城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案的開發(fā)利用

童正花

摘 要：城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案是對參保單位和個人權(quán)益的真實(shí)記錄，是確定參保個人享受城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險待遇的重要依據(jù)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理，更好、更深入、更安全地開發(fā)利用社保社會養(yǎng)老保險檔案，使其發(fā)揮最大的作用，已經(jīng)成為今后城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案工作的必然趨勢。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險 檔案 管理現(xiàn)狀 開發(fā)利用

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案是對參保單位和個人權(quán)益的真實(shí)記錄，是確定參保個人享受城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險待遇的重要依據(jù)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的管理，更好、更深入、更安全地開發(fā)利用城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案，使檔案發(fā)揮其最大的作用，已經(jīng)成為今后城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案工作的必然趨勢。盤龍區(qū)2011年7月被國務(wù)院批準(zhǔn)為全國第三批新型農(nóng)村和城鎮(zhèn)居民社會養(yǎng)老保險試點(diǎn)縣，截止目前，全區(qū)已有105391人參加城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案已全部規(guī)范化整理歸檔，并進(jìn)行信息化管理。

1 城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理的現(xiàn)狀：

1）對檔案的重視程度不夠。在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，由于還沒有充分意識到城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理的重要性，對其認(rèn)識還停留在信息收集與整理階段，由于重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理的理念和手段相對比較落后，在檔案信息的處理分析方面存在不足之處，存在重業(yè)務(wù)經(jīng)辦，輕檔案管理的現(xiàn)象。另外，在檔案管理工作中的資金及人力資源的投入也相對比較缺乏，使城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案工作缺乏必要的基礎(chǔ)和保障。

2）檔案管理工作不規(guī)范。隨著社會的發(fā)展，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險參保人數(shù)逐漸增多，對檔案管理提出了更高的要求?！渡鐣ｋU業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》對社會保險業(yè)務(wù)檔案資料收集、管理等方面進(jìn)行了明確要求，但是從目前來看，在城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案收集整理的過程中還是有很多參保繳費(fèi)、信息變更、注銷登記等資料填寫不規(guī)范，姓名、身份證號、聯(lián)系電話、家庭住址等數(shù)據(jù)填寫不準(zhǔn)確，時有印章缺失、人為涂改、填寫資料不完全等情況發(fā)生，導(dǎo)致城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案資料完整性、客觀性、準(zhǔn)確性較差。另一方面，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理的規(guī)章制度不健全，對檔案的管理分類，保管期限的界定存在模糊不清晰的情況。

3）檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)。目前雖然各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)都已經(jīng)確立了專兼職的城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理人員，也接受了檔案知識的培訓(xùn)，但是對城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理的專業(yè)性有所欠缺，平時對業(yè)務(wù)經(jīng)辦知識培訓(xùn)的較多，對檔案管理知識培訓(xùn)開展的較少，檔案管理人員對檔案規(guī)范化管理交流的機(jī)會也不多。另外一方面，檔案管理人員的知識水平和責(zé)任心參差不齊，知識水平高，工作經(jīng)驗(yàn)豐富，責(zé)任心強(qiáng)的檔案收集整理做得就比較好，檔案管理比較規(guī)范。

4）檔案保護(hù)工作不到位。目前的城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案大部分還是以紙質(zhì)檔案為主，在檔案的存放工程中，受到外界環(huán)境作用容易出現(xiàn)損壞的問題。一般情況下對于檔案的存放需要專門的庫房，但是在有的地方由于受到資金條件的限制，不能設(shè)置專門的庫房來進(jìn)行存放工作，或者是存放的庫房中缺乏必要的防范設(shè)備，使得存放的過程中對檔案的使用性能造成影響。

5）檔案管理的信息化水平不高。檔案信息化是國家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案的內(nèi)容非常豐富，涉及面廣，具有很強(qiáng)的動態(tài)性，隨著社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案需進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化管理。有的城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，延續(xù)的是傳統(tǒng)的檔案管理模式，對檔案管理的信息化不夠重視，信息化水平不高。

