關(guān)于中職學校學籍檔案科學管理與開發(fā)利用的思考

程小川

摘 要：學籍檔案管理一直都是學校教務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，學生學籍檔案的完整性、真實性和系統(tǒng)性會影響用人單位對學生的評定和錄用，而這些問題多多少少會對學生未來的職業(yè)發(fā)展造成一定影響。本文就以中職學校為例，通過分析現(xiàn)存于中職學校學籍檔案管理與開發(fā)利用中的問題，提出一些優(yōu)化管理與利用的措施，旨在提升中職學校學籍檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：中職學校；學籍檔案；管理與開發(fā)利用

中職學校學籍檔案管理是以不同形式形成的學生信息記錄，不管是對學生個人、學校還是社會都具有一定的保存價值。學籍檔案管理作為學校管理工作中的一項重要內(nèi)容，不僅是學校用以制定各種教學工作以及就業(yè)安排的參考資料和主要依據(jù)，還是衡量中職學校發(fā)展狀況的一項重要指標。

1現(xiàn)存于中職學校學籍檔案管理與開發(fā)利用中的問題

1.1學籍檔案管理制度有待完善

學籍檔案是學校檔案工作的重要內(nèi)容之一，其工作的有效性對整個學校管理而言意義重大。但就目前情況而言，由于大部分中職學校沒有充分的意識到學籍檔案工作的重要性，不注重有關(guān)學籍檔案管理和利用的制度建設(shè)，比如學籍檔案管理制度、查閱利用制度、收集整理歸檔制度、檔案保管制度以及檔案人員工作職責等，進而導(dǎo)致在學籍檔案的管理實踐中經(jīng)常出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，另一方面，缺乏專業(yè)性強的檔案專員，在相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查方面的力度不強，加速引起了學籍檔案管理的混亂。

1.2學籍檔案管理方法過于陳舊

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式仍普遍應(yīng)用于我國中職學習學籍檔案管理工作中。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式很多缺點一一暴露了出來，比如增加了工作人員的工作量、過多的占據(jù)存儲空間、信息資源封閉性強無法共享以及繁瑣的防潮工作等，這些都給學籍檔案管理和開發(fā)利用增加了一定的難度。盡管部分中職學校已經(jīng)在信息技術(shù)和系統(tǒng)的應(yīng)用下建立起了電子檔案，但電子文檔的修改性很強，無法保證檔案的真實性，加之建立在計算機和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)基礎(chǔ)上的電子檔案，對管理人員的工作能力提出了很高的要求，在學校檔案管理人員專業(yè)水平有限的情況下，檔案信息的安全性也無法保證。

1.3學籍檔案管理歸檔范圍受限

對用人單位而言，學籍檔案是選拔人才的重要依據(jù)。但是中職學校學籍檔案的歸檔內(nèi)容和范圍局限性太強，而且多年來都停留在入學登記表、學籍成績表、入黨入團資料和體檢表等記錄項，沒有跟上時代發(fā)展的需要，將一些能夠真正反映學生成長歷程的信息記錄下來，只能片面化的反映學生平時考核情況以及畢業(yè)鑒定方面的信息。尤其是隨著中職學生就業(yè)制度改革的不斷深入，學籍檔案內(nèi)容已經(jīng)無法滿足當今時代下用人單位選拔人才的需求了。加之素質(zhì)教育的推進，大部分學下都在專業(yè)課程設(shè)置、學生技能培養(yǎng)、心理素質(zhì)訓練以及教師隊伍建設(shè)方面都作出了很大的改變，而這些改變都未體現(xiàn)在學生的學籍檔案中[1]。

1.4 學籍檔案的開發(fā)利用受阻

讓學生學籍檔案得到有效的開發(fā)和利用是開展中職學校學籍檔案管理工作的最終目的。對學籍檔案的開發(fā)和利用在于對其進行借閱和查看，而當前部分中職學校的學籍檔案被分散的存儲到學習各個部門或者個人手中，沒有集中的存儲到中職學校檔案管理部門進行統(tǒng)一管理，就算有再完整的學籍檔案保管利用制度都無法被順利的執(zhí)行。很多出現(xiàn)在檔案利用中的問題讓檔案材料出現(xiàn)丟失或者信息失真的問題，常見的現(xiàn)象有擅自涂抹、篡改、有借無還等，大大的降低了學籍檔案的利用價值，讓學籍檔案的開發(fā)利用環(huán)節(jié)重重受阻。除此以外，學校學籍檔案信息資源的豐富性不高，同時擁有檔案管理專業(yè)知識和現(xiàn)代信息操作技術(shù)人員的缺乏，也在一定程度上限制了學籍檔案的開發(fā)和利用。

2優(yōu)化中職學校學籍檔案管理和開發(fā)利用的建議

2.1 建立并完善學籍檔案管理規(guī)章制度

學籍檔案管理的重要性隨著中職學校教育改革的不斷深入受到了越來越多的關(guān)注，為了進一步完善檔案管理工作，強化管理意識，各大中職學校應(yīng)該根據(jù)《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的內(nèi)容，以學校為主題圍繞檔案管理職能積極建立一系列規(guī)章制度，比如對學籍檔案的收集整理、保管利用、保密與轉(zhuǎn)遞等，利用制度的規(guī)范性強化對學籍檔案真實性的鑒別和認證。除此以外，還需要針對實際工作制定合理有效的考核管理機制。通過規(guī)章制度的建立實現(xiàn)機制管檔，進一步提升學籍檔案管理水平[2]。

