淺談?wù)畽C(jī)關(guān)文書處理與檔案管理工作

張中華

摘 要：政府機(jī)關(guān)文書處理與檔案管理是政府機(jī)關(guān)推行政令不可或缺的重要工具，從一定程度上關(guān)系著政府工作的整體水平。認(rèn)真做好文書處理與檔案管理工作，可以有效提高政府工作效率?？梢哉f，一個(gè)系統(tǒng)科學(xué)的文書處理與檔案管理機(jī)制對(duì)政府機(jī)關(guān)的各方面工作都有著至關(guān)重要的影響。在實(shí)際工作中，政府機(jī)關(guān)歷來重視文書處理與檔案管理工作，但也不可避免的存在著一些不足，影響政令通達(dá)。因此，作為政府機(jī)關(guān)有檔案管理人員，務(wù)必采取積極有效的措施，正視問題，解決問題，保證文書處理與檔案管理工作的細(xì)致到位，促進(jìn)政府機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。本文深入分析了政府機(jī)關(guān)文書處理與檔案管理工作，并提出了做好相關(guān)工作的方式方法，僅供大家參考。

關(guān)鍵詞：政府機(jī)關(guān)；文書處理；檔案管理工作

文書處理與檔案管理工作，從字面上來看，就是通過書面形式，記錄一個(gè)社會(huì)組織從事的各種管理工作。在政府機(jī)關(guān)工作中，主要用來記錄政府及各個(gè)部門的歷史與有關(guān)人員的重要信息，對(duì)政府機(jī)關(guān)和相關(guān)部門在以往工作中的有價(jià)值信息進(jìn)行保留，以備查閱，在政府工作中扮演著重要角色，是保障政府工作協(xié)調(diào)有序推進(jìn)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。

1 政府機(jī)關(guān)檔案管理工作內(nèi)容

一般來說，政府機(jī)關(guān)檔案管理工作內(nèi)容主要包括四大部分，分別是管理職責(zé)、立卷歸檔、檔案時(shí)間和檔案保管。

1.1 管理職責(zé)

政府機(jī)關(guān)檔案管理人員在工作中必須認(rèn)真履行好崗位職責(zé)。貫徹落實(shí)政府檔案工作的法律法規(guī)和政策方針，健全完善的各種規(guī)章制度；對(duì)于政府機(jī)關(guān)各科室形成的不同門類檔案材料進(jìn)行仔細(xì)的整理收集，并且安排專人進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；嚴(yán)格管理政府機(jī)關(guān)及部門各個(gè)載體和門類的檔案；積極開展檔案史料的編排研究工作，為政府工作開展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；認(rèn)真做好機(jī)關(guān)檔案工作，并對(duì)本系統(tǒng)檔案工作和直屬工作單位進(jìn)行檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督；按照有關(guān)規(guī)定，向本級(jí)或上級(jí)檔案館提交應(yīng)該進(jìn)館的檔案；辦理上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交代的工作任務(wù)。

1.2 立卷歸檔

可以分為兩個(gè)方面：一方面是歸檔范圍，只要是反映本政府機(jī)關(guān)的工作和活動(dòng)，具有考察利用價(jià)值的錄音、圖片、錄音材料或者照片，都可以將其立卷歸檔。另一方面是歸檔要求，并不是所有的文件都可以歸檔。因此，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行歸檔的時(shí)候，必須要嚴(yán)格按照有關(guān)要求執(zhí)行。[1]各科室應(yīng)該根據(jù)立卷歸檔范圍，將具有保存價(jià)值的文件全部收集，并且進(jìn)行仔細(xì)的整理。根據(jù)文件的有機(jī)聯(lián)系和形成規(guī)律，對(duì)立卷進(jìn)行科學(xué)管理；政府機(jī)關(guān)的立卷歸檔工作需要在檔案室監(jiān)督下進(jìn)行。各科室應(yīng)該將歸檔完成的材料，按照立卷上面的要求，將其整理成卷，經(jīng)過檔案室工作人員檢查合格之后，才可以歸檔；對(duì)于聲像檔案，應(yīng)該在紙上記錄錄音或者攝像的對(duì)象、時(shí)間、中心內(nèi)容和地點(diǎn)。對(duì)于照片檔案，應(yīng)該將底片和展品分開整理歸檔；會(huì)計(jì)審計(jì)檔案應(yīng)該由財(cái)務(wù)按照歸檔的有關(guān)要求，認(rèn)真負(fù)責(zé)的進(jìn)行整理立卷；檔案室接收檔案的時(shí)候，各科室應(yīng)該將歸檔號(hào)的案卷編制好移交目錄，打印兩份。檔案人員根據(jù)目錄進(jìn)行清查，檢查其驗(yàn)收案卷質(zhì)量符合有關(guān)要求后，交接雙方才可以在移交目錄上簽字確認(rèn)，一份存放在本科室，一份存放在檔案室，這樣可以有備無患。

