基于業(yè)財一體化的高校固定資產(chǎn)管理流程優(yōu)化

郭娟

【摘 要】 高校固定資產(chǎn)是其履行職能的重要物質(zhì)保障。固定資產(chǎn)實物管理與價值管理分離帶來的諸多問題長期以來一直困擾著高校。基于業(yè)財一體化視角，以固定資產(chǎn)“全生命周期管理”為主線對資產(chǎn)的申購、驗收、使用、報廢等業(yè)務(wù)流程和財務(wù)處理流程進行梳理及優(yōu)化，提出高校應(yīng)對固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)進行有效整合，實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息的充分集成和共享，實現(xiàn)實物管理與價值管理相融合，以期推動固定資產(chǎn)的規(guī)范化、精細化、科學(xué)化管理。

【關(guān)鍵詞】 業(yè)財一體化； 財務(wù)業(yè)務(wù)流程； 流程優(yōu)化

【中圖分類號】 F235.99；G647 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2018）09-0156-05

固定資產(chǎn)是高校履行教學(xué)、科研等職能的重要物質(zhì)保障。隨著國家對高等教育財政投入的增加，高校固定資產(chǎn)的規(guī)模越來越大，防止國有資產(chǎn)流失，實現(xiàn)國有資產(chǎn)的安全完整、保值增值，成為各高校固定資產(chǎn)管理的重要任務(wù)。

根據(jù)《財政部關(guān)于進一步規(guī)范和加強行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理的指導(dǎo)意見》（財資〔2015〕90號）文件要求，高校應(yīng)積極推進資產(chǎn)管理與預(yù)算管理、國庫管理相結(jié)合，堅持和實現(xiàn)資產(chǎn)管理與財務(wù)管理緊密結(jié)合，實物管理與價值管理緊密結(jié)合，保證賬實相符，賬賬相符[1]。

一、高校固定資產(chǎn)管理流程存在的問題

當前大部分高校對固定資產(chǎn)管理主體多元化，實行賬物分管原則。一般由資產(chǎn)管理部門對房屋及構(gòu)筑物、家具、通用設(shè)備、專用設(shè)備等進行管理，負責(zé)設(shè)備的申請購置、驗收、報廢；財務(wù)部門負責(zé)固定資產(chǎn)會計核算。此種管理模式導(dǎo)致實物管理與價值管理分離。同時條塊分割的管理模式，使部門間的資產(chǎn)管理責(zé)任不明確，容易出現(xiàn)管理盲區(qū)或多頭管理現(xiàn)象，因缺乏有效的控制、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，最終導(dǎo)致高校固定資產(chǎn)普遍存在賬實不符、家底不清、資源浪費、資產(chǎn)流失等問題。同時，高校固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)涉及業(yè)務(wù)部門較多，各部門的信息系統(tǒng)各自獨立，資產(chǎn)部門使用資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫，財務(wù)部門使用財務(wù)核算系統(tǒng)、網(wǎng)上預(yù)約數(shù)據(jù)庫等，各信息系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)沒有共享，信息孤島現(xiàn)象嚴重，信息資源的利用效率低，整合程度差[2]。

固定資產(chǎn)實物管理與價值管理分離、業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)間信息孤島及低信息化的管理方式，致使高校固定資產(chǎn)管理流程復(fù)雜陳舊。主要表現(xiàn)如下：

1.固定資產(chǎn)申購環(huán)節(jié)，固定資產(chǎn)的購置信息與財務(wù)系統(tǒng)完全隔離，所有的操作通過手工進行操作，經(jīng)辦人持固定資產(chǎn)購置申請表等資料進行購置申請，購置申請表經(jīng)項目負責(zé)人簽字蓋章、單位負責(zé)人簽字蓋章后到財務(wù)部門進行驗資。