2.2 以信息化為契機，全力提升中職學校學籍檔案管理和開發(fā)利用

檔案工作方式是學籍檔案管理與開發(fā)利用的形式，因此高校在推動學籍檔案管理與開發(fā)利用工作時，務(wù)必要分析信息化時代人們對這項工作方式的要求，充分利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)與大數(shù)據(jù)，加快推進這項工作的信息化發(fā)展，積極采用信息化的工作方式，建構(gòu)信息化工作平臺；同時，不斷創(chuàng)新傳統(tǒng)學籍檔案管理與開發(fā)利用方式，以此形成高校學籍檔案管理與開發(fā)利用工作的強大合力。主要從以下兩個方面入手，一方面是將傳統(tǒng)紙質(zhì)的學籍檔案信息轉(zhuǎn)化為信息化的記錄方式，選擇合適的計算機軟件錄入學籍檔案數(shù)據(jù)，形成一個完成的數(shù)據(jù)庫，克服掉傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案占地多、難保存的缺陷；另一方面是學籍檔案管理方式的信息化轉(zhuǎn)變，摒棄傳統(tǒng)學籍檔案管理的手動標記法，會浪費大量的時間用于尋找所需資料，這些都可以通過信息系統(tǒng)搭建學籍檔案管理平臺得到有效解決，平臺上的搜索功能快速的實現(xiàn)查閱，讓人力被節(jié)省的同時提高了管理工作的效率。

2.3 以提高利用價值為由，拓寬學生學籍檔案的歸檔范圍

檔案工作內(nèi)容是學籍檔案管理與開發(fā)利用的內(nèi)涵基礎(chǔ)，因此中職學校在推動學籍檔案管理與開發(fā)利用工作時，務(wù)必要分析信息化時代人們對這項工作內(nèi)容的要求，積極與學校其他部門協(xié)作， 將學生誠信、禮儀和其他公民素質(zhì)的表現(xiàn)也納入其中。但當下學籍檔案中的歸檔信息覆蓋范圍不夠全面，片面的展示學生信息是難以滿足市場多元化的人才需求，因此中職學校要根據(jù)自身人才培養(yǎng)模式和經(jīng)濟市場對人才的需求，將學生的個性發(fā)展、素質(zhì)培養(yǎng)以及就業(yè)的順利性作為重點拓寬學生學籍檔案的歸檔范圍，構(gòu)建具有全面性特征的學籍檔案副本。比如學生心理健康檔案、學生社會實踐檔案、學生特長作品、學生技能檔案以及學生誠信教育檔案等，將學生在學校中德、智、體、美、勞全面素質(zhì)教育以及個性發(fā)展?jié)撃艿?，被全面的展示[3]。通過豐富高校學籍檔案內(nèi)容的收集，促進學生在校期間綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，擺脫中職學校學籍檔案千人一面的程式化面目。為用人單位提供翔實、生動的學籍檔案材料。這樣，既有利于畢業(yè)生就業(yè)，也有利于他們今后的發(fā)展。

2.4 以優(yōu)化科學管理和開發(fā)利用為由，提高學籍檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先要從思想上提高相關(guān)人員對檔案管理重要性的認識，從而在實際工作中增強管理意識，比如由中職學校檔案管理部門定期組織相關(guān)人員深入學習《中職學校檔案管理辦法》和《檔案法》等與檔案管理有關(guān)的政策法規(guī)和書籍等；其次通過一系列有效的操作技能培訓來提高學籍檔案管理人員處理業(yè)務(wù)的水平，一方面是檔案管理的專業(yè)知識，另一方面是信息化檔案平臺和系統(tǒng)的操作技能，尤其是后者，因為學校學籍數(shù)字信息化管理完全是建立在計算機網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的基礎(chǔ)上的，因此，加強學籍檔案數(shù)字化管理就必須提高管理隊伍的信息技術(shù)水平，這就要求必須對管理人員進行相應(yīng)的技術(shù)培訓，同時大力引進高水平、高素質(zhì)的復(fù)合型人才，從整體上提高校學籍檔案管理人員的信息技術(shù)水平。

3結(jié)語

總而言之，學籍檔案管理隨著我國教育體制改革的不斷深入受到了學校管理者愈來愈多的重視。學籍檔案管理工作本身就是學校教育管理工作的重要組成部分，要想充分發(fā)揮出學籍檔案對學生發(fā)展，對教務(wù)工作計劃以及學校管理水平提升方面的作用，需要在重視學籍檔案工作的基礎(chǔ)上，跟隨時代發(fā)展的步伐堅持在實踐工作中發(fā)現(xiàn)問題，積累經(jīng)驗，改進不足，實現(xiàn)學籍檔案的科學化管理。

參考文獻

[1]劉茹.中職校學生學籍檔案管理面臨的問題及對策[J].才智，2016（23）.

[2]譚新.中職學校學生檔案管理存在的問題及對策淺析[J].衛(wèi)生職業(yè)教育，2016，34（10）：30-31.

[3]員淑芹.中職衛(wèi)校學籍檔案管理創(chuàng)新的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（7）.