淺談如何提升高校辦公室會務管理工作

李大為

【摘要】高校會議是事務處理的重要環(huán)節(jié)，是溝通、交流、安排和決策的一種形式，面對眾多的會議，高校辦公室人員如何高效有序的組織籌備好會務工作，就顯得尤為重要。本文在要求高校辦公室人員具備耐心和細心，高度重視會務工作的基礎上，提出了加強會議精細化管理，增強組織協調能力，提高服務意識的具體觀點，旨在更好地發(fā)揮會議的實質作用，為學校的發(fā)展服務。

【關鍵詞】高校；辦公室；會務管理

隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴大，高校的內部交流和外部聯系不斷增多，會務工作面臨著新的任務和挑戰(zhàn)，高校辦公室作為學校主要的會議組織與服務部門，有著承上啟下、協調左右的重要作用，工作看似簡單，實則繁瑣。會議內容不同，會場環(huán)境、會場布置等不同，但都是以細心服務為宗旨開展此項工作。如何加強會議管理，協調各部門力量，有力推進學校發(fā)展，是新形勢下我們每一位學校辦公室工作人員必須引起重視和認真思考的問題，也是進一步提升管理科學化水平、加強辦公室內涵建設的重要內容。

一、加強高校會務工作的精細化管理

精細化管理起源于20世紀50年代的日本，它是社會分工的精細化，以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，建立在常規(guī)管理的基礎上，將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，通過實行精細化管理，最大限度地減少管理所占有的資源并降低管理成本，將管理的規(guī)范性和創(chuàng)新性很好地結合到一起，創(chuàng)造更大的價值。老子說：“天下難事，必做于易；天下大事，必做于細”，高校的會務工作是十分復雜的工作，尤其是在一些細節(jié)上更加需要精細化的方式來管理，要達到高效節(jié)約，精簡環(huán)節(jié)，切實提高會議效率。會前的會議通知應按照會議要求將會議相關信息及時通知到每一位參會人員，通知內容要簡單明了，信息準確，同時還需與參會人員保持密切聯系，隨時告知其相關重要事項。會中的細致服務要做好有序簽到，快速指引就座，提供茶水，面對會議的臨時變動，及時請示、迅速解決。會議的籌辦總是不會完美的，會有遺憾，每個會議結束后要做好總結，發(fā)現問題、認真思考、總結經驗、及時糾正，才能提高會務工作的效率。精細化管理是一種精神，更是一種現代化管理的重要理念。當前高校在教學管理、科學研究、人才培養(yǎng)等方面舉辦的會議日漸頻繁，將精細化管理引入會務服務工作中，切實服務學校的日常工作，保障會議活動圓滿完成。

二、增強高校會務工作組織協調能力

會議舉辦的成功與否，更多是在于會議的組織協調和安排上。根據會議需要，聯系相關部門做好會議安排，確定參會人員名單、按照順序擺放座簽，會務用品包括：會議議程、簽字筆、草稿紙、茶水、礦泉水等整齊擺放于座位前，將播放影片和PPT文件等提前拷貝到電腦中進行演練，確保可以正常播放；還應提前做好參會人員用車統計且與保衛(wèi)部門溝通，做好校內車輛引導和指定位置停放，確保參會人員車輛進出學校通暢、避免擁堵情況出現；如需用餐，應提前統計好用餐人數，與后勤部門協調用餐的時間、地點和標準；會議新聞稿的撰寫和宣傳，需要提前告知宣傳部門準時到場，在會議現場拍照和記錄。除此之外，在會議開始前還需清點參會人數、做好簽到工作，如臨近會議開始還未到者，打電話詢問是否有其他特殊情況，然后向相關領導匯報會議的出席情況，確保會議的正常開始，期間還應注意安保工作，安保人員要在會場周邊待命，確保會議的安全有序。

三、提高高校會務工作的服務意識

服務是高校會務工作永恒“主題詞”，彰顯高校服務更在情理之中。高校的會議按照規(guī)模劃分，可分為大型會議，如開學典禮、運動會、元旦晚會等；中型會議，如中層干部會、教學科研表彰會等；小型會議，如學校領導班子會、部門工作會等。開好每一次會議，要求辦公室會議管理工作人員不僅具備足夠的會議管理能力和素養(yǎng)，更要具有吃苦耐勞的工作態(tài)度和以人為本的服務意識，要做到充分準備、周到服務和確保安全。然而，在會議管理工作中也會遇到各種各樣的困難和挫折，時間久了很容易產生懈怠的工作情緒，所以在遇到困難時大家還應以學校的工作為重，多站在別人的角度考慮問題，多一份理解，少一份抱怨，時刻保持認真和負責的工作態(tài)度。會務工作的服務意識還應表現在做好會前籌備、會中管理、會后反饋，保持認真的學習態(tài)度，做到善于自學和互學，只有通過學習才能進步，提高工作效率，提高業(yè)務水平。

高校肩負人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、文化傳承創(chuàng)新、國際交流合作的重要使命，是思想文化交流最密集的地方，提升高校會務工作水平，對高校各項工作順利開展有重要的意義。高校辦公室會務工作是辦公室日常工作的重要組成部分，同時也是展露學校風采、展示學校水平、展現學校成就的窗口門戶，這就要求我們的高校辦公室工作人員從會務的實際要求和具體工作內容出發(fā)，學會換位思考，不斷積累經驗，努力提升理論水平和實踐操作能力。只有這樣才能將會務工作規(guī)范化、科學化；才能適應學校的發(fā)展，為學校的發(fā)展服務。

【參考文獻】

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