信息時代高校檔案管理工作面臨的問題及對策探討

余丹

摘 要：隨著我國科技水平的不斷提升，信息化管理理念不斷受到教育工作者重視。但學(xué)校在加快信息化檔案管理的進(jìn)程中，暴露出了管理體制中存在的諸多問題。傳統(tǒng)的檔案管理方式受到?jīng)_擊，新型管理方式和管理理念在實際檔案管理工作中還面臨著很多問題。因此，本文對信息時代高校檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，探究有效提升檔案管理工作的具體措施。

關(guān)鍵詞：信息時代；高校檔案管理；問題；對策

高校檔案是高校調(diào)研及學(xué)科建設(shè)的重要文件資料。其文件的研究價值程度較高，對學(xué)校的教育改革、人才培養(yǎng)有著舉足輕重的作用。高校檔案管理在信息時代的影響下，有著更高的提升空間。但限于其管理手段的專業(yè)化，使得部分高校檔案管理工作提高的難度較大。其管理意識及體制的落后、信息化管理人才的缺乏都阻礙了檔案管理發(fā)展的進(jìn)程。

1信息時代高校檔案管理工作中面臨的問題

1.1檔案管理意識及體制落后

受傳統(tǒng)觀念及工作方法等因素影響，高校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視程度不高。導(dǎo)致許多高校存在著“重建設(shè)、輕檔案”的管理理念。認(rèn)為檔案管理工作并不能給高校帶來直接的社會影響，沒有從根本上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。傳統(tǒng)的檔案管理方式采用數(shù)據(jù)收集與錄入等手段，其工作量較大，對于管理人員的專業(yè)技術(shù)要求不高。但現(xiàn)階段隨著檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，許多管理工作者的技術(shù)能力不足，導(dǎo)致檔案的真實性不高，信息造假等情況極為嚴(yán)重。同時由于管理資金的滯后性，許多高校在建設(shè)檔案管理上沒有充足的經(jīng)費支持，因此也難以實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的要求。許多高校不僅存在著管理人員配備不到位等問題，由于管理體制的落后，法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理發(fā)展進(jìn)程較慢。由于沒有嚴(yán)密的檔案信息管理制度，對于相關(guān)管理人員的約束力度不夠，使得檔案管理與檔案服務(wù)系統(tǒng)處于被動、單向交流的狀態(tài)。

1.2缺乏信息化管理人才

隨著信息時代的高速發(fā)展，高校對于專業(yè)化的信息管理人才更加重視。但目前我國信息技術(shù)人才較多，但同時具備管理素質(zhì)、管理能力的人才匱乏。在檔案管理人員的配備上并不規(guī)范。許多高校領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理工作看作低技術(shù)、淺層次的管理工作，對于檔案管理人才的培養(yǎng)力度不足。使得檔案管理人員在學(xué)校的地位逐漸被邊緣化，個人的價值難以實現(xiàn)，因此也使得高校檔案管理工作處于被動的局面。甚至許多高校在管理人員的配置上，采用兼職人員做檔案管理人員。其隨意性較大，使得檔案管理資料的不確定性較大，不利于高校實現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。另外，隨著電子檔案管理手段的使用，使得檔案信息面臨著泄露、竊取等風(fēng)險。給學(xué)校師生的人生安全帶來隱患，因此不能輕視電子檔案管理。應(yīng)加強(qiáng)管理隊伍建設(shè)，培養(yǎng)檔案安全意識，做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，為高校檔案管理工作提供更安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

2信息時代高校檔案管理工作措施

2.1規(guī)范管理制度，創(chuàng)新管理機(jī)制

高校檔案管理制度的完善，將為檔案管理工作提供指導(dǎo)性管理方針。同時檔案管理工作的內(nèi)容較為復(fù)雜，牽涉部門廣泛。給檔案管理工作的規(guī)范化管理及集中管理帶來難度。同時應(yīng)實現(xiàn)檔案管理制度流程的規(guī)范化。例如在檔案收集、整理、裝訂、歸檔等各環(huán)節(jié)，應(yīng)有具體的管理制度。同時管理制度的落實程度，也需要規(guī)范化的考核制度。將檔案管理考核細(xì)則與各級領(lǐng)導(dǎo)及管理工作者的定職、提拔及績效緊密結(jié)合。另外應(yīng)明確責(zé)任權(quán)限。形成檔案管理的分工化、信息化。對于檔案管理工作的階段性分工應(yīng)明確到個人，提高管理工作的效率和檔案資料的確定性。避免人力及物力資源的浪費。我國高校的檔案管理保障機(jī)制的創(chuàng)新程度不足。高校應(yīng)將檔案管理工作貫徹在學(xué)校長期計劃當(dāng)中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，使得檔案信息化在教育改革呈現(xiàn)突出地位及優(yōu)勢。應(yīng)加快落實高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括檔案館庫房建設(shè)、館藏建設(shè)等，使得計算機(jī)管理手段得到充分的應(yīng)用。同時應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)代信息處理技術(shù)的應(yīng)用，對現(xiàn)行的檔案文件實現(xiàn)數(shù)字化的信息儲存。并對其他信息儲存形式如照片、錄音、錄像等載體進(jìn)行數(shù)字化處理。在方便信息的提取的同時，也應(yīng)較強(qiáng)檔案安全保障體系。保證檔案信息的儲存安全及檔案信息使用的安全。需要相關(guān)技術(shù)人員提高系統(tǒng)安全系數(shù)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管。

2.2加強(qiáng)檔案管理的人才建設(shè)

隨著信息化進(jìn)程的加快，檔案管理工作對人才的專業(yè)技術(shù)能力有了更高的要求。在規(guī)劃信息檔案管理中計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到了廣泛的使用。因此，在培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才時，應(yīng)對其綜合素質(zhì)提出更高的要求。例如對其專業(yè)能力應(yīng)提出更高的要求?，F(xiàn)階段，新型檔案的記錄方式及信息儲存法方式都需要專業(yè)的技術(shù)支持。因此對檔案管理人員的技術(shù)能力及設(shè)備的運用能力更為嚴(yán)格。同時由于管理工作涉及的領(lǐng)域較多，需要管理人員提升外語、財務(wù)管理、法律等相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)知識。因此管理人員的知識更新極為緊迫，高校應(yīng)認(rèn)識到培養(yǎng)管理人才的重要性，并加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作。多方面、多層次地提升管理人員的知識掌握水平及技術(shù)應(yīng)用能力。培養(yǎng)管理人員的思想意識，包括安全意識及政治鑒別力。提升管理人員的安全意識，使得安全管理意識能有貫徹在管理工作中。加強(qiáng)高校教師及管理人員的身份認(rèn)證，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)控、多數(shù)據(jù)庫的管理應(yīng)做到常備份、常監(jiān)察，以確保信息的安全，改善學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。培養(yǎng)管理人員的政治鑒別力，有利于提升管理階層的個人作風(fēng)。提高管理人員的責(zé)任感和工作熱情，提升管理人員的政治素養(yǎng)。強(qiáng)化檔案管理部門與其他部門之間的配合力度，促進(jìn)教育改革的發(fā)展。

3 結(jié)語

檔案是學(xué)校發(fā)展規(guī)劃的根基，因此，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理的重視程度。大力培養(yǎng)專業(yè)化、信息化的管理人才。完善并創(chuàng)新管理機(jī)制，加強(qiáng)對管理人才的培養(yǎng)，并建立管理人才的選拔制度。給管理人員更大的發(fā)展空間，在實現(xiàn)自身價值的同時，促進(jìn)高校的改革發(fā)展。

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