關(guān)于外貿(mào)出口企業(yè)業(yè)財一體化建設的研究

盧山

【摘 要】隨著國家“走出去”戰(zhàn)略的推廣，以及企業(yè)內(nèi)外部信息融通需求的增長，外貿(mào)出口企業(yè)的業(yè)財一體化需求越來越迫切了，而同時財務信息化和“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展，也為業(yè)財融合提供了技術(shù)保障。本文結(jié)合實際對外貿(mào)出口企業(yè)采購、銷售、收款、物流等環(huán)節(jié)普遍存在的問題進行分析，提出了業(yè)財一體化是公司內(nèi)部控制的要求也是公司長遠發(fā)展必由之路的觀點。接下來以安泰國際貿(mào)易有限公司業(yè)財一體化為例，對安泰國際一體化建設中的基礎框架構(gòu)建、業(yè)財流程重塑、內(nèi)外信息融通、單項臺賬追蹤和業(yè)務財務崗位建立這五個方面的成功經(jīng)驗進行了分析和總結(jié)。最后對外貿(mào)出口企業(yè)業(yè)財一體化的關(guān)鍵控制點進行了概括，業(yè)財一體化建設應抓住對外報送的控制點，設立業(yè)務財務崗位，應以價值鏈的信息共享為切入點，建立信息的融通與比對鏈條。同時，外貿(mào)企業(yè)應加強自檢力度和實物流轉(zhuǎn)的參與度，應做好合同應收的管理和信用評價體制的建設，只有這樣才能夠彌補外貿(mào)企業(yè)缺乏業(yè)務參與度的短板，實現(xiàn)內(nèi)控的完善以及達到運行的高效。

【關(guān)鍵詞】業(yè)財一體化；信息共享；外貿(mào)出口企業(yè)

一、外貿(mào)企業(yè)業(yè)財一體化的必要性

業(yè)財一體化是網(wǎng)絡信息技術(shù)迅猛發(fā)展和企業(yè)管理要求不斷提升的產(chǎn)物。通過建立一體化管理的信息平臺，可以實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟活動的共享和信息的融通。通俗的說就是原來業(yè)務做一遍，財務做一遍，業(yè)務和財務再核對一遍的工作，變成業(yè)務和財務一起做一遍，然后不用核對。業(yè)財一體化包含采購管理、銷售管理、固定資產(chǎn)管理、成本控制、費用控制等等方面，本文僅對外貿(mào)出口企業(yè)容易出現(xiàn)問題的采購、銷售、收款、物流等環(huán)節(jié)進行分析和提出改善建議。主要必要性分析如下：

1.加強對出入庫、物流環(huán)節(jié)的管理

出口貨物一般是由供應商處直接發(fā)往國外，不經(jīng)過外貿(mào)出口企業(yè)倉庫。外貿(mào)企業(yè)對出口產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量、物流，甚至于真實性缺乏監(jiān)督。雖然根據(jù)出口退稅要求，增值稅發(fā)票、出口報關(guān)單必須單單一致且與實際相符，但外貿(mào)企業(yè)的檢查往往僅限于對出口單據(jù)的核對。一體化就是要將單據(jù)核對與實物監(jiān)督結(jié)合起來，加強單據(jù)流和實物流的一致性審核。

2.深入對合同應收款的監(jiān)控

合同應收款一般是截點日而不是時點日，即合同一般簽訂為發(fā)貨后多少天付款，而不是具體某天付款，由于對發(fā)貨時間的信息溝通不順暢，財務部不容易知道哪些應收款的逾期風險比較大，哪些應收款還在賬期之內(nèi)。業(yè)財?shù)娜谕茏屫攧詹堪凑沼馄陲L險將應收賬款進行分類，有利于監(jiān)控和風險應對。

3.避免誤退稅風險，加快貨物驗收情況的實時反饋速度

根據(jù)出口退稅政策，一般貿(mào)易出口貨物必須在次年4月15日以前收匯，否則不可以辦理出口退稅。同時，出口貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題，也應在一年內(nèi)退回，以退貨方式報關(guān)進口，原出口貨物不得辦理出口退稅。但實際中存在外商認為商品質(zhì)量有問題而拒絕付匯或要求退款，但外貿(mào)企業(yè)由于不知情而辦理出口退稅的風險。實現(xiàn)信息的共享，可以使外貿(mào)企業(yè)的出口退稅申報真實準確。

