試論如何優(yōu)化政府采購(gòu)檔案管理工作

劉毅

摘 要：《政府采購(gòu)法》的全面貫徹落實(shí)，政府采購(gòu)各項(xiàng)制度的順利推行，需要完善政府采購(gòu)過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)實(shí)現(xiàn)，而在整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)中采購(gòu)檔案管理工作無(wú)疑占據(jù)著不可分割的重要地位。隨著政府采購(gòu)事業(yè)的發(fā)展，采購(gòu)范圍、采購(gòu)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，在采購(gòu)活動(dòng)中形成的檔案材料日益增多，優(yōu)化政府采購(gòu)檔案管理更顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：政府采購(gòu)；檔案管理工作；優(yōu)化路徑

政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理，是對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)過程進(jìn)行反映的原始文件，是保障采購(gòu)公平、公正、公開的重要手段，也是政府規(guī)范采購(gòu)行為、強(qiáng)化內(nèi)部管理與監(jiān)督管理的一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)工作。為此，本文結(jié)合筆者實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步探討了政府采購(gòu)檔案管理工作的優(yōu)化路徑，旨在促進(jìn)我國(guó)政府采購(gòu)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化地發(fā)展。

一、政府采購(gòu)檔案的基本內(nèi)涵及意義

（一）政府采購(gòu)檔案的基本內(nèi)涵

政府采購(gòu)檔案，是指我國(guó)政府采購(gòu)監(jiān)管部門、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)及相關(guān)采購(gòu)工作人員在政府采購(gòu)活動(dòng)之中的記錄，是反映采購(gòu)程序、記載采購(gòu)過程、維護(hù)采購(gòu)權(quán)益的重要資料，是在政府采購(gòu)過程中形成的文字、圖表、聲像、紙質(zhì)、磁盤等不同介質(zhì)載體的真實(shí)記錄，是采購(gòu)活動(dòng)的全程見證。內(nèi)容涵蓋采購(gòu)項(xiàng)目審批表、采購(gòu)公告、采購(gòu)文件、開評(píng)標(biāo)資料、質(zhì)疑投訴資料、中標(biāo)通知書、中標(biāo)人投標(biāo)文件和政府采購(gòu)合同等內(nèi)容。

（二）政府采購(gòu)檔案管理的意義

政府采購(gòu)是一項(xiàng)巨大的、精細(xì)化的工程，全方位、多層面的真實(shí)記錄和反映其活動(dòng)過程，形成完整、科學(xué)的檔案資料，對(duì)于政府采購(gòu)來(lái)說具有深遠(yuǎn)的歷史和現(xiàn)實(shí)意義。完整妥善的保管好政府采購(gòu)檔案是《政府采購(gòu)法》的明確要求，政府采購(gòu)檔案資料也是財(cái)政部門對(duì)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督檢查和信用評(píng)價(jià)的重要內(nèi)容，政府采購(gòu)檔案能對(duì)政府的采購(gòu)行為進(jìn)行完整的記錄、統(tǒng)計(jì)分析及總結(jié)，從而為接受監(jiān)督部門的檢查、節(jié)省財(cái)政支出和各項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)問題的處理，提供可靠的依據(jù)，具有重要的查考價(jià)值和證明作用。通過政府采購(gòu)檔案的管理可再現(xiàn)歷史，從而恢復(fù)每一次政府采購(gòu)的完整過程，并從中找出有關(guān)人員人為操縱或者干涉政府采購(gòu)的蛛絲馬跡，對(duì)采監(jiān)、紀(jì)委監(jiān)委、司法等機(jī)關(guān)處理投訴及違法違紀(jì)調(diào)查取證提供有效的法律證據(jù)。