以上固定資產(chǎn)申購手續(xù)極其繁瑣，經(jīng)辦人需要在不同部門間來回奔波，浪費精力與時間。財務(wù)人員在財務(wù)系統(tǒng)查詢該項目是否有足夠的設(shè)備預(yù)算后進行驗資，需依賴人工判斷，不能由信息化系統(tǒng)判斷財務(wù)項目內(nèi)是否有設(shè)備購置預(yù)算，且不凍結(jié)項目余額及設(shè)備購置預(yù)算，導(dǎo)致財務(wù)人員看到的設(shè)備購置預(yù)算不準確，且極易導(dǎo)致人工驗資方式下的超預(yù)算額度驗資或經(jīng)辦人購置設(shè)備后因預(yù)算不足無法報銷。財務(wù)系統(tǒng)沒有資產(chǎn)采購相關(guān)數(shù)據(jù)記錄，資產(chǎn)采購平臺沒有資產(chǎn)購置過程相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)，資產(chǎn)管理人員和財務(wù)人員都不能全面掌握資產(chǎn)采購全過程管理信息。另外，因驗資工作量大，容易導(dǎo)致財務(wù)人員驗資不認真，甚至有高校不進行驗資工作。

2.資產(chǎn)驗收環(huán)節(jié)，經(jīng)辦人在設(shè)備到達并安裝調(diào)試完畢后，持相關(guān)資料到資產(chǎn)管理部門辦理資產(chǎn)驗收手續(xù)，資產(chǎn)管理部門進行審核后，按照資產(chǎn)種類生成資產(chǎn)編號，并打印設(shè)備卡片。經(jīng)辦人持資產(chǎn)驗收單和相關(guān)資料在財務(wù)部門辦理資產(chǎn)的報賬手續(xù)。為避免因驗收后，資產(chǎn)遲遲不報銷，導(dǎo)致資產(chǎn)部門的資產(chǎn)賬與財務(wù)部門的資產(chǎn)賬不一致，通常由專人負責(zé)辦理資產(chǎn)的入賬，即資產(chǎn)記賬人員根據(jù)資產(chǎn)管理部門提供的資產(chǎn)明細賬和資產(chǎn)匯總表進行記賬。

資產(chǎn)驗收完畢，報銷人不及時報銷，業(yè)務(wù)處理流程的不連貫及資產(chǎn)系統(tǒng)信息未實時傳遞，導(dǎo)致資產(chǎn)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)分隔，進而導(dǎo)致資產(chǎn)的實物與價值管理不一致；同時，業(yè)務(wù)流程的分割不僅導(dǎo)致固定資產(chǎn)驗收與報銷時點不一致，也導(dǎo)致資產(chǎn)報銷與資產(chǎn)價值變動記賬時點不一致，很容易出現(xiàn)漏報或錯誤。因此資產(chǎn)驗收業(yè)務(wù)的對賬非常復(fù)雜，不僅資產(chǎn)管理部門與財務(wù)部門之間需要對賬，財務(wù)部門內(nèi)部之間也要對賬，特別當出現(xiàn)跨年報銷時，情況更加復(fù)雜，出現(xiàn)問題很難查找原因。

3.按照高等學(xué)校會計制度的要求，高校應(yīng)根據(jù)固定資產(chǎn)的性質(zhì)和折舊年限，采用年限平均法或工作量法計提折舊。但目前高校普遍未計提折舊。財務(wù)部門不核算資產(chǎn)使用過程中計提折舊等信息，高校資產(chǎn)管理部門不關(guān)注固定資產(chǎn)的使用狀態(tài)。

固定資產(chǎn)尚未計提折舊，導(dǎo)致固定資產(chǎn)價值不能得到準確反映，資產(chǎn)實物價值與賬面價值嚴重不符，夸大了學(xué)校資產(chǎn)。

4.目前高校普遍由資產(chǎn)管理部門負責(zé)報廢固定資產(chǎn)。固定資產(chǎn)報廢處置后，其信息傳遞到財務(wù)部門時，需要找到對應(yīng)資產(chǎn)的科目和固定基金科目。資產(chǎn)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)相互獨立，導(dǎo)致資產(chǎn)管理部門無法提供報廢資產(chǎn)的會計科目等財務(wù)信息，財務(wù)部門在資產(chǎn)銷賬時無法按明細執(zhí)行。