4.提升信息準確性和報表質(zhì)量

外貿(mào)企業(yè)由于收到的出入庫和物流信息滯后，導致公司在收入體現(xiàn)、成本預估、應收確認等方面滯后，報表無法反映公司的經(jīng)營以及風險情況。財務更關(guān)注眾多品類商品的匹配，采購與報關(guān)的單單一致，而忽視對當期業(yè)務進展的監(jiān)控。業(yè)財一體化能讓財務深入業(yè)務前端，實時掌握并反映合同的進展情況和公司的經(jīng)營狀況。

二、安泰國際業(yè)財一體化案例分析

1.案例企業(yè)背景

安泰國際貿(mào)易有限公司（以下簡稱安泰國際）是中國鋼研科技集團有限公司旗下全資二級子公司，作為集團的出口平臺主要從事金屬原材料、冶金制品的出口貿(mào)易，客戶集中在美國、德國、香港等地，其中不乏世界五百強企業(yè)。主要商品均采購自集團內(nèi)的制造企業(yè)，同時自身也在尋找集團外的優(yōu)質(zhì)供應商。安泰國際出口特點是批次多、品種繁雜、貿(mào)易形式多樣。

安泰國際自身沒有生產(chǎn)能力，一般的貿(mào)易流程是通過展會和商務考察尋找客源，通過市場調(diào)研、交易磋商選定集團內(nèi)供應商，在樣品試單完成后，簽訂正式的貿(mào)易合同。集團內(nèi)生產(chǎn)的產(chǎn)品屬于工業(yè)半成品，需要按照客戶要求的尺寸規(guī)格、標準含量等來進行生產(chǎn)，屬于差異化產(chǎn)品。所以，一旦銷售穩(wěn)定之后，安泰國際在出口貿(mào)易中的話語權(quán)就會逐漸下降。同時，由于貨物一般都是由供應商倉庫直接發(fā)往口岸然后出口，安泰國際以往在整個貿(mào)易過程中，對商品實物流轉(zhuǎn)的控制以及商品合規(guī)合法性的控制比較弱，業(yè)財融合度一般不高。由于存在以上種種弊端，安泰國際開始推行基于財務信息化和價值鏈管理的業(yè)財一體化。

2.安泰國際業(yè)財一體化構(gòu)建

安泰國際在一體化實施之初進行了廣泛的市場調(diào)研，選擇了適應出口流程和合同核算的南北天地軟件作為一體化和流程重建的平臺。安泰國際一體化實施以框架設計為基礎，以流程再造為主線，以信息共享為紐帶，大膽設立業(yè)務會計崗位，一體化建設卓有成效。

（1）做好框架設計，統(tǒng)一基礎信息

信息化搭建的基礎就是要實現(xiàn)人員結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一、商品庫的統(tǒng)一和合同號的規(guī)范統(tǒng)一。在建立基礎數(shù)據(jù)庫時，安泰國際充分了考慮了公司業(yè)務類型、審批要求，甚至考核標準，按照一個標準一個分類來統(tǒng)一進行人員結(jié)構(gòu)搭建。統(tǒng)一商品庫的建立方便了出口單據(jù)的制作，也滿足了后續(xù)業(yè)務和財務統(tǒng)計的需求。由于出口業(yè)務需要單項業(yè)務核算資金、損益、稅金的需要，建立了公司合同號的規(guī)范編號制度，實現(xiàn)了合同號與業(yè)務類型、出口年份、部門代碼、商品編碼的映射關(guān)系，為以后單項業(yè)務的分析和統(tǒng)計奠定了基礎。

（2）重塑業(yè)財流程，固化操作規(guī)范

流程再造，將內(nèi)控固化在信息系統(tǒng)里強制執(zhí)行，將標準化貫穿于整個價值鏈。業(yè)財一體化不僅包含內(nèi)部一體化還包含價值鏈的一體化。價值鏈的一體化突破了企業(yè)組織的界限，將企業(yè)與組織上下游的貿(mào)易伙伴和客戶緊密聯(lián)系在一起，帶來了整個公司信息流、物流、資金流以及作業(yè)流的協(xié)同合作。

