淺談如何做好企業(yè)辦公室文秘工作

摘 要：辦公室文秘是一個(gè)企業(yè)上傳下達(dá)、傳遞信息的中轉(zhuǎn)站，在一個(gè)企業(yè)的運(yùn)行中發(fā)揮著重要的作用。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，人們對(duì)文秘的工作提出了更高的要求。除了要具備過(guò)硬的文字功底和良好的職業(yè)意識(shí)，還要具備創(chuàng)新意識(shí)，逐步提高自己的綜合素養(yǎng)。

關(guān)鍵詞：文秘 ；職業(yè)意識(shí)；綜合素質(zhì)；學(xué)習(xí)創(chuàng)新

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公室作為單位和企業(yè)的綜合管理部門(mén)，發(fā)揮著愈來(lái)愈重要的作用。文秘作為辦公室的重要組成人員，需要幫助領(lǐng)導(dǎo)處理各個(gè)方面的工作，是一個(gè)企業(yè)不可或缺的職位。不同于以往抄抄寫(xiě)寫(xiě)這樣簡(jiǎn)單的工作，人們對(duì)文秘的能力有了更高的要求。那么，作為一名辦公室文秘，如何才能做好自己的本職工作，得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可呢？

1 提高自身綜合素養(yǎng)

1）良好的個(gè)人品質(zhì)。作為一個(gè)文秘，良好的個(gè)人品質(zhì)是其能勝任工作的前提條件，而忠誠(chéng)更是必備的一種品質(zhì)，通常領(lǐng)導(dǎo)也非常看重文秘的這一點(diǎn)。文秘需要配合辦公室主任或直接協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種各樣的事務(wù)，相當(dāng)于領(lǐng)導(dǎo)的近身工作人員，因?yàn)楣ぷ鞯男枰?jīng)常會(huì)提前得知一些保密信息或工作，甚至有時(shí)會(huì)不可避免的接觸到領(lǐng)導(dǎo)的一些私事。合格的文秘不會(huì)因此而沾沾自喜或向外人炫耀，更不會(huì)管不住嘴巴泄露機(jī)密，要真正做到非禮勿視、非禮勿言、非禮勿聽(tīng)、非禮勿動(dòng)，一切以領(lǐng)導(dǎo)的指使為準(zhǔn)，養(yǎng)成保守秘密的良好習(xí)慣。只有這樣，才能得到領(lǐng)導(dǎo)信任和重視，領(lǐng)導(dǎo)才能放心把工作交給自己來(lái)做。

2）良好的職業(yè)意識(shí)。作為一名合格的文秘，一要具備敬業(yè)意識(shí)。文秘的臨時(shí)性工作任務(wù)很多，加班加點(diǎn)、節(jié)假日無(wú)休的情況屢不鮮見(jiàn)，在這種狀況下，必須調(diào)整好自己的心態(tài)，提前做好心理準(zhǔn)備，心中要明確自己的崗位職責(zé)，把完成好工作任務(wù)擺在第一位。每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都不會(huì)喜歡經(jīng)常抱怨的員工，所以一定要克制、減少自己的不滿(mǎn)和憤懣。如果任由負(fù)面情緒放大，以焦躁與怨懟的心態(tài)對(duì)待工作，將直接影響工作質(zhì)量，甚至因個(gè)人疏忽給企業(yè)造成損失。

二要具備奉獻(xiàn)意識(shí)。身處文秘這個(gè)職位，每天的處理的問(wèn)題繁瑣復(fù)雜，有什么功勞并不會(huì)顯得很突出，一旦出了問(wèn)題，就很容易發(fā)現(xiàn)。所以在緊張而繁雜的工作中，不回避矛盾，不懼怕困難，不計(jì)較個(gè)人得失，迎難而上，任勞任怨，才是正確的態(tài)度，才能得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，自身也能在磨礪中的得到更快的成長(zhǎng)。

