加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)而復(fù)雜的工作，而檔案的高效管理又為企業(yè)提供科學(xué)決策支持，因此在現(xiàn)代社會(huì)我們必須關(guān)注檔案的優(yōu)化管理。而檔案的優(yōu)化管理與現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展得益于基礎(chǔ)工作的基礎(chǔ)奠定。檔案基礎(chǔ)工作是檔案現(xiàn)代化管理的前提，因此本文主要就檔案基礎(chǔ)工作進(jìn)行論述，以期推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)工作；信息化；現(xiàn)代化；思路

信息社會(huì)的迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)趨勢(shì)越來越明顯，在這樣的時(shí)代背景下，檔案管理無論是思路還是內(nèi)容還是形式都發(fā)生顯著變化，檔案管理工作也更為復(fù)雜。一系列先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，帶來檔案管理方式的創(chuàng)新優(yōu)化，大大提升了檔案管理的現(xiàn)代化水平。而基于這樣的大背景，檔案管理基礎(chǔ)工作依然備受關(guān)注，因此基礎(chǔ)工作是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的基石。

1 多管齊下，細(xì)化檔案基礎(chǔ)工作管理

檔案管理基礎(chǔ)工作要想落到實(shí)處，取得實(shí)效，就必須致力于其工作水平的提升，加強(qiáng)細(xì)節(jié)關(guān)注，做好檔案管理的系統(tǒng)整合。具體來說有四個(gè)方面。其一是對(duì)案卷進(jìn)行全面調(diào)查，選取精華。這是提升檔案管理規(guī)范度的前提。某些卷宗在某段時(shí)間內(nèi)有時(shí)效價(jià)值，但是過段時(shí)間就失去了保管的價(jià)值，因此檔案管理必須加強(qiáng)資料的篩選，選取精華部分，沒用的檔案卷宗定期清除。其二是優(yōu)化案卷重組。對(duì)于復(fù)雜的檔案文件，必須進(jìn)行有效重組，提升檔案信息管理的科學(xué)水平。找準(zhǔn)信息間的關(guān)聯(lián)，重新編訂整合頁碼，為檔案卷宗的優(yōu)化管理奠定基礎(chǔ)。其三規(guī)范著錄。著錄是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，基于檔案著錄的既定原則進(jìn)行著錄的規(guī)范整理，確保檔案管理的規(guī)范化和有序化。檔案著錄規(guī)范化才能讓檔案著錄管理有方向，有目標(biāo)，有指導(dǎo)，按照既定的思路進(jìn)行檔案管理工作的深化與推進(jìn)。其四統(tǒng)一檔案信息的分類號(hào)。對(duì)檔案的分類號(hào)進(jìn)行嚴(yán)格統(tǒng)一要求，通過科學(xué)的歸類和統(tǒng)一檔案分類，以關(guān)鍵詞進(jìn)行快速檢索也是由統(tǒng)一的分類號(hào)為前提的。在檔案基礎(chǔ)工作的開展中，必須將復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化，簡(jiǎn)單的事情流程化，流程的事情定量化，定量的事情信息化，讓檔案管理人員明確自己要做什么，對(duì)崗位職責(zé)、流程和效果一目了然，切切實(shí)實(shí)提升工作效率和質(zhì)量。

