談?wù)勈聵I(yè)單位檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題

李麗珅

摘 要：檔案管理工作是由檔案管理工作人員進(jìn)行的，檔案管理工作人員素質(zhì)的好壞直接影響檔案管理工作質(zhì)量的好壞。檔案管理工作不但記錄著事業(yè)單位的發(fā)展，同時(shí)也是一個(gè)職工的工作經(jīng)歷的記錄，無(wú)論是單位還是個(gè)人檔案都是很重要的。檔案對(duì)單位的發(fā)展進(jìn)行真實(shí)的記錄，它保存下了企業(yè)整個(gè)發(fā)展過(guò)程，也為單位的未來(lái)發(fā)展提供著參考資料。既然如此，我們就更應(yīng)該對(duì)檔案管理工作的隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行詳細(xì)的研究，了解其重要性，也為領(lǐng)導(dǎo)層提供更多的參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 隊(duì)伍建設(shè) 問(wèn)題

事業(yè)單位檔案管理工作是單位管理工作中的重要部分之一，它記錄著單位的發(fā)展歷程，也是單位開(kāi)展業(yè)務(wù)的重要基礎(chǔ)。隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入，企事業(yè)檔案工作也越來(lái)越重視。雖然如此。檔案資料是否能收集齊全，歸檔是否準(zhǔn)確，保管保護(hù)是否安全等問(wèn)題，很難保證檔案的齊全完整、規(guī)范整理和有效利用。因此就需要對(duì)企事業(yè)檔案工作進(jìn)行深入的研究，針對(duì)出現(xiàn)的隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題進(jìn)行有針對(duì)性解決，在實(shí)際工作中用創(chuàng)新的理念去改善檔案管理工作，使其能夠更加完善，為事業(yè)單位的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

一、檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)存在的有關(guān)問(wèn)題

1. 檔案管理工作人員缺乏責(zé)任心

檔案管理工作人員缺乏責(zé)任心主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是管理人員本身缺乏責(zé)任心，對(duì)待工作不認(rèn)真，做事漫不經(jīng)心，丟三落四；二是人員不重視檔案管理工作，在實(shí)際工作中，只關(guān)注檔案的保存工作，忽視了對(duì)檔案的分類、管理以及整理工作，使得檔案的管理十分混亂，無(wú)章可循。在這種情況下，一旦管理層或相關(guān)人員需要查閱檔案時(shí)，不能及時(shí)找出相關(guān)檔案，降低了檔案查閱的效率。三是領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的忽視，使得檔案管理工作崗位上人員也不專業(yè)，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，無(wú)法開(kāi)展良好的檔案管理工作。

2. 檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定性

檔案管理工作隊(duì)伍缺乏有效競(jìng)爭(zhēng)力，薪酬不高，工作枯燥，經(jīng)常換人，無(wú)論是個(gè)人辭職，還是單位調(diào)崗，人員的頻繁流動(dòng)，對(duì)檔案工作產(chǎn)生極大的不利因素，檔案易容掉失、沒(méi)有存檔之類的。有的人接手檔案工作那年就換了三人。檔案崗位是易進(jìn)難出，有的人接手檔案工作后一干就干了十年，沒(méi)有調(diào)薪換崗的機(jī)會(huì)。這就很容易導(dǎo)致檔案工作人員消極工作，成就感不高，產(chǎn)生“近期無(wú)利益，遠(yuǎn)期無(wú)盼頭”思想，工作得過(guò)且過(guò)。

3. 檔案管理工作不規(guī)范

檔案管理工作人員在檔案管理工作中，沒(méi)有依照相關(guān)的制度進(jìn)行，檔案管理中立卷與歸檔工作的不規(guī)范，使得歸檔無(wú)法統(tǒng)一，最終出現(xiàn)存檔資料不全或是復(fù)印件、分類不準(zhǔn)確、不恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題草擬、錄入系統(tǒng)內(nèi)容不全等情況。

4. 檔案收集的不全

檔案管理中需要保證檔案內(nèi)容的全面性，這就需要所有部門及時(shí)上交相關(guān)的檔案，而有的部門為了方便自身使用檔案，就少上交檔案，使得部分的檔案無(wú)法進(jìn)行全面的收集。比如，有的工作人員進(jìn)行項(xiàng)目評(píng)估，其評(píng)估報(bào)告以及成果只能被相關(guān)工作人員了解，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)只有評(píng)估合同，沒(méi)有評(píng)估成果。而檔案中卻沒(méi)有涉及，使得檔案出現(xiàn)缺失，使后人想利用也無(wú)法利用。

5. 檔案的編研問(wèn)題

截至目前，領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理工作人員檔案管理工作不重視的現(xiàn)象是十分常見(jiàn)的，一些檔案資料也會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的管理問(wèn)題，這就是因?yàn)閷?duì)檔案資料缺乏編研工作。如果檔案目錄檢索工作不編研不完善的話，會(huì)導(dǎo)致檔案掉失無(wú)從查找，或者查找檔案時(shí)無(wú)法方便快捷地找到。

6. 檔案的鑒定問(wèn)題

一些領(lǐng)導(dǎo)層與工作人員為了節(jié)省精力，就忽視對(duì)歸檔檔案的材料進(jìn)行鑒定，過(guò)于主觀，或是對(duì)檔案材料的鑒定工作進(jìn)行簡(jiǎn)單或復(fù)雜。還有一些檔案管理人員過(guò)于小心，留下很多沒(méi)有用的材料，增加管理強(qiáng)度，也占用了大量的儲(chǔ)存空間。

