檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制措施

孫曉芳

摘 要：在檔案管理中檔案數(shù)字化是一種重要方式。檔案數(shù)字化盡管方便了檔案管理，但是檔案數(shù)字化管理在質(zhì)量和安全保密控制上有著更為嚴(yán)格的要求。因此，十分有必要研究檔案數(shù)字化質(zhì)量和安全保密控制措施。對(duì)此，本文筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制措施進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；質(zhì)量；安全保密

在信息時(shí)代中，互聯(lián)網(wǎng)得到了廣泛的應(yīng)用，在一定程度上提高了檔案資料的利用率，在檔案管理中既要使檔案數(shù)字化的質(zhì)量得到保證，也要對(duì)檔案的安全性得到保證，這對(duì)檔案管理人員的技術(shù)提出了更為嚴(yán)格的要求，其必須將一定的保密控制措施掌握到，這樣才能安全共享檔案信息資源。

一、檔案數(shù)字化質(zhì)量及安全保密控制概述

首先，檔案數(shù)字化質(zhì)量控制。質(zhì)量控制也就是對(duì)質(zhì)量予以控制的方法和活動(dòng)的總稱，主要是為了有效控制質(zhì)量，及時(shí)制止或糾正質(zhì)量不達(dá)標(biāo)或不滿意的地方，最終確保質(zhì)量合格，檔案是一種極為重要的參考資料，所以在信息化管理中，應(yīng)高度重視質(zhì)量控制。

其次，檔案數(shù)字化安全保密控制。檔案安全保密性工作在檔案管理中發(fā)揮著極為重要的作用，其安全保密控制可以使檔案實(shí)體的安全性實(shí)現(xiàn)，保證數(shù)據(jù)和信息安全，把保密措施做好，是有效利用檔案的前提。

二、提高檔案數(shù)字化質(zhì)量的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案數(shù)字化管理是一種新興工作模式，相關(guān)工作人員一定要對(duì)數(shù)字化檔案管理技術(shù)予以合理應(yīng)用，為了將工作人員的技術(shù)水平提高，檔案管理的管理人員需要定期培訓(xùn)工作人員，還要嚴(yán)格選拔工作人員，對(duì)其工作崗位進(jìn)行合理安排，將人力資源充分利用起來，還要把工作人員的數(shù)字化技術(shù)水平提高。在選拔人員的時(shí)候，要選擇責(zé)任心強(qiáng)、工作細(xì)心的援用，在工作中，要積極培訓(xùn)員工的道德素質(zhì)和專業(yè)技能，這樣才能使檔案數(shù)字化管理順利進(jìn)行[1]。在工作，發(fā)現(xiàn)問題務(wù)必要在第一時(shí)間解決，還要改善和改進(jìn)工作環(huán)節(jié)。

（二）建立健全檔案管理制度

檔案數(shù)字化是基于檔案信息化建設(shè)背景而展開的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，必須嚴(yán)格堅(jiān)持統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)諸多相關(guān)的規(guī)章制度予以完善，使數(shù)字檔案信息資源的互連和共享得到保證。例如，按照《中華人民共和國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中要對(duì) 《檔案數(shù)字化加工操作規(guī)程》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》等規(guī)章制度予以制定，讓檔案數(shù)字化工作嚴(yán)格按照規(guī)定展開。當(dāng)然，把這些數(shù)字檔案管理制度建立起來后，最關(guān)鍵的是要保證這些制度可以真正落到實(shí)處。檔案管理部門可以指派專門的監(jiān)督人員，既要擔(dān)負(fù)其宣傳推廣這些制度的責(zé)任，讓檔案管理人員可以大概了解到這些新制度，同時(shí)還要對(duì)這些制度的具體執(zhí)行情況予以監(jiān)督，指正批評(píng)違法管理制度。

（三）完善檔案管理數(shù)字軟件系統(tǒng)

把檔案管理數(shù)字化工作做好，必須對(duì)檔案管理數(shù)字軟件系統(tǒng)予以完善，充分利用先進(jìn)的專業(yè)軟件，使檔案管理工作的質(zhì)量水平得到提高，將檔案管理數(shù)字化的使用功能充分發(fā)揮出來[2]。第一，借助先進(jìn)軟件系統(tǒng)使檔案數(shù)據(jù)信息收集、存儲(chǔ)、檢索工作的高質(zhì)量目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)，為檔案管理人員作出提醒，讓其及時(shí)把檔案數(shù)據(jù)信息中的數(shù)據(jù)和格式等方面的錯(cuò)誤發(fā)現(xiàn)。第二，將檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率全面提高，借助先進(jìn)的軟件系統(tǒng)是檔案管理人員的工作壓力得到減輕，讓檔案管理人員可以更加準(zhǔn)確的以信息化軟件為中心有效管理和操作檔案數(shù)據(jù)。

（四）確立嚴(yán)格的監(jiān)督、檢查和評(píng)估工作

在開展檔案數(shù)字化管理工作中遇到諸多阻力和問題是在所難免的，這就對(duì)相關(guān)部門提出了明確要求，應(yīng)在最短的時(shí)間內(nèi)將流程和制度確立起來，嚴(yán)格的檢查、監(jiān)督和評(píng)估檔案數(shù)字化管理工作，進(jìn)而順利實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，并在第一時(shí)間進(jìn)行檢查和評(píng)估，制定一套嚴(yán)格的驗(yàn)收和檢查機(jī)制可以促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的順利開展，得到有效利用，同時(shí)還要對(duì)一定的獎(jiǎng)懲制度予以設(shè)立，不僅要積極督促員工，同時(shí)還要隨時(shí)提醒他們要對(duì)工作程序予以嚴(yán)格要求，使工作質(zhì)量得到保證。