三要具備團(tuán)隊(duì)意識(shí)。辦公室是一個(gè)企業(yè)協(xié)調(diào)與服務(wù)部門(mén)，事務(wù)瑣碎繁多，一些大型的、重要的工作是需要整個(gè)團(tuán)隊(duì)去完成的。所以作為文秘要在完成好本職的同時(shí)，積極配合辦公室主任的合理安排主動(dòng)參與到其他重要工作中去。當(dāng)下，企業(yè)由對(duì)專(zhuān)一型人才的認(rèn)可變?yōu)閷?duì)“一崗多能”人才的需求，這對(duì)文秘的能力要求也更進(jìn)一步，積極參與辦公室其他事務(wù)，協(xié)助同事共同完成任務(wù)，也是對(duì)文秘自身的一種鍛煉，也能為今后的職業(yè)規(guī)劃提供更多思路。

2 提高辦事效率

1）抓住重點(diǎn)，強(qiáng)化細(xì)節(jié)。辦公室的工作一般都是特別繁瑣復(fù)雜的，但這些瑣碎事務(wù)并不是由下級(jí)人員直接對(duì)接給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的，需要文秘這個(gè)中轉(zhuǎn)站，這時(shí)候文秘就要做好文件和工作的上傳下達(dá)。文秘在審核、分類(lèi)文件時(shí)，一定要秉持著嚴(yán)格、仔細(xì)、認(rèn)真的原則，尤其是對(duì)待一些重要文件，務(wù)必要異常謹(jǐn)慎，小心行事。在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)信息時(shí)，也有許多注意事項(xiàng)。通過(guò)文秘傳遞的信息，有時(shí)能夠反映一個(gè)企業(yè)的工作動(dòng)態(tài)，展現(xiàn)出企業(yè)和員工的工作成果，是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的重要依據(jù)。所以，文秘向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)信息時(shí)，要注意有喜報(bào)喜、有憂(yōu)報(bào)憂(yōu)、靈活參半、絕不隱瞞的原則。在匯報(bào)信息前一定要做好準(zhǔn)備工作，事先預(yù)想領(lǐng)導(dǎo)會(huì)提出疑問(wèn)的地方，一定要把問(wèn)題了解得非常全面，這樣領(lǐng)導(dǎo)提問(wèn)的時(shí)候，才能做到點(diǎn)面結(jié)合，抓住中心問(wèn)題，不至于無(wú)話(huà)可說(shuō)。文秘的另一重要作用就是辦文和信息宣傳。領(lǐng)導(dǎo)要召開(kāi)全體大會(huì)時(shí)，通常是會(huì)議未開(kāi)，文秘先行。首先要配合辦公室主任準(zhǔn)備好會(huì)議工作，時(shí)間和地點(diǎn)都確定下來(lái)以后，就要著重布置場(chǎng)地。會(huì)議需要多媒體進(jìn)行展示時(shí)，要提前做好ppt或者領(lǐng)導(dǎo)需要的東西，并檢查好會(huì)議室的設(shè)備是否正常，務(wù)必要保證萬(wàn)無(wú)一失。同時(shí)文秘負(fù)責(zé)起草領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)稿，這個(gè)講話(huà)稿也是需要格外注意的。首先要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，確定本次講話(huà)的主題，然后閱讀相關(guān)材料，整體把握公司信息，寫(xiě)出一篇高質(zhì)量的講話(huà)稿。這篇講話(huà)稿是以領(lǐng)導(dǎo)的視角起草的，要體現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)范，既有上位者的氣場(chǎng)氣勢(shì)，也有體諒員工的溫和體貼，這個(gè)度是務(wù)必要把握好的。同時(shí)在會(huì)議時(shí)也要認(rèn)真聆聽(tīng)，做好會(huì)議記錄，以便會(huì)后傳達(dá)會(huì)議精神。

