基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理模式的優(yōu)化探討

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展以及信息化時(shí)代的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)逐漸成為大眾生活中必備的輔助工具。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)也已經(jīng)深入到高校的管理工作中。在當(dāng)今高校的檔案管理中，多數(shù)工作人員已經(jīng)意識(shí)到信息化管理的便利性，進(jìn)而紛紛使用該種模式開展工作，但是由于部分工作人員的工作能力不足，進(jìn)而使得管理工作中還存在許多問題。基于此。本文將對(duì)如何在大數(shù)據(jù)背景下開展高校檔案管理工作進(jìn)行分析，旨在幫助高校能夠順利開展教學(xué)工作。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境；高校檔案管理；管理模式；優(yōu)化探討

在建設(shè)現(xiàn)代數(shù)字化高校校園時(shí)，對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是其中重要的工作內(nèi)容。所謂大數(shù)據(jù)時(shí)代下的管理模式就是指信息化管理。而信息化管理模式就是指管理人員通過信息化設(shè)備對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行收集整理以及保存的過程。隨著信息時(shí)代的不斷深入，該種管理模式將成為高校管理工作中的中流砥柱。該種管理模式不僅能夠幫助管理人員降低工作壓力，提升工作質(zhì)量，同時(shí)也能保證高校信息的安全，進(jìn)而促進(jìn)高校健康發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代的特征

首先，所謂大數(shù)據(jù)就是指網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，是信息化發(fā)展的產(chǎn)物，其中包括云數(shù)據(jù)庫以及物聯(lián)網(wǎng)，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨為大眾的生活提供了便利。同時(shí)，當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代具有以下幾種特點(diǎn)：第一，規(guī)模龐大。與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫相比，大數(shù)據(jù)庫的容量從TB轉(zhuǎn)換成PB，其容量上升了百倍；第二，速度提升。傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫在處理數(shù)據(jù)時(shí)，通常會(huì)耗費(fèi)許多時(shí)間，不僅會(huì)浪費(fèi)工作人員的時(shí)間，同時(shí)也會(huì)延緩數(shù)據(jù)上傳，進(jìn)而影響高校管理工作的開展，而大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，卻可以很好地解決這一問題。第三，大數(shù)據(jù)的多樣性被提升。大數(shù)據(jù)類型的提升，可以幫助高校更好地開展管理工作，同時(shí)也能加強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全性。最后，大數(shù)據(jù)的價(jià)值提升。由于數(shù)據(jù)的不斷增加以及更新速度的提升，大數(shù)據(jù)的價(jià)值必然會(huì)隨之提升，進(jìn)而使得大數(shù)據(jù)的價(jià)值密度就會(huì)降低[1]。

二、高校檔案管理現(xiàn)狀

首先，大部分高校的管理人員對(duì)信息化檔案管理存在錯(cuò)誤認(rèn)知，其認(rèn)為，所謂信息化管理就是通過計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行收集以及保存；其次，多數(shù)管理人員缺乏一定的安全意識(shí)。經(jīng)過調(diào)查顯示，多數(shù)學(xué)校的學(xué)生安全系統(tǒng)都十分容易破解，并且可以隨意更換密碼，這會(huì)對(duì)學(xué)生檔案造成一定的安全隱患；第三，各部門之間沒有聯(lián)系不團(tuán)結(jié)。比如說，當(dāng)檔案管理部門需要其他部門成員上交檔案時(shí)，多數(shù)工作人員會(huì)產(chǎn)生不耐煩的態(tài)度，甚至部分成員會(huì)遺交、遲交。這些情況都會(huì)對(duì)檔案管理人員的工作造成一定的阻礙[2]。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理模式的優(yōu)化措施

（一）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升管理人員業(yè)務(wù)水平

首先，在高校檔案管理工作中，管理人員是否具備過硬的業(yè)務(wù)水平是決定管理工作能否穩(wěn)定進(jìn)行的關(guān)鍵條件。眾所周知，檔案管理工作所涉及的細(xì)節(jié)眾多，且較為復(fù)雜，從手收集檔案到整理檔案以及錄入檔案，需要工作人員具有強(qiáng)大的內(nèi)心。因此高校相關(guān)人員應(yīng)該注重提升管理人員的工作能力。首先，校務(wù)人員應(yīng)該提升應(yīng)聘人員的招聘條件。比如，應(yīng)聘者必須經(jīng)歷過相關(guān)專業(yè)技能的培訓(xùn)并持有相關(guān)技能證書后，方可通過面試。當(dāng)其通過面試后，校務(wù)人員可以安排其進(jìn)行實(shí)習(xí)，當(dāng)實(shí)習(xí)期滿且應(yīng)聘人員未造成重大損失后，校務(wù)人員可酌情考慮通知其正式上崗。其次，對(duì)于校內(nèi)現(xiàn)存的管理人員，高?？山M織其開展定期的培訓(xùn)活動(dòng)，并為其提供外出調(diào)研的機(jī)會(huì)，以供檔案管理人員能夠提升自身的業(yè)務(wù)水平。最后，小吳人員一定要注重培養(yǎng)檔案管理人員的法律意識(shí)，使其意識(shí)到檔案管理機(jī)密性的重要性。同時(shí)，小吳人員還應(yīng)該鼓勵(lì)管理人員了解先進(jìn)的管理理念以及信息化的管理手段，提升檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)以及整體水平[3]。此外，還應(yīng)該適當(dāng)?shù)赝卣箼n案管理的工作隊(duì)伍，將校內(nèi)的管理高層引入其中，使其意識(shí)到檔案管理工作的重要性。

