企業(yè)檔案管理存在的問題及其改善策略

賴淑華

[摘 要]基于檔案管理工作來講，檔案的保存管理相對較為容易，但是在檔案管理利用中則存在一定難度，因此在企業(yè)檔案管理中，除了要實現(xiàn)檔案的信息化管理外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息管理人才，以及加強(qiáng)檔案管理工作中的細(xì)節(jié)管理。本文基于信息化社會的發(fā)展背景，首先分析企業(yè)檔案管理中存在的問題，進(jìn)而提出了針對性的應(yīng)對策略。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案管理；檔案信息

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.076

[中圖分類號]G276 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-0-02

在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展環(huán)境下，企業(yè)各項業(yè)務(wù)的種類及數(shù)量也在不斷增多，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大。我國在社會發(fā)展的進(jìn)程中，經(jīng)濟(jì)體制已經(jīng)由原本的計劃經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌鼋?jīng)濟(jì)體制。企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)體制下也加快了變革步伐，使運(yùn)營和生產(chǎn)也開始進(jìn)入新的發(fā)展階段。檔案管理工作是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，在信息技術(shù)的帶動下也進(jìn)行了一定程度的創(chuàng)新改革，但在發(fā)展的過程中仍然存在諸多問題。由此本文針對企業(yè)檔案管理中存在的問題，進(jìn)一步探索了檔案管理工作的改進(jìn)策略，以期能夠為企業(yè)發(fā)展提供參考依據(jù)。

1 企業(yè)檔案管理存在的問題

1.1 企業(yè)檔案信息化管理基礎(chǔ)建設(shè)問題

近年來，我國企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，傳統(tǒng)檔案管理工作主要采用人工管理方法，但在企業(yè)對檔案信息需求逐步提升的背景下，檔案管理工作也出現(xiàn)了諸多問題，引發(fā)了實際工作中的諸多矛盾。企業(yè)檔案信息化管理基礎(chǔ)建設(shè)問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。第一，在企業(yè)開展檔案信息化管理的過程中，對于基礎(chǔ)性檔案信息的管理方面，數(shù)字化管理水平亟待加強(qiáng)，且在信息系統(tǒng)中存在大量的存量類數(shù)據(jù)，并沒有實施統(tǒng)一化信息管理。第二，在檔案管理工作的開展中，管理層對于企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)也存在諸多的不統(tǒng)一，經(jīng)常出現(xiàn)朝令夕改的情況，最終導(dǎo)致信息化管理工作的重復(fù)性建設(shè)，在管理過程中也沒有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致無法有效利用相關(guān)信息，從而會影響檔案信息管理質(zhì)量。第三，檔案信息管理系統(tǒng)存在重復(fù)性建設(shè)問題，在管理工作開展中經(jīng)常更換，在管理工作人員還沒有適應(yīng)一個數(shù)字化管理系統(tǒng)時，又采用了另一個信息化管理系統(tǒng)，導(dǎo)致基礎(chǔ)管理資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。

1.2 檔案信息無法有效利用，過于被動

在企業(yè)檔案信息化管理的過程中，檔案信息資源需求較大，在應(yīng)用中仍然過于被動，無法有效融合利用，也無法滿足企業(yè)發(fā)展中對于信息的需求。在檔案信息的應(yīng)用中，只是被動地完成信息利用，以及被動地接受信息化變革，并沒有根據(jù)企業(yè)的實際開展相應(yīng)工作。部分開展檔案管理工作的工作人員，雖然對當(dāng)前的檔案管理工作有一定的認(rèn)知，但是在實際工作往往力不從心，過于被動。檔案管理工作的開展相對較為封閉，且管理工作人員的服務(wù)管理認(rèn)知也較為薄弱，無法有效利用整體的檔案信息，同時在檔案信息管理中查詢信息及相關(guān)信息的利用方式過于單一，在很大程度制約了檔案管理工作的開展，影響信息的有效利用率。再加上基層的檔案信息管理人員缺乏專業(yè)化的管理技術(shù)，無法有效利用檔案管理系統(tǒng)完成信息實時錄入以及共享相關(guān)信息資源，導(dǎo)致企業(yè)檔案工作者每天都在利用計算機(jī)信息系統(tǒng)，被動地接收相關(guān)信息，但是仍無法有效滿足企業(yè)的信息需求，也無法改變企業(yè)檔案管理的困窘局面。

2 解決企業(yè)檔案管理問題的策略

2.1 實施檔案管理變革

企業(yè)檔案管理工作是一項系統(tǒng)化的工程，需要不斷提升自身的工作能力，同時還要加強(qiáng)檔案管理工作與其他工作之間的相互協(xié)調(diào)，綜合考慮工作服務(wù)對象的基本特點(diǎn)，依照企業(yè)實際工作的開展情況，不斷實施業(yè)務(wù)升級，并積極進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)流程重組。同時，企業(yè)要重新梳理檔案管理相關(guān)流程，及時變革相關(guān)工作模式，明確檔案管理工作的局限性，掃除企業(yè)實施檔案信息化管理過程中的制度性障礙。企業(yè)檔案管理變革應(yīng)該從以下幾方面著手。

