PDCA循環(huán)在人事檔案管理系統(tǒng)上線中的應(yīng)用

董影影，徐所鳳，沈亭婷

（揚(yáng)州市婦幼保健院信息科，江蘇 揚(yáng)州 225000）

揚(yáng)州市婦幼保健院人事檔案管理系統(tǒng)上線工作需要協(xié)調(diào)多個(gè)職能科室共同參與配合，及時(shí)討論解決系統(tǒng)上線過(guò)程中出現(xiàn)的各類問(wèn)題，將上線過(guò)程置于PDCA的4個(gè)階段當(dāng)中，并通過(guò)4個(gè)階段的不斷循環(huán)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的順利上線。

1 PDCA循環(huán)法在系統(tǒng)上線中的具體應(yīng)用

1.1 計(jì)劃階段（P）

1.1.1 存在問(wèn)題調(diào)研。自2016年3月系統(tǒng)上線以來(lái)，信息科組織召開(kāi)了多次職能科室協(xié)調(diào)會(huì)，通過(guò)對(duì)會(huì)議內(nèi)容及會(huì)議結(jié)果進(jìn)行梳理，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)上線主要存在以下問(wèn)題：（1）系統(tǒng)上線協(xié)調(diào)會(huì)無(wú)主要責(zé)任科室，會(huì)議討論結(jié)果不明確；（2）排班考勤規(guī)則提供存在難度，導(dǎo)致系統(tǒng)所需班次無(wú)法錄入；（3）各科室提供的菜單功能分類不清晰，權(quán)限分配不明確。；4）部分職能科室上線需求過(guò)于理想化，導(dǎo)致系統(tǒng)無(wú)法推進(jìn)［1］。

1.1.2 QC小組。針對(duì)專業(yè)技術(shù)上線存在的問(wèn)題成立QC（Quality Control Circle）小組（見(jiàn)表1）。

表1 QC小組

1.1.3 原因分析。專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)推進(jìn)不暢，QC小組多次召開(kāi)會(huì)議分析原因：（1）專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)由人事處去外院調(diào)研學(xué)習(xí)，綜合考慮各方面因素，決定要在我院部署此系統(tǒng)，但是在系統(tǒng)上線推進(jìn)時(shí)人事處沒(méi)有明確責(zé)任；（2）護(hù)理及醫(yī)務(wù)人員班次種類多、考勤規(guī)則復(fù)雜，信息科協(xié)調(diào)多次，無(wú)最終班次及考勤規(guī)則；（3）各職能科室在提供菜單功能時(shí)，分類過(guò)于細(xì)化，權(quán)限沒(méi)有明確到科室；（4）部分職能科室要求在此系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評(píng)及護(hù)理質(zhì)量檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容，不符合此系統(tǒng)上線初衷。具體原因分析見(jiàn)圖1［2］。

圖1 原因分析魚(yú)骨圖

1.1.4 確定目標(biāo)及對(duì)策。無(wú)責(zé)任科室收集整合班次及菜單權(quán)限分配等資料是系統(tǒng)上線主要阻力之一，信息科針對(duì)此問(wèn)題提出明確目標(biāo)：（1）與院長(zhǎng)室、人事處一起開(kāi)會(huì)討論，確定此系統(tǒng)上線工作由人事處負(fù)責(zé)牽頭；（2）信息科配合人事處，與各職能科室召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，完成班次、考勤規(guī)則、菜單權(quán)限等資料的收集。

1.1.5 制定計(jì)劃及實(shí)施方案。將系統(tǒng)上線分為前期準(zhǔn)備、系統(tǒng)安裝、資料整理審核、系統(tǒng)推進(jìn)、資料完善及上線前準(zhǔn)備6個(gè)階段，針對(duì)每個(gè)階段制定目標(biāo)及完成時(shí)間，以督促各科室積極配合系統(tǒng)上線工作［3］。其中，班次、考勤規(guī)則折算規(guī)則及專業(yè)技術(shù)檔案菜單權(quán)限分配等資料收集所占時(shí)間最長(zhǎng)，也是計(jì)劃中必不可少的一個(gè)步驟。

