新時(shí)代檔案安全管理淺談

龐艷麗

【摘要】新時(shí)代檔案安全管理面臨新的要求和挑戰(zhàn)，針對(duì)檔案發(fā)展新環(huán)境下實(shí)體安全、電子數(shù)據(jù)安全的管理現(xiàn)狀，本文梳理存在的問題，就提升檔案安全管理提出建議，以便提高檔案服務(wù)利用能力，提升管理水平。

【關(guān)鍵詞】檔案；安全；管理

檔案記錄企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的全過程，是不可再生的寶貴資源。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，實(shí)體檔案的安全保管、電子檔案數(shù)據(jù)安全管理涉及到企業(yè)的商業(yè)安全；一旦損毀、泄密或被不當(dāng)利用發(fā)生安全事故，都會(huì)造成難以預(yù)計(jì)的損失。結(jié)合檔案安全管理的現(xiàn)狀，針對(duì)存在問題，就進(jìn)一步做好檔案安全管理提出措施和方法，切實(shí)維護(hù)檔案安全。

一、檔案安全管理的現(xiàn)狀

檔案管理工作隨著時(shí)代的變化和信息化發(fā)展的要求，檔案安全成為管理工作的重要部分。這是一項(xiàng)重要而又基礎(chǔ)性的工作，它貫穿于檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，新時(shí)代下重點(diǎn)關(guān)注檔案實(shí)體安全和電子化數(shù)據(jù)安全，對(duì)檔案部門的管理要求不斷加大。目前行業(yè)中檔案館室為保證檔案安全，做了大量基礎(chǔ)性工作，但也存在管理理念滯后、管理經(jīng)費(fèi)欠缺、設(shè)備設(shè)施不完善、制度缺失、尤其是電子化數(shù)據(jù)管理制度和措施滯后、管理人員業(yè)務(wù)水平薄弱，不能適應(yīng)新時(shí)代檔案安全管理要求。

二、檔案安全管理目前存在的問題

（一）檔案人員安全管理意識(shí)淡薄。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)管理方式轉(zhuǎn)化為信息化管理，目前安全管理薄弱意識(shí)體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是安全管理認(rèn)識(shí)不全面。對(duì)檔案安全管理停留在做好館室實(shí)體資料方面，忽略新時(shí)代電子數(shù)據(jù)的信息管理，沒有及時(shí)轉(zhuǎn)換管理思路。二是提升安全管理技能不足。針對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的新變化和需求，在檔案大數(shù)據(jù)時(shí)代，做好電子檔案接收、管理、備份、存儲(chǔ)技能欠缺。

（二）檔案安全管理制度缺失。做好檔案安全管理工作，要以健全的制度實(shí)現(xiàn)全方位管理，從工作機(jī)制上落實(shí)檔案安全防范措施，將檔案安全工作貫穿于檔案管理各項(xiàng)環(huán)節(jié)。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，目前檔案安全管理制度存在缺失現(xiàn)象。

（三）維護(hù)安全的管理設(shè)施不足。在做好檔案安全軟環(huán)境與硬件設(shè)施同步的同時(shí)，除了從規(guī)章制度、人員配置等因素做好基礎(chǔ)工作之外，館室建設(shè)設(shè)施設(shè)備也要相應(yīng)配套。實(shí)體檔案庫(kù)館要按照“八防”要求配置齊全，電子存儲(chǔ)設(shè)施管理要及時(shí)跟進(jìn)配置。目前檔案安全管理中硬件設(shè)施明顯不足。