第一，構(gòu)建同步的檔案信息化管理系統(tǒng)，順應(yīng)企業(yè)的信息化發(fā)展目標(biāo)，將檔案信息化系統(tǒng)與其他信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對接，實現(xiàn)信息管理一致。第二，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，將存入檔案管理信息系統(tǒng)中的相關(guān)信息進(jìn)行數(shù)字化處理，將其生成新的圖案、文本等多種格式的文件，從而長期存儲在檔案工作服務(wù)管理磁盤上。第三，對檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性、科學(xué)化管理，形成較為統(tǒng)一化的信息管理標(biāo)準(zhǔn)，確保信息管理制度的規(guī)范性。第四，借助網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)平臺，為企業(yè)開展工作和數(shù)據(jù)挖掘，構(gòu)建相應(yīng)的資源信息數(shù)據(jù)資源庫，并借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，提升整體的信息有效率。第五，借助信息化管理系統(tǒng)開展檔案管理工作，減少不必要的人員、精力、時間以及資金投入，通過培訓(xùn)提高檔案工作管理者的整體能力。第六，在開展企業(yè)檔案管理工作的過程中，實現(xiàn)檔案信息化、智能化管理、遠(yuǎn)程化服務(wù)以及普遍化利用，從而有效突破檔案信息管理工作中的諸多問題，借助多方面信息服務(wù)途徑，提高整體信息的利用成效。第七，加強(qiáng)電子檔案的安全性。在信息環(huán)境中創(chuàng)建信息檔案管理系統(tǒng)，首先就要加強(qiáng)安全性，這是最基礎(chǔ)也是最重要的。其一，加強(qiáng)計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的安全性，保障檔案數(shù)據(jù)庫是安全的；其二，對檔案數(shù)據(jù)庫中的信息內(nèi)容進(jìn)行加密，并且對其進(jìn)行監(jiān)管，保障信息數(shù)據(jù)的真實性和安全性；其三，對檔案數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行備份，保障檔案是完善且安全的，另外還要對檔案的調(diào)取全過程進(jìn)行實時監(jiān)控，并且對其進(jìn)行跟蹤記錄，便于日后檢查；其四，增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識，使檔案管理人員了解檔案的重要性，保障檔案數(shù)據(jù)庫中的信息不被盜用及泄露，完善檔案數(shù)據(jù)庫的安全體系。

2.2 重新定位檔案管理工作

在企業(yè)開展檔案管理工作中，在長期發(fā)展進(jìn)程中都是采用封閉性檔案庫房，從而導(dǎo)致檔案管理工作較為被動，無法有效地與信息利用者進(jìn)行溝通。信息化管理使當(dāng)前的企業(yè)檔案管理工作發(fā)生了明顯變化，在開展檔案管理工作的過程中，管理工作人員應(yīng)當(dāng)重新定位檔案管理工作，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，積極轉(zhuǎn)變自身的思維方式，實時、多角度、全方位、系統(tǒng)化地開展檔案管理工作。

2.3 統(tǒng)一檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)管理，使檔案管理變?yōu)橐粋€信息傳輸中心，對每一份檔案的管理不再是傳統(tǒng)的以案卷為單位進(jìn)行管理，而是以每份為單位進(jìn)行管理。所以企業(yè)有必要利用信息技術(shù)創(chuàng)建科學(xué)、合理的電子檔案管理制度，并且統(tǒng)一檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案保管的價值最大化，使查找檔案及閱讀檔案更加方便、快捷、完整。第一，統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)格式結(jié)構(gòu)、檔案著錄格式。創(chuàng)建檔案管理信息系統(tǒng)，使所有檔案的運(yùn)作都根據(jù)此系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)作，每一份檔案都要經(jīng)過檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行控制、查閱、傳遞和歸檔，對檔案進(jìn)行全程跟蹤。第二，運(yùn)用信息技術(shù)創(chuàng)建統(tǒng)一的計算機(jī)管理系統(tǒng)。檔案管理工作人員可以利用信息技術(shù)將檔案信息輸入系統(tǒng)中，每產(chǎn)生一份文件，都要經(jīng)過一系列的過程對其進(jìn)行著錄，使每個環(huán)節(jié)都可以根據(jù)流程正常開展，從而創(chuàng)建一個統(tǒng)一的計算機(jī)管理系統(tǒng)。

2.4 重視檔案管理工作人才培養(yǎng)

在開展檔案管理工作的過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)檔案管理人才，重視工作人員的技能培養(yǎng)。首先，企業(yè)要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，也可以聘請專業(yè)人士開展講座，使他們了解檔案管理的具體流程和需要注意的問題，從而能夠有效減少工作中的失誤。其次，企業(yè)要將優(yōu)秀的工作人員送出去進(jìn)行培訓(xùn)，使他們學(xué)到最新的檔案管理技能，從而不斷提高檔案管理水平。最后，企業(yè)在招聘時要注重招聘那些擁有計算機(jī)知識和檔案管理知識的復(fù)合型人才，從而有利于開展檔案信息化管理工作。

2.5 構(gòu)建人才激勵機(jī)制

企業(yè)還應(yīng)該針對檔案人員構(gòu)建相應(yīng)的人才激勵機(jī)制，完善工作管理人員的獎勵機(jī)制，適當(dāng)引進(jìn)針對性的競爭機(jī)制，不斷激發(fā)工作人員在開展工作過程中的創(chuàng)造力。同時，企業(yè)在構(gòu)建人才激勵機(jī)制的過程中，要不斷將相關(guān)管理指標(biāo)納入企業(yè)檔案管理人才測評的考核指標(biāo)中。

3 結(jié) 語

隨著市場競爭的日益激烈，越來越多的企業(yè)開始認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，在發(fā)展中開始重視檔案管理工作，并將檔案管理信息化提上日程。由此本文針對企業(yè)檔案管理工作中存在的問題展開分析，并提出了針對性的應(yīng)對策略，希望能夠為企業(yè)開展檔案管理工作提供借鑒。

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