檔案管理過(guò)程中的主要問(wèn)題及對(duì)策措施

付艷華

摘 要：在當(dāng)下社會(huì)中，各行各業(yè)的單位都需要開(kāi)展檔案管理工作。檔案管理工作是一項(xiàng)具有保密性的工作，同時(shí)也具有很強(qiáng)的專業(yè)性，可以有效的記錄單位發(fā)生的各種事項(xiàng)。但是，在如今的檔案管理過(guò)程中，存在著各種各樣的問(wèn)題，影響著檔案管理工作的正常開(kāi)展。本文旨在研究當(dāng)下單位檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，并提出針對(duì)性的對(duì)策措施，以規(guī)范我國(guó)的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作;主要問(wèn)題;解決措施

檔案是人類(lèi)文明發(fā)展到一定歷史階段的產(chǎn)物。中華上下五千年文明史，世代相傳，在這浩如煙海的歷史長(zhǎng)河中，檔案資料發(fā)揮著獨(dú)特的價(jià)值和作用。檔案是認(rèn)識(shí)和把握事物發(fā)展規(guī)律的鑰匙，檔案把往復(fù)不斷的現(xiàn)象真實(shí)地記錄下來(lái)，使瞬間變成永恒，檔案物化延續(xù)了人類(lèi)的記憶，已經(jīng)成為聯(lián)系過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的傳遞紐帶。

1、檔案管理的重要性

檔案真實(shí)地記錄了單位文化和單位發(fā)展過(guò)程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。單位的檔案文化就已經(jīng)形成。檔案管理工作就像高層建筑中的每個(gè)鋼筋，每個(gè)螺釘和每個(gè)焊縫一樣。被人看到了，但他穿透了建筑物的每個(gè)角落，關(guān)節(jié)和焦點(diǎn)，是建筑物的中流砥柱，承載著建筑物最關(guān)鍵的負(fù)荷。

檔案管理已成為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)范管理的基礎(chǔ)和前提。檔案管理工作者必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在單位生存和發(fā)展以及保護(hù)中的重要性。

2、檔案信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施不完善

在檔案信息的發(fā)展過(guò)程中，最重要的基礎(chǔ)和前提是配置網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)施和信息基礎(chǔ)設(shè)施。對(duì)于信息存儲(chǔ)，信息共享，信息集成，信息安全等文件信息化過(guò)程中的問(wèn)題，有必要采用一系列模塊化終端電器，光盤(pán)庫(kù)，磁盤(pán)陣列，微圖像數(shù)字設(shè)備，高速掃描儀，終端服務(wù)器等。大容量，穩(wěn)定，高安全性的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備。這些設(shè)備通常很昂貴并且需要很多錢(qián)。作為一個(gè)社會(huì)文化機(jī)構(gòu)，檔案部門(mén)主要依靠金融支付來(lái)獲取資金。因此，可投資于檔案信息化的資金相對(duì)有限，難以滿足大量高科技設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)和配置。在一些基層檔案部門(mén)，用于檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施太舊，數(shù)據(jù)處理能力非常有限。很難充分發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢(shì)和作用。

2.2未能有效發(fā)揮資源整合作用

在文件信息化過(guò)程中，整合檔案信息資源是重要任務(wù)之一。在集成過(guò)程中，有必要應(yīng)用文件信息管理系統(tǒng)，并通過(guò)重制，掃描和錄入的技術(shù)手段，對(duì)文件集的紙質(zhì)文件進(jìn)行全文數(shù)字處理，從而實(shí)現(xiàn)文件的建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，有必要在數(shù)據(jù)庫(kù)的各個(gè)部門(mén)中包括，匯總和接收由電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化生成的電子文檔和電子文件。然而，在實(shí)際檔案工作中，由于利益，管理習(xí)慣，部門(mén)利益，制度設(shè)置，管理制度等的局限和影響，各部門(mén)檔案信息化過(guò)程中反復(fù)建設(shè)，分散的資源和政治等單獨(dú)的政策。

2.3人才隊(duì)伍建設(shè)有所欠缺

當(dāng)前社會(huì)中的各項(xiàng)工作都離不開(kāi)人的作用。在檔案信息化過(guò)程中，對(duì)于人才也具有一定的需求。尤其是對(duì)于同時(shí)具備信息技術(shù)、檔案知識(shí)的綜合性人才，更是十分需求。在當(dāng)前大多數(shù)檔案部門(mén)當(dāng)中，檔案信息化的工作人員主要有兩類(lèi)。一類(lèi)是是技術(shù)型人才，本身具有很強(qiáng)的信息技術(shù)能力，通過(guò)一定的培訓(xùn)和實(shí)踐，逐漸了解和掌握檔案知識(shí)。另一類(lèi)是知識(shí)型人才，本身具有較強(qiáng)的檔案知識(shí)，通過(guò)不斷的自學(xué)和實(shí)踐，逐漸了解和掌握信息技術(shù)能力。其中，很多技術(shù)型人才容易受到人才市場(chǎng)的影響，往往都會(huì)尋找或接受更加高薪的工作，難以專心的從事檔案工作，而知識(shí)型人才由于沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的信息技術(shù)培訓(xùn)，對(duì)于相關(guān)的知識(shí)和技能還有很大的欠缺，無(wú)法熟練的應(yīng)用信息技術(shù)