2）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，積極主動(dòng)。文秘工作內(nèi)容有時(shí)瑣碎繁雜，一定要分條理順，分清輕重緩急。在處理事務(wù)時(shí)，對(duì)于一些具有時(shí)效性的工作和需要領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件也要及時(shí)按照領(lǐng)導(dǎo)的指示落實(shí)，務(wù)必要規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。目前，OA辦公系統(tǒng)的使用在企業(yè)逐漸普及，便利了企業(yè)內(nèi)部辦文工作，但文秘一定不能只將文件簽收提交辦公室主任或領(lǐng)導(dǎo)后就完事，特別對(duì)緊急文件的辦理情況要多關(guān)注，如果領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有登錄系統(tǒng)或較長(zhǎng)時(shí)間未辦理，一定要提醒辦公室主任或直接提醒領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到文件的重要性，避免工作延誤。文秘并不是簡(jiǎn)單起到上傳下達(dá)的作用就可以，最重要的是幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問(wèn)題，達(dá)到最終目標(biāo)，這才是文秘的意義所在。一些重要的工作除了完成傳達(dá)的義務(wù)，平時(shí)也要多關(guān)注工作完成進(jìn)度，尤其做好重點(diǎn)工作任務(wù)的登記、督辦工作，一旦領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)到某項(xiàng)工作的進(jìn)展，可以及時(shí)確認(rèn)負(fù)責(zé)人、辦理人，了解到任務(wù)完成情況。這樣一旦出現(xiàn)意外，也能夠及時(shí)掌握情況、解決問(wèn)題。文秘同時(shí)肩負(fù)著傳遞領(lǐng)導(dǎo)指示的任務(wù)。只要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作和員工有要求，就要及時(shí)傳達(dá)給具體的工作人員。只要是自己職責(zé)范圍內(nèi)的事情，一定要積極主動(dòng)勤快，爭(zhēng)取提前超額完成工作，不能等著領(lǐng)導(dǎo)催。若是了解到員工反映的問(wèn)題，也要及時(shí)匯報(bào)上級(jí)，聽(tīng)取指示。

3 致力創(chuàng)新，提高學(xué)習(xí)能力

1）提高寫(xiě)作水平。文秘除了上傳下達(dá)、傳遞信息之外，另一個(gè)重點(diǎn)是負(fù)責(zé)撰寫(xiě)各類(lèi)文稿、宣傳企業(yè)的事務(wù)，所以一名合格的文秘必須具備過(guò)硬的文字功底和寫(xiě)作能力。平時(shí)可以多看一些文學(xué)書(shū)籍，積累詞匯量，培養(yǎng)語(yǔ)感；還可以向前輩請(qǐng)教，學(xué)習(xí)別人的經(jīng)驗(yàn)；更重要的是要關(guān)注企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)具體事務(wù)，最起碼要有基本的認(rèn)知與了解，這是文秘寫(xiě)作的重點(diǎn)與核心內(nèi)容，脫離了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際，那么撰寫(xiě)出的文章勢(shì)必空洞，無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)真正的工作要求。同時(shí)文秘撰寫(xiě)的宣傳稿基本代表著公司的形象，所以文稿的質(zhì)量一定要高。不能像小學(xué)生或初中生寫(xiě)作文那樣只要傳達(dá)出意思即可，最起碼要有一定的文采，提升整個(gè)文章的基調(diào)。但也不能為了展示自己的文字功底，特意選取一些公眾不常見(jiàn)的晦澀詞語(yǔ)來(lái)堆砌，若是人家都看不懂，也就起不到宣傳的意義了。

2）樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)。一名合格的文秘，不應(yīng)故步自封，等著領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)命令。也不要一味按照傳統(tǒng)的工作模式，日復(fù)一日、年復(fù)一年的處理事務(wù)。應(yīng)該具備創(chuàng)新精神，在原有工作的基礎(chǔ)上，不斷創(chuàng)新思路，改進(jìn)方法，虛心接受新生知識(shí)，充分發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)、為單位服務(wù)。而創(chuàng)新來(lái)源于勤奮，一名合格的文秘需要在日常生活中不斷學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對(duì)法律法規(guī)、上級(jí)政策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)等方面的學(xué)習(xí)，提高自己的思想認(rèn)知和政治敏銳度，提升分析問(wèn)題的能力。只有自己看得多了，聽(tīng)得多了，積累得多了，才有能力想得多，才能具有發(fā)散性思維，最終才能開(kāi)闊自己的視野，提高自身分析問(wèn)題的能力，為企業(yè)貢獻(xiàn)更多的力量。

4 小結(jié)

文秘工作是一個(gè)企業(yè)運(yùn)行的重要組成部分，想要成為一名合格的辦公室文秘，一定要不斷提高自身的綜合素養(yǎng)和服務(wù)水平，真正將工作做精、做細(xì)、做好，才能得到領(lǐng)導(dǎo)和同事的認(rèn)可，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

常茜，女，漢族，陜西省地方電力（集團(tuán)）有限公司榆陽(yáng)區(qū)供電分公司，行政管理文秘方向。