探究新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)

付玉環(huán)

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，人事檔案管理受到了廣泛的關(guān)注。隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣和普及，我國(guó)企業(yè)原有的生產(chǎn)管理方式得到改變。作為事業(yè)單位管理中非常重要的部分，人事檔案的管理工作和單位的生存與發(fā)展有著直接關(guān)系。文章通過(guò)分析當(dāng)前企事業(yè)單位人事檔案的管理工作中存在的問(wèn)題，指出人事檔案管理工作對(duì)于企事業(yè)單位的重要性，并就建設(shè)人事檔案管理的信息化提出了建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)；問(wèn)題；解決措施

所謂人事檔案，就是對(duì)家庭情況、工作業(yè)績(jī)和個(gè)人經(jīng)歷等各方面信息的記載，可以說(shuō)是一個(gè)比較完善的個(gè)人信息儲(chǔ)存庫(kù)，其對(duì)于企事業(yè)單位進(jìn)行人才的選拔、晉級(jí)和晉升等人力資源方面的開(kāi)發(fā)和管理工作有著重要作用。而面對(duì)新的時(shí)代背景以及人事制度改革的不斷深入，人事檔案的管理工作也由傳統(tǒng)人工手工的管理方式向著現(xiàn)代信息化的管理方式轉(zhuǎn)變，這種高效化的人事檔案管理方式已然成為新的研究課題。

1 建設(shè)人事檔案信息化建設(shè)的重要作用

1.1 能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息資源的全面共享

在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，信息資源是一種重要性資源。在一定程度上講，積極開(kāi)展人事檔案信息化全面建設(shè)，能夠發(fā)揮人才價(jià)值，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)資源的共享，進(jìn)而為現(xiàn)代化建設(shè)提供相關(guān)的服務(wù)。另外，將科學(xué)化管理運(yùn)用其中，能夠給人事信息進(jìn)行加密措施，進(jìn)而促進(jìn)人才的有效發(fā)展。

1.2 能夠?qū)θ耸聶n案信息進(jìn)行有效查閱

以往在查閱檔案過(guò)程中，需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間。但當(dāng)前只需運(yùn)用計(jì)算機(jī)就能進(jìn)行集成處理，對(duì)于復(fù)雜性數(shù)據(jù)來(lái)講，能夠在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行快速處理。不僅查閱時(shí)間較短，同時(shí)查閱程序十分簡(jiǎn)化。相對(duì)而言，數(shù)字化能夠促使檔案查閱具有一定的便捷性。當(dāng)前數(shù)字化已經(jīng)取代了館藏人事資料的信息，進(jìn)而給人們查閱信息提供一定的便利性，最終充分發(fā)揮了檔案的使用價(jià)值。

1.3 檔案資源能夠得到充分性利用

在新的形勢(shì)下，將計(jì)算機(jī)進(jìn)行充分性利用，促使應(yīng)用檔案信息資源這樣的比重逐漸提高。在人事檔案管理中，發(fā)揮了較大的作用。對(duì)于人事檔案來(lái)講，主要是為人事工作提供相關(guān)服務(wù)，將軟件進(jìn)行充分性利用，能夠構(gòu)建出全面化的人事檔案資源模式。這樣的管理模式，不僅能夠滿(mǎn)足檔案管理實(shí)際需求，同時(shí)還能促進(jìn)社會(huì)的快速發(fā)展，進(jìn)而為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供相關(guān)服務(wù)。

2 當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)面臨的現(xiàn)狀

2.1 缺乏足夠的重視

目前來(lái)說(shuō)，許多企事業(yè)單位都沒(méi)有給予人事檔案管理工作足夠的重視，很多單位的領(lǐng)導(dǎo)還存在著“人事管理沒(méi)有效益”的錯(cuò)誤觀(guān)念，因此忽略了對(duì)人事檔案管理的投入，以至于檔案管理工作的基礎(chǔ)薄弱，管理制度也不夠完善且形同虛設(shè)，而這一切都導(dǎo)致人事檔案管理的工作不能發(fā)揮其真正的作用。

2.2 缺乏專(zhuān)業(yè)的人才

當(dāng)前我國(guó)多數(shù)的企事業(yè)單位中，進(jìn)行人事檔案管理工作的人員都存在著年齡較大的問(wèn)題，而且有些工作人員還是照顧性調(diào)進(jìn)，這些專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低下、未受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的工作人員給正常的人事檔案管理工作帶來(lái)許多阻礙。管理人員的思想陳舊，進(jìn)行檔案管理還是守著老一套，不利用新技術(shù)，而懂得利用新技術(shù)的年輕工作人員卻缺少管理人事檔案的基礎(chǔ)原則、知識(shí)和流程。專(zhuān)業(yè)人才的缺乏給人事檔案的管理工作帶來(lái)了很大難度。

2.3 缺乏先進(jìn)的手段

面對(duì)當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展的新形勢(shì)，我國(guó)很多企事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案的管理工作還依然墨守成規(guī)、故步自封，依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案建立和保管的方式，即使部門(mén)配備了電腦，卻無(wú)法充分利用，沒(méi)有建立電子檔案、進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)與檢索的意識(shí)，白白浪費(fèi)了大好資源，也使得人事檔案管理的工作效率極低。

