簡析事業(yè)單位檔案管理工作存在問題及解決方案

何秀娥 李皓婷

摘 要：事業(yè)單位檔案管理工作對整個單位的歷史記錄和發(fā)展起著舉足輕重的作用，我們必須引起高度的重視。目前事業(yè)單位檔案管理工作存在一些嚴重問題，導(dǎo)致檔案的巨大價值難以發(fā)揮。基于此，筆者簡單分析一下事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題及解決方案。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；存在問題；解決方案

檔案生命力的根基就在于自身所特有的憑證作用和參考作用。檔案文件資料收集越是完整、齊全，越能體現(xiàn)檔案的價值。如今時代在飛速發(fā)展，新的法律法規(guī)、業(yè)務(wù)規(guī)范、工作方式層出不窮，過去落后的檔案管理模式必須進行更新和轉(zhuǎn)變。

1事業(yè)單位檔案管理工作重要性

檔案工作是事業(yè)單位發(fā)展中十分重要的組成部分，是科學(xué)有效地對整個單位工作的記錄和總結(jié)，可以為后人提供寶貴的參考價值和經(jīng)驗。事業(yè)單位檔案管理水平的高低，直接影響到檔案管理部門提供檔案服務(wù)、滿足社會需要的能力，以及利用者獲得所需信息的全面性和高效性。

2事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

目前我國事業(yè)單位檔案管理平均水平仍然處于從傳統(tǒng)的檔案管理向現(xiàn)代化新型檔案管理的轉(zhuǎn)型階段，還沒有達到預(yù)期的效果，實際還存在很多尚未處理好的問題。

2.1對檔案管理工作重視不夠、專業(yè)管理人才缺乏

部分事業(yè)單位在一定程度上忽略了檔案管理工作的重要性，沒有認識到檔案工作的真正價值和意義，只把它當(dāng)成簡單整理、歸檔和保管的事務(wù)性工作進行處理。同時檔案管理員是檔案管理工作的直接執(zhí)行者，檔案管理工作中運用的現(xiàn)代化技術(shù)、設(shè)備是由人掌握的，科學(xué)的管理也是由人來實施的，他們素質(zhì)的高低會直接影響工作質(zhì)量。

2.2檔案管理制度不健全

部分事業(yè)單位檔案管理部門立卷歸檔、保管、保密、利用、人員崗位職責(zé)的檔案管理制度不健全，也有的單位雖然建立了管理制度，卻只在于形勢執(zhí)行不嚴。

2.3檔案資源利用率低

檔案管理部門應(yīng)準確、及時掌握檔案的利用效果，不斷改進利用工作。不能只限于對資料的收集和保存，一些非常有價值的社會性、歷史性檔案資源得不到重視，沒有進行有效地整理、開發(fā)，成為了被封存的珍寶，無法全方位體現(xiàn)出它的價值。

2.4檔案管理設(shè)備落后、信息化程度不高

在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理過程中，大部分管理部門還是使用傳統(tǒng)的管理方式，未有效運用現(xiàn)代化信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，這與現(xiàn)今時代的發(fā)展不相匹配。除了現(xiàn)代化信息技術(shù)外，還有一些單位檔案管理的庫房建造等硬件設(shè)施也不符合檔案管理要求，設(shè)備也得不到及時的更新。

3如何解決事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

3.1加大對檔案管理工作重視、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和其他員工對檔案管理工作的重視程度是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。比如通過積極宣傳、匯報等方式加強他們的認識。檔案管理人員必須具備很強的專業(yè)知識和技能，在確保檔案的有效保護和利用的同時，還應(yīng)積極研究各類檔案的檢索、編目、編研等直接輔助手段。平時通過定期培訓(xùn)或者講座的方式，為管理人員提供更多交流與社會實踐機會，鼓勵其不斷學(xué)習(xí)，努力提升業(yè)務(wù)素質(zhì)及愛崗敬業(yè)的意識。不斷保持檔案工作的先進性、專業(yè)性和規(guī)范性。

3.2健全檔案管理制度

檔案管理制度是開展檔案管理工作的重要依據(jù)。要根據(jù)本單位實際情況，按照合理性、科學(xué)性、約束雙向性的特點制定科學(xué)、統(tǒng)一簡明實用的技術(shù)規(guī)范和檔案管理制度，并嚴格按照制度實施管理。首先，要在依法管理的基礎(chǔ)上不斷完善和健全檔案管理制度。其次，在檔案管理機制完善過程中，應(yīng)遵循人性化的理念。

3.3充分利用檔案

建立檔案不是收藏，而是為了利用。事業(yè)單位面對檔案未充分利用的問題我們要做到：第一、提高認識，加強宣傳。第二、提高檔案管理人員的認識，變被動為主動：加強檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整；加大對檔案的審查、編排力度；完善檔案檢索工具等等。第三、加強使用者對檔案利用工作的了解。通過展覽和陳列的方式系統(tǒng)的揭示和介紹檔案內(nèi)容，還可以提供咨詢服務(wù)，讓使用者更為集中系統(tǒng)的了解檔案廣泛的社會作用。

3.4加強檔案配套設(shè)施建設(shè)、檔案管理的信息化建設(shè)

事業(yè)單位在信息化檔案管理工作中，有必要加大資金與技術(shù)的支持力度，加強檔案配套設(shè)施建設(shè)，運用科學(xué)的方法和手段來研究和處理問題，例如：充分合理運用聲像多媒體技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、縮微技術(shù)等，把檔案案卷進行數(shù)字化的處理，便于檢索和遠程利用，實現(xiàn)各類信息資源共享、傳遞、顯示、分析、存儲以及利用的一體化管理模式，推動檔案管理的信息化發(fā)展進程。即實現(xiàn)“存量數(shù)字化，增量電子化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化”。并且要不斷研制和改進實用、通用軟件。其次，做好備份工作，比如通過微縮復(fù)制技術(shù)、臨摹技術(shù)、異地備份等，做到有備無患。

3.5完善檔案保密機制和安全防控體系

檔案管理過程中保密性和安全性是不可忽略的兩個重要問題。檔案的安全保密防控涉及到軟硬件技術(shù)、制度、人員教育與管理等問題。首先，認真落實檔案安全保密工作責(zé)任制、加強檔案設(shè)施設(shè)備和利用安全保密制度建設(shè)。明確安全保密工作責(zé)任人和工作職責(zé)。其次，按照檔案的重要程度進行分級保護工作。最后，必須主動防御，使用信息認證、防寫處理、密鑰技術(shù)、防火墻等技術(shù)措施確保電子檔案的安全?？傊覀円⑷朔?、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系，以確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息安全。

4結(jié)語

綜上所述，目前事業(yè)單位檔案管理模式在實踐中已經(jīng)暴露出了很多的問題和不足，檔案管理工作的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和方式也在不斷的變化，我們一定要以“以人為本、服務(wù)第一、安全優(yōu)先”的原則，充分發(fā)揮檔案工作無處不在的特點，實現(xiàn)檔案價值最大化。

參考文獻

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