淺談房地產(chǎn)檔案管理與利用

劉彥辰

摘 要：檔案管理在各行各業(yè)都有著重要記載依據(jù)性作用，我國近年來房地產(chǎn)市場(chǎng)在各地都呈現(xiàn)了繁榮景象，但是在有關(guān)房地產(chǎn)建設(shè)、各類交易和權(quán)屬變更形成的檔案的管理工作卻存在著諸多漏洞，對(duì)房地產(chǎn)檔案的利用也處于低迷狀態(tài)。本文先是對(duì)房地產(chǎn)檔案及其利用價(jià)值進(jìn)行了簡(jiǎn)單概述，重點(diǎn)分析了房地產(chǎn)檔案管理和檔案利用中存在的問題，最后提出了加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理，提高利用效率的對(duì)策建議，旨在通過本文研究引起房地產(chǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案管理上的重視，積極推進(jìn)檔案管理與利用工作提高。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)檔案；檔案管理；檔案利用

1 房地產(chǎn)檔案概述

1.1 房地產(chǎn)檔案

有關(guān)房地產(chǎn)行業(yè)中包括建設(shè)、交易、權(quán)屬變更等活動(dòng)中的各類材料信息都應(yīng)當(dāng)由有關(guān)行政管理部門進(jìn)行存檔并管理。對(duì)于房地產(chǎn)檔案，其形成并不是一個(gè)結(jié)果，因?yàn)樾纬傻姆康禺a(chǎn)檔案會(huì)因?yàn)榻灰装l(fā)生權(quán)屬變更，需要以登記形式形成新的檔案材料，還會(huì)因?yàn)榉课莶疬w等發(fā)生產(chǎn)生變化，所有這些活動(dòng)都要有相關(guān)材料形成檔案，房地產(chǎn)檔案可以是文字性材料或者圖紙材料，也可以是照片、錄音錄像等載體形式的材料。

1.2 房地產(chǎn)檔案利用價(jià)值

從宏觀視角房地產(chǎn)檔案的利用價(jià)值主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是利用房地產(chǎn)檔案能夠?yàn)檎疀Q策提供參考依據(jù)，政府制定各方面政策都要進(jìn)行科學(xué)論證，在房地產(chǎn)領(lǐng)域的政策也要依據(jù)準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分析，依據(jù)實(shí)際情況制定調(diào)控政策；二是利用房地產(chǎn)檔案為房地產(chǎn)相關(guān)主體提供管理和交易依據(jù)，例如有關(guān)房地產(chǎn)建設(shè)的相關(guān)檔案資料是進(jìn)行后期管理和維護(hù)的重要依據(jù)，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記檔案是交易主體進(jìn)行交易時(shí)風(fēng)險(xiǎn)參考依據(jù)；此外，房地產(chǎn)檔案自身的價(jià)值還體現(xiàn)在能夠反映出房地產(chǎn)市場(chǎng)發(fā)展歷程以及社會(huì)整體發(fā)展歷程。

2 房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題

新時(shí)期房地產(chǎn)領(lǐng)域?yàn)榱俗非蠼?jīng)濟(jì)效益，對(duì)檔案管理工作并不十分重視，結(jié)合當(dāng)前我國各地房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀，筆者將其存在共性問題進(jìn)行如下剖析。

2.1 檔案管理制度不健全

檔案管理是一門專業(yè)學(xué)科，任何領(lǐng)域的檔案管理都要有健全的制度作為規(guī)范和指導(dǎo)，但是從我國當(dāng)前各地房地產(chǎn)檔案管理實(shí)踐來看，在管理制度上都存在疏漏，筆者認(rèn)為這與房地產(chǎn)企業(yè)、檔案管理機(jī)構(gòu)的不重視有直接關(guān)系，負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)企業(yè)、部門不重視，下面工作中也會(huì)有得過且過的心理，更不要提建立健全具體的管理制度了。有些房地產(chǎn)企業(yè)或管理機(jī)構(gòu)指定了房地產(chǎn)檔案管理制度，但都是原則性規(guī)定，操作性不強(qiáng)，包括從檔案收集、歸檔、保管以及利用等都沒有細(xì)則，還有的企業(yè)或者管理機(jī)構(gòu)根本沒有制度，檔案管理工作甚至沒有專人經(jīng)管，也談不上管理，只能說是處于混亂狀態(tài)。

2.2 檔案管理方式落后

房地產(chǎn)檔案管理當(dāng)前大多還是以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案留檔封存的形式進(jìn)行管理，但是由于當(dāng)前房地產(chǎn)項(xiàng)目眾多，相關(guān)紙質(zhì)檔案數(shù)量也驟然增加，傳統(tǒng)方式歸檔管理也是存在較大難度；同時(shí)房地產(chǎn)檔案也出現(xiàn)了新的電子檔案、錄音錄像等形式，但是由于沒有健全管理制度，對(duì)新形式檔案管理并沒有十分重視，加之信息化檔案存檔管理方式很少在房地產(chǎn)檔案管理中應(yīng)用，對(duì)新形式的檔案管理也無法開展。

2.3 檔案管理缺乏專業(yè)人員

在許多領(lǐng)域檔案管理工作中過去一直有認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，認(rèn)為就是簡(jiǎn)單的將檔案封存保管，所以在人員安排上大多是一些即將退休的年紀(jì)較大的人員或者是沒有專業(yè)技術(shù)的人員。但是檔案管理是十分講究專業(yè)性的，當(dāng)前許多高校都開設(shè)了檔案管理專業(yè)，但在房地產(chǎn)檔案管理中仍然少見具有檔案管理專業(yè)知識(shí)技能的人才，甚至在一些房地產(chǎn)企業(yè)從事檔案管理的人員并不是專職人員，是其他崗位人員兼任檔案管理，可想而知檔案管理工作落實(shí)情況并不樂觀。

