論檔案管理信息化體系的建立

唐珊

摘 要：隨著近年來(lái)我國(guó)科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，在信息時(shí)代檔案管理工作技術(shù)水平也在不斷提升，利用互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新工具及智能優(yōu)化算法的檔案管理信息化體系建設(shè)進(jìn)一步完善。因此現(xiàn)在檔案管理部門應(yīng)全面重視信息技術(shù)應(yīng)用，將信息技術(shù)以及創(chuàng)新工具應(yīng)用到檔案資源管理中，以此提高檔案管理業(yè)務(wù)水平及工作質(zhì)量。與此同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)通過(guò)改變自身管理方式，應(yīng)用先進(jìn)的技巧及管理方法建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)，對(duì)不同種類的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范管理，全面提高檔案管理效率。鑒于此，本文就檔案管理信息化體系建設(shè)展開(kāi)詳細(xì)探討，并提出具體的研究思路，供廣大讀者參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；問(wèn)題研究；策略及方法

在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作是重要的組織內(nèi)容，對(duì)企事業(yè)單位發(fā)展有著重要影響。作為一種獨(dú)特的信息資源方式，檔案信息資源在必要時(shí)候可起到指導(dǎo)及印證作用，對(duì)于單位決策層作出正確決策有著重要的指導(dǎo)意義。由此可見(jiàn)，檔案無(wú)論是對(duì)歷史事件總結(jié)，或者是對(duì)單位發(fā)展重大事件有著重要的記錄保存功能，可為不同部門實(shí)施不同工作內(nèi)容提供正確的參考以及理論指導(dǎo)。所以做好檔案管理工作是當(dāng)前檔案管理部門應(yīng)著力解決的問(wèn)題。隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，以傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)為載體的檔案記錄及保存工作已難以滿足時(shí)代發(fā)展需要，為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展改革需求，將信息技術(shù)引入到檔案管理機(jī)制建設(shè)中成為了提高檔案管理效率的重要途徑。

1 信息技術(shù)工具的內(nèi)涵及應(yīng)用特征

在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，數(shù)字資源成為重要的生態(tài)資源，無(wú)論是企業(yè)管理、政府部門行政辦公都離不開(kāi)信息技術(shù)及系統(tǒng)工具支持，高效利用數(shù)字資源是提高行政辦公效率及企業(yè)管理效率的重要方法。隨著近年來(lái)以云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能為核心的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展，社會(huì)人力資源、物質(zhì)資源、生產(chǎn)資料、管理系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)都進(jìn)入到快速發(fā)展時(shí)期，各種檔案管理機(jī)構(gòu)分別引入信息系統(tǒng)及管理工具構(gòu)建數(shù)字化管理機(jī)制，信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用的越來(lái)越廣泛，傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理模式已經(jīng)喪失了其作為檔案管理模式的主導(dǎo)地位，數(shù)字化、信息化的檔案管理方法成為了檔案管理部門的首選。

信息技術(shù)是指依靠信息網(wǎng)絡(luò)及互聯(lián)網(wǎng)工具進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞、信息搜集、信息資料整理、信息加工以及數(shù)據(jù)資源挖掘的技術(shù)總稱。信息技術(shù)是對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及工具的統(tǒng)稱，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，通信技術(shù)為輔助，對(duì)結(jié)構(gòu)化、異構(gòu)化以及半結(jié)構(gòu)類型的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合搜集、分類、整理。借助創(chuàng)新工具及信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能對(duì)各類型檔案信息數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)全面搜集、整合、管理及利用，可利用社會(huì)科學(xué)網(wǎng)絡(luò)以及算法工具實(shí)現(xiàn)大范圍、高密度的信息數(shù)據(jù)管理與維護(hù)，在滿足用戶信息查詢、資源獲取的同時(shí)，改變信息資源的應(yīng)用形態(tài)，提高檔案信息服務(wù)效率。

因此以計(jì)算機(jī)終端為核心的信息技術(shù)在檔案信息管理領(lǐng)域有著十分明顯的作用，計(jì)算機(jī)有著較強(qiáng)的信息處理能力，能夠針對(duì)不同類型的數(shù)據(jù)集中優(yōu)化處理，能夠在不同維度滿足人們大量信息查詢需要，在保障數(shù)據(jù)資源真實(shí)可靠的前提下，對(duì)結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化的檔案信息數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)分類保存和統(tǒng)一管理，挖掘有價(jià)值的信息資源，保障檔案信息數(shù)據(jù)高效使用。