1.2 實(shí)施階段（D）

1.2.1 明確各科室資料提供時(shí)間。由人事處牽頭、信息科全力配合，組織護(hù)理部、科教處、醫(yī)務(wù)處負(fù)責(zé)人進(jìn)行開(kāi)會(huì)討論，分析系統(tǒng)上線所需班次及菜單權(quán)限資料情況，并明確要求各科室提供資料的時(shí)間，為系統(tǒng)的進(jìn)一步推進(jìn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1.2.2 資料收集整理。人事處及信息科對(duì)護(hù)理部、科教處、醫(yī)務(wù)處進(jìn)行督促指導(dǎo)，加緊收集系統(tǒng)所需資料的步伐，相關(guān)科室資料提供后，人事處及信息科對(duì)資料進(jìn)行進(jìn)一步的整合，資料整合完成后，由信息科與圖特公司工程師進(jìn)行交接，共同對(duì)系統(tǒng)內(nèi)人員基本信息和班次進(jìn)行維護(hù)，并根據(jù)相關(guān)科室提供的菜單需求對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行修改維護(hù)。

1.2.3 信息系統(tǒng)研發(fā)及測(cè)試。（1）由信息科與圖特公司工程師對(duì)接相關(guān)科室提供的需求，維護(hù)班次及菜單權(quán)限，并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)測(cè)試；（2）與醫(yī)德醫(yī)風(fēng)及護(hù)理檔案管理系統(tǒng)做接口開(kāi)發(fā)與測(cè)試。

1.2.4 培訓(xùn)推廣。（1）排班考勤請(qǐng)假流程的培訓(xùn)：系統(tǒng)內(nèi)人員基本信息、班次維護(hù)完成后，信息科與人事處開(kāi)會(huì)討論確定系統(tǒng)培訓(xùn)時(shí)間，由信息科對(duì)考培辦電腦進(jìn)行系統(tǒng)安裝、操作手冊(cè)的編寫(xiě)，人事處組織考勤員參與培訓(xùn)；（2）專業(yè)技術(shù)檔案的培訓(xùn)：前期搜集的各科室菜單需求開(kāi)發(fā)完成后，由人事處組織，信息科、醫(yī)務(wù)處、護(hù)理部、科教處、財(cái)務(wù)處、考培辦相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及負(fù)責(zé)人共同參與會(huì)議，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部分權(quán)限的分配等問(wèn)題進(jìn)行再次確認(rèn)，并確定專業(yè)技術(shù)檔案的培訓(xùn)時(shí)間，召集職能科室負(fù)責(zé)人進(jìn)行科教研、醫(yī)務(wù)、護(hù)理專業(yè)技術(shù)信息的填報(bào)和審核培訓(xùn)；（3）單獨(dú)對(duì)人事處進(jìn)行人員基本信息的填寫(xiě)、修改、人員調(diào)動(dòng)等培訓(xùn)；（4）單獨(dú)對(duì)財(cái)務(wù)處進(jìn)行員工工資條發(fā)放操作的培訓(xùn)。

1.3 檢查階段（C）

1.3.1 培訓(xùn)后各科室使用意見(jiàn)處理。經(jīng)過(guò)兩次的系統(tǒng)操作培訓(xùn)后，各科室積極使用專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，并將使用過(guò)程中出現(xiàn)的意見(jiàn)及建議及時(shí)向人事處和信息科反饋，由信息科整理后與圖特工程師共同對(duì)接解決，其中包括部分員工基本信息的調(diào)整、考勤補(bǔ)休結(jié)余、請(qǐng)假流程優(yōu)化、專業(yè)技術(shù)檔案菜單的調(diào)整等相關(guān)問(wèn)題的處理。