3 房地產(chǎn)檔案利用中存在的問題

檔案管理的內(nèi)容就包括為檔案利用提供服務(wù)，檔案管理的最終目的也是能夠?qū)崿F(xiàn)利用，從現(xiàn)實(shí)來看，許多領(lǐng)域檔案利用都不高，在房地產(chǎn)檔案利用中也存在著以下問題：

3.1 缺乏對(duì)房地產(chǎn)檔案利用的認(rèn)識(shí)

對(duì)房地產(chǎn)檔案有許多主體都可以利用，包括政府各行政機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)、參與房地產(chǎn)交易的主體，其他與房地產(chǎn)權(quán)屬有關(guān)的主體，但是除行政和司法機(jī)關(guān)外主體對(duì)房地產(chǎn)檔案利用的認(rèn)識(shí)都存在不足，司法機(jī)關(guān)在解決糾紛時(shí)利用檔案方面還是較為常見的，行政機(jī)關(guān)也會(huì)利用房地產(chǎn)檔案作為相關(guān)依據(jù)開展行政行為，但司法機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)畢竟數(shù)量非常少，社會(huì)主體對(duì)房地產(chǎn)檔案利用認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，嚴(yán)重影響了房地產(chǎn)檔案利用。

3.2 房地產(chǎn)檔案質(zhì)量不高

由于房地產(chǎn)檔案管理一直缺乏專業(yè)管理，使得現(xiàn)有房地產(chǎn)檔案質(zhì)量也存在著欠缺，這是從檔案收集階段就產(chǎn)生的問題，檔案質(zhì)量不高不只表現(xiàn)在內(nèi)容上，檔案形式上、狀態(tài)上的問題也是質(zhì)量問題。房地產(chǎn)檔案有的在收集時(shí)就不全面，缺乏審核，檔案存在形式上和內(nèi)容上的問題也被存檔，利用這樣的檔案只能增加矛盾和混亂；檔案管理中歸檔分類缺乏規(guī)范，使得檔案利用時(shí)查找困難；還有的房地產(chǎn)檔案沒有得到妥善保管出現(xiàn)損毀、丟失，此類檔案也是難以得到利用。

3.3 房地產(chǎn)檔案利用手段單一

由于檔案管理人員能力素質(zhì)水平的限制，以及檔案管理制度的不健全，當(dāng)前在一些房地產(chǎn)檔案利用上還只能依靠傳統(tǒng)的人工查找方式，而當(dāng)前從房地產(chǎn)檔案龐大數(shù)量中想要找到一份檔案資料何其難，加之還有一些房地產(chǎn)檔案是電子類檔案，作為檔案管理人員如果沒有在計(jì)算機(jī)等設(shè)備上進(jìn)行專門管理，想要找到更是不可能，而房地產(chǎn)檔案利用經(jīng)常具有時(shí)間效益，長(zhǎng)時(shí)間找檔案也會(huì)影響檔案利用效果。

4 加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理，提高利用效率的對(duì)策

4.1 加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)檔案的收集與整理，充實(shí)檔案利用基礎(chǔ)

作為房地產(chǎn)企業(yè)以及房地產(chǎn)行政管理機(jī)構(gòu)在檔案管理上一定要加強(qiáng)重視，制定出健全的檔案管理制度來作為檔案管理規(guī)范，要從檔案收集到檔案整理以及整個(gè)管理過程都進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)范指導(dǎo)。尤其是房地產(chǎn)檔案的收集，必須要加強(qiáng)管理，要保證按照時(shí)間順序所有需要存檔的檔案材料都齊全，要保證其真實(shí)性、客觀性，對(duì)所收集的房地產(chǎn)檔案材料按照科學(xué)方法進(jìn)行整理，然后歸檔，妥善保管，只有嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)，才能為檔案利用提供可靠基礎(chǔ)。

4.2 利用網(wǎng)絡(luò)信息化加強(qiáng)檔案管理，提高利用效率

我們已經(jīng)身處于信息化時(shí)代，信息化已經(jīng)深入到各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理中不但數(shù)字類檔案需要依靠信息化方式進(jìn)行保存和管理，在提供檔案利用的方式上也有必要利用信息化提供檢索服務(wù)。同時(shí)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也可以利用信息化管理，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案受保存條件、外界因素影響較大，同步進(jìn)行電子掃描并管理不但有利于提供雙重保險(xiǎn)，也能夠提高檔案利用效率。

4.3 組建檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，提升檔案利用服務(wù)水平

基于檔案管理本身的專業(yè)性，我們?cè)跈n案管理工作上也有必要組建專業(yè)隊(duì)伍，將具有專業(yè)知識(shí)和技能的人才吸收到房地產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍中，并且形成專職崗位，專門負(fù)責(zé)檔案管理和利用。通過專業(yè)管理隊(duì)伍，運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行檔案管理，保證高效提供檔案利用服務(wù)，同時(shí)積極宣傳檔案利用，讓社會(huì)各界都能夠認(rèn)識(shí)房地產(chǎn)檔案利用的價(jià)值并在需要時(shí)能夠知道如何進(jìn)行利用。

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