淺析辦公室檔案管理工作效率提升路徑

王興

摘 要：對于任何一個單位來說，辦公室的檔案管理水平會對整個單位的工作效率產(chǎn)生重要影響，特別的，在當(dāng)今社會科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，所以在進(jìn)行辦公室檔案管理中必須借助于現(xiàn)代信息技術(shù)提高辦公室檔案管理工作質(zhì)量，不斷提高辦公室檔案管理工作效率，只有這樣才可以發(fā)揮檔案的實際價值。下面是筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗分析的提高辦公室檔案管理工作效率的措施。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；企業(yè)管理

伴隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，辦公室管理工作必須和時代發(fā)展相適應(yīng)，進(jìn)一步發(fā)揮其檢索信息的作用，提高整體的工作效率。從現(xiàn)在的辦公室檔案管理工作狀況來看，檔案管理工作不僅要收集相關(guān)的數(shù)據(jù)，還要對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的整理，并對其進(jìn)行整理保存的過程。實際上，檔案管理的實質(zhì)就是通過檔案管理來反映事物的發(fā)展過程，對辦公室工作發(fā)展具有切實的參考和借鑒作用，對于整個單位的發(fā)展也具有重要意義。

1 影響辦公室檔案管理工作效率的因素

對于辦公室檔案管理工作來說，其最主要的任務(wù)就是提高檔案的科學(xué)性和完整性，科學(xué)的記錄檔案信息，為辦公室的規(guī)范管理奠定基礎(chǔ)。不過，因為現(xiàn)在的管理體系存在問題，加上管理方式也比較落后，導(dǎo)致現(xiàn)在的辦公室檔案管理效率比較低，具體來看，影響辦公室檔案管理效率的因素主要有以下幾個方面。

1.1 對管理工作認(rèn)識缺乏

在多年的發(fā)展過程中，我國沒有充分認(rèn)識到辦公室檔案管理工作的意義，沒有發(fā)揮好辦公室檔案管理工作的作用，所以我國現(xiàn)在的檔案管理基本上呈現(xiàn)出混亂局面，除此之外還有很多檔案缺失，導(dǎo)致單位的審計核查難度比較大，給單位的總結(jié)工作帶來了很多難題，通過研究我國的辦公室檔案管理實例可以得知，我國很多管理檔案的工作人員，工作觀念存在著意識淡薄的問題，專業(yè)管理水平較差，甚至很多單位選擇兼職人員為其進(jìn)行檔案管理工作，因兼職人員不具備專業(yè)管理能力，對檔案的價值不明確，導(dǎo)致檔案管理工作無法有效地進(jìn)行下去。

1.2 管理制度不健全

如果要提高辦公室檔案管理的效率，就要不斷完善現(xiàn)在的辦公室檔案管理制度，發(fā)揮檔案管理的作用，具體來看，檔案管理制度包括檔案分類、保管期限、介質(zhì)區(qū)分、收集機制、歸整規(guī)范、查閱借閱規(guī)定等等，涵蓋檔案從新材料產(chǎn)生到生命周期結(jié)束的全過程。不過，由于很多領(lǐng)導(dǎo)沒有意識到辦公室工作的重要性，硬件設(shè)施不到位，缺乏完善的檔案管理體系，所以相關(guān)的辦公室檔案管理員工自身沒有樹立責(zé)任感，進(jìn)而影響其對檔案的處理，不利于提高辦公室檔案管理的效率。

1.3 辦公室檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

從現(xiàn)在來看，盡管有的企業(yè)加大了對于檔案管理的重視力度，但是總體上依然沒有發(fā)揮好檔案管理工作本應(yīng)發(fā)揮的作用，而造成這種現(xiàn)象的主要原因就是因為相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高。具體來看，主要有以下幾種表現(xiàn)：首先，現(xiàn)在的檔案分類不合理，很難形成科學(xué)的檔案信息；其次，很多辦公室檔案管理人員沒有足夠的專業(yè)知識，因此也就致使相關(guān)管理人員沒能正確的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從而也就其工作態(tài)度存在嚴(yán)重問題，對檔案管理動作造成了直接影響。

2 辦公室檔案管理工作的重要性

2.1 有利于提高檔案管理效率

通過辦公室檔案管理工作效率的提高可以為整體工作奠定基礎(chǔ)，對于任何一個單位來說，檔案都是重要的信息，所以通過加大對辦公室檔案管理工作的重視力度可以讓工作人員更好的查詢信息，不斷提高工作的效率。伴隨著信息時代的來臨，辦公室檔案管理也逐漸發(fā)揮出了更重要的作用。不斷完善檔案管理工作，提高辦公室工作的效率，以適應(yīng)時代發(fā)展對辦公室工作的要求進(jìn)而更好地為企業(yè)服務(wù)。

