規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心文書檔案管理的對(duì)策

趙丹

摘 要：文書檔案管理工作作為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心信息化建設(shè)的重要組成部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心制度的要求，規(guī)范操作管理流程，最大限度提高服務(wù)利用率，為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心發(fā)展提供可靠的信息資源。

關(guān)鍵詞：社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心；文書檔案管理；對(duì)策

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。文書檔案管理工作作為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心信息化建設(shè)的重要組成部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心制度的要求，規(guī)范操作管理流程，最大限度提高服務(wù)利用率，為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心發(fā)展提供可靠的信息資源。

1 社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心文書檔案管理的現(xiàn)狀

1）對(duì)檔案管理的重視度不夠。鑒于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心規(guī)模、存續(xù)時(shí)間等因素的影響，有些社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心只注重生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等現(xiàn)實(shí)利益，對(duì)檔案管理等歷史性、基礎(chǔ)性的工作不重視，檔案管理體制不健全。特別是有些單位因辦公環(huán)境緊張，不單獨(dú)設(shè)立檔案庫(kù)房，大量的文件堆放在一起，有的甚至只存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，不注重電子備份、不注重文件歸檔，致使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心發(fā)展的歷史沿革記載不全、經(jīng)營(yíng)管理記錄不實(shí)，嚴(yán)重影響社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的可持續(xù)發(fā)展。

2）檔案管理人員不專業(yè)。按照檔案法要求和有關(guān)文件規(guī)定，檔案人員必須具備較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，持證山崗，但在實(shí)際工作中檔案人員很難達(dá)到上述要求。多數(shù)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心存在人員身兼數(shù)職，分工不明確的現(xiàn)象。檔案管理員多為文書兼任，但文書人員往往存在一些問題：一方面文書人員更替頻繁，文化素質(zhì)參差不齊，有的工作責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)知之甚少又不努力學(xué)習(xí)；另一方面文書人員職責(zé)不清，無暇整理檔案。他們往往被日常事務(wù)性工作纏身，很少有時(shí)間整理文件歸檔，而檔案管理又是一項(xiàng)基礎(chǔ)性很強(qiáng)的工作，是將大量文件材料使之有序化的過程，需要具有較強(qiáng)責(zé)任心的人員集中時(shí)間和精力去耐心細(xì)致的整理，目前這一點(diǎn)很難做到，致使文書檔案人員在交接工作時(shí)，存在連接不順暢的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響工作開展。

3）檔案管理不規(guī)范。雖然近年來國(guó)家相繼下發(fā)了許多具有宏觀指導(dǎo)性的檔案管理新規(guī)定、新政策，同時(shí)要求各單位根據(jù)實(shí)際自行制定具體規(guī)章制度。然而，有些社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理人員存在按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定無從下手的現(xiàn)象，實(shí)際操作能力差，就連具體的分類規(guī)則和整理立卷歸檔的辦法都制定不出來。很多文書人員為便于查找就將文件按照來文和發(fā)文分成兩大類，然后按照文件字號(hào)順序排列，這樣一來嚴(yán)重違背了檔案管理“以我為主”和按事由整理的規(guī)則，不符合檔案管理的具體要求，為提供利用檔案帶來許多問題。

4）檔案管理手段落后。目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，檔案管理人員還一直采取手工編輯、檢索，存在文書檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。有些部門認(rèn)為涉及本部門的重要文件需要自行保存，便于查詢利用，拒不向文書部門交還，嚴(yán)重影響文件歸檔。

5）檔案提供利用服務(wù)率低。一方面，因?yàn)闆]有對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的整理，失去了提供利用檔案的基礎(chǔ)條件。普遍存在大量檔案由各部門工作人員根據(jù)工作需要自行存檔現(xiàn)象，大量重要檔案無法歸集，散存在個(gè)人手中，在人員更換時(shí)，就無法找到，對(duì)工作的延續(xù)性造成嚴(yán)重影響；另一方面，檔案管理軟件不健全，在檔案局購(gòu)買的軟件，實(shí)際應(yīng)用性不強(qiáng)，僅限于將名字和檔案號(hào)輸入、輸出與檢索的管理，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。

