臨床實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與應(yīng)用

羅嘉俊， 丘文慧， 尹小毛， 吳海雄， 曾方銀

（南方醫(yī)科大學(xué)第五附屬醫(yī)院檢驗(yàn)醫(yī)學(xué)科，廣東 廣州 510900）

醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理要求建立質(zhì)量管理體系以提高檢驗(yàn)質(zhì)量，實(shí)驗(yàn)室設(shè)備的管理水平直接影響實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量水平的高低[1]，有必要開(kāi)發(fā)設(shè)備管理程序[2]。在實(shí)際工作中，由于傳統(tǒng)的手工登記和紙質(zhì)管理模式，導(dǎo)致記錄不完整，效率低下，管理混亂，難以保證檢驗(yàn)質(zhì)量。因此，南方醫(yī)科大學(xué)第五附屬醫(yī)院檢驗(yàn)醫(yī)學(xué)科根據(jù)ISO 15189《醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量和能力認(rèn)可準(zhǔn)則》和《臨床實(shí)驗(yàn)室管理辦法》對(duì)設(shè)備管理的要求，結(jié)合科室情況自主開(kāi)發(fā)出一套臨床實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)使用多年，期間不斷升級(jí)、完善，取得良好成效。

1 材料和方法

1.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)

編程語(yǔ)言為Visual Basic 6.0，使用SQL Server 2005數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，采用C/S 結(jié)構(gòu)。流程設(shè)計(jì)見(jiàn)圖1。

圖1 軟件設(shè)計(jì)流程圖

1.2 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

包括設(shè)備基本信息表（設(shè)備唯一號(hào)、名稱、品牌型號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)、價(jià)值、購(gòu)買方式等）、日常保養(yǎng)設(shè)置表（設(shè)備唯一號(hào)、保養(yǎng)月份、保養(yǎng)內(nèi)容、啟用標(biāo)記等）、日常保養(yǎng)登記表（設(shè)備唯一號(hào)、保養(yǎng)月份、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)記錄、保養(yǎng)者、保養(yǎng)時(shí)間等）、故障記錄表（設(shè)備唯一號(hào)、故障時(shí)間、故障描述、處理措施、處理者、費(fèi)用、驗(yàn)收結(jié)果等）、業(yè)務(wù)流程表（業(yè)務(wù)類型、記錄內(nèi)容、記錄者、記錄時(shí)間等）、附件表（設(shè)備唯一號(hào)、文件名稱、文件路徑、上傳日期、過(guò)期日期、上傳者等）等37張表。

2 結(jié)果

主要模塊包括：設(shè)備管理、維護(hù)保養(yǎng)、業(yè)務(wù)管理、統(tǒng)計(jì)分析、附件管理和系統(tǒng)設(shè)置。軟件架構(gòu)見(jiàn)圖2。

圖2 軟件架構(gòu)圖

2.1 首頁(yè)

首頁(yè)分為2部分。一部分為事務(wù)公告欄，主要為計(jì)劃性保養(yǎng)、文件記錄審核、設(shè)備證件即將過(guò)期、儀器故障未處理等提示；另一部分為使用模塊的快捷方式，根據(jù)使用頻率顯示模塊大小。

2.2 設(shè)備管理模塊

2.2.1 設(shè)備臺(tái)賬 設(shè)備臺(tái)賬主要為設(shè)備檔案的建立、修改、刪除、瀏覽，根據(jù)不同人員設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。見(jiàn)圖3。

2.2.2 基礎(chǔ)設(shè)置 基礎(chǔ)設(shè)置包括相關(guān)證件、相關(guān)文件、日常保養(yǎng)、計(jì)劃性保養(yǎng)設(shè)置。相關(guān)證件主要為設(shè)備三證，可報(bào)警提示有即將失效的三證；相關(guān)文件主要為設(shè)備相關(guān)手冊(cè)、使用說(shuō)明書(shū)、驗(yàn)收材料等；日常保養(yǎng)和計(jì)劃性保養(yǎng)設(shè)置為設(shè)備的參數(shù)設(shè)置，主要應(yīng)用于維護(hù)保養(yǎng)模塊?；A(chǔ)設(shè)置模塊為設(shè)備管理的基礎(chǔ)模塊，管理者可隨時(shí)查閱設(shè)備的基本信息，對(duì)設(shè)備做個(gè)性化的設(shè)置?；緟?shù)設(shè)置完畢后，無(wú)需額外維護(hù)即可長(zhǎng)期使用。見(jiàn)圖4～圖6。

