新形勢下基層電大開放教育學(xué)籍檔案管理探析

劉玉華

摘 要：開放教育學(xué)籍檔案是學(xué)生在電大上學(xué)期間各項活動直接形成的，是學(xué)生入學(xué)資格、學(xué)習(xí)情況、獎懲情況、學(xué)籍異動及畢業(yè)等情況的原始記錄。對學(xué)校、社會和個人具有保存、證明使用價值的歷史記載。學(xué)籍管理檔案是電大檔案工作的一個重要組成部分，由于電大辦學(xué)的特殊性，形成了開放教育學(xué)籍檔案的復(fù)雜多樣性。檔案意識淡薄，規(guī)章制度欠缺，管理制度不夠具體化，是電大學(xué)籍檔案管理中存在的主要問題，筆者結(jié)合本校學(xué)籍檔案管理中遇到的實際問題，探討開放教育學(xué)籍檔案管理的具體對策。

關(guān)鍵詞：開放教育、學(xué)籍檔案管理、問題、對策

電大學(xué)籍檔案是依據(jù)國家開放大學(xué)和省電大相關(guān)要求，真實反映學(xué)生的入學(xué)資格、成績考核、學(xué)籍異動、獎勵處分及畢業(yè)資格等情況，對個人、學(xué)校和社會都具有重大意義。對于基層電大而言，學(xué)籍檔案的管理是學(xué)校日常管理的重要部分，決定了學(xué)校的教務(wù)管理質(zhì)量，對于社會而言，學(xué)籍檔案作為一種信息儲備資源，也是用人單位選用，任用人才的信息依據(jù)，影響著學(xué)校的社會聲譽。目前，從國家開放大學(xué)到分校、工作站、教學(xué)班多層次管理的日趨復(fù)雜，使電大系統(tǒng)學(xué)籍檔案管理工作（主要在基層）存在一些問題，面臨較大壓力，筆者嘗試從本校學(xué)籍檔案管理工作實際入手，分析現(xiàn)狀，提出問題。

1 基層電大學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1 學(xué)生的構(gòu)成多樣化造成學(xué)籍檔案管理的復(fù)雜化

隨著社會對終身教育認識的不斷提高，接受成人教育的人數(shù)逐年

增加，生源的多樣性突顯，層次增多，據(jù)國家開放大學(xué)統(tǒng)計截止2016年春季，全國44所省級電大及中央電大直屬學(xué)院等全部參與開放教育，開放教育累計注冊學(xué)800萬余人。且生源有了結(jié)構(gòu)性的變化，從學(xué)歷層次上看，有國民教育?？破瘘c，也有高中、職高、中專、技校、初中畢業(yè)生。又實施了“一村一名大學(xué)生計劃”，將電大的生源進一步向農(nóng)村延伸，生源的職業(yè)結(jié)構(gòu)也更加復(fù)雜多樣，專業(yè)分布更加廣泛，基本包括了所有實用型專業(yè)。2016年春季，東港學(xué)院共招收了22個專業(yè)220人，這種專業(yè)的細化，生源結(jié)構(gòu)的復(fù)雜化將增加學(xué)籍檔案管理工作的負擔(dān)。

1.2 學(xué)籍電子注冊對學(xué)籍信息的規(guī)范性提出了更嚴格要求

學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)過程的原始記錄，它具有很強的原始性，為提高學(xué)籍檔案管理質(zhì)量，東港學(xué)院努力做好學(xué)籍檔案管理的各項工作，保證檔案材料的真實性和完整性。隨著學(xué)籍管理信息化程度的提高，東港學(xué)院學(xué)籍管理系統(tǒng)基本基本上也實現(xiàn)了現(xiàn)代化。但是，由于從新生入學(xué)時信息采集到學(xué)生選課及形成性考核，一直到學(xué)生畢業(yè)，每個環(huán)節(jié)基本上都使用信息化的手段處理，按照國家開放大學(xué)和省電大對學(xué)生信息管理的要求、學(xué)籍信息必須建立電子檔案，學(xué)籍信息的準確性，規(guī)范性程度的要求不斷提高。無疑給學(xué)籍檔案管理工作提出了更嚴峻的挑戰(zhàn)。而電大的學(xué)籍注冊一年分春、秋兩次注冊、手工錄入、學(xué)生數(shù)多等原因，更使得注冊學(xué)籍信息的準確性難以保證。就東港學(xué)院為例：每季新生注冊都會出現(xiàn)姓名、性別、民族、身份證號等信息錯誤。

1.3 對學(xué)籍檔案的保存和利用重視不夠 ，檔案管理不規(guī)范

一段時間以來，學(xué)校的學(xué)籍檔案保存條件有限，保存方法落后，大多數(shù)的手工檔案材料因為年代久遠缺乏保養(yǎng)，存在丟失或缺漏等現(xiàn)象，也沒有通過現(xiàn)代信息技術(shù)保存到電腦上，另外，一些班主任對于學(xué)籍檔案的重要性還不是很重視，在學(xué)生畢業(yè)以后不能將學(xué)生的學(xué)籍檔案完整的上交檔案室，導(dǎo)致有時有些學(xué)生因為原始檔案丟失需要補辦錄取花名冊復(fù)印件，都要上省電大檔案室查詢，費時費力，給學(xué)生帶來不便，此外，一般基層電大學(xué)籍檔案一般都不配備專職人員，大多學(xué)籍檔案管理人員都是身兼多職，造成業(yè)務(wù)不熟練，專業(yè)知識不足，這些都容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案質(zhì)次量少，工作不到位等現(xiàn)象。同時，學(xué)籍檔案管理相關(guān)制度、規(guī)定不健全、檔案管理模式不規(guī)范，也致使學(xué)籍檔案管理工作存在很多問題。

