行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考

劉國華

摘 要：隨著社會(huì)的進(jìn)步和市場經(jīng)濟(jì)的不斷完善，行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新迫在眉睫，行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新對其單位的發(fā)展和社會(huì)的信息服務(wù)有著至關(guān)重要的作用，是事業(yè)單位管理的一個(gè)重要組成部分，同時(shí)也是促進(jìn)事業(yè)單位進(jìn)行改革的關(guān)鍵。本文從現(xiàn)階段我國行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題入手進(jìn)行分析，對我國行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新提出幾點(diǎn)詳細(xì)措施，希望可以幫到相關(guān)工作人員。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思考

現(xiàn)階段行政事業(yè)單位檔案管理工作已成為事業(yè)單位日常工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案管理工作作為一種記錄工作內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性工作方法，是保存和保護(hù)好大量真實(shí)資料的重要手段，也是促進(jìn)事業(yè)單位進(jìn)行改革的關(guān)鍵，因此，做好檔案的管理工作來保障檔案的安全性是非常有必要的。

一、現(xiàn)階段我國行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不完善

在日常的檔案管理過程中對相關(guān)管理規(guī)章制度的制定和使用還不明確，使得檔案的管理工作無法有序進(jìn)行，究其原因，還是因?yàn)橄嚓P(guān)人員對其工作的不重視不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致管理制度的缺失，從而使管理部門對相關(guān)的檔案內(nèi)容、檔案保存時(shí)間等問題都無法做出準(zhǔn)確及時(shí)的處理，這就使得后期的檔案管理工作復(fù)雜且繁多，并且越來越難以處理，所以想要從根本上對行政事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新[1]，其制定完善的監(jiān)管制度是不可或缺的。

（二）相關(guān)工作人員檔案管理行為不規(guī)范

規(guī)范檔案管理人員的行為是檔案管理的前提性工作，在檔案管理的日常工作中某些檔案管理工作人員存在不規(guī)范的操作行為，致使在檔案的記錄上出現(xiàn)誤差，為后期的查找和使用檔案帶來了諸多的不變；與此同時(shí)，不規(guī)范的檔案管理行為也無法保證機(jī)密檔案的安全性。

（三）檔案管理工作缺乏有效的監(jiān)管機(jī)制

任何一種工作都是有弊端的，當(dāng)前在行政事業(yè)單位檔案管理過程中缺乏有效的監(jiān)管機(jī)制，致使檔案管理者與被管理者之間應(yīng)存著相互依存的關(guān)系，倘若兩者為了尋求自身的相關(guān)利益而相互勾結(jié)，那么勢必會(huì)在第三者不知情的情況下對檔案的管理工作造成一系列不好的影響，如遺失、篡改、銷毀等不良后果。因此，在具體的檔案管理過程中要制定合理可行的互相制約監(jiān)管機(jī)制，達(dá)到權(quán)利的適度均衡即可。

二、做好行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理工作是事業(yè)單位管理中的重要組成部分

由于其行政事業(yè)單位的特殊性決定了它檔案管理的重要性，因此，行政事業(yè)單位的檔案管理要嚴(yán)格遵守《檔案法》的有關(guān)規(guī)定來實(shí)施[2]，要加強(qiáng)對檔案的登記管理以及其他的相關(guān)服務(wù)，在日常工作中要把檔案管理工作擺在突出位置。

行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然趨勢

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和完善，使用高科技建立電子信息檔案的腳步日益加快，行政事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作遭受著巨大的挑戰(zhàn)，因此，如何使我國行政事業(yè)單位檔案管理朝著規(guī)范化、科技化發(fā)展已經(jīng)是迫在眉睫需要解決的問題。

對行政事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新可以促進(jìn)單位高效運(yùn)行

事業(yè)單位想要更好更系統(tǒng)的發(fā)展，離不開自身科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫龋鴻n案不僅僅只承擔(dān)著保存信息的智能，檔案存在的意義就在于可以保留之前所發(fā)生的重要事件以及單位內(nèi)的重大變動(dòng)，當(dāng)需要對以前的某件事進(jìn)行考證時(shí)只需查找檔案即可，所以說做好檔案管理工作有利于行政事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)決策；做好檔案的管理工作也可以增加上級領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性與合理性，當(dāng)工作事務(wù)中出現(xiàn)某個(gè)與之前類似或相同的問題時(shí)，相關(guān)工作人員可以查找當(dāng)初解決此問題對策的相關(guān)檔案，使問題得以快速且有效的解決。