安泰國際在一體化實施中力推業(yè)務表單化，表單流程化。將合同詢價、合同簽訂、采購入庫、現(xiàn)金付款、報關(guān)出口、商品驗收、出口收款等流程，按照特點進行分類，匯總相關(guān)表單，實現(xiàn)信息自動采集、共享、實時控制與輸出。將公司的內(nèi)控管理嵌入到ERP執(zhí)行的過程中，將業(yè)務運行的審批流固化，將信息流分類匯總。同時，規(guī)范不相容崗位的分離，比如詢價與合同簽訂、單據(jù)管理與物流管理等崗位。

（3）利用內(nèi)外信息，融通始于共享

建立數(shù)據(jù)共享平臺，將業(yè)務部的合同數(shù)據(jù)、采購數(shù)據(jù)、報關(guān)數(shù)據(jù)、付款申請、發(fā)票信息共享到數(shù)據(jù)平臺，將財務部的來款信息、付款信息也共享到數(shù)據(jù)平臺，在平臺內(nèi)進行數(shù)據(jù)比對驗證，然后將對方的工作進展回錄入相關(guān)流程中。

要做好一體化，就要做好信息化建設，做好內(nèi)外部資源的整合和流程再造。對內(nèi)做好ERP軟件的設計和執(zhí)行，對外充分利用XBRL語言做好各類報告間的數(shù)據(jù)映射。出口業(yè)務由于涉外及風險大的特征，稅務局、海關(guān)、外管局的管理手段都強于對國內(nèi)貿(mào)易的管理，安泰國際利用政府管理監(jiān)督的數(shù)據(jù)開放平臺，通過接口，抓取政府部門的權(quán)威數(shù)據(jù)，完成對業(yè)務的實時監(jiān)控與反饋。

（4）設立業(yè)務財務，加強業(yè)務管理

財務會計從核算型財務向業(yè)務型財務轉(zhuǎn)變，業(yè)務財務滲透在業(yè)務的各個層面，為經(jīng)營提供專業(yè)支持，真正成為業(yè)務的伙伴，分析經(jīng)濟運行，進行內(nèi)控執(zhí)行和評價。

核算會計更多的強調(diào)專業(yè)技術(shù)性而不是管理信息決策的支持，而業(yè)務會計則更加重視與業(yè)務的溝通交流和報表背后數(shù)據(jù)信息的有用性。會計人員不但加強協(xié)同協(xié)作，而且向業(yè)務管理范疇延伸。將財務的重點工作從交易處理向管理控制、決策支持推進。

合同執(zhí)行過程中，采購合同需要加蓋單位公章，銷售報關(guān)需要公司出具報關(guān)委托書或者使用公司口岸IC卡。業(yè)務會計在此時的審核重點是：

①主要審核原始訂單以及合同錄入的完整性和正確性，特別關(guān)注生產(chǎn)周期和賬期。

②在合同審核的過程中一定要關(guān)注客戶的要求，尤其是客戶所需要的型號、交貨期、運輸方式等，并與相應的采購合同匹配，在采購合同中同樣表明以上信息，以免出口后由于質(zhì)量問題產(chǎn)生糾紛。

③關(guān)注出口貨物的貨運、報關(guān)、投保手續(xù)。

（5）建立單項臺賬，實現(xiàn)合同追蹤

根據(jù)出口退稅單單一致的要求，出口企業(yè)務必建立發(fā)貨、報關(guān)、收款一一對應的臺賬管理模式。單項業(yè)務臺賬包括單項業(yè)務資金臺賬、單項業(yè)務購銷臺賬、單項業(yè)務損益臺賬。根據(jù)單項業(yè)務臺賬可以根據(jù)合同查看發(fā)貨情況，可以根據(jù)合同賬期和發(fā)貨日期統(tǒng)計應收賬款賬齡和逾期情況。同時，還能查詢到退稅是否收到、貨款是否支付、發(fā)票是否開具等信息。

3.安泰國際業(yè)財一體化的實施效果和評價

安泰國際推行業(yè)財融合以來，取得了較好的成效，第一解決了財務業(yè)務信息相互獨立的問題，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫內(nèi)數(shù)據(jù)的共享；第二財務工作前置，加強了對物流、資金流、合同流的控制；第三將管理會計融合到企業(yè)的經(jīng)營活動，提高了管理會計信息的決策支持有用性。

