基建檔案管理現(xiàn)狀與改進策略研究

陸麗忠

摘 要：基建檔案是指各種基礎建設工程項目從規(guī)劃、設計到施工，以及后期維修等過程中所產(chǎn)生的各種形式的檔案資料。隨著經(jīng)濟發(fā)展，企業(yè)在基礎建設方面的投資越來越大，檔案管理工作較為繁雜，工作人員要做到對檔案進行有序、系統(tǒng)、統(tǒng)一的管理，避免出現(xiàn)錯漏和資料雜亂的現(xiàn)象，保證檔案資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性以及安全性，確保檔案資料實現(xiàn)有效利用。目前基建檔案管理中仍然存在很多不足之處，本文就基建檔案管理中需要注意的管理意識、管理制度、管理機制等方面進行研究和探討，提出當下提高基建檔案管理質量的相關對策，為基建檔案管理的科學發(fā)展提供參考。

關鍵詞：基建；檔案管理；策略

中圖分類號：G275.3 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）05-0223-02

基建檔案是指建筑物、構筑物、地上地下各種管線等基礎建設過程中所形成的檔案資料，文件種類包含范圍較為廣泛，從項目醞釀立項開始，經(jīng)過中間設計、規(guī)劃等一系列過程，一直延續(xù)到工程完工，其中應當有項目前期文件、勘察測繪文件、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、設備文件以及竣工驗收文件等[1-2]。此外，工程后期維修等檔案資料也應當包含在內。在當今信息化時代，檔案資料不僅僅是文字檔案和圖紙等內容，還包括圖像、聲像等各種載體的資料?；n案是項目申報和編報材料的科學依據(jù)，在工程竣工驗收階段，更是需要工程全部檔案資料作為驗收工程質量的必備條件。由于文件繁多且復雜的特點，管理上存在一定困難，做好基建檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的基礎，本文就基建檔案管理中存在的問題及改進策略做出探討。

1 基建檔案管理的意義

1.1 基建檔案管理可規(guī)范企業(yè)檔案管理，保護信息安全

基建檔案管理是企業(yè)檔案管理工作中重要部分，有助于檔案管理的進一步規(guī)范，為企業(yè)日后的發(fā)展和項目的運行提供一定的依據(jù)，并對日常工作進行有效的規(guī)范。由于企業(yè)各部門間溝通存在一定困難，工作內容相對繁雜，極易出現(xiàn)資料和信息的丟失，給工作的順利開展帶來一定阻礙，也不利于企業(yè)信息的保護。良好的基建檔案管理工作，不僅能夠避免材料的丟失，也能夠很好的保護企業(yè)信息安全。

1.2 基建檔案管理為工程建設提供依據(jù)，保證工程質量

基建項目一般建設周期較長，從項目立項到最終完工是一個漫長的工作周期，施工的不同階段都要做到多部門協(xié)調工作，一個項目的完成需要建設過程中各個環(huán)節(jié)緊密相扣，盡量減少差錯的產(chǎn)生[3]。因此，良好的基建檔案管理是各部門工作間溝通的重要橋梁，為各部門提供相應的資料，確保建設方、施工方、監(jiān)理方以及財務等各部門實現(xiàn)高度配合，繼而才能夠實現(xiàn)工程進度的統(tǒng)一。基建檔案也是工程正常運作和后期管理的憑證，如查閱建筑物的結構、受力形式、耐久年限以及防火等級等，都能夠通過檔案材料進行明確。通過基建檔案的良好管理，在很大程度上能夠節(jié)約建設時間、提高人員安全，間接地起到增值和節(jié)約成本的作用。

1.3 基建檔案管理有利于強化質量監(jiān)督，明確責任主體

在項目進行過程中，工作人員可通過查閱檔案對項目進行密切關注，及時跟進項目進度，實施一定的監(jiān)督和審查，從而利于項目的有序開展。另外，在規(guī)范施工過程中檔案管理也十分重要，例如建設材料的進場和領用等，都需要進行驗收簽字和蓋章，對明確責任主體十分重要，做到有據(jù)可查?；椖拷ㄔO完成后，如果出現(xiàn)任何因工程質量所導致的問題，都能夠通過查閱檔案進行分析查對，找出問題原因及責任部門，方便日后維修和相應的賠償?shù)裙ぷ?，可減少糾紛的發(fā)生。