2 明確原則，讓基礎(chǔ)性管理有章可循

在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中必須明確檔案管理的規(guī)范化原則，根據(jù)原則進(jìn)行檔案管理的優(yōu)化，形成一整套規(guī)范科學(xué)的工作程序和方法。我們必須致力于打造高品質(zhì)的檔案資料，確保每一份檔案的完整性、準(zhǔn)確性、合法性，就要：從收集源頭上把關(guān)，切實(shí)做到無盲區(qū)；從整理規(guī)范上把關(guān)，切實(shí)做到無疏漏；從儲(chǔ)存安全上把關(guān)，切實(shí)做到無損壞。其一必須分清輕重緩急，堅(jiān)持循序漸進(jìn)的原則。檔案管理的目的是檔案的有效利用，提供決策支持。因此在檔案管理中必須根據(jù)卷宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低等進(jìn)行排序，對(duì)于那些價(jià)值高，利用率高的檔案優(yōu)先篩選整理，實(shí)現(xiàn)有效價(jià)值的最大限度發(fā)揮。其二堅(jiān)持分級(jí)著錄的原則，帶動(dòng)檔案管理的高質(zhì)高效。堅(jiān)持分層次著錄，反映問題相對(duì)單一，參考價(jià)值不高的檔案卷宗進(jìn)行案卷級(jí)著錄，而卷內(nèi)涉及內(nèi)容多又有相互關(guān)聯(lián)的卷宗檔案加以整合進(jìn)行合作著錄。對(duì)于文獻(xiàn)價(jià)值高，問題反映龐雜的卷宗文件進(jìn)行文件級(jí)著錄。通過分層級(jí)的著錄，實(shí)現(xiàn)不同卷宗檔案的分類，通過分類揭示檔案的主題內(nèi)容及特征，避免了分條錄入，檔案管理高質(zhì)高效。其三堅(jiān)持分門別類的原則。主要是針對(duì)基礎(chǔ)好而目錄全面的卷案，在全因目錄上直接分類標(biāo)注，對(duì)于形式較為特殊的檔案，主要是房檔，案件等可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)直接在系統(tǒng)中輸入人名、地址或者時(shí)間等關(guān)鍵詞，得出統(tǒng)一的分類號(hào)，減少著錄時(shí)間，著錄速度更快，分門別類也實(shí)現(xiàn)檔案原基礎(chǔ)優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮。其四檔案基礎(chǔ)工作的管理必須堅(jiān)持安全第一的原則。隨著檔案信息化建設(shè)程度的加深，檔案管理涉及的信息量增多，網(wǎng)絡(luò)開放共享使得檔案信息安全問題備受關(guān)注。因此在檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化管理中，必須堅(jiān)持安全性的原則，確保信息的安全，確保檔案機(jī)密資料的安全。

3 創(chuàng)新技術(shù)，提升檔案管理信息水平

檔案的現(xiàn)代化管理必須從基礎(chǔ)工作抓起，而檔案現(xiàn)代化建設(shè)是基于信息化建設(shè)的，因此檔案基礎(chǔ)工作水平的提升也要關(guān)注信息技術(shù)的創(chuàng)新運(yùn)用。現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案現(xiàn)代化管理水平不斷提升，計(jì)算機(jī)管理開始向網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)延伸，因此必須加強(qiáng)基礎(chǔ)檔案工作的信息化建設(shè)關(guān)注。檔案管理基礎(chǔ)工作的信息化建設(shè)必須基于網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的層面，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的配套建設(shè)，配備數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等，共同構(gòu)成檔案的數(shù)字化設(shè)備，構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，使檔案能實(shí)現(xiàn)信息的共享，實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理。在檔案基礎(chǔ)管理工作中檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面做好詳細(xì)關(guān)注。特別是信息的安全獲取與機(jī)密信息的安全保障，都需要借助檔案的信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的推進(jìn)。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)，檔案管理的價(jià)值也日益凸顯，因此社會(huì)參與檔案管理的積極性提升，檔案利用程度提升，個(gè)性化需求也更為迫切，加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的信息化建設(shè)，用更快捷和個(gè)性化的方式提升檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置，讓檔案管理基礎(chǔ)工作有了創(chuàng)新性的可能。

4 結(jié)語

檔案管理在社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)中備受關(guān)注，加強(qiáng)檔案的優(yōu)化利用，必須從基礎(chǔ)工作的健全與完善做起。檔案管理基礎(chǔ)工作情況直接反映在檔案管理整體水平中。因此我們必須樹立檔案管理關(guān)注意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)工作，夯實(shí)檔案管理的基礎(chǔ)，帶動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，讓檔案管理的價(jià)值在現(xiàn)代社會(huì)最大限度凸顯。

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作者簡(jiǎn)介

劉東旭（1980-），男，漢族，職稱：中級(jí)檔案管理員，大同市房屋交易權(quán)屬登記管理中心。