（二）夯實(shí)檔案管理設(shè)施建設(shè)，提升檔案管理共享能力

首先，檔案管理人員應(yīng)該對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的信息技術(shù)進(jìn)行分析，尋找適合檔案管理的信息管理模式，構(gòu)建良好的信息平臺(tái)，保證其能夠?qū)⑿?nèi)學(xué)生的信息進(jìn)行收集以及整合；其次，相關(guān)滾利人員應(yīng)該定期對(duì)信息化設(shè)備進(jìn)行檢查以及維護(hù)，比如當(dāng)發(fā)現(xiàn)路由器老化或是掃描儀失靈后，應(yīng)及時(shí)將其更新，保證信息化管理工作能夠順利開展；第三，管理人員應(yīng)該為信息化管理檔案建立單獨(dú)的服務(wù)器，防止由于服務(wù)器壓力過大而發(fā)生系統(tǒng)崩潰，進(jìn)而對(duì)檔案安全造成隱患；第四，高校應(yīng)為檔案管理部門配備專業(yè)、專門的維修人員，當(dāng)事故發(fā)生時(shí)，能夠及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救，盡量將損失降到最低；最后，隨著我國招生數(shù)量的不斷擴(kuò)大，各大高校的學(xué)生數(shù)據(jù)也隨之提升，因此，在此環(huán)境下，高校應(yīng)該選購先進(jìn)的管理軟件，并通過不同的渠道建立信息平臺(tái)，使得學(xué)生可以隨時(shí)查取自己的檔案資料。

（三）強(qiáng)化二級(jí)單位管理意識(shí)，重視檔案材料收集保存

高校教學(xué)能夠順利開展，其中起到?jīng)Q定性因素的除了具有高水平的教師、輔導(dǎo)員以及其他教務(wù)人員外，還包括檔案管理部門以及其他輔助性部門[4]。因此，檔案管理工作單靠管理人員是無法順利進(jìn)行的，還應(yīng)該需要其他部門人員的協(xié)同幫助。在專業(yè)檔案管理人員的幫助之下，各個(gè)部門的工作人員自己教師應(yīng)該積極地為檔案管理部門提供需要的數(shù)據(jù)以及資料，并能夠通過自身的努力將其整理成數(shù)字文件，完善檔案資料，及時(shí)上傳照片以及視頻等資料，并將其整理好上交給檔案部門，降低其工作壓力。同時(shí)，在此基礎(chǔ)上，校務(wù)人員也應(yīng)該提高各個(gè)部門的工作意識(shí)，通過對(duì)檔案管理的宣傳，使其提升自身的主觀能動(dòng)性，進(jìn)而幫助檔案管理工作的順利開展。

（四）完善檔案信息安全機(jī)制，加固信息安全保護(hù)墻壁

首先，檔案管理人員應(yīng)該提升自身的信息保密技術(shù)，對(duì)管理檔案的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密處理。并提升數(shù)據(jù)庫的安全性，使其不易破解。其次，管理人員當(dāng)檔案管理人員在對(duì)資料進(jìn)行簽字時(shí)應(yīng)該使用電子簽字技術(shù)，并將其上傳至檔案庫進(jìn)行保存，同時(shí)還應(yīng)該對(duì)其加以蓋章，以此保證信息的嚴(yán)謹(jǐn)性以及安全性。第三，檔案管理人員應(yīng)該提升檔案庫的權(quán)限，比如，只允許檔案部門的專業(yè)人員進(jìn)行觀看，當(dāng)其他部門人員想要參與觀察時(shí)，應(yīng)該與管理人員取得聯(lián)系，獲取權(quán)限與密碼后，方可進(jìn)行瀏覽。同時(shí)，此處值得注意的是，針對(duì)于不同的管理層人員，應(yīng)該有不同的管理權(quán)限，比如高層人員可對(duì)其進(jìn)行修改，但是其他部門的人員只能對(duì)其進(jìn)行瀏覽，以此提升管理的邏輯性[5]。

四、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代的逐漸靠近不僅為高校的檔案管理工作帶來了便利，同時(shí)也帶來了一些挑戰(zhàn)。檔案信息管理系統(tǒng)龐大，且結(jié)構(gòu)復(fù)雜，對(duì)于工作人員而言，是一項(xiàng)十分艱巨的任務(wù)。因此，高校的相關(guān)負(fù)責(zé)人員一定要不斷地對(duì)實(shí)際以及自身水平進(jìn)行分析，提升自身的工作能力，合理運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)開展管理工作，進(jìn)而促進(jìn)高校的發(fā)展，為學(xué)生提供良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。

參考文獻(xiàn)

[1]陳新穎.大數(shù)據(jù)時(shí)代沖擊下才搞笑檔案管理的現(xiàn)狀[J].當(dāng)代信息教學(xué)，2014，06（17）：84-85.

[2]董向東.如何在高校檔案管理工作中實(shí)施信息化管理[J].軟件技術(shù)-教學(xué)導(dǎo)刊，2014，03（11）：12-13.

[3]關(guān)建偉.國內(nèi)外主要互聯(lián)網(wǎng)公司大數(shù)據(jù)布局與應(yīng)用比較研究[J].中國傳媒科技，2014，06（130：74-77.）

[4]劉振興. 基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理模式的優(yōu)化探討[J].大數(shù)據(jù)時(shí)代，2017，06（21）：15-17.

[5]劉華陽. 基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理模式的優(yōu)化探討[J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì)，2014，08（31）：41-42.

作者簡(jiǎn)介

孫艷，（1984-）女，河南鶴壁人，助理館員，大學(xué)本科，研究方向?yàn)闄n案管理。