資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)之間缺乏數(shù)據(jù)共享機制是固定資產(chǎn)管理中存在上述問題的主要原因，因此進行固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)與財務(wù)的一體化管理是保證資產(chǎn)實物與價值相符的重要手段。

二、基于業(yè)財一體化的高校固定資產(chǎn)管理流程優(yōu)化

業(yè)財一體化管理指以固定資產(chǎn)“全生命周期管理”為主線對資產(chǎn)的申購、驗收、使用、報廢等業(yè)務(wù)流程及財務(wù)處理流程進行梳理，以業(yè)務(wù)制度化、制度流程化、流程標準化、標準信息化為建設(shè)模式對流程進行重新規(guī)劃，以大財務(wù)資產(chǎn)智能化、信息化服務(wù)體系為建設(shè)目標，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的有效整合，實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息的充分集成和共享，從而對業(yè)務(wù)活動和財務(wù)流程進行控制[3]，建立既相互銜接，又有效制衡的工作機制和業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)財務(wù)管理系統(tǒng)關(guān)口前移，資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)延伸到報賬結(jié)束，實現(xiàn)資產(chǎn)業(yè)務(wù)的事前、事中、事后控制。

（一）固定資產(chǎn)申購流程優(yōu)化

1.經(jīng)辦人在資產(chǎn)網(wǎng)站填寫購置申請，發(fā)起申購業(yè)務(wù)，填寫購置設(shè)備的財務(wù)賬號；通過資產(chǎn)財務(wù)系統(tǒng)對接接口獲得項目賬號經(jīng)費審批人，并根據(jù)項目負責(zé)人工資號自動推送相關(guān)信息，由項目負責(zé)人、單位負責(zé)人等線上審批（如果業(yè)務(wù)申請人與審批人一致，系統(tǒng)自動通過）。

2.資產(chǎn)采購信息（采購賬號、費用項及金額）推送至財務(wù)接口，發(fā)起驗資凍結(jié)，接口判斷財務(wù)系統(tǒng)賬號及其預(yù)算模板中的“設(shè)備購置”類預(yù)算項；若項目設(shè)備預(yù)算大于等于此采購單的金額，則凍結(jié)設(shè)備預(yù)算項，若項目設(shè)備預(yù)算小于此采購單號申請金額，則退回驗資申請。

系統(tǒng)自動完成財務(wù)系統(tǒng)的“驗資”，并將該筆資產(chǎn)購置申請的“采購單號”推送至財務(wù)系統(tǒng)，與“凍結(jié)預(yù)算項”事項關(guān)聯(lián)。

優(yōu)化后的流程（圖1）有效避免了人工驗資導(dǎo)致的錯誤及超預(yù)算驗資等情況的發(fā)生，并通過凍結(jié)設(shè)備預(yù)算，實現(xiàn)真正意義上的驗資，避免事后無法報銷情況的出現(xiàn)，同時可以隨時進行查詢，避免線下驗資無法查詢的問題。

（二）固定資產(chǎn)驗收流程優(yōu)化

1.資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務(wù)投遞報銷系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)對接，用戶在資產(chǎn)管理系統(tǒng)購置申請列表中選擇需要驗收固定資產(chǎn)的業(yè)務(wù)號，并填寫固定資產(chǎn)的相關(guān)信息，經(jīng)單位資產(chǎn)管理員審批后填寫財務(wù)相關(guān)信息，包括資金賬號、費用項代碼、付款信息等信息，資產(chǎn)管理系統(tǒng)將信息自動推送至財務(wù)預(yù)約系統(tǒng)，生成財務(wù)預(yù)約號，對原驗資凍結(jié)的金額進行解凍，并按照預(yù)約凍結(jié)金額重新凍結(jié)。用戶持打印的入賬單辦理資產(chǎn)驗收入賬。通過接口實現(xiàn)“一次錄入，數(shù)據(jù)共享”，用戶無需在財務(wù)預(yù)約系統(tǒng)重復(fù)填寫相關(guān)信息。