2 規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心文書檔案管理的對(duì)策

1）挖掘檔案價(jià)值，提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。以往大家都強(qiáng)調(diào)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，投入較少。究其原因，主要是檔案價(jià)值沒有充分發(fā)揮出來，沒有引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視，為此，檔案管理人員要堅(jiān)持尊重歷史、為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，通過扎實(shí)地細(xì)致整理工作，高效便捷的提供利用，深入挖掘檔案價(jià)值，更好地為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展服務(wù)。只有當(dāng)檔案的價(jià)值被進(jìn)一步的發(fā)揮出來，使檔案管理工作真正融入到社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心管理的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)，才能更好地提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，給予更好的人力、物力和財(cái)力上的支持，逐步完善檔案工作軟硬件環(huán)境。

2）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)管理，就是要不斷地提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，真正懂得怎樣整理檔案、如何管理檔案。一方面要認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家檔案法規(guī)政策和檔案整理規(guī)則，適應(yīng)國(guó)家對(duì)檔案工作的新規(guī)定和新要求，切實(shí)做到檔案管理跟得上時(shí)代的要求；另一方面，要結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際，學(xué)習(xí)一些實(shí)用性、可操作性較強(qiáng)的工作方法，滿足本單位檔案工作實(shí)際需要。要確保檔案人員培訓(xùn)的連續(xù)性和周期性，不斷充實(shí)和完善檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。

3）加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理。根據(jù)國(guó)家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)規(guī)章制度，結(jié)合社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際，以滿足和方便社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心歸檔文件的保管和利用為前提，堅(jiān)持“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”的原則，研究制定檔案分類規(guī)則、立卷歸檔辦法，明晰檔案歸檔范圍和保管期限，進(jìn)一步明確社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案的實(shí)體分類原則、分類方法、類目設(shè)置及其所含基本范圍，規(guī)范文件材料整理立卷歸檔工作，提高案卷質(zhì)量和科學(xué)管理檔案的水平，以便更好整理檔案，提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率。同時(shí)，要確保分類規(guī)則和歸檔辦法的相對(duì)穩(wěn)定性，保證檔案整理的連續(xù)性。

4）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加大檔案管理硬件的投入力度，提高檔案管理硬件設(shè)備，改善檔案存放和保管的條件。設(shè)置檔案庫(kù)房，安裝鐵門，配備鐵柜、滅火器、溫濕度表，落實(shí)“十防”要求。要盡力設(shè)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，改進(jìn)檔案硬件，滿足新形勢(shì)要求。

5）實(shí)施檔案現(xiàn)代化管理。隨著信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，電子檔案信息共享已經(jīng)成立利用檔案的必然趨勢(shì)。被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。檔案存在的價(jià)值在于提供利用，通過實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，充分發(fā)揮檔案的信息價(jià)值，為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)是檔案管理的最終目標(biāo)。鑒于市場(chǎng)上銷售的檔案管理軟件存在實(shí)用性差、信息難以實(shí)現(xiàn)共享的缺陷，可結(jié)合社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心OA網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和檔案管理工作的實(shí)際，自行研發(fā)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心文件流轉(zhuǎn)與檔案管理的一體化，提高對(duì)電子檔案的管理，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙重管理。同時(shí)，健全各類檔案目錄，豐富檔案查詢方法，提高檔案查詢效率，更好地為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

6）提高檔案利用效率。文書檔案涵蓋了社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心發(fā)展的重要文件材料和規(guī)章制度，是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心成長(zhǎng)發(fā)展原始記錄，提高檔案利用效率，深入挖掘檔案利用價(jià)值，對(duì)于提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心管理效能、改進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)、降低生產(chǎn)成本具有重要意義。一方面，要積極主動(dòng)做好各經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)部門查詢利用檔案工作，高效提供查詢需求。另一方面，檔案人員要主動(dòng)承擔(dān)課題研究，提高檔案文獻(xiàn)編研能力，總結(jié)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)驗(yàn)性、規(guī)律性特征，提供領(lǐng)導(dǎo)查閱，便于經(jīng)營(yíng)決策。