2.2 有利于促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

對于檔案管理工作來說，它的連貫性比較強，所以要在實際工作過程中和檔案管理工作的實際情況相結(jié)合進(jìn)行科學(xué)的管理，然后采取針對性的應(yīng)對措施，通過完善檔案管理工作來促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。檔案的形成是一個長期的過程，具有歷史性和時間性的特點，全面系統(tǒng)地管理紙質(zhì)檔案，有助于促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3 提升辦公室檔案管理的效率 的路徑分析

3.1 加強對辦公室檔案管理的重視程度

要想進(jìn)一步提高辦公室檔案管理工作效率，就要不斷完善現(xiàn)在的辦公室檔案管理體系，加大領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)工作人員的重視力度，讓他們從思想上提高境界，具體來看，主要從以下幾個角度出發(fā)采取措施：第一，通過定期的培訓(xùn)工作讓辦公室檔案管理人員提高對于自身工作的責(zé)任感，向相關(guān)檔案管理人員傳輸相應(yīng)的檔案管理知識，與此同時，要重點講解檔案管理的重要性；第二，通過建立完整的獎懲體系可以激發(fā)辦公室檔案管理人員的工作積極性，通過獎懲機制的約束可以讓員工們積極投入到工作當(dāng)中，讓企業(yè)從上至下逐漸形成一個統(tǒng)一的檔案管理認(rèn)識，從而促使辦公室檔案管理工作能夠更加的完善。

3.2 對檔案管理人員的專業(yè)性進(jìn)行提升

正如上面所提到的，現(xiàn)在的很多檔案管理人員都缺乏專業(yè)素養(yǎng)，所以要通過多種形式的活動提高相關(guān)工作人員的工作素養(yǎng)，不過針對不同的員工要實施不同的培訓(xùn)方法， 如果是在職的老員工，就要幫助他們學(xué)習(xí)計算機知識，通過計算機進(jìn)行科學(xué)的檔案管理，除此之外，如果是新員工就要教他們檔案管理的基礎(chǔ)知識，提高其專業(yè)水平。在進(jìn)行培訓(xùn)過程中可以實施老帶新的政策，以師傅帶徒弟的形式，實施一對一的培訓(xùn)，促使他們能夠在最短的時間內(nèi)掌握相應(yīng)的管理知識。只有這樣才能讓企業(yè)中所有的檔案管理人員都能夠提升自身的專業(yè)水平，始終迎合當(dāng)下市場經(jīng)濟(jì)化需求，為企業(yè)發(fā)展帶來有效推動作用。

3.3 增強辦公室檔案管理的安全性

在當(dāng)今社會，辦公室檔案管理工作的安全性提高才可以發(fā)揮其實際作用，通過完善的保密制度可以約束辦公室的工作人員，一旦大仙有泄露信息人員必須嚴(yán)格處理，這樣才可以

使辦公室檔案管理能夠得到有效管理，保障檔案信息的安全性。除此之外要在日常工作過程當(dāng)中積極普及和計算機網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的知識，讓每一個工作人員都能夠認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)安全隱患帶來的后果，增強IT部門對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全工作的安全管理力度。

3.4 運用集成化信息管理體系

對于任何一個企業(yè)來說，在實際的辦公室檔案管理過程里要實現(xiàn)實物檔案和電子檔案的有機結(jié)合，實現(xiàn)兩者作用的最大化。在對企業(yè)檔案進(jìn)行計算機化管理的過程中，積極的運用集成化信息管理方法，通過計算機嚴(yán)格、詳細(xì)的分類號檔案信息，和企業(yè)的實際情況相結(jié)合，提高檔案分類的科學(xué)性，實現(xiàn)其規(guī)范化管理。

4 結(jié)論

綜合上面的分析可以得知，現(xiàn)在的辦公室檔案管理工作對于整個單位和企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義，通過辦公室檔案管理可以科學(xué)的記錄發(fā)展歷史，為管理和決策提供重要的依據(jù)，進(jìn)一步保障所有檔案材料的科學(xué)性和完整性，才能給各單位管理提供參考價值。各個單位和企業(yè)首先要對檔案管理引起足夠重視，不斷提高檔案管理的工作效率，實現(xiàn)檔案的價值，文章通過分析辦公室檔案管理工作的問題，進(jìn)一步分析了提高辦公室檔案管理工作效率的措施，為相關(guān)的工作人員提供參考和借鑒。

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