二、加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)的措施

1. 領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作

一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。落實(shí)責(zé)任，確定領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制。層層落實(shí)，落實(shí)到人。二是領(lǐng)導(dǎo)層在人力、財(cái)力、物力上支持檔案管理工作，從上而下地讓檔案管理工作人員重視檔案管理工作。三是嚴(yán)格把好招聘關(guān)，招聘責(zé)任心強(qiáng)、細(xì)心、耐心、有專業(yè)知識(shí)的人擔(dān)任檔案管理工作人員，有利于檔案管理工作開(kāi)展。

2. 加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理工作人員

一是持證上崗，通過(guò)檔案上崗證的培訓(xùn)，規(guī)范檔案管理。二是組織檔案管理工作人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，積極參與區(qū)檔案部門的培訓(xùn)，使得其檔案管理知識(shí)不斷更新。

3. 制度管人，促提升工作質(zhì)量

秉承“以人為本”的科學(xué)管理理念，積極關(guān)心關(guān)注檔案員的健康成長(zhǎng)。在適當(dāng)考慮其物質(zhì)需求時(shí)，尤其注重其精神方面的需求。提高工作地位，實(shí)行工作效績(jī)獎(jiǎng)勵(lì)制，不斷提高經(jīng)濟(jì)收入，建立新的評(píng)價(jià)體系，調(diào)整競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。激勵(lì)檔案管理人員對(duì)檔案工作的主動(dòng)性、積極性，也能有效避免檔案管理人員懶散、懈怠的工作態(tài)度，穩(wěn)定了檔案管理工作隊(duì)伍，進(jìn)一步提高檔案工作的效率與質(zhì)量。

4.建立健全并嚴(yán)格落實(shí)檔案工作制度

建立檔案工作制度，不斷根據(jù)形勢(shì)變化要求進(jìn)一步完善制度，檔案管理工作人員切實(shí)貫徹落實(shí)檔案工作制度，規(guī)范檔案工作，做到依規(guī)辦事，這樣檔案質(zhì)量才有保障。

5.加強(qiáng)檔案收集工作，強(qiáng)化檔案收集意識(shí)

檔案管理需要做好檔案收集工作，這樣才能保證檔案內(nèi)容的齊全、完整。業(yè)務(wù)部門可以做好檔案資料的收集工作，提高檔案收集意識(shí)，以及提高檔案擁有者的提交檔案的意識(shí)，保證檔案管理人員能及時(shí)進(jìn)行檔案的歸檔與分類工作。一是領(lǐng)導(dǎo)層加大檔案管理人員權(quán)利，對(duì)業(yè)務(wù)部門的上交檔案情況進(jìn)行督促通報(bào)，甚至根據(jù)通報(bào)情況跟個(gè)人績(jī)效掛鉤。這樣有利于檔案收集全面不漏。二是各部門指定專人負(fù)責(zé)收集本部門的業(yè)務(wù)檔案，檔案管理人員只需與此人對(duì)接，縮小范圍，提高效率及準(zhǔn)確性。三是用章發(fā)文人員把好留存資料關(guān)，務(wù)必是原件存檔，為規(guī)范檔案歸檔打下基礎(chǔ)。四是辦公室指定專人負(fù)責(zé)宣傳報(bào)道，或各部門指定專人負(fù)責(zé)，這樣就有人負(fù)責(zé)收集活動(dòng)相片，為聲像檔案歸檔提供全面素材。

6. 做好檔案鑒定工作

檔案的鑒定工作主要指在眾多復(fù)雜的檔案資料中選擇一些有保存價(jià)值的資料，下一步實(shí)施分類與歸檔工作。這就需要檔案管理人員具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和對(duì)單位情況的熟悉，才能辨別出資料的是否有用和跟單位有關(guān)的價(jià)值，能分辨出資料的歷史價(jià)值與全面性價(jià)值，最后決定對(duì)資料進(jìn)行存檔。

7.創(chuàng)新利用信息化數(shù)字化技術(shù)手段

一是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理工作中可以應(yīng)用專業(yè)檔案系統(tǒng)，使得檔案管理工作能更加全面、更高效地進(jìn)行。不可否認(rèn)的是，信息化技術(shù)已經(jīng)成為人們工作中不可或缺的一部分，因此，要在檔案管理中利用信息化技術(shù)手段，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理，使檔案管理工作效率得到較大的提升。而且在檔案管理工作中，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能最大化呈現(xiàn)出檔案管理的社會(huì)價(jià)值。二是數(shù)字化手段的發(fā)達(dá)，使檔案進(jìn)一步數(shù)字化，有利于檔案的開(kāi)發(fā)利用。專門配備數(shù)字化設(shè)備，這些手段都需要檔案工作人員的熟練掌握，所以檔案工作人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)新技術(shù)新手段，創(chuàng)新檔案工作方法方式。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案管理工作不僅僅只是作為信息的記錄載體，而是應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)其的應(yīng)用。領(lǐng)導(dǎo)層及相關(guān)工作人員要想提高經(jīng)濟(jì)效益，提升單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，就必須通過(guò)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)要制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。文章通過(guò)闡述事業(yè)單位檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)的重要性及存在問(wèn)題，提出加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)有效措施。

參考文獻(xiàn)

[1]張強(qiáng)，新常態(tài)：做好基層檔案工作的研究[M]成都市，西南交通大學(xué)出版社，2015.05

[2]張曉，現(xiàn)代企業(yè)文檔管理制度建設(shè)研究[M]上海市，上海世界圖書出版公司，2015.03

[3]徐欣云，檔案“泛化”現(xiàn)象研究[M]上海市，上海世界圖書出版公司，2014.04

[4]王英瑋，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案部門的生存與發(fā)展策略[M]北京市，中國(guó)人民大學(xué)出版社，2010