1.4 基建檔案管理為企業(yè)基建工作發(fā)展提供參考

在企業(yè)未來進行相關項目建設時，可通過查找以往的檔案資料尋找經(jīng)驗，探討和了解新建項目的可行性、設計方案以及投資費用等情況，經(jīng)驗的借鑒能夠節(jié)約人力、時間以及金錢成本，為企業(yè)的發(fā)展提供保障。

2 基建檔案管理現(xiàn)狀和存在問題

2.1 對基建檔案管理重視度不夠，管理意識淡薄

基建檔案管理工作與普通檔案管理有所區(qū)別，基于其周期長、流程多的特點，基建檔案資料管理的復雜性和繁瑣性尤為突出，再加上經(jīng)濟利益等外界因素的影響，往往對基建檔案管理缺乏足夠的重視[4]。基建檔案管理首先要結合及時的資料收集和整理工作，很多企業(yè)缺乏這一方面的管理，耽誤了工作的進展，后期進行檔案管理則存在種種困難。另外，很多企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理人才，責任未落實到具體人員，使得管理較為混亂，資料流向不清等問題多發(fā)，因此，企業(yè)應當提高管理理念，重視檔案的收集與整理，從而提高管理水平。

2.2 基建檔案管理體制不健全，管理模式陳舊

隨著社會的進步和發(fā)展，國家工程項目建設管理體制改革進一步深化，也頒布了一系列工程項目管理和工程檔案管理法規(guī)及標準，傳統(tǒng)的基建檔案管理工作體制則難以應付當前高標準的要求。在部分基建項目建設中，因為經(jīng)費的缺乏和人員配置不完善的問題，沒有單獨設立基建檔案管理部門，缺乏完善的管理體制，很多項目的檔案管理員是臨時抽調的其他工作人員，進行檔案的收集和管理，一方面缺乏一定的責任心，另外對項目了解程度不夠，導致檔案管理混亂。隨著基建工程建設發(fā)展的速度加快，傳統(tǒng)的基建檔案資料管理水平無法滿足當前對基建檔案資料管理需求。基建檔案總結了工程建設的全過程，工作跨度時間長、施工階段繁多、涉及部門廣、工程操作復雜，傳統(tǒng)的檔案管理模式不能夠滿足當前需求，容易出現(xiàn)檔案質量參差不齊等問題。因此，改善陳舊的管理模式十分重要。

3 加強基建檔案管理的對策

3.1 強化工作人員對基建檔案管理的認識

觀念作為行為先導，在很大程度上決定了行為施行的成效，在基建檔案管理工作中，強化工作人員的認識是提高工作效果的重要手段。普及新的管理理念，使企業(yè)各部門的工作人員對檔案管理工作重視起來，尤其是管理者，認識到基建檔案管理的重要性是工作順利開展的先決條件。同時，企業(yè)需要逐步完善基建工程檔案的管理機制，結合工程的特殊性和管理要求，建立一個穩(wěn)定的管理機制，并在前期對管理機制中實施的細則進行落實和統(tǒng)一，規(guī)范后期檔案管理工作的具體要求。

3.2 做好基建項目施工前的資料準備工作

基建項目檔案管理是一項長期工作，工作開始的初期就要打好基礎，從跟進項目開工報建審批手續(xù)開始，對項目初期的勘察、審批、立項等階段的檔案進行跟進和統(tǒng)一管理，以免后期資料原件丟失情況發(fā)生，也利于檔案的完整性，方便后期建設過程中有據(jù)可查。初期資料有報建資料、合同、會議紀要、設計圖紙、圖紙變更以及開工報告等內容，另外后期施工單位和監(jiān)理單位的管理控制資料也要做好收集[5-6]。工作人員應當對其進行分門別類的整理，明確保管日期。在人員的配置上，初期就要指定具體人員負責資料的整理和收集，一般將資料室安排在工程部旁，方便資料管理工作與工程間的同步進行。為了對檔案管理工作起到有效監(jiān)督，應當將其納入公司考核體制，實行崗位責任制，做到責任到人，從而提高相關人員的重視。此外，為了完善和方便檔案收集工作，應當設立相應的接收、轉化和鑒定程序，使這項繁瑣的工作做到有章可循，可配合使用高效、便捷的信息化系統(tǒng)，使歸檔的檔案資料全部納入可利用的范圍，方便查閱。對于合作單位需要提供的各種文件資料的數(shù)量、時間，通過相關協(xié)議或合同進行約定，保證質量。

