淺談事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

摘 要：事業(yè)單位作為由政府設(shè)立的服務(wù)社會(huì)的公益組織，其職能本身就是提供各種服務(wù)，服務(wù)過程中形成的檔案需要進(jìn)行管理，而檔案管理又對(duì)事業(yè)單位服務(wù)開展具有保障和支持作用，因此事業(yè)單位檔案管理意義重大。本文結(jié)合新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的新變化、信息技術(shù)影響等對(duì)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行了必要性分析，對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新所面臨的問題展開了探討，旨在通過本文研究為事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新提供思路和路徑上的指引。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；必要性；創(chuàng)新

1 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的必要性

1）新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理面臨著新變化。事業(yè)單位在有關(guān)科教文衛(wèi)方面都有重要管理服務(wù)職能，尤其是近年來政府優(yōu)化服務(wù)賦予了事業(yè)單位更多職能，事業(yè)單位在活動(dòng)開展上更加活躍，這也使得事業(yè)單位檔案數(shù)量急劇增加，而各類活動(dòng)所形成的檔案在新時(shí)期也呈現(xiàn)出多樣化，有傳統(tǒng)文字材料類檔案，也有錄音錄像等電子檔案形式，檔案數(shù)量的龐大和形式多樣化迫使檔案管理必須要進(jìn)行與時(shí)俱進(jìn)的改革創(chuàng)新。

2）信息化廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)。在信息技術(shù)發(fā)展促進(jìn)下，社會(huì)各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域都有了信息化應(yīng)用，包括事業(yè)單位活動(dòng)和服務(wù)方式上也逐漸應(yīng)用了信息化，但是信息化并沒有真正應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理中，有的事業(yè)單位認(rèn)為其在檔案管理方面已經(jīng)開啟了信息化，但實(shí)際上只是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)有關(guān)電子檔案進(jìn)行了電子保存，同時(shí)保存也缺乏檔案歸檔規(guī)范性，這并不是真正意義上的信息化，因?yàn)樾畔⒒⒉皇菍⑿畔⒒O(shè)備作為一個(gè)存儲(chǔ)工作。

2 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新面臨的問題

事業(yè)單位檔案管理從事業(yè)單位開始設(shè)立運(yùn)行就一直存在，但是其檔案管理水平卻一直沒有顯著提升，這也是我們當(dāng)前提出對(duì)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的原因，創(chuàng)新是一次改革，改革要有針對(duì)性，以下筆者將事業(yè)單位檔案管理中問題進(jìn)行總結(jié)，以使創(chuàng)新有針對(duì)性的進(jìn)行改革。

1）對(duì)檔案管理創(chuàng)新認(rèn)識(shí)與重視都存在不足。事業(yè)單位檔案管理一直以來在事業(yè)單位系統(tǒng)中都不是很受重視，因?yàn)槭聵I(yè)單位將大部分精力都集中在如何提高公共服務(wù)水平的實(shí)效性上，對(duì)檔案管理缺乏重視，更不用說檔案管理創(chuàng)新了。筆者認(rèn)為對(duì)檔案管理創(chuàng)新的不重視，與對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足有著直接關(guān)系，包括事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層和負(fù)責(zé)檔案管理的人員在內(nèi)對(duì)檔案管理一直停留在保存重要檔案信息以備有查無患認(rèn)識(shí)，并沒有想發(fā)揮其功能和挖掘利用價(jià)值高度認(rèn)識(shí)，這也就阻礙了檔案管理的創(chuàng)新。

2）傳統(tǒng)檔案管理思想和方式根深蒂固。正是存在對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不充分和重視不足，使得多年來檔案管理一直持續(xù)落后不前。作為檔案管理人員在思想上傳統(tǒng)守舊，認(rèn)為檔案管理就是收集好檔案并保證檔案存放安全，在這種思想下實(shí)施的檔案管理方式也落后，還是進(jìn)行檔案名錄登記，將檔案存放在檔案室或者檔案柜中，對(duì)產(chǎn)生的新形式電子檔案等在電腦中進(jìn)行保存已經(jīng)認(rèn)為是一種發(fā)展進(jìn)步。這種傳統(tǒng)檔案管理思想和方式在大多數(shù)事業(yè)單位都根深蒂固，進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新也是打破這種管理思想和管理方式為關(guān)鍵。

3）檔案管理創(chuàng)新缺乏人才力量。上文提到當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員在思想上存在著滯后，在這種思想影響下檔案管理水平更是受到嚴(yán)重限制。檔案管理已經(jīng)逐漸發(fā)展成一門專業(yè)學(xué)科，檔案管理專業(yè)性越來越突出，但在實(shí)踐中檔案管理專業(yè)人才的缺乏相當(dāng)嚴(yán)重，現(xiàn)有檔案管理人員一存在著年齡普遍偏高、缺乏專業(yè)技能等問題，依靠現(xiàn)有人員根本不可能實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新。

3 推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的對(duì)策建議

1）加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理創(chuàng)新的重視。在事業(yè)單位管理體制中領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)全局工作安排部署影響著各項(xiàng)工作進(jìn)行，鑒于當(dāng)前檔案管理已經(jīng)被提到立法層面，其重要性也顯而易見，因此作為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層要將檔案管理提高重視程度，不但要在納入工作計(jì)劃中，還要給予檔案管理工作包括資金、人員等方面支持。同時(shí)還要通過領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)檔案管理重視來影響檔案管理人員對(duì)其所負(fù)責(zé)檔案管理工作重視，通過提高思想認(rèn)識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。

2）創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理模式。檔案管理水平的提高歸根結(jié)底要從管理模式上進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)，筆者認(rèn)為在當(dāng)前信息化時(shí)代檔案管理工作也要進(jìn)行信息化管理模式的構(gòu)建。信息化管理模式要求檔案管理整個(gè)過程都要納入到信息化系統(tǒng)中，保證規(guī)范化管理運(yùn)行，傳統(tǒng)管理方式在紙質(zhì)檔案管理上仍有一定優(yōu)勢(shì)，在保留傳統(tǒng)管理方式基礎(chǔ)上，將其利用信息化實(shí)現(xiàn)管理同步，這樣也有利于提高檢索效率。此外，，還要引入專門針對(duì)事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件，利用網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行處理，但是需要注意的是創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理時(shí)，還要保障檔案安全性，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)資料在信息設(shè)備、信息平臺(tái)之上加密處理，還要防范非法入侵。

3）創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理與利用融合。作為事業(yè)單位在檔案管理上進(jìn)行創(chuàng)新要有目標(biāo)指向性，只有確立了目標(biāo)才能驅(qū)動(dòng)檔案管理創(chuàng)新的發(fā)展，對(duì)此筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)將檔案管理與檔案利用融合，為了提升檔案利用，也會(huì)有意識(shí)有目的進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新。同時(shí)為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案利用，在進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新時(shí)還會(huì)在服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式等方面有目標(biāo)指向，例如在檔案資源上會(huì)更注重全面性、客觀性，在利用方式上也會(huì)利用信息化手段向公眾提供更便捷的利用方式，這些都有利于事業(yè)單位檔案管理的全面優(yōu)化。

4 結(jié)語

事業(yè)單位在行政領(lǐng)域改革帶動(dòng)下也在進(jìn)行著各方面改革優(yōu)化，但是對(duì)檔案管理卻始終沒有落實(shí)改革，這也使得事業(yè)單位整體效能提升存在著短板，今后事業(yè)單位改革還將繼續(xù)，在檔案管理方面必須加快改革創(chuàng)新腳步。

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作者簡介

陳春玲（1971-），女，漢，黑龍江寶清，研究方向：檔案管理。