2 提高城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案開發(fā)利用的措施：

1）充分認(rèn)識檔案管理的重要性。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，社會保險體系的建設(shè)已成為各級黨委和政府關(guān)心、社會關(guān)注、群眾關(guān)心的熱點(diǎn)問題。在工作中，我們要加大城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案工作宣傳力度，結(jié)合城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作，采取會議培訓(xùn)、廣播宣傳、黑板報、印發(fā)宣傳資料等靈活多樣的方式方法，廣泛宣傳城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，加大對城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府對城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實(shí)解決城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現(xiàn)實(shí)問題，為建設(shè)和完善城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。

2）檔案規(guī)范化管理。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國檔案法》、《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》和上級相關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度來管理檔案，建立健全城鄉(xiāng)居民社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的工作職責(zé)、立卷歸檔、查閱利用、庫房管理、鑒定銷毀等制度并認(rèn)真落實(shí)，確保城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放，嚴(yán)防毀損、遺失和泄密。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)過程中形成的參保、繳費(fèi)、轉(zhuǎn)移、注銷等資料，按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。要重點(diǎn)加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案的收集整理，合理界定形成材料的歸檔范圍，科學(xué)界定檔案保管價值，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，認(rèn)真做好各類資料的歸集和整理工作，保證歸檔資料齊全、完整、準(zhǔn)確。要重視電子文檔的管理，相關(guān)電子文本實(shí)行脫機(jī)備份，本地和異地各保存1份，并與紙質(zhì)檔案建立有機(jī)聯(lián)系，確保齊全完整和信息安全。

3）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案工作是一項政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須掌握一定的業(yè)務(wù)知識，具備計算機(jī)實(shí)際操作能力。在加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險管理工作之中，一定不能忽視對城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理人員素質(zhì)的提升，在城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作人員的招聘過程中就要注意對其的高標(biāo)準(zhǔn)和高要求，培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)、勤勤懇懇的工作態(tài)度，加強(qiáng)對其工作過程的監(jiān)督，使得工作人員對城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理更加科學(xué)規(guī)范。同時要注重對工作人員工作熱情的激發(fā)，可以建立一些獎懲制度，通過獎勵工作態(tài)度積極和工作業(yè)績突出的員工來激勵全體人員科學(xué)、高效地工作，為建立健全社會保障體系做出貢獻(xiàn)。

4）加強(qiáng)檔案的保護(hù)工作。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)備有防火、防盜、防霉、防潮等適合保管檔案的專用庫房。在進(jìn)行檔案管理的同時，需要按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)加強(qiáng)保護(hù)工作，適當(dāng)加大在檔案管理方面的資金投入，在條件允許的情況下配備專門存放檔案的庫房，同時保證庫房的配套設(shè)備達(dá)到材料存放的要求。

5）應(yīng)用信息化的手段管理檔案。傳統(tǒng)的檔案管理方式，在使用效率方面已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展的需求，不僅影響到工作效率，而且不利于檔案資源的開發(fā)利用。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和檔案行政管理部門要努力合作，共同促進(jìn)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案信息資源的整合與共享，提高城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案的利用效率。通過信息化管理方式，可促進(jìn)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性，對于檔案資源的開發(fā)利用提供了有利的條件。

6）積極主動地利用檔案?！肮芾硎鞘侄危?wù)才是目的”，提升檔案的利用價值，才能充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。以前城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理服務(wù)工作局限在“你用我查”，“坐等上門”的狀態(tài)上，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，這種服務(wù)方式已跟不上時代，也不利于檔案的利用，要做到變被動為主動，積極主動地開發(fā)利用城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案信息資源，從封閉、半封閉的服務(wù)向開放式服務(wù)轉(zhuǎn)化，滿足參保人員對城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案的需求。

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案作為一種重要的民生檔案，是對參保單位和個人權(quán)益的真實(shí)記錄，是實(shí)現(xiàn)為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的必要條件。在時代快速發(fā)展的時代背景下，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案資源具有非常重要的利用價值，通過城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案資源的開發(fā)利用，可更好地為廣大的參保群眾服務(wù)。