在現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎工作的重要性研究

曲國維

摘 要：在如今這個社會階段，中國教育制度經(jīng)過不斷的完善以及不斷推行素質(zhì)教如今是一個信息爆炸的時代，在一分鐘內(nèi)就有上千億的信息傳輸，城市建設的快速發(fā)展，帶動了檔案發(fā)展，也使檔案工作同時發(fā)展成為了重要環(huán)節(jié)，城市建設發(fā)展的快不快，好不好，檔案工作都扮演著極其重要的角色。檔案管理體系的關鍵在于檔案管理的基礎工作，只有在基礎環(huán)節(jié)中，保證數(shù)據(jù)信息處理的精準化，特別是在建筑工程方面中，在其中會形成各種各樣的文檔材料，在此時檔案管理至關重要，因為它滲透于建設整個過程。所以要保證數(shù)據(jù)記錄、檢索的準確性，提高數(shù)據(jù)庫的使用效率，使其發(fā)揮檔案管理工作的最大經(jīng)濟效益，檔案的基礎管理工作是一個系統(tǒng)化的領域，是當今的重中之重，并且必須充分認識檔案基礎管理工作對現(xiàn)代檔案管理的重要性，以及它自身擁有的特殊性，并積極對應對措施開展研究，使其為建設社會主義高水平優(yōu)質(zhì)社會而服務。

關鍵詞：信息爆炸；檔案工作；管理基礎；系統(tǒng)化

城市建設的發(fā)展日新月異，大量的建筑工程文件記錄在每個項目的開發(fā)過程的第一個文本中。中國館綜合檔案館大多是改革開放前的監(jiān)督，管理過程主要是以復雜圖書為主要形式的，信息處理量較為復雜，在輸入各檔案的過程中容易出錯，不易于操作信息。檔案管理工作在中國是城市的研究與開發(fā)是城市經(jīng)濟建設的基礎，體現(xiàn)了社會生活的參考價值，而檔案的基礎管理工作是有效提高管理效率的重要前提，要注重加強專業(yè)化管理，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，現(xiàn)在檔案管理存在諸多不足和各種實際問題。檔案管理人員要從檔案管理的基礎工作進行深入分析，從工作中的缺點來觀察是否要補充和加強基礎工作的重要性，本文從檔案管理基礎工作的重要性，檔案基礎工作中出現(xiàn)的問題以及如何提高檔案管理基礎工作的水平展開分析。

一、檔案管理基礎工作的重要性

（一）檔案管理的規(guī)范化和標準化

現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化是檔案管理水平的重要指標，因為在現(xiàn)在的信息時代，每一個企業(yè)的人事變動，信息存儲的頻率越來越大，企業(yè)檔案管理的重要性是不言而喻的，但因為輕視檔案管理工作相關的一些部門，存儲在某些方面有些沒有用處文件，或空文件，這時候可以通過檔案管理工作將這些檔案清空，并將有用的檔案歸類，按順序存儲，提高檔案管理的工作效率，同時檔案數(shù)量多，里面的分類目錄雜亂，不方便工作人員查詢使用，此時通過檔案管理工作可以對這些檔案進行分類，并打上相應的頁碼，將同類的檔案歸在一起，提高管理的規(guī)范化水平。

（二）保證檔案檢索，數(shù)據(jù)保存的精準性

檔案管理基礎工作的一個重要組成部分是文件信息的輸入和文件的分類，便于未來對文件的搜索和管理。系統(tǒng)面對復雜龐大的數(shù)據(jù)是，要記錄和收入，并將其輸入到相應的文件管理的系統(tǒng)中去，還需要進行有效的分類是檔案管理基礎工作的主要內(nèi)容，提高數(shù)據(jù)信息檢索效率也是基于這個基礎上實現(xiàn)的。隨著如今信息技術的大規(guī)模應用，文件信息被輸入到信息數(shù)據(jù)庫中，并且文件管理系統(tǒng)逐漸將過去的紙張數(shù)據(jù)輸入模式轉換成電子數(shù)據(jù)輸入模式。有效的管理數(shù)據(jù)檢索的基礎是準確性，信息錄入的合理分類管理，如果其中一個部分出現(xiàn)問題，極有可能降低準確性，使得難以找到準確的文件。