安泰國際一體化實施的不足就是信息交互平臺的工作量過于繁重，物流部門、購銷部門、財務部門傳遞的信息需要在這里進行核對，由于信息量過大，有問題的數(shù)據(jù)有可能會淹沒在眾多正常的數(shù)據(jù)中間，為發(fā)現(xiàn)問題造成了障礙。

三、完善外貿(mào)出口企業(yè)業(yè)財一體化的關(guān)鍵控制點

1.抓住購銷始末，將業(yè)務會計嵌入合同執(zhí)行中

出口操作是一個集成化的流程，應對采購、銷售、庫存、生產(chǎn)、應收等環(huán)節(jié)進行集中化管理。公司對業(yè)務管理的突破口就是對采購合同和銷售合同的管理。采購和銷售合同需要加蓋公司印章，而報關(guān)環(huán)節(jié)需要使用公司的報關(guān)委托書和電子口岸IC卡?？刂坪昧艘陨蠈ν廨敵龅年P(guān)鍵點，就能保證在采購銷售出口之前已經(jīng)完成了內(nèi)部的審批和數(shù)據(jù)的比對，業(yè)務會計此時應核對資金流、物流、信息流、發(fā)票流的一致和合規(guī)，為以后物流和應收的追蹤和管理奠定了基礎。

2.關(guān)注電子口岸及訂艙租船信息，與供應商系統(tǒng)接口，完成出入庫和物流信息匹配

貨物出口報關(guān)后及時從電子口岸下載出口信息，并與集團內(nèi)的兄弟單位做好業(yè)務系統(tǒng)的對接，將相關(guān)信息導入系統(tǒng)中，與采購合同和銷售合同進行匹配。電子口岸信息是海關(guān)核對后的信息，供應商出口信息是第三方信息，核對后數(shù)據(jù)的準確性、及時性都比較高，出現(xiàn)問題，比如延遲發(fā)貨等都能及時發(fā)現(xiàn)。根據(jù)船公司的提單，關(guān)注收發(fā)貨人、商品數(shù)量、種類、價格等要素，與購銷合同核對，完成對業(yè)務正確性和真實性的核對。

做好訂單的跟進，完成客戶和供應商的有效銜接。同時，新產(chǎn)品還應關(guān)注抽樣結(jié)果和整改意見，批量生產(chǎn)的產(chǎn)品也應注意監(jiān)測結(jié)果，尤其是對于精密零件，加強質(zhì)量的監(jiān)督管控，避免出口后的損失。

3.做好自檢，對可能發(fā)生的退貨或者回款問題及時進行反饋和調(diào)整

外貿(mào)企業(yè)不僅要做到采購和銷售的單單一致，還要對商品進行抽查自檢，這樣可以發(fā)現(xiàn)問題，避免客戶驗貨不合格和海關(guān)查驗的風險。而且，如果不自檢，那么如果不良供應商裝貨是一種東西，報關(guān)時另一個東西，外貿(mào)企業(yè)就發(fā)現(xiàn)不了，最后就外貿(mào)企業(yè)就容易被海關(guān)處罰甚至還要被定性為走私。自檢的過程也要固化到流程中，對于新業(yè)務、批量大的業(yè)務，應加強抽查比例。

4.對應收賬款按照合同進行統(tǒng)計和關(guān)注

根據(jù)合同，有的銷售是給予賬期的，有的是要收預付款的，根據(jù)合同出具應收款分析表，做好資金的管理和預警的工作。應收賬款不僅按照賬齡進行分析，還按照合同應收款的進度表進行分析。對于發(fā)貨后1個月的貨物，應向客戶催要驗收入庫單，以便后續(xù)辦理出口退稅或者合同賬期催要收款。

5.建立信用評價機制

建立供應商和客戶的信用評價體系，對于多次出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應商以及未按照合同回款的客戶降低信用評級。供應商評價方面可以制定供應商評價制度，對于存在質(zhì)量問題的供應商應及時從名錄中摘除?？蛻粼u價方面可以建立出口賒銷查詢庫，根據(jù)合同，將合同應收款和實際收款進行比對和追蹤，對未足額收款和未按期收款的合同進行定期排查，這樣財務人員就可以協(xié)助業(yè)務人員選擇最佳供應商，在后續(xù)業(yè)務中優(yōu)先選擇評級高的企業(yè)。

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