探究新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化途徑

王強(qiáng)

摘 要：在社會(huì)活動(dòng)中，檔案管理是最為重要的管理活動(dòng)，不管是對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，政治活動(dòng)還是教育活動(dòng)來(lái)說(shuō)，意義重大。是企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的保障，是教育事業(yè)對(duì)學(xué)生進(jìn)行考核及評(píng)價(jià)的參考依據(jù)，是行政事務(wù)展開(kāi)的前提條件。在新形勢(shì)下，我國(guó)經(jīng)濟(jì)政治環(huán)境有了一些轉(zhuǎn)變，加大了檔案管理工作的難度，對(duì)檔案管理工作規(guī)范化提出了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求。本文闡述了檔案管理工作規(guī)范化的意義，分析了新形勢(shì)下檔案管理工作遇到的問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題，提出了合理的解決途徑。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理工作；規(guī)范化途徑

在新形勢(shì)下，只有加強(qiáng)檔案管理工作的重視度，才能提高其工作效率。然而現(xiàn)階段大多數(shù)工作人員對(duì)檔案管理工作的重要性并不是很了解，使得檔案管理工作不能順利展開(kāi)。在發(fā)展過(guò)程中，單位必須對(duì)檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，并嚴(yán)格遵守檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，盡可能的提高服務(wù)質(zhì)量，為事業(yè)單位提供便利，從而促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展。

1.檔案管理工作規(guī)范化的意義

1.1順應(yīng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)要求

企業(yè)和其他單位在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中環(huán)境發(fā)生變化的主要原因是政治經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)生了巨大改變，這一改變牽動(dòng)著其他環(huán)境的變化，一旦不能快速適應(yīng)政治經(jīng)濟(jì)環(huán)境所帶來(lái)的變化，就會(huì)給企業(yè)和其他單位造成一定的影響。檔案管理是記錄企業(yè)和其他單位發(fā)展的歷史信息，是企業(yè)和其他單位在發(fā)展過(guò)程中的首要選擇，記錄著企業(yè)在發(fā)展中所做的所有努力，為企業(yè)提供參考依據(jù)。做好檔案管理工作，能夠確定企業(yè)的發(fā)展方向，找出在發(fā)展中所遇到的問(wèn)題，從而推動(dòng)企業(yè)和其他單位的可持續(xù)發(fā)展。

1.2加強(qiáng)自身管理

單位日常管理的核心部分就是檔案管理，對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理是企業(yè)發(fā)展的前提基礎(chǔ)，把在發(fā)展過(guò)程中遇到的問(wèn)題進(jìn)行整合，歸檔，為企業(yè)在日后的發(fā)展過(guò)程中提供參考依據(jù)。與此同時(shí)，檔案管理還是企業(yè)創(chuàng)建企業(yè)文化的重要手段，有助于企業(yè)良好形象的樹(shù)立。對(duì)學(xué)校和單位來(lái)說(shuō)，檔案是教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和績(jī)效考核總結(jié)的重要依據(jù)，與單位的日常運(yùn)營(yíng)有著密切聯(lián)系。對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，可以在一定程度上提高工作效率，有助于加強(qiáng)企業(yè)自身的管理。

1.3促進(jìn)企業(yè)單位快速發(fā)展

企業(yè)管理是企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中所必須的活動(dòng)，檔案管理與現(xiàn)代企業(yè)管理有著緊密聯(lián)系。通過(guò)總結(jié)和整理企業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)以及數(shù)據(jù)資料，能夠?yàn)楹笃诘陌l(fā)展提供參考依據(jù)。檔案中的資料能夠促進(jìn)企業(yè)單位快速發(fā)展，是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的精髓，任何單位在前期發(fā)展中都不是順利的，檔案管理能夠?qū)σ酝慕?jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，對(duì)后期的發(fā)展做一個(gè)整體規(guī)劃，從而加快企業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程。

2.新形勢(shì)下檔案管理工作遇到的問(wèn)題

2.1檔案管理思想比較落后

現(xiàn)如今，在企業(yè)單位和學(xué)校里，通常只要一涉及到檔案管理部門(mén)就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)問(wèn)題，就是檔案管理主要管理的內(nèi)容是什么。他們認(rèn)為檔案管理主要是保存和維護(hù)企業(yè)單位和學(xué)校日常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的重要數(shù)據(jù)資料，確保數(shù)據(jù)資料不會(huì)丟失，是檔案管理工作的主要內(nèi)容。這是一種傳統(tǒng)的檔案管理思想，也體現(xiàn)了檔案管理思想的落后程度，由于受到傳統(tǒng)思想的影響，目前我國(guó)一部分檔案管理人員的工作積極性較差，缺勤率高。另外，還有一些企業(yè)單位并沒(méi)有安排專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，只是隨意讓某位員工來(lái)承擔(dān)。檔案管理思想落后給我國(guó)檔案管理工作帶來(lái)了巨大影響。