2 檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的主要優(yōu)勢(shì)

在資源利用及管理保存方面，信息化管理系統(tǒng)相對(duì)于傳統(tǒng)的人工檔案管理模式有著明顯的優(yōu)勢(shì)作用，借助數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可針對(duì)各類型檔案信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)多維度傳輸和不同時(shí)間領(lǐng)域共享，可實(shí)現(xiàn)跨行業(yè)跨領(lǐng)域信息分發(fā)和資源收集。資源共享性是信息網(wǎng)絡(luò)的明顯優(yōu)勢(shì)，結(jié)合不同的移動(dòng)數(shù)據(jù)終端，信息網(wǎng)絡(luò)可以促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)高效率傳播。計(jì)算機(jī)應(yīng)用到檔案管理系統(tǒng)中能夠打破傳統(tǒng)檔案管理的封閉性環(huán)境，促進(jìn)不同部門、不同機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)檔案信息連通，既能滿足檔案信息高效率使用及結(jié)構(gòu)化保存需要，也能借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為用戶提供良好的數(shù)據(jù)服務(wù)，有助于提高檔案管理機(jī)構(gòu)管理服務(wù)水平。

其次，在檔案信息資源管理利用中實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)全面覆蓋可利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源可視化檢索。信息檢索是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)功能之一，把信息技術(shù)廣泛應(yīng)用到各個(gè)單位檔案管理中，能夠讓管理者和信息查詢者借助搜索引擎檢索信息資源。一方面提高了檔案信息檢索時(shí)間，另一方面有助于信息搜索引擎根據(jù)關(guān)鍵詞特征為檔案信息管理人員提供更有價(jià)值的參考信息，深入挖掘大量的信息數(shù)據(jù)潛在價(jià)值，進(jìn)一步健全檔案資源管理機(jī)制。

最后，信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新工具應(yīng)用的檔案管理中有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息規(guī)范化。除了以傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)為載體的檔案信息數(shù)據(jù)，包括電子資源、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)、錄音影像都是重要的檔案信息，對(duì)檔案管理系統(tǒng)和檔案管理人員綜合素有著較高要求。在傳統(tǒng)檔案管理中，由于膠片被多方面使用且使用頻率較高，在后期檔案信息資源管理中會(huì)出現(xiàn)信息失真問(wèn)題，甚至因?yàn)楹笃诠芾聿灰?guī)范導(dǎo)致信息資源流失或信息文件損壞。采用信息及互聯(lián)網(wǎng)工具可有效避免大量的數(shù)據(jù)資源在管理及儲(chǔ)存出現(xiàn)的各種資源流失及媒介失真問(wèn)題，保障檔案信息資料長(zhǎng)期保存和規(guī)范化管理。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)有著較大的存儲(chǔ)空間，能夠保存更多的檔案信息，至于音視頻資源，只需利用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)其格式及存儲(chǔ)方式作出適應(yīng)性調(diào)整就可存儲(chǔ)到相應(yīng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，后期可利用區(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)存有重要檔案數(shù)據(jù)資源的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行全方位加密，以保障檔案信息數(shù)據(jù)安全。

3 推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的建議及策略

3.1 建立健全檔案信息管理模式

利用信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)工具，建立健全檔案管理模式，需要結(jié)合先進(jìn)的管理技術(shù)，樹(shù)立先進(jìn)的管理意識(shí)，通過(guò)不斷更新技術(shù)工具及組織內(nèi)容提升檔案管理水平。事實(shí)證明，通過(guò)改進(jìn)檔案管理模式與技術(shù)，可加速推進(jìn)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，有利于發(fā)揮檔案信息的資源優(yōu)勢(shì)。為了使檔案管理，信息化水平不斷提升，檔案部門工作人員就要不斷改進(jìn)工作方法，優(yōu)化系統(tǒng)組織架構(gòu)，需要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行調(diào)整，引入新的檔案信息管理方法及技術(shù)工具，促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)而提高檔案管理效率。

3.2 加大員工培訓(xùn) 提高檔案工作人員管理意識(shí)

