高職院校檔案信息化的主要問題及解決對策

王秋蘭

摘 要：隨著現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息化已經(jīng)貫徹到了各行各業(yè)之中，高等院校檔案信息化建設(shè)也成為了高等院校融入現(xiàn)代化發(fā)展的必經(jīng)之路。本文首先對高校檔案信息化建設(shè)的必然性進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)之上研究了當(dāng)前高職院校檔案信息化建設(shè)中主要存在的問題，并針對性的提出了解決對策，旨在為相關(guān)的工作者提供參考性意見。

關(guān)鍵詞：高職院校：檔案信息化：問題：對策

如今，社會信息化已經(jīng)成為了時代的主流，為了進(jìn)一步適應(yīng)時代發(fā)展的步伐與變化，高職院校必須對自身的檔案信息化建設(shè)進(jìn)行完善，保持與時俱進(jìn)的發(fā)展目光，對當(dāng)代的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行充分的利用，改善傳統(tǒng)的管理模式，運用新思維、新角度對高職院校信息進(jìn)行管理，加快信息化建設(shè)， 能夠?qū)Y源進(jìn)行合理、有效的利用，最終滿足高職院校檔案信息化的需求。

1 檔案信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然趨勢

社會的發(fā)展與信息化建設(shè)有著密切的聯(lián)系，當(dāng)代人們的生活、工作與學(xué)習(xí)已經(jīng)與信息化觸手可及，高校檔案作為高校發(fā)展中重要的環(huán)節(jié)之一，具有著舉足輕重的作用，隨著社會的不斷發(fā)展以及檔案重要性的不斷加深，高校檔案已經(jīng)從傳統(tǒng)的額單一性發(fā)展成了具有多元性的特點，涉及到社會的多個領(lǐng)域之中，開放式的網(wǎng)絡(luò)管理需求越來越大，因此，加快檔案信息化建設(shè)具有著時代性。新時代的檔案不僅在數(shù)量上得到了增加，在內(nèi)容與形式上也更加的豐富飽滿，實現(xiàn)了全面、文檔信息化共享、歸檔材料配套電子信息化、調(diào)取檔案的利用手段將成為檔案信息化發(fā)展的必然趨勢，傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)無法進(jìn)一步適應(yīng)時代的發(fā)展，同時也滿足不了人們對檔案的需求。這就要求著創(chuàng)造出更加科學(xué)、高校的方式適應(yīng)發(fā)展的需要。時代的發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理已經(jīng)從紙質(zhì)的時代過度到運用信息化的手段，紙質(zhì)檔案不便于封存，運輸、查閱資料也十分的笨拙，已經(jīng)無法滿足信息對載體的要求，所以，檔案信息化是一種適應(yīng)社會發(fā)展的必然趨勢。

2 高職院校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 重視程度不足

一些高職院校的自身檔案管理水平和條件不足，對檔案管理的重視力度不夠，仍然運用傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化管理不到位，工作效率低下，個別院校對檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足，布置了一些基本設(shè)施與條件只是為了單純應(yīng)付上級的檢查， 這樣的做法不僅不利于檔案工作的管理，拖后了檔案建設(shè)的進(jìn)程，也阻礙了院校的正常、有序發(fā)展。

2.2 缺乏先進(jìn)設(shè)備與安全性

部分高校的檔案信息建設(shè)的設(shè)備相對較為落后，用于檔案管理的軟件不成熟，使得一些檔案的數(shù)據(jù)無法及時的進(jìn)行共享，降低了檔案工作的工作效率，檔案管理相關(guān)的配備系統(tǒng)不成熟也會容易受到電腦病毒的侵蝕與攻擊，對檔案文件的安全性有著極大的威脅與破壞性，嚴(yán)重的情況會直接導(dǎo)致電腦陷入癱瘓的狀態(tài)，后果將不堪設(shè)想，造成的損失也不可挽回。