圖3 設(shè)備檔案界面

圖4 設(shè)備基本信息界面

圖5 日常保養(yǎng)設(shè)置界面

圖6 計(jì)劃性保養(yǎng)設(shè)置界面

2.3 維護(hù)保養(yǎng)模塊

維護(hù)保養(yǎng)模塊包括日常保養(yǎng)、計(jì)劃性保養(yǎng)、故障處理項(xiàng)目，為工作人員日常使用頻率最高的模塊。

2.3.1 日常保養(yǎng) 分為日常保養(yǎng)計(jì)劃和環(huán)境/手工登記2個(gè)模塊，2個(gè)模塊功能相同，都是對(duì)設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)進(jìn)行登記，區(qū)別在于一個(gè)是點(diǎn)擊登記保養(yǎng)內(nèi)容，一個(gè)是記錄設(shè)備運(yùn)行數(shù)據(jù)?？筛鶕?jù)不同設(shè)備進(jìn)行個(gè)性化的保養(yǎng)內(nèi)容設(shè)置，每月自動(dòng)生成保養(yǎng)登記表。實(shí)心圓表示正常登記，空心圓表示異常登記；如果設(shè)備登記故障記錄后不做故障處理，背景變成紅色報(bào)警，處理后則不再報(bào)警；如果做了交班記錄，背景會(huì)變成綠色提醒；背景為淺藍(lán)色則提示為該保養(yǎng)內(nèi)容保養(yǎng)日期，需進(jìn)行保養(yǎng)（圖7）。該模塊功能強(qiáng)大、界面簡(jiǎn)潔、操作簡(jiǎn)單。單擊為登記，雙擊為查看故障記錄或交班記錄，環(huán)境/手工登記模塊輸入相應(yīng)數(shù)據(jù)即可（圖8）?？筛鶕?jù)不同人員設(shè)置相應(yīng)權(quán)限：只能登記當(dāng)天、當(dāng)月和無(wú)限制，避免出現(xiàn)隨意登記、亂登記現(xiàn)象?？砂唇M別或崗位檢查是否有未登記的設(shè)備，可提示發(fā)生故障未處理的設(shè)備，可提示負(fù)責(zé)人審核相關(guān)記錄。

圖7 日常保養(yǎng)界面

圖8 環(huán)境/手工登記界面

2.3.2 計(jì)劃性維護(hù) 分為維護(hù)保養(yǎng)和校準(zhǔn)計(jì)劃，可新增、修改、刪除、打印、瀏覽記錄，主要用于計(jì)劃性保養(yǎng)、性能驗(yàn)證分析、校準(zhǔn)計(jì)劃等。如果已經(jīng)設(shè)置計(jì)劃性保養(yǎng)任務(wù)，可套用任務(wù)模板同時(shí)自動(dòng)更新下次保養(yǎng)時(shí)間，無(wú)需記錄每次保養(yǎng)時(shí)間，系統(tǒng)自動(dòng)提示。可上傳相應(yīng)的記錄文件，同時(shí)提醒負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核?？筛鶕?jù)相應(yīng)設(shè)備、記錄時(shí)間、關(guān)鍵詞等條件進(jìn)行快速檢索。見(jiàn)圖9、圖10。

圖9 計(jì)劃性維護(hù)界面

圖10 計(jì)劃性維護(hù)記錄界面

2.3.3 故障處理 該模塊分為故障記錄和交班記錄，可新增、修改、刪除、打印、瀏覽記錄。故障記錄用于設(shè)備故障記錄登記，故障登記后日常保養(yǎng)界面紅色報(bào)警消失；交班記錄用于設(shè)備使用狀態(tài)或設(shè)備耗材等內(nèi)容，設(shè)置完畢后在日常保養(yǎng)界面背景變成綠色提醒?？缮蟼飨鄳?yīng)的記錄文件，同時(shí)提醒負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。所有記錄均可在一覽表查看，也可在日常保養(yǎng)界面雙擊查看?？筛鶕?jù)相應(yīng)設(shè)備、記錄時(shí)間、關(guān)鍵詞等條件進(jìn)行快速檢索。見(jiàn)圖11、圖12。

