式而不是分總。這樣能夠確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也更方面管理。

4.2 做好政務(wù)公開

如何能夠保證檔案信息的安全呢？最方便的方法就是施行政務(wù)公開，由人民通過監(jiān)督權(quán)保證檔案信息資源管理的安全性。[2]在檔案信息化不斷發(fā)展的今天，頻頻發(fā)生檔案被竊和檔案丟失、篡改的問題。這樣的問題往往會(huì)造成群眾對信息保護(hù)環(huán)境的惶恐，而政務(wù)公開不僅能夠做到安撫群眾，還能夠做好檔案的安全管理，對于檔案信息資源也是一種保護(hù)措施。

4.3 改變管理模式

在對檔案信息資源的管理模式上，不能夠一昧采用傳統(tǒng)的管理模式。電子政務(wù)不同于傳統(tǒng)政務(wù)，在管理上也不盡相同。我們這里的管理值得是對于檔案系統(tǒng)安全的管理。很多政務(wù)系統(tǒng)做了加密和防盜，這對于檔案的管理非常有幫助。但是這些系統(tǒng)維護(hù)需要專業(yè)的管理人才，因此，政府機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)重視此類人才的培養(yǎng)，對系統(tǒng)的防盜和防中毒防泄漏問題給予重視。

5 結(jié)尾

綜上所述，信息化覆蓋全世界的今天，檔案信息的管理的各種方法都在不斷健全，與電子政務(wù)的融合更是對檔案信息更深層次的保護(hù)網(wǎng)。雖然電子政務(wù)和檔案信息當(dāng)前處于磨合階段，但是在不久的將來，我們相信檔案信息會(huì)在電子政務(wù)環(huán)境下取得更好的發(fā)展?；ヂ?lián)網(wǎng)發(fā)展的今天，電子政務(wù)系統(tǒng)對檔案信息資源應(yīng)當(dāng)是攜手并進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]宋恩梅.電子政務(wù)環(huán)境下政府信息資源管理結(jié)構(gòu)及發(fā)展趨勢[J].圖書情報(bào)知識，2010.（3）.

[2]張紅霞.基于電子政務(wù)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)思考[J].檔案管理，2010.（6）.

作者簡介

安慧（1986-），女，吉林省敦化市人，漢，檔案助理館員，本科。