2.財務(wù)系統(tǒng)進行智能憑證定義（見表1）。依據(jù)財政部或教育部固定資產(chǎn)分類建立固定資產(chǎn)編號與會計科目的對應(yīng)關(guān)系，根據(jù)資產(chǎn)財務(wù)系統(tǒng)對接接口傳送的資產(chǎn)編號，自動對應(yīng)財務(wù)系統(tǒng)的會計科目，生成資產(chǎn)報銷和記增固定資產(chǎn)分錄，同時原預(yù)約凍結(jié)金額解凍，按照支出金額列支。

智能憑證定義極大地方便財務(wù)人員記賬，大大減輕了財務(wù)人員的工作量，減少了出錯的概率[4]。同時，智能憑證將資產(chǎn)報銷記賬與資產(chǎn)價值記賬合二為一，在資產(chǎn)報賬的同時對固定資產(chǎn)價值變動記賬，解決了因報賬時點延后導(dǎo)致支出和價值變動不一致的問題。

3.記賬憑證復(fù)核后，通過接口將財務(wù)憑證號返回資產(chǎn)平臺，資產(chǎn)業(yè)務(wù)驗收結(jié)束。未返回憑證號的資產(chǎn)業(yè)務(wù)，可認定為未報銷業(yè)務(wù)，由資產(chǎn)部門及時進行催報。月末，按照財務(wù)系統(tǒng)固定資產(chǎn)科目賬面價值與資產(chǎn)系統(tǒng)每類資產(chǎn)的賬面價值進行比對，可以快速發(fā)現(xiàn)兩者的差異，并迅速定位，極大地方便了對賬業(yè)務(wù)。同時，用戶可在財務(wù)預(yù)約系統(tǒng)查詢每筆資產(chǎn)業(yè)務(wù)的物流狀態(tài)，隨時對固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)進行動態(tài)查詢。另外，財務(wù)系統(tǒng)開通短信業(yè)務(wù)，用戶可以隨時收到業(yè)務(wù)變動信息，真正實現(xiàn)了業(yè)務(wù)透明化管理。優(yōu)化后的流程見圖2。

（三）固定資產(chǎn)使用流程優(yōu)化

按照高等教育會計制度的規(guī)定，在資產(chǎn)清查結(jié)果的基礎(chǔ)上，對固定資產(chǎn)計提折舊。因資產(chǎn)系統(tǒng)記錄資產(chǎn)明細，應(yīng)按照資產(chǎn)明細計提折舊，保證計提結(jié)果準確。資產(chǎn)系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)固定資產(chǎn)清查結(jié)果調(diào)整系統(tǒng)內(nèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)，并根據(jù)資產(chǎn)類別初始資產(chǎn)的使用年限，由資產(chǎn)系統(tǒng)設(shè)定每個月月末向財務(wù)系統(tǒng)傳送資產(chǎn)的計提折舊信息，財務(wù)人員根據(jù)計提折舊信息，按照系統(tǒng)設(shè)定的智能憑證模型（表2）生成憑證，必要時進行調(diào)整，并向資產(chǎn)系統(tǒng)返回記賬后的數(shù)據(jù)，由資產(chǎn)系統(tǒng)調(diào)整記賬，保證兩個系統(tǒng)數(shù)據(jù)相符。優(yōu)化后的流程見圖3。

（四）固定資產(chǎn)報廢流程優(yōu)化

以未發(fā)生處置收入和費用為例，用戶提交固定資產(chǎn)報廢申請，資產(chǎn)部門審核后，將報廢資產(chǎn)的賬面價值和資產(chǎn)類別，通過接口傳遞到財務(wù)預(yù)約系統(tǒng)，生成財務(wù)預(yù)約號。財務(wù)系統(tǒng)按照智能憑證定義模型（表3）進行記賬并復(fù)核后，將憑證號返回資產(chǎn)系統(tǒng)，資產(chǎn)系統(tǒng)確認資產(chǎn)報廢結(jié)果。報廢流程見圖4。

