淺談中等職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案服務(wù)功能

楊班瑪草

【摘要】學(xué)籍檔案管理是中職學(xué)校教學(xué)管理工作的重要內(nèi)容。正確認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，要從完善學(xué)籍檔案管理制度、提高學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)、推進(jìn)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)三個(gè)方面加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，從而提高中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】學(xué)籍檔案；檔案管理；管理信息化

我校是一所以普通醫(yī)學(xué)教育為基礎(chǔ)的中等職業(yè)學(xué)校，目前學(xué)校處于高速發(fā)展的時(shí)期，辦學(xué)規(guī)模不斷壯大，辦學(xué)層次不斷提高，辦學(xué)形式多元化，在這樣的形勢(shì)下，學(xué)籍檔案的內(nèi)容復(fù)雜，數(shù)量繁多，檔案管理人員工作量大，任務(wù)繁重。完善學(xué)籍檔案管理制度、提高學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)、推進(jìn)學(xué)籍檔案信息化管理，更好管理和利用學(xué)籍檔案，是學(xué)校檔案管理工作者的重要任務(wù)。

一、學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容

（一）學(xué)籍檔案是學(xué)生從入校到畢業(yè)期間在校學(xué)習(xí)過程的原始記錄。材料主要來自教務(wù)處、學(xué)生科、校團(tuán)委、實(shí)習(xí)醫(yī)院；是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實(shí)習(xí)和社會(huì)實(shí)踐等一系列教學(xué)活動(dòng)中直接形成的，結(jié)合中職學(xué)校的實(shí)際情況，進(jìn)檔材料主要包括：1.入學(xué)通知書、考生登記表、入學(xué)成績、健康體檢表。2.畢業(yè)生登記表、考試成績登記表、實(shí)習(xí)手冊(cè)。3.學(xué)生在校期間獎(jiǎng)懲材料（獲獎(jiǎng)、評(píng)優(yōu)、處分）、加入黨團(tuán)組織的材料等。

（二）每份學(xué)籍檔案都記載了學(xué)生的很多個(gè)人情況。如姓名、照片、出生日期、成績記錄、家庭主要成員及主要社會(huì)關(guān)系、學(xué)生在校期間的鑒定及政審意見等。

二、學(xué)籍檔案的作用

（一）學(xué)生畢業(yè)后招聘、就業(yè)等，均需利用其在校期間的學(xué)籍檔案，是用人單位挑選人才的重要參考依據(jù)。招聘單位來函了解該生的在校表現(xiàn)、學(xué)習(xí)情況、家庭情況；畢業(yè)再深造，需要學(xué)歷證明、學(xué)習(xí)成績等相關(guān)資料，只有檔案人員通過查閱學(xué)生學(xué)籍檔案才能予以證明，因此學(xué)籍檔案的完整性、真實(shí)性在一定程度上影響學(xué)生的就業(yè)。

（二）學(xué)籍檔案記載的內(nèi)容都屬于個(gè)人隱私，具有一定的保密性、利用率高。所以更加要求檔案管理人員采取措施，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。

三、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員培訓(xùn)，提高管理意識(shí)

（一）為保證學(xué)籍檔案工作的順利進(jìn)行，首先要強(qiáng)化檔案意識(shí)，這是做好學(xué)籍檔案工作的根本。要真正認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理工作的重要性，從而對(duì)日常學(xué)籍檔案材料及時(shí)加以收集、整理、保管。學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)政策法規(guī)，在工作實(shí)踐中加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，積極學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，全面提高自身素質(zhì)和工作效率。

（二）在提供利用時(shí)一定要注意相關(guān)的法律問題，利用要嚴(yán)、要細(xì)。利用者有時(shí)出于自身利益考慮，常常會(huì)提出各種各樣的不正當(dāng)要求，希望按照自己的要求出具相關(guān)的證明，比如，有的要求改成績、出具假證明等。這就要求檔案工作者堅(jiān)持原則，嚴(yán)格把關(guān)，維護(hù)檔案的真實(shí)性和權(quán)威性。必須按照有關(guān)規(guī)定要求利用者履行相關(guān)的手續(xù)，不徇私情，堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事。

四、運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理學(xué)籍檔案

（一）采用計(jì)算機(jī)管理，根據(jù)學(xué)籍檔案查找的要求，錄入檢索條件。學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容繁多，要能提供準(zhǔn)確的服務(wù)，僅憑手工操作、個(gè)人記憶的傳統(tǒng)方法不能適應(yīng)廣大中職學(xué)校學(xué)生人數(shù)多、工作量大的現(xiàn)狀，查找檢索會(huì)很困難且效率低下。采用計(jì)算機(jī)管理，根據(jù)學(xué)籍檔案查找的要求，應(yīng)錄入姓名、班級(jí)、性別、籍貫、身份證號(hào)、家庭住址、學(xué)號(hào)、畢業(yè)證號(hào)等檢索條件。

（二）學(xué)籍檔案電子化管理具有傳統(tǒng)管理方式無可比擬的優(yōu)勢(shì)，可大大提高學(xué)籍檔案管理的效率。存儲(chǔ)信息量大，檢索迅速、查閱方便、保存時(shí)間和空間幾乎不受限制。

（三）由于學(xué)籍檔案利用頻繁，大量的翻閱及復(fù)印，會(huì)影響其壽命。解決這一問題除了靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保護(hù)方法外，更重要的是要充分利用現(xiàn)代化的電子技術(shù)，盡量用電子文件提供利用，因?yàn)殡娮游募氖褂么螖?shù)再多也不會(huì)對(duì)其壽命產(chǎn)生任何影響。

五、存在的問題和幾點(diǎn)建議

（一）強(qiáng)化意識(shí)，明確職責(zé)。為保證學(xué)籍檔案工作的順利進(jìn)行，首先要強(qiáng)化檔案意識(shí)，這是做好學(xué)籍檔案工作的根本。學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)政策法規(guī)，真正認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理工作的重要性，從而對(duì)日常學(xué)籍檔案材料及時(shí)加以收集、整理、保管。

（二）學(xué)校要重視對(duì)學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其素質(zhì)。學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)非常細(xì)致的工作，具有極強(qiáng)的程序性和專業(yè)性，建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是提高檔案管理工作水平的關(guān)鍵。學(xué)校的學(xué)籍檔案管理人員不僅要具有較高的政治素質(zhì)，還應(yīng)具有較高的文化素質(zhì)，應(yīng)在工作實(shí)踐中加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，積極學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，全面提高自身素質(zhì)和工作效率；學(xué)校還應(yīng)經(jīng)常組織管理工作人員進(jìn)行學(xué)籍檔案的建立、管理、開發(fā)與利用的研究，使他們的專業(yè)知識(shí)在深度和廣度上都有較大提高；建立學(xué)籍檔案管理的激勵(lì)機(jī)制，保證檔案管理工作的嚴(yán)肅性與持續(xù)性。

綜上所述，檔案的管理工作是起點(diǎn)、是基礎(chǔ)，而檔案的利用是檔案管理的目的和意義所在。無論是學(xué)籍檔案的管理，還是學(xué)籍檔案的利用，都要從學(xué)籍檔案自身的特點(diǎn)出發(fā)去開展工作。

【參考文獻(xiàn)】

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