二、政府采購(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

從整體上而言，我國(guó)的政府采購(gòu)檔案管理工作，與政府采購(gòu)活動(dòng)相比稍顯滯后，是較為薄弱的一個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)于采購(gòu)檔案管理所具有的價(jià)值，部分采購(gòu)人和代理機(jī)構(gòu)尚未認(rèn)識(shí)到，甚至在一些代理機(jī)構(gòu)未設(shè)有專門的檔案室，更未落實(shí)專人裝訂和管理采購(gòu)檔案。同時(shí)也因?yàn)橄嚓P(guān)管理意識(shí)的缺乏，政府采購(gòu)檔案管理制度不健全，采購(gòu)檔案沒能及時(shí)整理裝訂、散失損壞、隨意拆封等情況，在一些地方時(shí)?？梢姟４送?，對(duì)于采購(gòu)檔案的收集整理，檔案管理人員往往不夠細(xì)致，比如開評(píng)標(biāo)過程的音像資料未與采購(gòu)文件一并存檔，質(zhì)疑投訴資料未一并收集，無(wú)據(jù)可查的情況時(shí)有出現(xiàn)，這樣一來(lái)有礙于采購(gòu)工作的順利進(jìn)行。

（二）管理人員水平不高

在當(dāng)前政府采購(gòu)檔案的管理工作過程中，由于政府采購(gòu)檔案的管理工作人員普遍存在專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)水平不高的現(xiàn)象，很多人甚至沒有相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)以及沒有經(jīng)過檔案和保密知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)我國(guó)當(dāng)前政府采購(gòu)工作的相關(guān)程序和法律規(guī)范并不了解，同時(shí)對(duì)檔案管理相關(guān)信息設(shè)備的操作和功能了解較少，普遍缺乏應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)開展檔案管理工作的能力，進(jìn)而無(wú)法有效地對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行收集、歸檔和整理，致使政府采購(gòu)檔案的管理工作效率低下。

（三）信息化水平滯后

財(cái)政部關(guān)于《政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)管理暫行辦法》等相關(guān)文件明確指出，開評(píng)標(biāo)音像資料要清晰可辯且要與采購(gòu)文件一并保存，采購(gòu)文件可以采用電子檔案方式保存，但須符合《檔案法》和《電子簽名法》的要求，但現(xiàn)實(shí)中我國(guó)政府采購(gòu)檔案的信息化建設(shè)仍顯滯后。一些代理機(jī)構(gòu)檔案管理除了計(jì)算機(jī)、打復(fù)印機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等常規(guī)設(shè)備以外，未配備任何檔案數(shù)字化管理軟件和自動(dòng)刻錄機(jī)等設(shè)備，在具體的操作過程中，甚至部分代理機(jī)構(gòu)存在僅把信息化應(yīng)用于采購(gòu)檔案的電子檔錄入上，檔案管理的現(xiàn)代化水平不高，如此一來(lái)，無(wú)法適應(yīng)采購(gòu)檔案信息資源共享的要求，在一定程度上造成了物力、財(cái)力、人力的浪費(fèi)，從而影響了檔案的利用率。[1]

三、政府采購(gòu)檔案管理工作的優(yōu)化路徑

（一）高度重視完善制度

優(yōu)化采購(gòu)檔案管理的有力保障之一，就是要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，廣泛深入地宣傳采購(gòu)檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》、《政府采購(gòu)法》及《政府采購(gòu)法實(shí)施條例》等相關(guān)法律法規(guī)，提高政府采購(gòu)部門檔案管理意識(shí)和法制觀念。按照學(xué)用結(jié)合、重在實(shí)效的原則，樹立依法管理意識(shí)，形成人人重視采購(gòu)檔案，支持采購(gòu)檔案，并成為招投標(biāo)各方當(dāng)事人的自覺行動(dòng)。另外，要建立一套完整的規(guī)章制度規(guī)范采購(gòu)檔案的管理，對(duì)資料的收集、分類、立卷、歸檔、保存、利用、移交以及銷毀等方面作出明確的規(guī)定和要求，結(jié)合具體的采購(gòu)方式，制作采購(gòu)檔案模板，統(tǒng)一歸檔內(nèi)容和口徑，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，查閱有程序，移交有記錄，從細(xì)節(jié)上保證檔案工作的順序開展，實(shí)現(xiàn)檔案工作的制度化與規(guī)范化。[2]

