機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重點工作探討

摘 要：檔案具有特殊的信息資源，在社會發(fā)展中具有重要的作用，檔案管理更是一項崇高的事業(yè)。機關(guān)事業(yè)單位檔案是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，面對人數(shù)龐大、流動性的增強以及網(wǎng)絡(luò)信息的背景下，如何做好機關(guān)事業(yè)單位檔案管理是亟需解決的問題，但是部分機關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在眾多問題，本文針對此問題，提出了相應(yīng)的應(yīng)對措施，以期提高機關(guān)事業(yè)單位檔案工作的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；問題；重點工作

機關(guān)事業(yè)單位在我國的社會穩(wěn)定和經(jīng)濟發(fā)展中起著重要的作用，機關(guān)事業(yè)單位的檔案中不僅僅是個人檔案，有的甚至包含有機密，因此如何做好檔案管理顯得尤為重要[1]。尤其是近年來對事業(yè)單位人員的精簡，使的檔案管理工作任務(wù)量大，但是隨著信息化的發(fā)展，也為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理提供了機遇，本文在新的技術(shù)背景下提出了相關(guān)檔案管理的重點工作要點，以期提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的效率和準(zhǔn)確率。

一、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的物質(zhì)條件

近幾年，機關(guān)事業(yè)單位對檔案的管理，逐漸出現(xiàn)了聯(lián)機網(wǎng)絡(luò)化管理，部分檔案管理人員也著手開發(fā)一些客戶端進行檔案管理。盡管機關(guān)事業(yè)單位檔案管理采用了計算機，但由于人力和經(jīng)費不足，管理并未達到真正的信息化，機關(guān)事業(yè)單位之間對檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的投入差異很大，經(jīng)費多，領(lǐng)導(dǎo)重視的單位就重視檔案管理的質(zhì)量和管理效率，一些經(jīng)費欠缺的單位則不太重視檔案管理，導(dǎo)致了系統(tǒng)模塊功能跟不上實踐工作的需要，檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識不夠等。

二、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的問題分析

（一）對檔案重要性認識不足

很多事業(yè)單位從領(lǐng)導(dǎo)到中層都不重視檔案管理，認為檔案管理不需要什么技術(shù)，都是重復(fù)性的工作，因此很少有事業(yè)單位宣傳檔案的重要性，經(jīng)費劃撥以及人員調(diào)配上都吝于出錢出力，甚至部分事業(yè)單位檔案的庫房年久失修。部分檔案管理人員也不能從思想上重視，有些檔案連時間都漏填，甚至出現(xiàn)密封不嚴(yán)情況[2]。

（二）檔案管理不夠規(guī)范

首先表現(xiàn)在收集的范圍不合理，檔案中應(yīng)該有個人的獎懲情況，但是有些事業(yè)單位不注重平時數(shù)據(jù)和信息的收集，對員工的綜合評價過于模糊，對其道德素質(zhì)方面更是很少提及。其次是整理中存在的問題，鑒定是檔案管理重要的一環(huán)，但是部分管理人員對數(shù)據(jù)不辨別真?zhèn)?，再加上對檔案缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不注重對檔案的分類[3]。再次是檔案利用中存在的問題，表現(xiàn)為利用程序不規(guī)范，檔案有一部分是具有隱私性的，但是根據(jù)調(diào)查部分事業(yè)單位甚至出現(xiàn)將檔案隨便外借的現(xiàn)象，一旦丟失，將對個人造成重大的損失。最后是檔案保管不規(guī)范，具體表現(xiàn)在基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，制度制定與執(zhí)行不到位，存在著分散多頭管理以及檔案保管人員素質(zhì)過低的問題。

（三）檔案管理信息化水平偏低

當(dāng)今社會，隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，各行各業(yè)都開始利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)信息化，對于檔案管理，信息化可以為檔案提供利用提供便利條件。但是部分事業(yè)單位對檔案信息化建設(shè)的重視性不高，有些還目光停留在復(fù)印查閱等，加上吝于在信息化建設(shè)中投入經(jīng)費，檔案的信息化建設(shè)失去了基本的保障。其次部分事業(yè)單位購置了信息化設(shè)備，但是大部分時間都是用來聊天、游戲、購物等，對檔案的管理使用傳統(tǒng)的手工方法，這樣對財力和物力造成了極大浪費[4]。再次是信息安全得不到有效保障，由于事業(yè)單位不重視檔案管理，因此在黑客和網(wǎng)絡(luò)攻擊下，檔案信息容易遭到攻擊，造成損失。