二、檔案基礎工作中出現(xiàn)的問題

（一）檔案基礎工作不受重視

如今各個企業(yè)中檔案的記錄都是非常重要的，尤其在大規(guī)模的公司企業(yè)里，檔案的調(diào)用查閱次數(shù)是非常頻繁的，里面記載這員工任職離職狀態(tài)，員工獎罰，平日的功績等等重要內(nèi)容，這些不管對企業(yè)的高層還是底層員工都是非常重要的，但是一些公司，檔案基礎工作沒得到應得的重視，經(jīng)常導致檔案信息丟失，隨之導致一些麻煩問題難以解決。

（二）檔案的不合理歸類，未定規(guī)范的案卷標題等

隨著信息化時代的發(fā)展，在企業(yè)中需要越來越多的人才，在大型公司，員工規(guī)模更是龐大，此時檔案中記載的信息量也非常龐大。如果此時檔案分類規(guī)范不合理，未制定規(guī)范的案卷標題，標題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，案卷中未標示頁碼，許多沒有案卷標題中覆蓋的內(nèi)容無法被檢索到，這時候就要求工作人員要提高檔案管理的效率，為企業(yè)檔案的后期整理分類工作節(jié)省了大量的時間。

（三）案卷厚薄不一，尤其是綜合性檔案建館

我國檔案管理工作在應用的過程中一直處于一種被控制的狀態(tài)，在改革開放之前綜合性檔案館大多是是被監(jiān)理的，主要以紙質(zhì)的形式被管理，有些檔案厚薄不一，難以被人員察覺，尤其在綜合性檔案建館，建造的時間一般在很久的年代以前，那個時候信息不是特別發(fā)達，大部分都是靠人工手動管理，再加上主要以紙質(zhì)形式保存，人難免會出錯誤，這個時候會出現(xiàn)一些問題，導致檔案利用率嚴重低下，這個情況在一些越是久遠得建館中出現(xiàn)此類問題的頻率越大。

三、提高檔案管理基礎工作的水平

檔案管理的一個重要目的是使檔案社會化，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是提高檔案利用率。一些文件被重新組織和重新組織，以修正過于混亂和重載的文件，重新進行檔案整理、組卷。進行案卷的全面普查，將其糟糕的地方刪除，將 優(yōu)質(zhì)的案卷進行統(tǒng)一保存并且要時時刻刻確保完整性的檔案檢索，加強檔案分類過程中的校審力度，及時校驗糾正檔案分類人員錯誤，這是檔案管理規(guī)范化和標準化首要步驟，其次檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級要得到加強，相關員工的專業(yè)知識水平與職業(yè)素養(yǎng)也應該同時的到提高，公司企業(yè)適時的組織大家統(tǒng)一標準，做到前后的標引一致，同一類文件標引一致，從而能夠達到標準化的管理，同時統(tǒng)一分類號保證檢索查全率，這樣也就可以加快檔案管理智能化的進程和提高社會利用的效率。

隨著社會的發(fā)展，檔案所扮演的角色分量不斷增加，基本要求也在不斷增加，尤其是在關鍵人才檔案管理中，維護自身權益的基本要求越來越大。檔案人才對檔案管理越來越依賴，只有做檔案收集，整理，說明等基礎工作，保證信息數(shù)據(jù)的準確性，才能對合理，合法的檔案管理進行判斷，因此有關單位應通過更加專業(yè)的技能提升水平，通過信息化技術，綜合分析充分發(fā)揮檔案的作用，為社會提供更好的服務。

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