1.3.2 各科室使用情況監(jiān)測(cè)。人事檔案管理系統(tǒng)由人事處牽頭，通過(guò)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的排班考勤、專業(yè)技術(shù)檔案錄入情況等指標(biāo)進(jìn)行督導(dǎo)監(jiān)測(cè)，如各科室是否及時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行排班，相關(guān)職能科室是否在系統(tǒng)內(nèi)錄入資料等，在系統(tǒng)推廣期間，建議人事處每周抽查一次，并將結(jié)果匯報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，系統(tǒng)穩(wěn)定后每月檢查一次，以建立長(zhǎng)效的獎(jiǎng)懲機(jī)制［3］。

1.4 處理階段（A）

根據(jù)人事處的定期檢查結(jié)果和系統(tǒng)執(zhí)行情況，總結(jié)問(wèn)題，并針對(duì)不足之處提出下一步整改計(jì)劃措施。如定期召集相關(guān)科室進(jìn)行會(huì)議討論，協(xié)調(diào)存在的問(wèn)題；對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行再培訓(xùn)，加強(qiáng)系統(tǒng)應(yīng)用能力水平的提升；另外，定期聽(tīng)取使用科室的需求及建議，以便更好地為醫(yī)務(wù)人員的系統(tǒng)規(guī)范化管理進(jìn)行服務(wù)［4］。

2 應(yīng)用效果

系統(tǒng)從2016年9月初試運(yùn)行以來(lái)，已有請(qǐng)假流程246條（紙質(zhì)假條已被完全取消），2016年9月底考勤上報(bào)率達(dá)到76%，工資條查看率為89%，10月份考勤上報(bào)率為88%，工資條查看率為97%，均呈上升趨勢(shì)，同時(shí)，系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，各科室提出的寶貴意見(jiàn)也使系統(tǒng)的流程更加科學(xué)規(guī)范。到目前為止，系統(tǒng)各功能的使用率已達(dá)100%［5］。

人事檔案管理系統(tǒng)的上線，改變了我院人員信息管理的模式，從紙質(zhì)到電子化的管理，減少了人事處、護(hù)理部、醫(yī)務(wù)處等職能科室在人員管理方面的工作量，同時(shí)附帶的工資條發(fā)放及查看功能，受到了財(cái)務(wù)處及全院職工的一致好評(píng)，告別了紙質(zhì)工資條，節(jié)省了人力和物力。

人事檔案管理的成功上線及推廣，離不開(kāi)人事處、信息科、護(hù)理部、科教處、醫(yī)務(wù)處及醫(yī)院各臨床醫(yī)技職能科室的共同參與和配合，利用信息化手段建立全院醫(yī)務(wù)人員的規(guī)范化管理，以信息推送的方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工管理，保證了人員信息管理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。PDCA循環(huán)管理法在人事檔案上線中的應(yīng)用效果顯著，不僅能夠明顯提升系統(tǒng)上線效率，還能明顯優(yōu)化系統(tǒng)整體流程，提升系統(tǒng)質(zhì)量，促進(jìn)全院醫(yī)務(wù)人員的規(guī)范化管理［5］。

［1］陳家琴，戴瑞如，趙曉燕，等.應(yīng)用PDCA循環(huán)持續(xù)改進(jìn)醫(yī)務(wù)人員手衛(wèi)生依從性［J］.中華醫(yī)院感染學(xué)雜志，2016，26（1）：221-223.

［2］王 莉.PDCA循環(huán)管理模式在急診護(hù)理管理中的應(yīng)用［J］.齊魯護(hù)理雜志，2014，20（15）：113-114.

［3］徐靈莉，鄧本敏，唐 玲，等.護(hù)理風(fēng)險(xiǎn)管理能有效提高糖尿病合并惡性腫瘤患者的化療療效［J］.第三軍醫(yī)大學(xué)學(xué)報(bào)，2013，35（4）：351-354.

［4］周立蓉，向孟剛，祝 青，等.PDCA循環(huán)法對(duì)婦科門診醫(yī)院感染控制的影響研究［J］.中華醫(yī)院感染學(xué)雜志，2015，25（10）：2382-2384.

［5］許紅霞，徐宇紅，阮 麗.PDCA管理模式對(duì)提升護(hù)理操作實(shí)踐能力的效果觀察［J］.實(shí)用臨床醫(yī)藥志，2014，18（22）：214-215.