2.3 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理越來越多樣化，檔案的內(nèi)容也越來越豐富，檔案資料的數(shù)量呈直線上升，相關(guān)的檔案工作變得繁重起來，加上檔案工作是一項較為固定的工作形式，工作環(huán)境以及工作內(nèi)容也是一成不變，檔案管理工作并不是高校中炙手可熱的工作，所以，一些年輕的人才并不愿意接觸檔案管理相關(guān)的工作，這樣的情況使得一些并不專業(yè)的人開始從事檔案管理工作，這些檔案管理人員的年齡一般較大，大部分的人對計算機(jī)的使用只是簡單的操作，對于一些安全防護(hù)等問題并不了解，這就導(dǎo)致高校檔案管理存在著很大的不足之處，檔案管理人員同時缺乏著創(chuàng)新的意識，缺少專業(yè)的技能，自身的思想老舊，很難滿足高職院校檔案信息化建設(shè)發(fā)展的需求。

3 推進(jìn)高職院校檔案信息化的策略

3.1 更新觀念、加大宣傳力度

增進(jìn)高校全體人員對檔案管理重要性的認(rèn)識，是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案管理工作人員要保持與時俱進(jìn)的管理理念，不斷的學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方式，增強(qiáng)自身的管理手段，高校也應(yīng)該不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的力度，積極開展培訓(xùn)活動，定期的為檔案工作人員組織學(xué)習(xí)活動，豐富檔案工作人員的知識儲備與技能，積極學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)介質(zhì)存儲、聲像技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。改善檔案管理工作機(jī)制，完善獎勵制度，增進(jìn)工作人員的積極性，大力引進(jìn)優(yōu)秀的人才，創(chuàng)造良好的工作氛圍，只有檔案管理工作得到了真正的重視，相關(guān)的創(chuàng)新工作才能得以有效的開展。

3.2 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保障

高職院校也要重視檔案管理的安全保障問題，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的管理，規(guī)范管理體制，通過通信加密、防病毒、訪問控制、識別等有效的方法進(jìn)行保障。保證網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)臋C(jī)密性、完整性和真實性，高職院校必須對檔案信息進(jìn)行備份、避免一些文件因為操作不當(dāng)出現(xiàn)丟失的情況。一些工作人員淡漠計算機(jī)安全問題，在工作期間使用電腦登錄一些校外網(wǎng)站，導(dǎo)致電腦遭遇一些病毒入侵，因此，學(xué)校應(yīng)該對網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行嚴(yán)格的審查和篩選，明令禁止登錄有安全隱患的網(wǎng)站。督促相關(guān)的檔案管理人員加強(qiáng)自身的工作態(tài)度，加強(qiáng)對檔案的安全性認(rèn)識，這樣才能進(jìn)一步起到對檔案的網(wǎng)絡(luò)安全保障。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)型的人才

加強(qiáng)檔案隊伍的建設(shè)，離不開對人才的培養(yǎng)，高職院校應(yīng)該積極的對人才展開管理培訓(xùn)，通過定期的管理學(xué)習(xí)讓工作人員學(xué)習(xí)到先進(jìn)的管理理念，充分的尊重每一位人才，給予人才一定的工作空間，這樣才能最大程度上發(fā)揮工作人員的創(chuàng)造性，有利于加強(qiáng)高校檔案工作方式的創(chuàng)新，對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過不斷的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，讓工作人員的管理方式與水平更加具有著專業(yè)性，即使一些并不具備專業(yè)的管理水平通過學(xué)習(xí)也會增加自身的知識儲備，完善自身的工作技能，如果早工作與學(xué)習(xí)中仍然存在工作能力不足的情況，就需要對其進(jìn)行換職處理。并大力的引進(jìn)專業(yè)人才，鼓勵專業(yè)性的人才與非專業(yè)性的人才進(jìn)行交流，這樣才能更好的帶動整個工作氛圍，優(yōu)化組合，只有掌握了現(xiàn)代技術(shù)的技能型人才，高校檔案管理工作才能適應(yīng)信息化對檔案事業(yè)發(fā)展的高要求。

4 結(jié)語

綜上所述，高職院校檔案信息化是時代發(fā)展的大勢所趨，但是在發(fā)展的過程中，高職院校檔案信息化管理仍然存在著一些問題，這就需要高校應(yīng)該充分重視檔案信息化建設(shè)的重要性，完善檔案信息化管理的方式與手段，檔案管理人員也要更新管理理念，保持與時俱進(jìn)的發(fā)展目光，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保障方面的學(xué)習(xí)，不斷的提升自身管理水平，最終促進(jìn)高職院校檔案信息化的發(fā)展。

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