三、高校固定資產(chǎn)管理流程優(yōu)化后的風(fēng)險管理

（一）系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全保證

基于業(yè)財一體化的高校固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)信息的處理與傳輸主要依賴信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)，一般財務(wù)系統(tǒng)服務(wù)器部署在財務(wù)專網(wǎng)內(nèi)，財務(wù)網(wǎng)頁服務(wù)器安裝雙網(wǎng)卡，以保證財務(wù)專網(wǎng)與外部用戶、資產(chǎn)管理系統(tǒng)之間交換數(shù)據(jù)。其網(wǎng)絡(luò)拓撲圖見圖5。為保證跨部門數(shù)據(jù)收集、處理、輸出的順利進行，必須保證系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)的安全，做好病毒防范工作。此外，還需要做好數(shù)據(jù)的備份工作，對重要數(shù)據(jù)進行異地備份。

（二）對接部門間進行充分溝通與交流，爭取各方理解與支持

因固定資產(chǎn)對接業(yè)務(wù)涉及不同部門，在對接之前，業(yè)務(wù)部門及其軟件開發(fā)商之間應(yīng)針對對接的業(yè)務(wù)事項進行充分溝通，設(shè)計系統(tǒng)對接的路徑和方式，對存在分歧的問題及時溝通解決，保證對接的順利進行。

（三）及時更新業(yè)務(wù)規(guī)范，實現(xiàn)規(guī)范有序?qū)?/p>

實施固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)的業(yè)財一體化后，固定資產(chǎn)的業(yè)務(wù)處理流程會發(fā)生很大的變化。針對新業(yè)務(wù)及財務(wù)流程，高校應(yīng)及時出臺新業(yè)務(wù)規(guī)范，保證新的操作流程有法可依，有章可循。

（四）及時進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，保證流程優(yōu)化成果落地生根

實施固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)的業(yè)財一體化后，高校應(yīng)針對不同的使用者，做好宣傳與培訓(xùn)工作。通過相關(guān)宣講、印發(fā)宣傳手冊、對相關(guān)人員進行專題培訓(xùn)、現(xiàn)場演示等措施進行全方位政策宣貫，打通流程執(zhí)行中的堵點，讓用戶盡快適應(yīng)新的操作流程。針對財務(wù)人員進行業(yè)務(wù)專題講座，使其按照新的記賬方法進行記賬。資產(chǎn)管理部門人員則要充分了解變化后的流程對資產(chǎn)業(yè)務(wù)的影響，出現(xiàn)問題能及時解答。

（五）做好新舊流程的銜接工作，實現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理平穩(wěn)過渡

因新舊流程變動較大，系統(tǒng)可能存在不穩(wěn)定等情況，因此，應(yīng)設(shè)置過渡期間，做好新舊流程的銜接工作。如固定資產(chǎn)驗資業(yè)務(wù)，可以設(shè)置一段時間線下驗資和線上驗資并行，待系統(tǒng)運行穩(wěn)定后再取消線下驗資。另外，針對已按原方式驗收但尚未報銷的業(yè)務(wù)，可規(guī)定按原方式處理，以避免師生對新流程的抵觸情緒。

四、結(jié)語

基于業(yè)財一體化思想，通過對資產(chǎn)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)相關(guān)功能進行整合，對高校固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)與財務(wù)流程進行優(yōu)化，實現(xiàn)了固定資產(chǎn)從申購、驗收、使用到報廢全生命周期業(yè)務(wù)的網(wǎng)上“一鍵式”辦理，不僅有效解決了固定資產(chǎn)實物管理與價值管理分離帶來的問題，而且解放了廣大教工師生，實現(xiàn)了“零跑腿”辦理業(yè)務(wù)，達到資產(chǎn)管理“無紙化”、內(nèi)部控制“規(guī)范化”、管理過程“透明化”、財務(wù)處理“智能化”的目標，對推動高校固定資產(chǎn)的規(guī)范化、精細化、科學(xué)化管理具有重要意義。

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