3.3 完善檔案文件的收發(fā)和歸檔工作

首先做好檔案的收文和發(fā)文的登記，完整的登記目錄有利于后期對資料審核和查閱工作的開展，工作中一旦發(fā)現(xiàn)缺號需立即查詢，及時補救。在收到設計變更圖紙時要做到及時更換，避免出現(xiàn)材料積壓未處理的情況。施工中往往產(chǎn)生大量的技術變更，建設單位資料員要將設計變更圖紙及時替換發(fā)放給施工方和監(jiān)理單位，并收回舊圖，避免施工單位誤用舊圖。

3.4 完善檔案文件的審查工作

為了方便檔案的審核，要對其進行明確的分類，確保各類文件資料收集齊全，并且能夠全面反映基建項目的整體情況。項目部在驗收工程時，要依據(jù)合同、協(xié)議中的條款對檔案文件審核。審核中特別注意需要簽字的文件是否有負責人的簽字。對于存在文件缺失和目錄不全的情況，要通知相關部門進行及時的補交或整改。

3.5 做好基建檔案驗收、報送工作

為了加強企業(yè)基建檔案資料的管理，貫徹實施基建檔案備案制度和驗收制度，做到有力執(zhí)行基建檔案工作檢查、預驗收步驟，國家檔案局頒布了《建設項目（工程）檔案驗收辦法》。辦法中要求，基建檔案必須經(jīng)城建檔案管理部門驗收合格后，項目才可進行最終的竣工驗收工作，基建檔案需在工程竣工驗收后三個月內做好移交工作。通過基建檔案驗收工作，提高了基建工程管理和檔案管理水平[7]。

3.6 利用新型科學技術手段進行檔案管理

隨著科學技術的發(fā)展和進步，網(wǎng)絡時代已經(jīng)到來，便捷的信息化給基建檔案管理帶來了新的發(fā)展方向。工作人員應當順應時代的發(fā)展，學習新技術、新方法，利用計算機和網(wǎng)絡技術開發(fā)研究新的管理方式，對以往的管理模式進行改進和優(yōu)化，使其進入信息化和科學化發(fā)展的方向。檔案管理體系應當合理地利用信息管理技術，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化，利用網(wǎng)絡傳輸、實時查閱和同步保存，逐漸將文字檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，最終建立起完整的檔案電子數(shù)據(jù)庫[8]。

3.7 加強工作人員的培訓工作

人是工作的主體，只有提高工作人員的業(yè)務水平，才能夠在良好的工作體制下，利用新型的管理技術提高工作效率。很多企業(yè)的檔案管理人員身兼多職，一方面需要完成自己收集、整理和歸納檔案的工作，另外還承擔其他工作。因此，很多企業(yè)的檔案管理人員之間水平差異較大。為了保證檔案管理工作的順利進行，企業(yè)應當對工作人員開展統(tǒng)一的培訓工作，提高檔案管理人員的基礎素質，可以讓有經(jīng)驗的檔案管理人員分享自身的工作經(jīng)驗，團隊間盡量建立統(tǒng)一的工作模式，在實踐中提高工作人員的業(yè)務水平。

4 結語

綜上所述，基建工程建設中基建檔案資料管理工作有著非常重要的作用，為企業(yè)基建工程的發(fā)展作出了很大的貢獻。為此，提高基建檔案資料的科學化管理水平是需要企業(yè)相關部門和人員進行不斷努力去提升的，為基建工程的健康發(fā)展提供重要的基礎和保障。

參考文獻

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