三、檔案安全保密控制工作具體策略

（一）提高技術(shù)保障手段水平

為了在數(shù)字化環(huán)境中將檔案數(shù)據(jù)信息的安全保密工作做好，有效避免外溢和流失數(shù)據(jù)信息等問題，從而使檔案數(shù)據(jù)的安全性得到全面提高[3]。第一，對(duì)先進(jìn)檔案管理軟件操作系統(tǒng)的引進(jìn)予以重視，注重運(yùn)用現(xiàn)階段較為先進(jìn)和流行的防火墻技術(shù)和加密技術(shù)，爭(zhēng)取用先進(jìn)的數(shù)字化保密技術(shù)確保檔案數(shù)據(jù)信息安全。第二，注重運(yùn)用有效的防火墻技術(shù)，積極將數(shù)字化檔案運(yùn)行的內(nèi)網(wǎng)環(huán)境建立起來，使檔案數(shù)據(jù)信息被丟失和篡改的風(fēng)險(xiǎn)得到有效防止。

（二）完善檔案信息安全的法律法規(guī)制度建設(shè)

制度保障是一種效果極好的保障方法，只有將具體的管理規(guī)范建立起來才能使信息安全得到保證，這里的法律法規(guī)制度建設(shè)主要包括以下兩個(gè)方面：首先，是我國(guó)數(shù)字檔案信息安全保障體系相關(guān)的法律法規(guī)，主要包括《全國(guó)人大常委會(huì)關(guān)于維護(hù)互聯(lián)網(wǎng)安全的決定》、《中華人民共和國(guó)電子簽名法》、《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等，其他各種規(guī)章制度如《計(jì)算機(jī)軟件保護(hù)條例》、《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》；其次，是具體到各檔案部門的管理制度，其可以立足于檔案借閱、鑒定、保密和銷毀等方面對(duì)規(guī)章制度予以制定。但是保密制度的執(zhí)行十分不理想，所以，必須細(xì)化檔案工作人員的工作范圍，要求工作人員必須嚴(yán)格規(guī)范執(zhí)行，針對(duì)人為原因?qū)е碌男姑軉栴}，要做到有法必依、有法可依，高度重視安全保密工作。

（三）加強(qiáng)工作人員素質(zhì)培養(yǎng)

要在工作中積極打造一支高質(zhì)量、專業(yè)化的工作團(tuán)隊(duì)，專業(yè)化人才可以高質(zhì)量的完成工作任務(wù)，所以檔案管理部門需要建立一支高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)，就檔案進(jìn)行加密工作處理，讓團(tuán)隊(duì)中工作人員充分掌握到加密技能，同時(shí)進(jìn)行加密安全教育，使工作人員高度重視起檔案加密工作，將一種管理理念和工作要求形成。此外，檔案管理信息管理人員要形成一種自主學(xué)習(xí)的意識(shí)，在工作中要第一時(shí)間把自身的缺點(diǎn)找到，自我探究，對(duì)相關(guān)檔案信息安全的保密知識(shí)予以更新。

（四）落實(shí)制度建設(shè)和安全系統(tǒng)建設(shè)

在檔案數(shù)字化工作剛剛開始開展的時(shí)候就建立了安全保密制度，但其在落實(shí)的時(shí)候通常效果差強(qiáng)人意。造成這一現(xiàn)象的原因有很多，諸如錯(cuò)誤地認(rèn)為安全保密制度會(huì)對(duì)工作效率造成影響，工作中粗心大意等。所以，我們要將錯(cuò)位認(rèn)識(shí)克服，嚴(yán)格檢查和追究責(zé)任，就人為原因?qū)е碌男姑軉栴}，要根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理，高度重視安全保密工作。同時(shí)，還應(yīng)把安全系統(tǒng)建設(shè)落到實(shí)處，加強(qiáng)技術(shù)防范手段，將自動(dòng)滅火設(shè)備、紅外警報(bào)和視頻監(jiān)控等安全防護(hù)設(shè)備配備好，配置計(jì)算機(jī)行為監(jiān)測(cè)系統(tǒng)和電磁防護(hù)設(shè)備等軟件以及信息安全設(shè)備，使數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實(shí)體和檔案信息的安全得到保證。制度建設(shè)和安全系統(tǒng)建設(shè)相互促進(jìn)，不可分離。

四、結(jié)語

現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理工作取得的進(jìn)步極為顯著，在不斷提高的科學(xué)技術(shù)和社會(huì)現(xiàn)代化技術(shù)的形勢(shì)下，檔案數(shù)字化管理的發(fā)展速度越來越快，當(dāng)前，將檔案管理工作人員的安全管理水平提高是首要任務(wù)之一，只有運(yùn)用有效措施促進(jìn)工作質(zhì)量的提高，才能推動(dòng)我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的順利開展。

參考文獻(xiàn)

[1]李蘭.淺談如何做好數(shù)字化檔案的保密管理工作[J]. 成功：中下， 2017（17）：00210-00210.

[2]沈田曄，孫沿. 淺談如何提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制[J]. 卷宗，2017（4）.

[3]林麗君.檔案數(shù)字化及安全保密控制[J]. 納稅， 2017（24）：81-81.