懷寶忠
摘 要:電子文件,是指人們在社會(huì)活動(dòng)中形成的,以計(jì)算機(jī)、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。如何做好電子文件管理,是目前檔案工作者需做的事情。
關(guān)鍵詞:電子文件管理;特點(diǎn);方法
1 電子文件的主要特點(diǎn)
電子文件,是指人們在社會(huì)活動(dòng)中形成的,以計(jì)算機(jī)、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。電子文件有著較強(qiáng)的特殊性,所以必須要科學(xué)地管理好電子文件,必須要了解、熟悉、電子文件的特點(diǎn)。一是電子文件不是直觀的紙質(zhì)文件,它需要有現(xiàn)代化辦公設(shè)備幫助才能夠閱讀和利用;二是電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速處理和傳遞;三是電子文件的利用可以共享,不受時(shí)間和距離的影響;四是電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)文件不同,它對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件要求很高;五是電子文件的不穩(wěn)定性高,它依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的穩(wěn)定性;六是計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代的速度快,要求電子文件存儲(chǔ)兼容及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換能力強(qiáng);七是電子文件具有可變性,真實(shí)可靠性不如紙質(zhì)文件,隨時(shí)面臨被修改、盜竊、丟失、甚至銷毀等危險(xiǎn)。
2 電子文件與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別
1)電子文件歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間是在第二年的上半年歸檔,一年歸檔一次。而電子文件可在文件辦理結(jié)束后隨時(shí)歸檔,或在某一時(shí)間周期歸檔。電子文件可由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門,并用電子數(shù)碼簽名、封簽認(rèn)證。由檔案館接收登記,按照事由的原則、性質(zhì),設(shè)定訪問級(jí)別,以待查找利用。
2)電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔方式不同。傳統(tǒng)檔案是以紙質(zhì)材料為主,經(jīng)過長期實(shí)踐,總結(jié)出一套工作流程及方法、原則和各項(xiàng)規(guī)章制度,是文件歸檔整理工作流程的起點(diǎn),也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn),文件形成后,由文書部門收集、立卷、歸檔后,移交到檔案部門。而電子文件則取代了以往的文字材料。但由于電子文件采用的是電子編碼技術(shù),可以編輯修改而不留痕跡,載體及鑒別文件、原始憑證等關(guān)鍵信息,也可以更改,這些都使電子文件的原始憑證、辯別復(fù)雜而困難。因此,電子文件中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù),保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)再出錯(cuò)誤,確保電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
3)電子文件管理和紙質(zhì)文件管理方式方法不同。電子文件可以在文件辦理結(jié)束后隨時(shí)歸檔,或在某一時(shí)間周期歸檔,由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門,并用電子數(shù)碼簽名、封簽認(rèn)證,由檔案工作人員接收登記,按照事由原則性質(zhì),設(shè)定訪問限制級(jí)別,以便將來查找利用。電子文件隨時(shí)歸檔,一方面避免文件漏歸,保證歸檔率和完整率,結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn),快速便捷,還可以避免文件的流失和病毒的破壞。電子文件歸檔必須以磁盤或光盤形式移交。依據(jù)電子文件的特殊性,電子文件的分類編目等管理方式與紙質(zhì)文件是不同,可以達(dá)到一級(jí)管理,檔案部門在接受電子文件的同時(shí),必須給每份文件編制文件號(hào),根據(jù)上、下行文之間的關(guān)系,并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)。在歸檔的同時(shí),進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具,方便檢索查詢信息。在電子文件利用時(shí)只須給出文件分類號(hào)或主題詞,即可找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的文件及附件,提高工作效率。
3 建立電子文件應(yīng)采取的方法
1)電子文件的收集。電子文件的特殊性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)文件,其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)文件。如對(duì)草稿文件,由于不具備正式文件的功能,所以一般情況下可不保留。但如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)化檢索要求時(shí),或者從保留文件重要過程的信息考慮,則應(yīng)及時(shí)收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件,也應(yīng)及時(shí)收集,并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系,尤其是對(duì)無紙化生成的電子文件,應(yīng)當(dāng)有嚴(yán)格的措施。必要時(shí),在應(yīng)收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品,以免系統(tǒng)發(fā)生以外情況時(shí)電子文件信息丟失。
2)做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對(duì)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行接受、處置及存儲(chǔ)工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。通過采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫和不可更改的文件,從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)作用。
3)解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存,因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場的影響,不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成時(shí)間短,缺乏實(shí)際貯存驗(yàn)證,所以,在電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對(duì)于長久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。
4)健全電子文件管理的檢查審核制度和規(guī)范公文制作及控制程序。2001年10月國務(wù)院下發(fā)的《電子公文傳輸暫行辦法》中明確指出:“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件具有同等法律效力”。因此,電子公文管理工作需要得到強(qiáng)化,就必須建立相應(yīng)的檢查制度,定期對(duì)檢查歸檔文件是否齊全完整,形成的過程手續(xù)是否齊全,是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸發(fā)布的要求。對(duì)形成新的公文檔案要指定一個(gè)終端,經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)上發(fā)送,統(tǒng)一格式和結(jié)構(gòu),便于規(guī)范處理和控制。
5)加強(qiáng)電子文件的軟、硬件設(shè)施管理。對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞,對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)。在硬件管理上,要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境,溫度保持在17~20度之間,相對(duì)濕度保持在35~40%之間,同時(shí)強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù),有條件的及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施,確保電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
6)檔案人員結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新,引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果,是檔案工作人員適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要??梢钥隙ǎ涌鞕n案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革,多途徑、多層次培養(yǎng)人才,是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的辦法。電子文件是一個(gè)新生事物,從事電子文件人員必須具備檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。就目前來說,一是要吸納專業(yè)技術(shù)人才;二是加大教育投入,加強(qiáng)對(duì)電子文件管理知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)和數(shù)字通信技術(shù)的培訓(xùn),使其盡快掌握電子檔案管理的基本知識(shí)和技能。