2 加強基層電大學(xué)籍檔案科學(xué)管理的對策

開放教育學(xué)籍檔案是電大檔案的重要組成部分，為學(xué)校有序管理，教育評估，學(xué)生就業(yè)等方面創(chuàng)造有利條件。隨著信息化步伐的加快，檔案管理方式也由傳統(tǒng)的檔案實體化向信息化轉(zhuǎn)變，學(xué)籍檔案更是首當其沖，在這種背景下，我們更要積極應(yīng)對，全面實現(xiàn)電大學(xué)籍檔案工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化。

2.1基層電大要提升學(xué)籍檔案管理的工作的思想認識、更新觀念、創(chuàng)新管理理念

各級基層電大要提高對電大學(xué)籍管理的思想認識，創(chuàng)新管理理念，為適應(yīng)開放教育新型教學(xué)模式的管理，不斷改善和提高服務(wù)手段，積極為學(xué)校教學(xué)班和學(xué)生的學(xué)籍、學(xué)歷管理做好各類咨詢和查詢服務(wù)，不斷總結(jié)積累工作經(jīng)驗，促進開放教育新型教學(xué)模式下的學(xué)籍管理的科學(xué)化。

2.2 樹立：“以學(xué)生為本”的管理理念

電大學(xué)籍管理表面上看是管理數(shù)據(jù)，是管理資料，其實學(xué)籍檔案管理的每個細節(jié)都關(guān)系著學(xué)生的根本利益，因此學(xué)籍管理的主體是學(xué)生。加強學(xué)籍檔案管理歸根到底是為了更好地為學(xué)生服務(wù)。要報著以人為本的思想融入到學(xué)籍管理的方方面面，讓學(xué)籍管理的過程轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)心人，激勵人，教育人的過程，使電大以“學(xué)生為主體，教師為主導(dǎo)”的雙主模式得到延伸，學(xué)校以培養(yǎng)人為工作本質(zhì)要求的目標得以實現(xiàn)。

2.3 樹立系統(tǒng)性的管理理念

建立和完善各項規(guī)章制度，比如制定學(xué)籍管理規(guī)定.學(xué)籍檔案收集整理制度，學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)等.做到有序可循，有據(jù)可依，按章辦理.制定統(tǒng)一的標準和要求.把相關(guān)制度要求整理成冊并發(fā)放電子文檔，方便管理人員查閱使用，利用計算機進行輔助管理，以便準確及時地提供大量的學(xué)生信息，促進管理水平的提高，目前已將DOS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫聯(lián)合，完成數(shù)據(jù)的整合，再用ASP做成前臺查詢界面以便畢業(yè)生或用人單位有需要的時候，學(xué)籍管理員可以很快查詢到結(jié)果.

2.4 培養(yǎng)并建立一支穩(wěn)定的高素質(zhì)學(xué)籍檔案管理隊伍

建立相對穩(wěn)定的高素質(zhì)學(xué)籍檔案管理隊伍，是提高基層電大檔案管理水平的關(guān)鍵，首先要保持學(xué)籍檔案員的相對穩(wěn)定，條件允許下優(yōu)化檔案管理員的配置，由于基層電大管理工作人員經(jīng)常是身兼多職，因此在人員更換時，須先培訓(xùn)后上崗，通過專業(yè)的培訓(xùn)和實踐，保證檔案管理水平的提高，能夠熟練的掌握檔案管理的基本知識和專業(yè)技巧，熟知檔案材料上交要求，在理論和實踐上成為本專業(yè)的行家里手.基層電大領(lǐng)導(dǎo)要提高對檔案管理的重視程度，充分認識到學(xué)籍檔案管理工作從長遠看還是節(jié)約成本，創(chuàng)造經(jīng)濟效益的事情，要建立檔案管理獎懲制度，工作優(yōu)秀有給予獎勵，工作問題多的給予適當?shù)膽土P，這樣就能增加檔案管理人員工作的積極性，增加檔案管理人員的責(zé)任感.從而，不斷提升自己的工作水平，努力做好自己的本職工作.

3 結(jié)語

基層電大學(xué)籍檔案管理是一項細致繁瑣的業(yè)務(wù)管理工作，是關(guān)系到開放教育學(xué)生將來能否順利畢業(yè)、能否順利就業(yè)的一項至關(guān)重要的的工作，相關(guān)基層電大和檔案管理人員需要在不斷探索中求發(fā)展，求完善.為此，各級基層電大和電大學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該始終把握為學(xué)生服務(wù)的方向，進一步利用現(xiàn)代化設(shè)施，提高辦事效率，真正做好學(xué)籍檔案的管理利用工作，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化。

參考文獻

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