（二）強(qiáng)建隊(duì)伍提升能力

由于缺乏專業(yè)的采購(gòu)檔案管理人員，從事者未曾接受過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，專業(yè)素質(zhì)較差，不能透徹地了解與現(xiàn)行政府采購(gòu)工作有關(guān)的法律法規(guī)和程序，再加上許多檔案人員都身兼數(shù)職，使得檔案的立卷及整理工作難以高效地進(jìn)行。因此，為了實(shí)現(xiàn)工作效率及檔案質(zhì)量地提高，應(yīng)選擇責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的專職檔案管理人員，并采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)走出去”等方式對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，讓檔案管理人員熟練地掌握采購(gòu)檔案工作的具體環(huán)節(jié)，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)技能，掌握高效合理的檔案管理方法，提高政府采購(gòu)檔案管理工作的效率。同時(shí)要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)把政府采購(gòu)項(xiàng)目審批表、采購(gòu)評(píng)審報(bào)告、采購(gòu)合同、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理等相關(guān)資料一同移交給檔案管理人員，使之能及時(shí)整理匯總和分類管理，并簽訂文件移交手續(xù)，進(jìn)而避免政府采購(gòu)文件被偽造、修改，保證其完整性。

（三）增加投入提高水平

各代理機(jī)構(gòu)和采購(gòu)人要增加投入，加強(qiáng)檔案軟硬件建設(shè)，落實(shí)專門的檔案室，且須滿足防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲“八防”要求，購(gòu)置計(jì)算機(jī)、打印復(fù)機(jī)、打碼機(jī)、裝訂機(jī)、光盤自動(dòng)刻錄機(jī)、檔案數(shù)字化管理軟件等設(shè)備，通過與現(xiàn)代化檔案管理模式的結(jié)合，最大限度地發(fā)揮信息技術(shù)的作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，做到檢索快捷，查閱方便，不斷提升檔案管理現(xiàn)代化的水平。

（四）加強(qiáng)檢查強(qiáng)化監(jiān)督

各代理機(jī)構(gòu)要將采購(gòu)檔案管理納入目標(biāo)考核內(nèi)容，每月比照采購(gòu)項(xiàng)目和具體標(biāo)準(zhǔn)對(duì)經(jīng)辦人移交歸檔項(xiàng)目進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收，做到每月一考核，季度一通報(bào)，斗硬獎(jiǎng)懲。同時(shí)各級(jí)財(cái)政部門要清楚認(rèn)識(shí)到對(duì)政府采購(gòu)檔案的肆意破壞屬于嚴(yán)重的違法行為，嚴(yán)格按照《政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)管理暫行辦法》和《政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)信用評(píng)價(jià)辦法》等要求，每年在對(duì)代理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查和信用評(píng)價(jià)時(shí)，加強(qiáng)對(duì)其檔案管理情況的檢查和評(píng)價(jià)，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理不善的要公開通報(bào)并進(jìn)行嚴(yán)肅、認(rèn)真地處理，促使其加強(qiáng)采購(gòu)檔案的日常管理。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，政府采購(gòu)檔案管理作為政府采購(gòu)工作中不容忽視的一個(gè)環(huán)節(jié)，唯有認(rèn)清其所處現(xiàn)狀，通過加大宣傳，健全體系，完善制度，加強(qiáng)培訓(xùn)，增大投入，強(qiáng)化監(jiān)督，不斷對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，以提高檔案管理水平，發(fā)揮政府采購(gòu)檔案應(yīng)有的價(jià)值和作用。

參考文獻(xiàn)

[1]如何建設(shè)規(guī)范化的政府采購(gòu)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（9）

[2]淺析政府采購(gòu)檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J].科技信息，2014（14）