設(shè)備儀器檔案科學(xué)化管理的重大意義

高興俊

【摘要】有效加強醫(yī)院設(shè)備儀器檔案管理，可以真實完整地記錄設(shè)備儀器從申請購置、使用到報廢處理的整個過程，使其在醫(yī)療診斷和治療工作中發(fā)揮出最大的作用，起到診斷數(shù)據(jù)檢測的準確性和有效性的作用，促進臨床各項工作的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療儀器；設(shè)備；檔案；管理

醫(yī)療設(shè)備儀器的實力已成為反映一個醫(yī)院醫(yī)療水平的重要條件之一，是一個醫(yī)院生存和發(fā)展建設(shè)的基礎(chǔ)條件，也是一個醫(yī)院開展新業(yè)務(wù)、新技術(shù)的重要保障。然而，如何使醫(yī)療儀器長期保持良好的正常工作狀態(tài)，如何提高設(shè)備的使用效率，如何降低設(shè)備故障率，延長設(shè)備儀器的使用壽命，是每個醫(yī)院管理者管理醫(yī)院的必備條件。

醫(yī)療設(shè)備儀器檔案是一個醫(yī)院所有的醫(yī)療設(shè)備儀器在申購、使用、報廢過程中形成的，具有保存利用價值的各種載體材料，它包括形成的文字、圖紙、照片等等。它對臨床醫(yī)生出具的診斷報告、醫(yī)療治療的準確與否具有重要的影響。醫(yī)療設(shè)備儀器檔案屬于醫(yī)院科技檔案管理的范疇，是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分之一。因而，在“三級甲等”醫(yī)院評審標準中就有對醫(yī)療設(shè)備儀器檔案的管理要求，并作出了具體的規(guī)定和要求?，F(xiàn)針對我院醫(yī)療設(shè)備儀器檔案管理的經(jīng)驗和問題，提出個人的見解。

一、我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的主要問題

（一）管理制度形同虛設(shè)。根據(jù)醫(yī)院管理要求，我院制定了設(shè)備儀器檔案管理的辦法，對歸檔范圍和歸檔內(nèi)容做了詳細的要求，但由于部分科室對檔案儀器管理工作認識不足，導(dǎo)致設(shè)備儀器在使用過程中形成的、應(yīng)該歸檔的資料沒有收集完整，更沒有按照要求進行歸檔，從而使制度的執(zhí)行不到位，制度形同虛設(shè)。

（二）缺乏對檔案管理的監(jiān)督。由于部分科室沒有意識到建檔管理的重要性，在檔案管理工作中存在著消極的被動情緒，缺乏對檔案管理進行監(jiān)督。這使得儀器設(shè)備難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（三）科室之間缺乏組織協(xié)調(diào)性。設(shè)備檔案的收集保管需要各科室之間共同協(xié)調(diào)完成，如果各科室之間不互相配合工作，各自為陣，單靠檔案管理部門和儀器設(shè)備管理部門提出要求，就會制約醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備儀器檔案管理工作。

（四）兼職檔案管理人員缺乏管理相關(guān)知識和責(zé)任意識。在設(shè)備的使用過程中，部分的科室雖有兼職檔案員，但缺少規(guī)范的獎懲激勵機制，檔案人員由于缺乏檔案管理知識，設(shè)備使用中人員流動頻繁，部分設(shè)備使用人員辭職或者調(diào)離崗位，造成部分設(shè)備儀器在使用、維修中形成的歸檔資料未及時收集、整理和歸檔，甚至有價值的資料遺失，導(dǎo)致大量有歸檔價值的檔案資料沒有得到歸檔管理。

二、建立完善檔案管理制度并貫徹落實

（一）建立完善檔案管理制度，實施獎懲機制。只有充分調(diào)動起職工的積極性、主動性，使他們在實現(xiàn)組織目標的同時實現(xiàn)自身的需要。設(shè)備儀器檔案管理往往采用一個部門主抓、多部門協(xié)助配合的方式，筆者認為需要在單位職工中大力宣貫檔案工作的重要性、設(shè)備儀器檔案知識及其意義，使設(shè)備檔案管理知識制度深入每一個科室職工心中。醫(yī)院設(shè)備科設(shè)立專職的設(shè)備檔案管理員崗位，負責(zé)從設(shè)備的申購、驗收、使用、維修、報廢資料管理，各科室設(shè)立兼職的設(shè)備檔案管理員，具體負責(zé)本科室設(shè)備儀器資料的收集管理。且在兼職設(shè)備檔案管理人員調(diào)離本工作崗位時，落實檔案接收人員交接工作，避免資料收集出現(xiàn)空檔。并根據(jù)醫(yī)院要求每年定期將科室及設(shè)備科收集的設(shè)備檔案按時移交到醫(yī)院檔案科，進行統(tǒng)一管理，避免資料流失。這就要求臨床各科室和設(shè)備科密切配合，互相溝通使得設(shè)備儀器檔案資料收集完整、全面。

（二）需要明確設(shè)備檔案的歸檔范圍?，F(xiàn)在“三級甲等”醫(yī)院所有設(shè)備儀器均列入國家強制檢定范圍并直接用于臨床各科室的診斷、醫(yī)療衛(wèi)生、行政監(jiān)測等方面。醫(yī)院應(yīng)該制定明確的設(shè)備檔案的歸檔范圍，保管期限。

（三）應(yīng)該建立設(shè)備儀器管理臺賬。由醫(yī)院設(shè)備科設(shè)備檔案管理人員建立完整的儀器設(shè)備臺賬。設(shè)備儀器臺賬主要包括以下內(nèi)容：設(shè)備的名稱型號、設(shè)備使用科室申購表、招標采購資料、采購合同（合同應(yīng)該包括保修年限）、隨機附帶的使用說明資料、產(chǎn)品合格證、開箱驗收記錄、設(shè)備儀器使用及維護維修檢修記錄，設(shè)備檢測報告等資料。這樣，設(shè)備一旦發(fā)現(xiàn)問題由設(shè)備科負責(zé)及時聯(lián)系供貨商進行處理，或者由使用的科室及時聯(lián)系廠商及時處置問題。

三、科學(xué)管理設(shè)備儀器檔案的重大意義

科學(xué)地管理設(shè)備儀器檔案對最大限度發(fā)揮醫(yī)院設(shè)備儀器的作用，延長設(shè)備儀器的使用年限具有重大的意義。還能幫助設(shè)備儀器檔案查閱人員通過檔案盡快掌握設(shè)備儀器的性能和各種參數(shù)要求，以便提高設(shè)備的工作效率。

設(shè)備儀器檔案的科學(xué)管理，能直接提供儀器設(shè)備檔案的各種信息，如選擇型號、使用情況、維修保養(yǎng)時間次數(shù)、報廢原因記錄，能為醫(yī)院重新購買新的設(shè)備儀器提供參考依據(jù)。

總之，加強設(shè)備儀器檔案的管理，建立健全完善的設(shè)備儀器檔案管理制度，嚴格落實各項制度，使設(shè)備儀器在使用、維護中的技術(shù)資料及時得到收集、整理、歸檔，不但能夠充分發(fā)揮醫(yī)院設(shè)備科對購置使用設(shè)備儀器的動態(tài)管理跟蹤作用，還能為綜合評價設(shè)備儀器的技術(shù)性能，提高設(shè)備使用率，提高經(jīng)濟收入提供科學(xué)有效的依據(jù)，確保醫(yī)院持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

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