三、對我國行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思考的具體措施

（一）完善其檔案管理機(jī)制

在日常的檔案管理工作中，相關(guān)人員要總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)，將現(xiàn)階段出現(xiàn)的和將來可能出現(xiàn)的不利因素加以搜集和整理，通過總結(jié)這些歷史遺留問題從而制定一套科學(xué)、準(zhǔn)確、切實(shí)可行的管理機(jī)制[3]。檔案管理機(jī)制的制定，前提是要在制定上確保實(shí)施的可操作性，只有制度科學(xué)合理并且具有可操作性，檔案管理者才會(huì)在日常檔案保管過程中按照制度嚴(yán)格要求自己。

（二）規(guī)范檔案者的管理行為

在管理制度科學(xué)合理的基礎(chǔ)上，應(yīng)該更進(jìn)一步細(xì)化和規(guī)范檔案管理者的行為，因?yàn)楣芾碇贫扰c管理人員的行為規(guī)范是相輔相成的，只有在管理人員行為規(guī)范并且都合理的情況下，所有制度才會(huì)規(guī)則化的運(yùn)行。主要注意的是，在具體規(guī)范檔案管理人員的操作行為方面，應(yīng)對檔案管理工作人員的相關(guān)操作進(jìn)行具體的行為規(guī)范。

（三）建立健全有效的監(jiān)督管理機(jī)制

相關(guān)負(fù)責(zé)人要顧全大局，從自身的管理現(xiàn)狀出發(fā)從而制定一套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、合理、規(guī)范的監(jiān)督機(jī)制，以確保所有環(huán)節(jié)都正常運(yùn)行，現(xiàn)階段在檔案管理過程中，往往是細(xì)節(jié)性的方面會(huì)存在著問題，從而對整體的檔案管理工作造成不良的影響，這些就需要領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，制定全方位、無死角、廣覆蓋的監(jiān)督機(jī)制為檔案管理制度更好的實(shí)施保駕護(hù)航。

（三）提高相關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)

在行政事業(yè)單位檔案管理人員的選擇中，要突出以人文本的科學(xué)理念，制定科學(xué)、合理、規(guī)范化的用人機(jī)制[4]。首先在人員選拔過程中，應(yīng)對應(yīng)聘者進(jìn)行綜合素質(zhì)的考量，以確保所用之人在計(jì)算機(jī)技術(shù)以及自身素質(zhì)等方面較為突出，能夠熟練掌握業(yè)務(wù)技能并且勝任檔案管理這份工作，為檔案的保管降低不必要的風(fēng)險(xiǎn)。其次，在選定相關(guān)業(yè)務(wù)工作人員后，應(yīng)在短時(shí)間內(nèi)對其進(jìn)行專業(yè)技能與業(yè)務(wù)知識的相關(guān)培訓(xùn)，不定時(shí)的對其檢查并制定相關(guān)的獎(jiǎng)懲措施；這樣就確保了檔案管理工作可序有效的開展；把相關(guān)問題落實(shí)到具體人頭上，不僅方便了日后檔案管理工作，而且還減少了檔案管理與保管的風(fēng)險(xiǎn)。

綜上所述，做好行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作是極其重要的，通過常看歷史檔案便可以追蹤其單位的發(fā)展軌跡，以此來制定現(xiàn)階段相應(yīng)的發(fā)展規(guī)劃。所以，對行政事業(yè)單位檔案管理工作制度進(jìn)行創(chuàng)新是百利而無一害的。

參考文獻(xiàn)

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[3]李海兵，董俊英.淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2017，8（2）：13-15.

[4]薛建平.淺論行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路[J].經(jīng)濟(jì)管理：全文版， 2016（5）：00207-00207.