職業(yè)院校檔案管理服務職能及有效發(fā)揮

沈麗瓊

【摘要】職業(yè)院校中管理任務關系到學生的各種資料保存，其中涵蓋了豐富的信息，有關人需要足夠重視自己的工作，通過盡可能地發(fā)揮檔案管理工作優(yōu)勢來為職業(yè)院校的教育管理以及基礎建設提供指導依據(jù)。文章從職業(yè)院校的檔案管理方面入手進行分析，闡述發(fā)揮作用的策略來為職業(yè)院校檔案管理工作提供一定的參考。

【關鍵詞】職業(yè)院校；檔案管理；服務職能；管理工作

檔案管理工作對于職業(yè)院校檔案的原始記錄來說意義重大，在教學管理方面對這些檔案的需求很多，因而落實檔案管理工作并提高其效率，有效發(fā)揮有關職能十分重要。文章從檔案管理服務職能如何才能得到有效發(fā)揮入手分析，以期職業(yè)院校檔案管理工作能夠在一定程度上提高其效率，同時有關工作人員能夠對自身工作進行微調，以使工作和校園建設管理的方向契合，讓服務職能得到發(fā)揮。

一、職業(yè)院校檔案管理中存在的問題

職業(yè)院校檔案管理工作對于教學管理意義重大，目前這些工作中存在一些問題，主要體現(xiàn)在檔案服務的形式、管理手段，檔案利用率以及有關工作人員的溝通不到位等方面。

（一）檔案服務形式。很多職業(yè)院校檔案管理的過程中僅僅提供單一查詢檔案的服務，這種過程通常通過面對面信息查詢實現(xiàn)，體現(xiàn)出檔案館數(shù)字化建設的問題，遠遠無法滿足用戶對于檔案的需求。與此同時，對于檔案內容也僅僅是復寫抄送，同時必須有有關證明才能對檔案進行查詢，查詢效率十分低下，完全無法滿足各方面的需求。

（二）檔案管理手段落后。目前很多院校檔案管理依然采取傳統(tǒng)的人工管理方法，這種方法沒能有效利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡信息技術，存在很多弊端。首先人工管理的方法中，檔案查找十分困難，有關卷宗較多的時候若依然是僅僅能通過人工管理進行管理查詢等，就會極大地影響工作效率，深知對學校工作產(chǎn)生負面影響，阻礙檔案資源使用效率的提升。

（三）檔案利用率低。職業(yè)院校檔案管理工作中對于資源利用效率十分低下，一般有關工作人員投入的時間精力都用于對檔案信息進行管理和整理，但是對于一些財會類等信息利用率很低，通常保持在不到百分之十，利用效率和投入資本完全不成正比關系。除此之外，利用率高的教學以及學生檔案等檔案種類不全，投入很少，而且很少會有相關的開發(fā)，這對于檔案管理服務的職能發(fā)揮產(chǎn)生了一定的限制。同時有些檔案的微信平臺建設以及軟件推送等問題同樣影響到了服務職能的發(fā)揮，這些問題如何才能得到解決，成為職業(yè)院校檔案管理部門需要解決的重點。

（四）有關工作者溝通不足。檔案管理工作是面向檔案需求者的，如果有關工作人員不能和需求者有效溝通，就不能有效滿足其需求，從其需求考慮如何提高工作效率，也就是說不能根據(jù)需求來提供高水準的工作，不能夠對自身工作進行針對性的解答，從而拉低了職業(yè)院校檔案管理服務質量。

二、職業(yè)院校檔案管理效率提高策略

針對職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問題，給出了一些對應的應對策略。

（一）完善平臺提高效率。為了完善構建職業(yè)院校檔案管理網(wǎng)絡平臺，可以開設一些諸如在線檔案館以及微信公眾號平臺等服務方式為在校師生提供優(yōu)質的檔案服務。職業(yè)院校首先要對本校的檔案進行評估，根據(jù)不同的特點采取不同的預警機制，對于一些可能出現(xiàn)的故障進行預防并總結出應對措施，為查詢者提供足夠的服務保障。計算機網(wǎng)絡通信技術的應用可以有效提高檔案搜索和分類的效率，進而提高職業(yè)院校檔案管理服務效率。

（二）服務手段進行創(chuàng)新。網(wǎng)絡技術發(fā)展迅速，現(xiàn)在各行各業(yè)都可以結合網(wǎng)絡信息化來提高工作效率，職業(yè)院校檔案管理部門也可以對這些信息加以利用，在保持傳統(tǒng)的查詢基礎上來豐富自身服務形式，通過各種現(xiàn)代化形式來處理需求者的問題，同時將檔案信息以更加便利的方式發(fā)送，比如郵件等，以提高雙方工作效率，提高服務質量。除此之外，檔案展覽以及查詢流程等活動可以讓需求者更加了解服務流程并通過多種多樣渠道來獲得服務。

（三）完善檔案結構。職業(yè)院校檔案的利用率提高可以更大程度上發(fā)揮檔案信息的價值，這樣的話保證檔案種類齊全結構完整顯得比較重要。針對這一類問題可以對資源的結構進行一些調整，明確資源搜集的工作重點，從重點入手進行工作，管理服務人員應該加強管理，比如一些常用的教學檔案和學生檔案等，提高這一方面的錄入和統(tǒng)計工作效率，這樣整體的工作效率就會有宏觀上的提高，最終為需求者提供優(yōu)質的檔案管理服務。

（四）和各方面加強溝通。職業(yè)院校檔案管理工作是面向需求者的工作，因此對于各方面尤其是需求者的溝通需要做到位，只有對他們的需求掌握清楚了，才能夠對自身工作進行反復調整，改變檔案種類和有關服務的形式。

三、結束語

職業(yè)院校的發(fā)展給檔案管理工作帶來了新的機遇和新的挑戰(zhàn)，有關工作人員需要對于自身服務職能做出清晰認知，充分發(fā)揮職務作用，對檔案資源價值進行盡可能的開發(fā)，并通過改進服務手段，加強和需求者溝通等方式來提高服務職能，進而提高工作效率，給需求者帶來更優(yōu)質效率化的服務。

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