圖11 故障處理列表

圖12 故障記錄界面

2.4 業(yè)務(wù)管理模塊

業(yè)務(wù)管理模塊包括設(shè)備申購(gòu)、驗(yàn)收、調(diào)撥、租賃、報(bào)廢、不良報(bào)告項(xiàng)目，可實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備進(jìn)行全生命周期管理。由于業(yè)務(wù)管理需要醫(yī)院設(shè)備科經(jīng)手，但有些醫(yī)院無(wú)設(shè)備管理系統(tǒng)或未實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)接，并且相關(guān)表格樣式內(nèi)容在不同醫(yī)院不同時(shí)期也可能不同，因此采用管理員上傳相應(yīng)的表格模板，工作人員下載使用的模式。管理員根據(jù)醫(yī)院最新要求隨時(shí)更換表格模板即可使用，無(wú)需進(jìn)行軟件升級(jí)，方便使用。見(jiàn)圖13。

圖13 業(yè)務(wù)管理模塊

2.5 統(tǒng)計(jì)分析模塊

該模塊主要包括設(shè)備效益分析、折舊分析、使用分析項(xiàng)目。根據(jù)設(shè)備的原有資產(chǎn)、折舊率、折舊年限、折舊方式可進(jìn)行折舊分析和資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)；與實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)對(duì)接后可獲取該設(shè)備檢測(cè)收入情況，并結(jié)合維修費(fèi)用、折舊費(fèi)用等進(jìn)行效益分析；還可根據(jù)設(shè)備保養(yǎng)登記和故障記錄進(jìn)行使用分析。管理者可方便地了解科室設(shè)備的整體情況以及資產(chǎn)效益情況，從而作出相應(yīng)的決策。見(jiàn)圖14、圖15。

圖14 設(shè)備運(yùn)行使用分析界面

圖15 設(shè)備折舊統(tǒng)計(jì)界面

2.6 附件管理模塊

該模塊主要包括設(shè)備程序文件、原廠用戶手冊(cè)、維修手冊(cè)、相關(guān)證件等項(xiàng)目?？筛鶕?jù)不同人員設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，可瀏覽下載或修改、刪除文件，同時(shí)可通過(guò)文件名稱快速檢索，并可報(bào)警提示有即將過(guò)期證件。見(jiàn)圖16、圖17。

2.7 系統(tǒng)設(shè)置模塊

該模塊包括系統(tǒng)設(shè)置、人員設(shè)置、參數(shù)設(shè)置、使用日志、系統(tǒng)幫助等后臺(tái)管理項(xiàng)目，主要為管理員進(jìn)行維護(hù)系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)、人員檔案、系統(tǒng)對(duì)接等內(nèi)容的設(shè)置。

圖16 程序文件一覽表

圖17 相關(guān)證件一覽表

3 討論

目前，我國(guó)多數(shù)的設(shè)備管理系統(tǒng)都是圍繞醫(yī)院設(shè)備管理進(jìn)行設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，核心在于設(shè)備資產(chǎn)管理和設(shè)備維修報(bào)備管理等[3-4]，而臨床實(shí)驗(yàn)室關(guān)于設(shè)備管理的核心在于設(shè)備使用保養(yǎng)和維修記錄。針對(duì)醫(yī)院設(shè)備管理的軟件并不適合臨床實(shí)驗(yàn)室使用，專門圍繞臨床實(shí)驗(yàn)室尤其是檢驗(yàn)科設(shè)備管理設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的軟件不常見(jiàn)[5]，絕大部分的臨床實(shí)驗(yàn)室在設(shè)備管理上仍采用落后的手工紙質(zhì)管理模式。