2.2檔案管理方法相對(duì)落后

在傳統(tǒng)檔案管理思想的影響下，檔案管理方法主要是以人文本的管理。由工作人員對(duì)檔案進(jìn)行歸納和整合，這種方法的效率極低，大多數(shù)需要用檔案的企業(yè)單位和員工都會(huì)有這樣的感受，在急需檔案時(shí)，就會(huì)找不到檔案管理人員，或找不到所要用的檔案資料，檔案管理效率非常差。另外，因?yàn)槿鄙賹?zhuān)業(yè)的檔案管理人員，使得檔案管理出現(xiàn)雜亂現(xiàn)象，完全不符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求。因此，通過(guò)目前的檔案管理方法，很難保證檔案環(huán)境的安全性，有的檔案室通風(fēng)情況較差，空氣濕度大，一些檔案資料出現(xiàn)了破損情況。檔案在維護(hù)過(guò)程中，因?yàn)槊總€(gè)管理人員的方式方法不同，所以結(jié)果也不同。

2.3檔案管理人才嚴(yán)重流失

檔案管理的專(zhuān)業(yè)性非常強(qiáng)，并不是將資料簡(jiǎn)單的整理好，所涉及的專(zhuān)業(yè)性東西較多，例如，統(tǒng)計(jì)法，數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)此只有專(zhuān)業(yè)型人才才可以擔(dān)任此職位。現(xiàn)階段，多數(shù)企業(yè)單位檔案管理人才嚴(yán)重流失，一部分企業(yè)單位利用工作人員輪流替換的方式進(jìn)行管理，但效果不是很明顯。還有一部分企業(yè)單位中的檔案管理人員的年齡普遍較高，接受創(chuàng)新型管理方法和思想的進(jìn)度比較慢，造成管理效率偏低。與此同時(shí)，有的企業(yè)單位中的檔案管理人員的年齡較小，沒(méi)有管理檔案的經(jīng)驗(yàn)，在管理過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)失誤，給管理效果帶來(lái)巨大影響。

3.新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的途徑

3.1合理利用法律手段

如今大多數(shù)企業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視程度不高的主要原因是檔案管理沒(méi)有在法制體系當(dāng)中，管理人員對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠全面。對(duì)此，在新形勢(shì)下，企業(yè)單位就要合理利用法律手段，提高檔案管理工作的規(guī)范性。第一，加強(qiáng)檔案管理立法工作，將檔案法作為參考依據(jù)，把企業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理以法律手段的形式明確下來(lái)，使得企業(yè)單位在日常工作中以相關(guān)檔案資料作為參考依據(jù)，加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理的重視程度。第二，通過(guò)法律手段對(duì)檔案管理進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)需要檔案的單位，定期進(jìn)行檢查，使檔案中的內(nèi)容真實(shí)有效，不存在虛假內(nèi)容。

3.2合理利用現(xiàn)代科技手段

隨著網(wǎng)路信息的不斷更新，在一定程度上加大了檔案管理的難度，增加了任務(wù)量，給檔案管理人員帶來(lái)了極大的壓力。對(duì)此，就需要合理利用現(xiàn)代科技手段對(duì)檔案進(jìn)行管理。首先，創(chuàng)建數(shù)字化檔案系統(tǒng)。把全部的檔案已電子化存檔的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，創(chuàng)建數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫(kù)，將電子存檔和實(shí)物存檔融合到一起，這樣能夠在一定程度上降低檔案的破損情況。其次，創(chuàng)建電子化檔案管理目錄。將圖書(shū)館管理系統(tǒng)作為參考依據(jù)，在檔案管理中創(chuàng)建一套和圖書(shū)館管理系統(tǒng)相似的系統(tǒng)，并創(chuàng)建電子檢索目錄，提升檔案管理效率。最后，創(chuàng)建電子溫控系統(tǒng)。在檔案室中安裝溫度和濕度控制器，并將二者的溫度控制在一定范圍內(nèi)，延長(zhǎng)檔案的存儲(chǔ)時(shí)間，提高管理質(zhì)量。

3.3規(guī)范化管理

新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化途徑有，第一，檔案采集的規(guī)范化。檔案室中的檔案包裝及縫隙必須采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋，在使用檔案時(shí)必須開(kāi)有證明。第二，檔案歸納整合的規(guī)范化。專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人員，都是利用編碼形式定期對(duì)檔案進(jìn)行歸納整合，把檔案管理的井井有條，方便查找。檔案存儲(chǔ)的規(guī)范化。檔案室要定期通風(fēng)，打掃灰塵，維持檔案室的采光度，降低檔案室的空氣濕度，有助于更好的存儲(chǔ)檔案。第三，引進(jìn)經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，了解現(xiàn)代化管理流程，提升自身的專(zhuān)業(yè)技能。在管理過(guò)程中，使用現(xiàn)代化管理思想和手段，了解檔案管理的重要性，將檔案管理歸類(lèi)到企業(yè)單位的日常工作中去。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在社會(huì)活動(dòng)中，檔案管理是最為重要的管理活動(dòng)，不管是對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，政治活動(dòng)還是教育活動(dòng)來(lái)說(shuō)，意義重大。因?yàn)闄n案管理的思想和方法相對(duì)落后，導(dǎo)致我國(guó)企業(yè)單位的檔案管理效果不是很明顯，有一些檔案會(huì)出現(xiàn)破損情況，檔案查找時(shí)間長(zhǎng)等問(wèn)題。隨著政治經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化，企業(yè)單位需要加強(qiáng)檔案管理的重視度，積極引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的管理思想和方法，合理利用現(xiàn)代科技手段，從而提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

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