1.3 歸檔時(shí)間

政府機(jī)關(guān)文書檔案管理對(duì)歸檔時(shí)間有著嚴(yán)格的要求，并不是可以隨時(shí)將檔案進(jìn)行歸檔。一般來說，文書檔案工作在5月底之前必須完成接收工作；會(huì)計(jì)審計(jì)單位為了方便工作，可以由財(cái)務(wù)管理人員保管一年時(shí)間，并且必須要在次年6月份以前移交檔案室進(jìn)行保管；基建檔案完成基本建設(shè)竣工驗(yàn)收工作后，應(yīng)該將其整理成卷移交給檔案室進(jìn)行正確的保管。

1.4 檔案利用

政府機(jī)關(guān)檔案管理人員在進(jìn)行檔案利用的時(shí)候，必須要注意以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：政府機(jī)關(guān)有關(guān)工作人員因工作需求，必須要本科室負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核批準(zhǔn)，才可以瀏覽本科室的檔案材料。由于工作的需求，需要查找其他科室資料時(shí)，應(yīng)該征得其它科室負(fù)責(zé)人同意后，才可以進(jìn)行查找；摘抄檔案的時(shí)候，必須要填寫材料利用登記表。如果沒有得到檔案室的同意，切忌不可隨便復(fù)制或者復(fù)印檔案材料。[2]一般情況下，任何人都不可以從檔案室中帶出檔案。一旦遇到特殊的情況，借閱人需要辦理有關(guān)的借閱手續(xù)，并且在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)將其歸還；不可以對(duì)文件材料做出不文明的行為，比如：畫線、折疊、涂改以及剪裁等等，也不可以隨便折疊。

2 做好政府機(jī)關(guān)文書處理與檔案管理工作的具體方法

2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高專業(yè)素質(zhì)

政府機(jī)關(guān)文書處理與檔案管理人員自身必須要具備較好的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德。作為政府機(jī)關(guān)，要不斷建立健全培訓(xùn)教育體制，加強(qiáng)工作人員的政治理論和業(yè)務(wù)能力學(xué)習(xí)，有效提升管理人員的工作水平和責(zé)任意識(shí)。作為政府文書處理與檔案管理的工作人員，必須加強(qiáng)工作憂患意識(shí)和責(zé)任擔(dān)當(dāng)，在文書處理過程中，必須保證文件完整，努力做到不丟失、不破壞。[3]如果文件已經(jīng)出現(xiàn)破損，必須要采取正確的方式，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救。

2.2 實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的信息管理方式

政府機(jī)關(guān)文書處理與檔案管理工作中，不能一味的堅(jiān)持傳統(tǒng)的手工操作管理方式，要進(jìn)行適當(dāng)改進(jìn)創(chuàng)新，采用現(xiàn)代化的新型管理方式。在電腦上建立一個(gè)歸檔文檔。按照年度，將有關(guān)資料輸入到電腦里，比如：會(huì)議材料、請(qǐng)示報(bào)告、上級(jí)發(fā)文、發(fā)文時(shí)間、以及發(fā)文地點(diǎn)等等，根據(jù)年度將其存放在電腦光盤里面，這樣可以長時(shí)間保存，不僅真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的信息管理，而且方便利用，有效提高管理效率。

2.3 實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理規(guī)范化發(fā)展

在對(duì)事政府事業(yè)單位檔案計(jì)算機(jī)管理過程中，需要按照《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行，從而保證政府機(jī)關(guān)在檔案計(jì)算機(jī)管理期間數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)得到完善，保證數(shù)據(jù)格式朝著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，讓計(jì)算機(jī)檔案管理工作順利進(jìn)行，盡可能保證檔案資源實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享，讓政府機(jī)關(guān)檔案管理工作朝著規(guī)范性和透明性的方向發(fā)展。

4 結(jié)語

想要認(rèn)真做好政府機(jī)關(guān)文書處理與檔案管理工作，并不是一日可以完成的，而是一個(gè)漫長的過程，需要工作人員堅(jiān)持不懈的努力。作為政府機(jī)關(guān)相關(guān)部門，為了可以更好的促進(jìn)文書檔案事業(yè)的發(fā)展，工作人員必須要適當(dāng)改變管理理念，不斷加強(qiáng)自身的專業(yè)素質(zhì)，為社會(huì)進(jìn)步和國家發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]諶啟莉.淺談如何做好文書檔案工作[J].內(nèi)江科技，2017，38（08）：16.

[2]王晶.淺談如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（09）：121.

[3]周偉.淺談?wù)畽C(jī)關(guān)文書處理與檔案管理工作[J].蘭臺(tái)世界，2012（S3）：85.