隨著科技和信息化的發(fā)展，臨床實(shí)驗(yàn)室設(shè)備越來(lái)越多，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化使用、管理的要求越來(lái)越高；臨床實(shí)驗(yàn)室工作人員質(zhì)量安全意識(shí)不斷增強(qiáng)，越來(lái)越多的人意識(shí)到做好設(shè)備管理的重要性。舊的管理模式已難于滿足需求，迫切需要采用高效、快捷的方法進(jìn)行設(shè)備管理。因此，我們依據(jù)ISO 15189：2012《醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)室——質(zhì)量和能力的專用要求》的管理要素和《臨床實(shí)驗(yàn)室管理辦法》對(duì)設(shè)備管理的要求（主要是設(shè)備的性能驗(yàn)證、校準(zhǔn)使用、維修和保養(yǎng)等）結(jié)合科室情況自主開(kāi)發(fā)出一套臨床實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)取消了原來(lái)落后的手工登記和紙質(zhì)管理模式，上線使用后，設(shè)備檔案管理由原來(lái)的30 min縮短至2 min，記錄查閱和文件查找由原來(lái)的15 min減少為30 s，保養(yǎng)登記和故障記錄等漏登率減少了70%。提高了工作效率，降低了科室管理成本，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備管理信息化和無(wú)紙化。同時(shí)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)考慮到臨床實(shí)驗(yàn)室工作人員的工作習(xí)慣，尤其是日常保養(yǎng)模塊，設(shè)計(jì)科學(xué)，界面簡(jiǎn)潔，貼近工作人員日常工作，容易上手，實(shí)驗(yàn)室工作人員樂(lè)于接受，員工滿意度由原來(lái)的62%提升至90%。

不論是以往的手工登記還是現(xiàn)在的信息系統(tǒng)登記，都存在漏登記或補(bǔ)登記甚至是沒(méi)有保養(yǎng)就進(jìn)行登記問(wèn)題，不能完全真實(shí)地反映設(shè)備的使用情況。而目前絕大多數(shù)臨床實(shí)驗(yàn)室都是通過(guò)規(guī)范人員操作、加強(qiáng)監(jiān)督和管理來(lái)較客觀地反映真實(shí)情況。這一方面需要大量的人力成本和時(shí)間成本，另一方面又要求工作人員有較高的依從性。因此，后續(xù)的設(shè)想是軟件可以和設(shè)備進(jìn)行交互，如設(shè)備和實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)雙向通訊，日常保養(yǎng)后軟件可自動(dòng)登記，發(fā)生故障后軟件可以自動(dòng)記錄，通過(guò)軟件可以自動(dòng)記錄所有設(shè)備的運(yùn)行情況，無(wú)需耗費(fèi)大量的人力成本和時(shí)間成本去監(jiān)督[5]。工作人員的重心不再是登記，而是轉(zhuǎn)變?yōu)樵O(shè)備的日常保養(yǎng)和正常運(yùn)行，從而真正反映設(shè)備管理的實(shí)際情況。但目前多數(shù)品牌的設(shè)備都不支持使用信息的通訊，這有待后續(xù)的改進(jìn)。

臨床實(shí)驗(yàn)室工作的核心在于質(zhì)量，分析質(zhì)量時(shí)需綜合人員、設(shè)備、試劑等各種因素，但由于各軟件無(wú)法關(guān)聯(lián)而形成信息孤島，絕大部分臨床實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行質(zhì)量分析時(shí)只能分析實(shí)驗(yàn)結(jié)果，不能快捷、有效地獲取其他的信息進(jìn)行分析。因此，我們?cè)O(shè)想軟件與實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)加強(qiáng)交互，在實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)進(jìn)行質(zhì)量分析時(shí)可快捷地提取人員、設(shè)備、試劑等相關(guān)信息，打破信息孤島局面。

另外，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在設(shè)備管理中的應(yīng)用，可對(duì)設(shè)備實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤定位、對(duì)設(shè)備實(shí)現(xiàn)共享等[6-7]，使設(shè)備管理提升到一個(gè)更高的層面。如何在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上結(jié)合新技術(shù)、新應(yīng)用來(lái)進(jìn)一步提高設(shè)備管理的效率和質(zhì)量，值得進(jìn)一步探究。

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