3、加強(qiáng)檔案管理工作的可行措施

3.1.注重對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)

作為單位領(lǐng)導(dǎo)，需要對(duì)檔案管理的重要性有全面認(rèn)識(shí)，只有這樣才能在人力物力方面給予更多支持，只有領(lǐng)導(dǎo)重視才能使檔案管理人員對(duì)工作崗位的重要性有重新認(rèn)識(shí)。單位需要定期組織人員參加檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)《檔案法》學(xué)習(xí)，利用正規(guī)培訓(xùn)提升檔案管理人員的專業(yè)能力。

3.2.注重檔案收集工作

在日常管理當(dāng)中，工作人員需要做好檔案收集、整理工作，只有不斷更新檔案內(nèi)容，才能體現(xiàn)出管理價(jià)值。管理層需要多方督促檔案收集工作的落實(shí)，保證相關(guān)部門(mén)及時(shí)上交資料，促進(jìn)檔案內(nèi)容及時(shí)更新并歸檔。

3.3.注重檔案價(jià)值鑒定

檔案鑒定是在種類(lèi)繁多的檔案中選擇有價(jià)值的內(nèi)容進(jìn)行專項(xiàng)管理。這就需要管理人員具備良好的甄別能力，能夠從現(xiàn)有檔案中發(fā)掘其價(jià)值所在，通過(guò)歷史檔案分析，結(jié)合國(guó)家政策、組織發(fā)展需要等，確定檔案的保存價(jià)值。

3.4.注重對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的利用

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，在檔案管理當(dāng)中引入信息技術(shù)有利于提高管理效率和管理質(zhì)量。利用信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的及時(shí)更新，在檔案搜索、查閱、歸檔方面提高效率。通過(guò)信息技術(shù)處理，檔案管理效率將得到全面提高，管理質(zhì)量也會(huì)同步發(fā)展。

3.5.檔案管理工作要引入競(jìng)爭(zhēng)上崗機(jī)制

進(jìn)行公開(kāi)選拔檔案管理員，這不僅可以從源頭上滿足選拔高素質(zhì)檔案管理員的迫切需要，更重要的是能形成健康向上的導(dǎo)向，形成鼓勵(lì)優(yōu)秀人才脫穎而出的氛圍。檔案管理不僅僅是一項(xiàng)工作，更是一門(mén)科學(xué)，需要從事檔案管理工作的人員精通檔案管理知識(shí)和技能，要把懂行、負(fù)責(zé)、上進(jìn)的同志安排到檔案管理崗位，在行、在崗、在干，認(rèn)真做好管理學(xué)員檔案工作，不能把檔案管理視為打雜，無(wú)關(guān)緊要。

并且要掌握新技術(shù)使用的能力，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)滲透到檔案工作中，使檔案工作者面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。檔案工作者必須熟練操作新技術(shù)產(chǎn)品。如計(jì)算機(jī)，掃描儀，無(wú)線上網(wǎng)和其他新技術(shù)產(chǎn)品，并且能夠在不丟失數(shù)據(jù)的情況下交換信息而不泄露秘密。文件管理員應(yīng)使用文件管理軟件，在使用過(guò)程中，可以及時(shí)，準(zhǔn)確地分析故障原因;從而確保電子文檔的數(shù)據(jù)部分不會(huì)丟失或盡可能地恢復(fù)。檔案工作者必須學(xué)會(huì)在使用計(jì)算機(jī)文件管理系統(tǒng)時(shí)保護(hù)電子數(shù)據(jù)安全。當(dāng)應(yīng)用程序計(jì)算機(jī)執(zhí)行文件編目，記錄，檢索，統(tǒng)計(jì)等時(shí)，軟件設(shè)置密碼，以設(shè)置不同操作員對(duì)不同內(nèi)容的訪問(wèn)權(quán)限。對(duì)于不同機(jī)密級(jí)別的文件或高密度文件，應(yīng)設(shè)置不同的保護(hù)措施，除設(shè)置多級(jí)密碼保護(hù)外，還應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)加密。

4、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上述分析可以看到，檔案管理具有廣泛性、客觀性和公正性。在組織建設(shè)、發(fā)展的不同階段，檔案的應(yīng)用價(jià)值都是不容忽視的。做好檔案管理需要從內(nèi)容收集、整理方面入手，強(qiáng)化管理人員專業(yè)素質(zhì)，利用現(xiàn)代科技建立更高效的管理模式，促進(jìn)檔案管理價(jià)值不斷提升。

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