中小學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的路徑探討

李睿

【摘要】中小學(xué)校檔案信息化建設(shè)屬于現(xiàn)代教育信息化的重要內(nèi)容，教育信息化的發(fā)展給各中小學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。我們必須要充分認(rèn)識(shí)到，中小學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)代的必然要求，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理能夠在很大程度上推動(dòng)中小學(xué)校持續(xù)健康發(fā)展。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作，對(duì)此問(wèn)題進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】中小學(xué)校；信息化建設(shè)；檔案管理

檔案信息化建設(shè)可以確保各類(lèi)文件資料得以有效保存，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，降低其他因素對(duì)檔案的破壞和影響。在實(shí)際工作中我們應(yīng)當(dāng)努力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，為學(xué)校教學(xué)教研工作提供更好的服務(wù)。

一、中小學(xué)校檔案信息化建設(shè)的意義

第一，檔案管理工作屬于中小學(xué)校教學(xué)管理工作的重要內(nèi)容，檔案信息化建設(shè)也能夠在很大程度上推動(dòng)教育現(xiàn)代化，確保中小學(xué)校教育教學(xué)工作的規(guī)范化開(kāi)展，促進(jìn)各類(lèi)教學(xué)資源得以高效利用。第二，檔案管理工作是中小學(xué)校做好其他工作的重要前提，檔案管理信息化建設(shè)也是學(xué)校其他工作有序開(kāi)展的基礎(chǔ)。所以，進(jìn)一步深入推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建系統(tǒng)完善的檔案信息管理體系，可以有效優(yōu)化中小學(xué)校的教育教學(xué)活動(dòng)，有效提升中小學(xué)校辦學(xué)水平的提升。第三，檔案材料屬于學(xué)校珍貴的教育資源，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)能夠幫助學(xué)校管理者更加高效地開(kāi)發(fā)和利用這些教育資源，它不但能夠更加便捷地對(duì)中小學(xué)校內(nèi)部師生、基礎(chǔ)設(shè)施等全部?jī)?nèi)容的日常動(dòng)態(tài)進(jìn)行管理，同時(shí)還能夠借助于互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)各個(gè)學(xué)校之間的信息資源共享，構(gòu)建更大的管理網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)地區(qū)教育水平的提升。

二、中小學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的路徑

（一）健全檔案管理信息化體系。通過(guò)上文的分析，我們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到中小學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，因此我們應(yīng)當(dāng)從思想上予以充分重視，采取各種有效措施推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。中小學(xué)校檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合學(xué)校發(fā)展的具體情況展開(kāi)深入調(diào)查分析，健全檔案信息化管理體系，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)信息化管理規(guī)章制度予以完善；學(xué)校管理人員需要結(jié)合信息化管理要求購(gòu)置各種設(shè)備，配備充足的專業(yè)技術(shù)人員，不斷優(yōu)化學(xué)校檔案管理工作環(huán)境。為確保檔案資源信息的準(zhǔn)確性與完整性，必須要對(duì)各類(lèi)檔案材料進(jìn)行合理的分類(lèi)歸檔，因?yàn)闄n案信息往往會(huì)具有一定的變動(dòng)性，因此需要定期對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，確保數(shù)據(jù)資源準(zhǔn)確，促進(jìn)檔案信息化管理效率的提升。

（二）提高檔案管理規(guī)范化水平?，F(xiàn)階段，檔案自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)依舊存在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后以及應(yīng)用軟件多而雜亂的問(wèn)題，在很大程度上降低了整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的使用效率。因此我們應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步促進(jìn)中小學(xué)校檔案管理規(guī)范化水平的提升，將我們的視野從過(guò)去的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)拓展到整個(gè)檔案信息管理上來(lái)。檔案管理信息化建設(shè)可以說(shuō)包含了學(xué)校檔案工作的所有環(huán)節(jié)，其中最為關(guān)鍵的便是確保檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范性，檔案標(biāo)準(zhǔn)需要進(jìn)一步完善，保證其在實(shí)際工作中得以落實(shí)。標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的制定是一個(gè)長(zhǎng)期性的工程，要確保檔案信息化建設(shè)與配套的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)共同進(jìn)行，二者相輔相成。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化監(jiān)管。若中小學(xué)校的檔案管理人員始終沿用過(guò)去的檔案管理手段予以操作，就無(wú)法確保檔案管理的規(guī)范化，所以必須要真正做好檔案信息化的監(jiān)管工作。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)樹(shù)立監(jiān)管意識(shí)，將其放在所有工作的關(guān)鍵地位，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案信息化管理的特性予以明確，結(jié)合具體情況制定出更加合理的管理方案，確保檔案信息化建設(shè)與學(xué)校實(shí)際情況相符合。另外，還需要熟練應(yīng)用各類(lèi)信息技術(shù)來(lái)確保資源的優(yōu)化整合，推進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展，同時(shí)做好對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用工作，積極主動(dòng)地和其他中小學(xué)校聯(lián)系溝通，實(shí)現(xiàn)資源共享，共同促進(jìn)檔案信息化建設(shè)水平的提升。

（四）拓展檔案信息化服務(wù)途徑。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極拓展檔案管理信息化服務(wù)途徑，主動(dòng)利用學(xué)校已有的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，把檔案管理活動(dòng)真正面向所有師生，確保檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)、政策規(guī)定都可以在學(xué)校網(wǎng)站中查閱。結(jié)合學(xué)校檔案信息化建設(shè)的具體情況，面向社會(huì)招收相應(yīng)的人才，或者吸納一些兼職人員，上崗前開(kāi)展好業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，促進(jìn)其專業(yè)能力的提升。提供更加完善的檔案信息服務(wù)，使用者能夠在網(wǎng)站中非常方便地獲得自己需要的檔案材料，讓檔案服務(wù)變得更加人性化與便捷化。另外，學(xué)校師生也能夠通過(guò)網(wǎng)站提出自己的意見(jiàn)，促進(jìn)信息交流，提升信息時(shí)效性。

（五）建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。一方面應(yīng)當(dāng)建立學(xué)校教師教研成果數(shù)據(jù)庫(kù)，確保學(xué)校教研成果得以科學(xué)管理，這是促進(jìn)中小學(xué)校教育教學(xué)水平提升的重要途徑。通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)能夠讓教研檔案資料得以有效推廣，能夠從應(yīng)用市場(chǎng)中尋求教研成果的落腳點(diǎn)，借助學(xué)校的人才資源與科技資源，推動(dòng)教研成果的轉(zhuǎn)化。比如說(shuō)可以對(duì)師生申請(qǐng)的發(fā)明專利建立專門(mén)的檔案，直接實(shí)現(xiàn)成果轉(zhuǎn)化，依靠各個(gè)專業(yè)教研室開(kāi)發(fā)新技術(shù)的教研檔案，提供更好的技術(shù)服務(wù)。另一方面是要做好檔案資源建設(shè)工作，進(jìn)一步豐富學(xué)校檔案室資源，深入挖掘、有效收集、科學(xué)整理各類(lèi)檔案信息材料，緊密聯(lián)系學(xué)校教育工作，做好檔案編研，努力開(kāi)發(fā)具有特色的專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)工作，有助于推動(dòng)中小學(xué)校各項(xiàng)教育工作的更好開(kāi)展，有助于使用者更加便捷地查閱和使用檔案。實(shí)踐說(shuō)明，唯有真正開(kāi)展好中小學(xué)校檔案管理工作，才能夠充分發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值，促進(jìn)學(xué)校的持續(xù)健康發(fā)展。

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