2.4 缺乏完善的制度

如同人事檔案管理的工作手段一樣，很多企業(yè)單位同樣缺乏完善的人事檔案管理制度，面對(duì)信息化的發(fā)展還是依靠過(guò)往陳舊的制度，跟不上時(shí)代的步伐。就是因?yàn)椴荒芨鶕?jù)信息化發(fā)展的要求以及自身工作實(shí)際而制定出完善合理的人事檔案管理制度，以至于很多企事業(yè)的人事檔案管理工作存在著許多問(wèn)題，甚至阻礙自身單位的發(fā)展。

3 人事檔案管理信息化建設(shè)的具體對(duì)策

3.1 強(qiáng)化認(rèn)識(shí)

目前很多企事業(yè)單位不能發(fā)揮出人事檔案管理最大效益的一個(gè)重要問(wèn)題就是沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，因此想要成功開(kāi)展檔案管理的信息化建設(shè)，就必須強(qiáng)化單位的認(rèn)識(shí)。只有單位領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀(guān)念，才能跟上時(shí)代的步伐，依靠信息化技術(shù)來(lái)提高人事檔案管理的工作效率，促進(jìn)單位管理的高效化。

3.2 積極培養(yǎng)全面化人事檔案管理隊(duì)伍

對(duì)于檔案管理人員來(lái)講，檔案管理信息化需要一定的業(yè)務(wù)水平。因此，作為檔案管理人員，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的全面化學(xué)習(xí)，進(jìn)而豐富自身的知識(shí)儲(chǔ)備，同時(shí)還應(yīng)學(xué)習(xí)人事檔案管理相關(guān)知識(shí)，將現(xiàn)代化技術(shù)利用其中。促使成為對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)具有全面了解，同時(shí)還能靈活的運(yùn)用計(jì)算機(jī)的管理人員。另外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行思想政治教育，這樣的方式，不僅能夠強(qiáng)化責(zé)任心，同時(shí)還能促進(jìn)政治覺(jué)悟的提高。

3.3 配備設(shè)備

想要成功開(kāi)展人事檔案管理的信息化建設(shè)，除了要有足夠的重視，還需要實(shí)際的“物質(zhì)條件”，所以企事業(yè)必須要加大對(duì)人事檔案管理的投入，引進(jìn)各種先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，同時(shí)也需要建立一套完善的網(wǎng)絡(luò)信息的管理系統(tǒng)，這是檔案進(jìn)行信息化管理的一個(gè)重要的硬件設(shè)備和物質(zhì)基礎(chǔ)，同時(shí)也是主要的信息傳輸與共享的方式。

3.4 建立制度

制度的保障對(duì)于人事檔案管理信息化的建設(shè)有著非常重要的作用，正是由于相關(guān)管理制度的缺失，才導(dǎo)致現(xiàn)階段人事檔案管理工作中存在著許多問(wèn)題。所以企事業(yè)單位必須要結(jié)合當(dāng)前信息化時(shí)代的背景特點(diǎn)以及自身單位檔案管理工作的實(shí)際來(lái)制定出一套科學(xué)合理的規(guī)章制度，以保證工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)能有據(jù)可依、有章可循，從而促進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化，最終發(fā)揮出檔案管理的真正效益。

4 新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

4.1 有助于查閱人事檔案管理的相關(guān)信息

傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案在查閱時(shí)通常要花費(fèi)很多時(shí)間，但是信息化條件下的人事檔案管理工作卻不再如此。通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)各種信息進(jìn)行集成處理，能夠簡(jiǎn)化各種復(fù)雜數(shù)據(jù)，而在電子化和數(shù)字化的條件支撐下，對(duì)檔案進(jìn)行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質(zhì)檔案，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檢索，信息能在最快時(shí)間內(nèi)被查閱出來(lái)，極大地發(fā)揮出了檔案的使用價(jià)值。

4.2 有助于共享人事檔案管理的信息資源

信息化時(shí)代的背景之下，信息資源已然成為現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的條件下的一種重要的戰(zhàn)略資源，加強(qiáng)信息化的關(guān)聯(lián)效應(yīng)，利用不同信息交叉管理的應(yīng)用，能夠創(chuàng)造出各種商機(jī)，因此對(duì)人事檔案的管理進(jìn)行信息化的建設(shè)也是促進(jìn)企事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要途徑，加密人事信息，推動(dòng)人才的建設(shè)發(fā)展，不僅能夠發(fā)揮出人才的最大價(jià)值，而且通過(guò)信息資源的共享也能更好地服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，人事檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展中，進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)人事信息管理水平的提高，還能提升人才信息社會(huì)服務(wù)質(zhì)量。就整體而言，人事檔案信息化建設(shè)是復(fù)雜性任務(wù)，在新的形勢(shì)下，應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面培訓(xùn)，將現(xiàn)代信息技術(shù)利用其中，進(jìn)而對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理，不僅能夠促進(jìn)人員綜合素質(zhì)的提高，同時(shí)還能促進(jìn)檔案管理水平的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]王曉帆，劉惠，田新贊新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路探析[J]辦公室業(yè)務(wù)，2016，（24）：79.

[2]楊旭論新形勢(shì)下檔案管理的信息化建設(shè)與實(shí)踐[J]通訊世界，2016，（21）：212-213.

[3]楊秀梅新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J]黑龍江科學(xué)，2016，7（13）：142-143.