在檔案管理信息化實(shí)踐過(guò)程中，受到傳統(tǒng)管理思路影響，檔案管理工作人員思維意識(shí)還停留在傳統(tǒng)層面，沒(méi)有樹(shù)立信息化檔案管理意識(shí)，不能結(jié)合檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)要求全面深化做好檔案信息管理工作。因此檔案管理部門就要深刻認(rèn)識(shí)到該問(wèn)題，培養(yǎng)員工樹(shù)立起檔案管理信息化意識(shí)，只有讓員工樹(shù)立起信息化建設(shè)意識(shí)，才能促進(jìn)員工形成創(chuàng)新精神，為檔案信息管理信息化建設(shè)積極獻(xiàn)言獻(xiàn)策。一方面檔案管理部門可引進(jìn)專業(yè)的信息化人才對(duì)員工開(kāi)展專業(yè)的培訓(xùn)及講座，另一方面可加強(qiáng)信息化與人才引進(jìn)力度，結(jié)合自身檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的需要，引進(jìn)具備高素質(zhì)信息化技能的人才參與到組織隊(duì)伍建設(shè)中，進(jìn)而提高檔案管理信息化建設(shè)水平。

3.3 加強(qiáng)管理隊(duì)伍素質(zhì)化建設(shè)

管理隊(duì)伍是檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的核心，是檔案管理隊(duì)伍各種信息化建設(shè)措施落實(shí)的基礎(chǔ)條件。但管理部門為了更好推進(jìn)自身管理系統(tǒng)信息化建設(shè)，就要加強(qiáng)管理隊(duì)伍素質(zhì)化建設(shè)，可組織專業(yè)的管理干部學(xué)習(xí)相應(yīng)的法律法規(guī)知識(shí)及信息化操作技能，提高其信息化意識(shí)及法律素養(yǎng)，另一方面要讓管理干部從實(shí)踐中找到檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新方法，找到正確的信息化建設(shè)實(shí)施路徑。全面提高其信息素養(yǎng)及綜合實(shí)踐能力，保障檔案管理系統(tǒng)及管理機(jī)制信息化建設(shè)工作順利落實(shí)。

4 推進(jìn)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)施路徑

4.1 健全外部機(jī)制環(huán)境

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，針對(duì)檔案管理部門信息化管理系統(tǒng)建設(shè)就要針對(duì)其中重要數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與挖掘、促進(jìn)價(jià)值性信息形成核心生產(chǎn)力。其中網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全和用戶隱私保護(hù)成為重要點(diǎn)內(nèi)容。雖然我國(guó)現(xiàn)有的法律制度涉及到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全及用戶隱私安全，但在執(zhí)行力度和反饋效果方面改有所不足，沒(méi)有制定關(guān)于數(shù)據(jù)安全和用戶隱私保護(hù)的核心條文，主體地位并不明顯。檔案管理信息系統(tǒng)是海量信息數(shù)據(jù)的聚合及應(yīng)用，很多重要數(shù)據(jù)資源直接曝光在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，將給價(jià)值性信息數(shù)據(jù)挖掘及聚合帶來(lái)影響。因此，制定有關(guān)檔案信息系統(tǒng)安全及用戶隱私保護(hù)的法律草案，健全數(shù)據(jù)管理機(jī)制成為推進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及利用的有效措施。

4.2 建立檔案信息數(shù)據(jù)開(kāi)放與利用門戶網(wǎng)站

由于檔案信息數(shù)據(jù)分散在不同職能部門中，很多重要數(shù)據(jù)被長(zhǎng)期保存，其中大部分?jǐn)?shù)據(jù)資源未能達(dá)到預(yù)期得開(kāi)放程度，開(kāi)放及利用類型較為單一，限制了數(shù)據(jù)的進(jìn)一步使用。檔案數(shù)據(jù)門戶網(wǎng)站就是以深化數(shù)據(jù)開(kāi)放形成的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)，以網(wǎng)站及數(shù)據(jù)庫(kù)的形式將各種類型的數(shù)據(jù)集中起來(lái)，實(shí)現(xiàn)資源垂直貫通，方便用戶直接獲取。在應(yīng)用實(shí)踐領(lǐng)域要針對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的特點(diǎn)構(gòu)建應(yīng)用支撐體系，包括門戶網(wǎng)站、信息數(shù)據(jù)庫(kù)、用戶訪問(wèn)頁(yè)面、信息數(shù)據(jù)共享檢索模塊，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立統(tǒng)一、集成的信息數(shù)據(jù)集，構(gòu)建層級(jí)組織，形成垂直數(shù)據(jù)鏈加強(qiáng)數(shù)據(jù)開(kāi)放的深度和廣度；另一方面，可利用社交網(wǎng)絡(luò)媒體包括微博、博客、QQ、RSS、維基等，強(qiáng)化檔案管理部門與用戶的溝通聯(lián)系，創(chuàng)造良好的社交檔案管理環(huán)境。

