數字化時代檔案的知識服務工作

梁韻

摘 要：知識服務是一個較為新穎的課題， 順應時代發(fā)展潮流、應對市場競爭壓力、解決當前企業(yè)檔案工作困惑的需要。本文簡要闡述了檔案知識服務的概況，對其構建框架與流程的實現提出分析探討，希望推動檔案信息資源重構，實現面向用戶需求的檔案知識發(fā)現和知識服務的過程。

關鍵詞：信息技術；知識服務；檔案服務

隨著信息社會的日趨發(fā)展，檔案管理也進入了信息化時代，知識經濟時代，傳統的信息服務已不能滿足檔案管理對信息的需求，新興的知識服務逐漸被人們所廣泛關注，這是以編碼化知識管理模式、檔案后保管范式為指導，以用戶為中心、以需求為導向，通過檔案知識積累、檔案知識評價、檔案知識組織、檔案知識服務，以及相應企業(yè)文化營造、人力資源管理、組織制度建設、信息技術運用，滿足用戶對檔案信息、知識的需求，從而支持企業(yè)業(yè)務運轉，推動企業(yè)戰(zhàn)略落實，檔案管理工作由信息服務向知識服務轉變成為必由之路。

1 檔案知識服務的提出

信息融合是綜合利用多種信息處理技術，對多源信息資源進行加工和協同利用，使不同形式的信息相互補充，以獲得對同一事物或目標更客觀、更本質認識的過程。信息融合借助加權平均法、卡爾曼濾波、貝葉斯估計法和基于神經網絡、模糊邏輯、距離熵、隨機理論等融合算法，在聚類分析、數據關聯、本體構建、語義分析、數據挖掘等技術的支持下，對多源、多模態(tài)信息進行綜合處理，將大量多源、異構、動態(tài)、碎片化、不確定及稀疏的數據源、信息源、知識源相融合，挖掘出隱含的、有價值的、尚未被發(fā)現的新知識。信息融合在多源信息處理和深層知識發(fā)現方面具有一定的優(yōu)勢，已被廣泛應用于農業(yè)知識服務、數字參考咨詢知識融合、集群知識融合與創(chuàng)新、知識庫構建等具體領域。

結合信息融合與檔案知識服務的相關理論，是借助信息融合的理念和技術，對檔案信息資源、用戶需求信息等進行綜合處理與協同利用，推動檔案信息資源在數據層面的關聯和知識層面的重構，實現面向用戶需求的檔案知識發(fā)現和知識服務的過程。具體來講，基于信息融合的檔案知識服務，首先借助信息整合、信息聚類、關聯分析等信息融合技術，對多源異構的檔案信息資源進行協同開發(fā)，挖掘和發(fā)現其蘊含的知識要素，形成檔案知識空間，實現檔案信息資源的融合；其次，對分散多元的用戶需求信息進行獲取、組織和分析，構建用戶需求模型，揭示用戶檔案知識需求的特征、偏好和趨勢等，實現用戶需求信息的融合；最后，將基于檔案信息資源融合的檔案知識空間和基于用戶需求信息融合的用戶需求模型進行匹配，實現檔案知識服務的應用融合，推動面向需求的檔案知識服務的發(fā)展。

2 檔案知識服務的框架構建

檔案知識服務的實質是通過采集、整合、挖掘檔案信息資源，為用戶提供知識內容和問題解決方案?？梢钥闯?，檔案知識服務主要由檔案知識發(fā)現、用戶需求揭示和檔案知識服務提供三個核心要素組成。

其中，檔案信息資源是檔案知識發(fā)現的資源基礎，代表著檔案知識服務的資源供給；用戶需求信息是知識需求揭示的重要依據，代表著檔案知識服務的社會需求；檔案信息資源融合是對檔案信息資源的再組織，是檔案知識發(fā)現的重要手段，其結果是形成檔案知識空間；用戶需求信息融合是對用戶需求信息進行綜合處理，揭示用戶的檔案知識需求，其結果是形成用戶需求模型；檔案知識服務應用融合是在檔案信息資源融合和用戶需求信息融合的基礎上，以社會需求為導向、以資源供給為基礎、以實際應用為依據進行的二次融合，其結果是形成檔案知識內容和問題解決方案；多源信息獲取、信息綜合處理、信息融合、檔案知識服務四個環(huán)節(jié)，是基于信息融合的檔案知識服務實現的具體流程；檔案知識服務是整個框架的出發(fā)點和落腳點，通過一定的方式將檔案知識服務應用融合形成的檔案知識內容和問題解決方案提供給檔案用戶，滿足檔案用戶的知識需求。如圖1所示。

3 檔案知識服務的實現流程

3.1 多源信息獲取

3.1.1 檔案信息資源獲取

檔案信息資源獲取就是結合我國檔案事業(yè)體制條塊分割的現狀和檔案信息資源存在形態(tài)的發(fā)展趨勢，通過機制體制的設計、技術方法的應用等多種方式，對多源異構的檔案信息資源進行匯集，形成檔案信息資源集合。

3.1.2 用戶需求信息獲取網絡環(huán)境下檔案用戶的活動

空間、分布特征及利用需求都發(fā)生了極大的變化。檔案用戶的泛在性及需求的多元性，增加了檔案機構進行用戶需求信息獲取、用戶需求研究和檔案知識服務的難度。根據檔案知識服務對象性質的不同，檔案知識服務可大致劃分為面向黨政機構和面向社會公眾兩種類型。從目前檔案知識服務的實際來看，面向黨政機構的檔案知識服務占據主導地位，面向社會公眾的檔案知識服務處于從屬地位，但對于社會公眾檔案知識服務的潛在需求也需要給予重視。為黨政機構提供檔案知識服務是檔案機構工作的重要內容，在長期的檔案知識服務過程中形成了關于黨政機構檔案知識需求的系統信息記錄，可將這一部分需求信息進行收集、整理、開發(fā)和存儲，構建檔案需求信息數據庫；而社會公眾的檔案知識需求，表現得較為零碎和分散，這一部分檔案需求信息的獲取難度較大，但可通過收集用戶在檔案服務平臺上的檢索記錄和瀏覽足跡等信息，開展檔案用戶需求調查、鼓勵用戶利用社交媒體進行檔案需求表達等方式，獲取社會公眾的相關需求信息，并將其補充到前述檔案需求信息數據庫中。

