淺談信息化技術(shù)在檔案收集管理中的應(yīng)用

林才女

摘 要，信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)的應(yīng)用及融合范圍在逐漸加深，檔案收集也應(yīng)該加速與其融合度。因?yàn)槭艿焦芾砟Ｊ降闹萍s，致使傳統(tǒng)形式的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段檔案收集發(fā)展的需求，因此只有更加科學(xué)合理的利用信息技術(shù)，才能從根本上提升檔案管理水平。文章闡述檔案收集管理工作中信息技術(shù)的應(yīng)用，希望推動(dòng)檔案收集管理水平提升。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；檔案收集管理；應(yīng)用

近年來(lái)，隨著各行業(yè)之間的不斷發(fā)展進(jìn)步，行業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，紙質(zhì)的檔案越來(lái)越多，占據(jù)的空間也就越大，給工作人員管理帶來(lái)不便，這樣的紙質(zhì)檔案已經(jīng)跟不上社會(huì)的發(fā)展步伐，所以，我們需要把信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，更好便捷、科學(xué)、有效地做好檔案管理工作，進(jìn)一步提升檔案管理水平。

1 信息技術(shù)在檔案管理中的必要性

首先，提升了檔案管理工作的實(shí)效性。以往檔案收集和整理大多是紙質(zhì)的，整理起來(lái)難度大、較繁瑣，大部分都是純手工的管理方法，在具體的操作過(guò)程中不但效率較低、歸類不細(xì)化、檔案文件易丟失，同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)一些不必要的失誤，在檔案的保存和以后的查找方面也十分不方便，增加管理工作的難度及強(qiáng)度。加之在檔案進(jìn)行管理中，大量的使用人力，會(huì)增加資金的消耗，這樣所獲得的效果就十分不理想。而信息技術(shù)的應(yīng)用就不同了，它可以將以往傳統(tǒng)、繁雜的檔案管理進(jìn)行簡(jiǎn)化，方便檢索，提升后續(xù)查找、使用的便捷，大大提高了檔案管理的實(shí)效性。

其次，能夠充分的共享信息資源。之前的檔案以是紙質(zhì)為主，如果我們需要進(jìn)行資源交換或者交流時(shí)，就需要攜帶太多的文件出去，這樣做就消耗太多的人力財(cái)力。而信息交流時(shí)，會(huì)對(duì)大量的檔案有大量需求，因此需要大量的人工進(jìn)行信息的查找、分類之后進(jìn)行交流，阻礙了信息資源的共享。如果我們采用信息技術(shù)的手段就大大的不一樣了，信息之間的交流和分享可以不受地域、時(shí)間、空間的限制，通過(guò)現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)以及計(jì)算機(jī)的使用，把需要共享的信息資源進(jìn)行分類存儲(chǔ)，就可以輕松實(shí)現(xiàn)信息交流共享，既方便又快捷。

2 應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)

信息技術(shù)的良好應(yīng)用，是將信息技術(shù)與檔案管理之間有效結(jié)合的全新嘗試，為檔案信息奠定了基礎(chǔ)。并且在應(yīng)用過(guò)程中，還能強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)工作人員現(xiàn)代化意識(shí)以及科技意識(shí)。同時(shí)，將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，不僅順應(yīng)了信息化發(fā)趨勢(shì)，還會(huì)在一定程度上提高檔案管理工作人員的自身素質(zhì)。因此這也表明信息技術(shù)用于檔案管理的優(yōu)勢(shì)是十分明顯的。

3 對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的有效策略

3.1 轉(zhuǎn)變觀念 增強(qiáng)信息化檔案管理意識(shí)

在檔案管理工作中，大多數(shù)人都認(rèn)為，檔案管理只是簡(jiǎn)單的整理工作，根本就不需要投入過(guò)多的精力，這樣的思想就制約了檔案信息管理的發(fā)展。所以，我們要通過(guò)各種各樣的方式和途徑大力宣傳檔案信息化管理的重要性，轉(zhuǎn)變觀念，積極為信息化建設(shè)提供服務(wù)，擴(kuò)大檔案工作的影響力。首先，需要管理人員了解檔案管理的重要性，提升自身強(qiáng)化檔案管理水平意識(shí)，有針對(duì)性將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案收集管理中，從而推動(dòng)檔案收集與信息技術(shù)的融合，提升工作效率。

其次，建立相應(yīng)的檔案管理監(jiān)督制度，需要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看工作人員的工作質(zhì)量，并根據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用情況來(lái)實(shí)施獎(jiǎng)罰制度，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰，目的就是使得檔案管理人員能夠從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要，從而更好地投身到工作中，為檔案信息化管理工作做出一份貢獻(xiàn)。

3.2 加強(qiáng)培訓(xùn) 提高工作人員專業(yè)技能

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，他不應(yīng)單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者，因此其素質(zhì)和能力會(huì)對(duì)檔案管理的效果和質(zhì)量具有非常重要的決定作用。在信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，一個(gè)檔案管理者必須有較好的基礎(chǔ)知識(shí)、較高的專業(yè)知識(shí)，具備一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展需要的基本技能，才能處理好檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息資源開發(fā)。所以檔案管理部門應(yīng)加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，豐富培訓(xùn)內(nèi)容，除了做好檔案業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)外，還應(yīng)把計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、網(wǎng)頁(yè)制作、圖像處理等方面的知識(shí)也納入培訓(xùn)的主要內(nèi)容，進(jìn)一步提升檔案管理者的專業(yè)水平。

3.3 注重安全 確保檔案管理的秘密性

無(wú)論是什么樣的檔案管理方法都要保證檔案的安全性，可是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在這一方面就是欠缺的，紙質(zhì)本身特點(diǎn)就是容易破損或時(shí)間長(zhǎng)了內(nèi)容容易模糊，導(dǎo)致文件破損甚至丟失。而信息技術(shù)的應(yīng)用則有效避免了以上為題的出現(xiàn)。如果我們通過(guò)信息技術(shù)的手段進(jìn)行檔案的收集、整理，可以把所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類保存，并且在需要加密的文件上設(shè)置密碼，同時(shí)再做好備份的準(zhǔn)備，這樣就給我們的信息做好保密工作。因此在信息進(jìn)行保存時(shí)，我們可以將信息分類存進(jìn)優(yōu)盤、移動(dòng)硬盤等設(shè)備上，做好備份工作，即使計(jì)算機(jī)因?yàn)榉N種原因而出現(xiàn)死機(jī)造成檔案文件丟失，我們也可以重新拷貝信息，對(duì)其進(jìn)行重新保存，確保檔案管理的安全。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不適合現(xiàn)在社會(huì)的發(fā)展，我們需要信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理應(yīng)用中，只有這樣才會(huì)做到信息的安全和查找方便快捷，主要就是簡(jiǎn)析了信息化技術(shù)應(yīng)用的必要性、優(yōu)勢(shì)及策略，在一定的基礎(chǔ)上給出了相應(yīng)的建議，希望可以給檔案管理獻(xiàn)出一份力。

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