4.3 確立檔案信息數(shù)據(jù)開(kāi)放與利用的大數(shù)據(jù)挖掘機(jī)制

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，推進(jìn)檔案管理機(jī)制信息化建設(shè)首要建立大數(shù)據(jù)挖掘機(jī)制，從海量的信息資源中提取有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)。檔案信息數(shù)據(jù)公開(kāi)與利用是檔案部門借助信息網(wǎng)絡(luò)及應(yīng)用平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互與資源管理，借助社會(huì)群體智慧多渠道利用信息資源。在當(dāng)前信息大爆炸時(shí)期，為了提取有價(jià)值信息就要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深入挖掘海量數(shù)據(jù)，從中提取有價(jià)值的信息，聚合資源，方便社會(huì)各機(jī)構(gòu)直接利用。大數(shù)據(jù)挖掘機(jī)制要盡可能避免人為因素干擾，保障系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行，為數(shù)據(jù)開(kāi)放與利用提供技術(shù)保障。

5 推進(jìn)檔案管理信息化機(jī)制建設(shè)的方法

5.1 構(gòu)建完善的制度體系

目前我國(guó)檔案管理部門信息化建設(shè)在制度保障方面還有所欠缺。運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維對(duì)檔案管理部門社會(huì)化服務(wù)及信息系統(tǒng)集成作出指導(dǎo)，最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)還要健全制度保障體系，對(duì)檔案管理部門信息保障機(jī)制中涉及到的版權(quán)問(wèn)題、付費(fèi)服務(wù)作出明確的規(guī)定。其中制度導(dǎo)向要立足“維穩(wěn)”，讓各方面服務(wù)措施都能有效落實(shí)，可借鑒國(guó)外發(fā)達(dá)國(guó)家信息化檔案管理機(jī)制經(jīng)驗(yàn)，以立法調(diào)控為導(dǎo)向，建設(shè)完善的制度措施。

5.2 制定合理的開(kāi)放策略

檔案管理部門作為社會(huì)信息庫(kù)，其職能決定了其信息化建設(shè)要圍繞其業(yè)務(wù)模式展開(kāi)，圍繞社會(huì)各領(lǐng)域各機(jī)構(gòu)信息服務(wù)需求進(jìn)行建設(shè)，以公共性檔案獲取為輔。在“信息化”思維的指引下，要根據(jù)資源使用情況，作出合理規(guī)劃，可通過(guò)建立信息公開(kāi)平臺(tái)、公共性資源檢索系統(tǒng)為公眾提供服務(wù)?？蛇x擇與自身資源擁有情況相匹配的服務(wù)路徑開(kāi)展構(gòu)建面向公眾的信息服務(wù)系統(tǒng)，在保障服務(wù)質(zhì)量的前提下，適當(dāng)擴(kuò)大服務(wù)范圍，提高服務(wù)能力。

5.3 實(shí)現(xiàn)協(xié)同發(fā)展與資源共享

檔案管理部門信息化機(jī)制建設(shè)中要實(shí)現(xiàn)協(xié)同發(fā)展，與其他檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)資源共享?？梢劳行畔⒕W(wǎng)絡(luò)建立合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)信息雙向流通及信息化建設(shè)方面協(xié)同配合，共同發(fā)展。同時(shí)，各類型檔案管理機(jī)構(gòu)可以在橫向上實(shí)現(xiàn)雙向互動(dòng)，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)工具建立良好的信息溝通環(huán)境，實(shí)現(xiàn)不同檔案部門之間信息資源流通，提高資源使用效率，避免各自為政的局面。

綜上所述，在信息時(shí)代推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)就要以強(qiáng)化檔案管理機(jī)構(gòu)協(xié)同發(fā)展及強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合為主，通過(guò)調(diào)整內(nèi)部管理機(jī)制，優(yōu)化信息化建設(shè)發(fā)展思路，改變管理組織架構(gòu)為前提強(qiáng)化不同機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系及合作，推進(jìn)資源共享及信息化協(xié)同配合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源雙向流通及多向互動(dòng)，保障檔案信息資源高效利用。

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