（四）檔案管理法制建設(shè)不夠完善

檔案管理法制不健全是最根本的原因，首先表現(xiàn)在立法問題，現(xiàn)行的很多的制度缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和針對性，盡管部分人事檔案管理機構(gòu)也紛紛制定了一系列相關(guān)的制度，但是均存在著不全面、不系統(tǒng)的問題，缺乏具體、詳盡的規(guī)定，再加上缺乏有效的監(jiān)督，使得制度成為一張空文。其次是執(zhí)法問題，主要表現(xiàn)在執(zhí)法人員素質(zhì)不高，例如大部分的執(zhí)法者執(zhí)法意識不高、檔案執(zhí)法人員的自身素質(zhì)不夠高；另外是執(zhí)法內(nèi)容不明確，缺乏健全的執(zhí)法監(jiān)督機制，使得檔案執(zhí)法對象的權(quán)益得不到合理的保障。

三、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的要點

（一）加大宣傳，提高對檔案管理重要性的認識

對檔案管理重要性認識不足不僅僅學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，大部分個人也認識不到自己檔案的重要性，這就表明機關(guān)事業(yè)單位在這一方面的宣傳工作沒有做到位，因此領(lǐng)導(dǎo)要重視是關(guān)鍵，接著落到行動上，運用舉辦講座、展覽等方法宣傳檔案的重要性，另外要給在經(jīng)費上給予足夠的支持；作為個人要主動的移交個人人事檔案的相關(guān)材料。同時機關(guān)事業(yè)單位要創(chuàng)新宣傳方式，由于個人接受信息渠道的多樣化，因此機關(guān)事業(yè)單位也要與時俱進，不能只是舉辦一個講座或者簡單的會議，而要通過某些網(wǎng)絡(luò)資源提高對檔案重要性的認識，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變心態(tài)，更好地為檔案利用者服務(wù)。

（二）加強管理人員隊伍建設(shè)

管理人員是檔案管理的關(guān)鍵，因此要通過宣傳增強管理工作人員對自身工作的認識，提高其職業(yè)道德和檔案管理法律意識，另外通過對典型人物事跡的學(xué)習(xí)，增強管理人員的榮譽感。同時還要加大培訓(xùn)力度，例如組織相關(guān)管理人員進一步了解《檔案管理信息系統(tǒng)》，及時解決軟件操作中出現(xiàn)的問題，動態(tài)地進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)創(chuàng)新，使檔案工作步入規(guī)范化軌道。同時建立激勵機制，充分發(fā)揮他們的積極性，提高工作效率。

（三）加強檔案管理的規(guī)范管理

無規(guī)矩不成方圓，首先要加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使用多節(jié)柜分批封存檔案原件，改善檔案館設(shè)施，在建設(shè)中要注意防水防火等方面的剛性需求，日常工作中制定科學(xué)合理的檔案庫房，做到監(jiān)控不留死角，減少檔案損失。其次是建立收集、整理、歸檔制度，建立一定的檔案收集規(guī)章制度，暢通檔案收集渠道，同時建立追蹤收集制度，核對中發(fā)現(xiàn)的問題，保證檔案材料的完整和詳實。另外要建立完善的借閱、利用、登記、轉(zhuǎn)遞制度，確保個人檔案和單位檔案的安全。

（四）提高檔案管理信息化水平

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理信息化提供了可能，作為機關(guān)事業(yè)單位要采用先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理過程中，提高利用率。要提高檔案管理信息化水平首先增強檔案管理現(xiàn)代化意識，主動適應(yīng)機關(guān)事業(yè)單位信息化的發(fā)展要求，加強檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，設(shè)立網(wǎng)上辦公等便捷方式，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷胗^念，提高對檔案信息化的認識。其次要提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強檔案人才培養(yǎng)，建設(shè)高素質(zhì)的人才隊伍，為檔案安全提供可靠的人才保障。

參考文獻

[1]姚武.如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].中國管理信息化，2016，19（15）：174-176.

[2]史向云.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2015，44（05）：166-168.

[3]王玲玲.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（12）：74-75.

[4]彭彩虹.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（13）：116+119.

作者簡介

陳國芹（1972-），女，漢，陜西省銅川市，檔案館員，當(dāng)前職稱： 中級，本科，機關(guān)事業(yè)單位會計、文書、業(yè)務(wù)檔案管理