三、做好檔案安全管理的幾點(diǎn)建議

（一）提升檔案管理人員安全管理責(zé)任。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整，確保檔案安全。檔案管理人員需要對(duì)檔案安全工作的重要性有清晰的認(rèn)識(shí)，這是檔案安全管理的前提，定期進(jìn)行檔案法律、法規(guī)、制度宣傳， 定期進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)以及安全常識(shí)相關(guān)的培訓(xùn)，這樣可以改善檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平以及安全管理意識(shí)。在接收檔案時(shí)，認(rèn)真仔細(xì)核對(duì)，確保檔案收集時(shí)完整規(guī)范；接收后，要集中保管及時(shí)整理。防止整理過程中疏忽大意，發(fā)生遺失和被竊現(xiàn)象；入庫(kù)時(shí)，要排架整齊規(guī)范，有目可查；庫(kù)房要嚴(yán)格按照“八防”要求執(zhí)行，使檔案不致因溫度、濕度、蟲蛀、灰塵、光線等不利因素，遭受損壞；檔案利用時(shí)，要嚴(yán)格按照檔案借閱制度進(jìn)行，做好檔案利用的監(jiān)督和保護(hù)宣傳工作。在檔案歸還時(shí)，要仔細(xì)清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處。檔案基礎(chǔ)工作的開展，要求檔案人員在工作中不僅要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高理論修養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，充分認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，扎實(shí)做好檔案基礎(chǔ)工作。牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，切實(shí)保護(hù)好檔案。堅(jiān)決防止松懈、僥幸心理，確保檔案萬無一失。

（二）完善檔案安全管理制度。在檔案安全管理中要建立工作長(zhǎng)效機(jī)制，按規(guī)矩辦事，以制度管人。從工作機(jī)制上對(duì)檔案安全防范措施進(jìn)行落實(shí)，在檔案接收、保管以及利用工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中落實(shí)檔案安全防范措施，制定出切實(shí)可行的檔案安全責(zé)任制、突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案等規(guī)章制度，以應(yīng)對(duì)隨時(shí)出現(xiàn)的各種情況，將檔案安全管理工作責(zé)任落實(shí)到具體的人員，并就檔案安全保管中的各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格落實(shí)，確保檔案安全。為保證檔案的完整與安全，應(yīng)及時(shí)編制《檔案管理辦法》《檔案電子數(shù)據(jù)管理規(guī)定》《密級(jí)檔案管理規(guī)定》《檔案應(yīng)急預(yù)案》等相關(guān)管理制度，以制度保障檔案安全工作的順利開展。

（三）加強(qiáng)檔案設(shè)施設(shè)備的配置。加強(qiáng)檔案硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)，是檔案安全管理工作的基礎(chǔ)。硬件建設(shè)的合理與否，直接關(guān)系到檔案安全管理工作的成效。檔案館室在檔案設(shè)施建設(shè)方面，嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保管的各項(xiàng)規(guī)定，配置防火防盜設(shè)施、煙霧報(bào)警器、攝像監(jiān)控器，除濕機(jī)、滅火器材等檔案安全所必需的設(shè)施設(shè)備，檔案員配有工作電腦、打印機(jī)、碎紙機(jī)等檔案管理設(shè)備。檔案庫(kù)房指定專人負(fù)責(zé)檢查檔案設(shè)施，從硬件上為檔案安全管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，構(gòu)筑人防、物防、技防相結(jié)合的綜合防范體系。同時(shí)要適應(yīng)新時(shí)代檔案工作的新形式和要求，注重計(jì)算機(jī)及信息載體的管理，確保檔案信息安全。檔案工作人員要有網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，在計(jì)算機(jī)上安裝防病毒軟件；工作電腦設(shè)定開機(jī)密碼和屏幕保護(hù)密碼，定期對(duì)計(jì)算機(jī)運(yùn)行狀況進(jìn)行檢查，嚴(yán)禁使用來路不明的軟件、磁盤和移動(dòng)硬盤，防止計(jì)算機(jī)病毒侵入，保證檔案電子數(shù)據(jù)信息的安全運(yùn)行。

為確保電子文件和電子檔案的安全保管和有效利用，要及時(shí)建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)，從而在管理和技術(shù)上有效地保證檔案信息的安全。

四、結(jié)語

檔案安全管理在新時(shí)代檔案工作的發(fā)展新要求下，要高標(biāo)準(zhǔn)做好工作，需要提升檔案人員的安全意識(shí)，建立長(zhǎng)效管理制度，加強(qiáng)館室設(shè)施設(shè)備的配置，進(jìn)一步提高檔案安全管理的程序化、科學(xué)化、規(guī)范化，時(shí)刻確保檔案的安全和完整，為企業(yè)建設(shè)發(fā)展做好支持服務(wù)。

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