3.2 信息綜合處理

3.2.1 檔案信息資源綜合處理

檔案信息資源綜合處理的目的，是為檔案信息資源融合以及檔案知識管理系統、檔案知識庫等檔案知識空間的構建，提供有序化、綜合性的信息資源。檔案信息資源綜合處理就需要針對檔案信息資源多源、多結構、多模態(tài)等特點，利用數據歸一、數據映射、異構數據加權、數據過濾等方式對檔案信息資源進行數據預處理，規(guī)范檔案信息資源的描述和組織方式。

3.2.2 用戶需求信息綜合處理

用戶需求信息綜合處理的目的，是對用戶需求信息的特征進行抽取、組織和關聯，構建用戶需求模型。

3.3 信息融合

3.3.1 檔案信息資源融合

經過對檔案信息資源的綜合處理，已經初步形成檔案知識化利用的資源支撐體系。在檔案信息融合階段，更加注重利用多種信息技術對檔案信息資源進行多方面、多層次的綜合處理，促進檔案信息資源的協同利用、知識重構和知識發(fā)現。在協同利用方面，圍繞特定的檔案知識服務內容，通過檔案信息資源的聚類和關聯，實現多源檔案信息資源的相互補充和印證，提高檔案知識挖掘和服務的精確性與完整性；在知識重構方面，利用聚類分析、知識關聯、知識聚合等方法，對在內容、特征、屬性等方面具有關聯關系的檔案信息資源進行知識化組織，形成圍繞服務主題的各類檔案知識類型和檔案知識網絡；在知識發(fā)現方面，借助數據挖掘、語義分析等信息技術，挖掘檔案信息資源蘊含的深層次的知識因子和價值要素，構建檔案知識空間。

3.3.2 用戶需求信息融合

用戶需求信息融合在信息融合思想和信息處理流程方面，與檔案信息資源融合具有很大的一致性，相關技術處理手段就不再累述。相對而言，用戶需求信息融合的側重點主要集中在如何在用戶需求特征向量空間的支持下，準確地抽取和揭示用戶需求的內容、特點等信息，并通過用戶需求信息的組織和建模，構建能夠反映用戶需求主題、需求層次、需求領域等的用戶需求模型。用戶需求模型是有效開展檔案知識服務的重要依據，可以為檔案知識服務方案的制定和策略的實施提供指引，改善當前檔案知識服務目標不明確、內容不清晰的狀況。

3.3.3 檔案知識服務應用融合

在一定的規(guī)則支持下，通過檔案知識空間與用戶需求模型的對接和匹配，建立起檔案知識與用戶需求的數據關聯，并圍繞用戶需求進行檔案知識要素的抽取、聚類、挖掘和知識方案的生成，實現檔案知識服務的應用融合，進而實現了用戶需求引導下的檔案知識開發(fā)與服務，推動了檔案用戶需求與檔案信息資源供給之間的良性互動，提升檔案知識服務的效能。

3.4 檔案知識服務

通過信息融合，檔案信息資源在數據層面改變了以往相互孤立的狀態(tài)，在知識層面形成了較為完整的檔案知識體系，為檔案知識服務的開展提供了更為充分的條件。這就需要進一步創(chuàng)新檔案知識服務的模式，優(yōu)化檔案知識服務的內容，完善檔案知識服務的策略，以提升檔案知識服務能力。在檔案知識服務模式創(chuàng)新方面，目前已經形成了基于新興技術的個性化檔案知識服務模式、基于內容管理與開發(fā)的檔案知識服務模式、基于流程優(yōu)化的全方位檔案知識服務模式和依托管理機制的檔案知識服務模式等四種模式，為基于信息融合的檔案知識服務模式的創(chuàng)新提供了重要借鑒。這就要求在綜合分析不同模式優(yōu)缺點和適用性的基礎上，結合具體的需求環(huán)境和服務場景，探索基于信息融合的檔案知識服務的應用問題；在檔案知識服務內容優(yōu)化方面，可利用基于信息融合的檔案知識服務在檔案用戶需求與檔案信息資源融合方面的優(yōu)勢，根據用戶需求模型發(fā)掘出的常規(guī)性需求提供結構化檔案知識服務，也可以根據不同用戶的個性化需求提供即時性檔案知識服務；在檔案知識服務策略完善方面，通過構建檔案知識庫、檔案知識管理系統、檔案知識服務平臺等，提供檔案知識問答、檔案知識檢索、檔案知識導航、檔案知識推送等自助式檔案知識服務，或檔案知識制定、檔案知識決策支持等協助式檔案知識服務。

4 總結

時代在不斷進步，檔案工作職能變化明顯，檔案作用也不再是單純的信息存儲，檔案工作的重心發(fā)生了改變，檔案人員的工作的重點由實體管理逐步向信息管理以及知識管理的方向轉變，通過對檔案館知識服務的研究，探索檔案館多樣化、個性化、專業(yè)化的知識服務模式與方法，使檔案館成為新型的公共信息服務機構和公共文化服務機構，從而開拓檔案館的發(fā)展空間，從而實現檔案館發(fā)展的新跨越。

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