開發(fā)利用檔案資源，服務(wù)和諧校園

曹海蓉

【摘要】本文圍繞檔案資源開發(fā)利用，論述了檔案在服務(wù)和諧校園中的重要作用，以及如何在和諧校園中更好地開發(fā)利用檔案資源。

【關(guān)鍵詞】檔案資源 和諧校園 開發(fā)利用

學(xué)校檔案資源的開發(fā)利用，是學(xué)校檔案管理工作中最重要的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。它包括編制學(xué)校檔案檢索目錄、開發(fā)學(xué)校檔案編研工作、開展學(xué)校檔案多種服務(wù)等等。

學(xué)校檔案工作是維護(hù)學(xué)校歷史面貌的一項(xiàng)重要事業(yè)。只有管好學(xué)校檔案，才能為學(xué)校留下一份良好的記錄，學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的工作才能淵源流長。然而學(xué)校檔案工作不是一成不變的，作為學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，必須進(jìn)一步開發(fā)和利用，以適應(yīng)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)不斷提出的新要求。學(xué)校檔案工作的開發(fā)利用應(yīng)重點(diǎn)做好以下幾個(gè)方面的工作：

一、強(qiáng)化學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的意識，把學(xué)校檔案工作納入學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的軌道中

學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)實(shí)質(zhì)上屬于意識的范疇，學(xué)校自身形象和價(jià)值觀滲透在學(xué)校教育教學(xué)、日常管理等各項(xiàng)工作中，具有概括性、抽象性的特征。目前許多學(xué)校的檔案工作者習(xí)慣于為學(xué)校教育教學(xué)、日常管理等各項(xiàng)活動提供檔案工作，卻沒有對融合在各種活動中的學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的檔案工作投入較大的關(guān)注，這勢必會影響學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。強(qiáng)化學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)意識，要求學(xué)校檔案工作者必須對學(xué)校自身形象和價(jià)值觀進(jìn)行認(rèn)真的思考和研究，并作出積極的反映。作為合格的當(dāng)代學(xué)校檔案工作者，不能局限于就檔案工作而做檔案工作，應(yīng)當(dāng)關(guān)注學(xué)校的發(fā)展。學(xué)校檔案工作者應(yīng)當(dāng)研究學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)對學(xué)校檔案工作的影響、學(xué)校檔案與學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)之間的關(guān)系、以及如何積極參與學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)等問題。這樣才能不落后于學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的步伐，使學(xué)校檔案工作適應(yīng)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的需要，充分發(fā)揮其作用。

二、加強(qiáng)學(xué)校檔案的基礎(chǔ)工作，拓展學(xué)校檔案工作的內(nèi)容

為適應(yīng)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的需要，學(xué)校檔案工作必須不斷更新和發(fā)展，其中較為關(guān)鍵的一個(gè)問題，就是進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)。例如學(xué)校檔案收集時(shí)，應(yīng)有對學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的系統(tǒng)性總結(jié)，反映某一班級教育教學(xué)水平大輻度提高的經(jīng)驗(yàn)材料，這些或許能成為改進(jìn)教育教學(xué)水平的典型材料，并有可能升華為學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)中的有力材料。學(xué)校檔案工作中還應(yīng)注意收集實(shí)物材料，例如獎杯、獎旗、獎品等等，這對于學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)有特殊的意義。

三、深層次開發(fā)學(xué)校檔案的信息資源，為學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)服務(wù)

通過編寫各種檢索工具，介紹指南、利用學(xué)校檔案進(jìn)行二次、三次加工而成專題材料，如學(xué)校教師論文匯集、學(xué)校人事制度改革、學(xué)校規(guī)章制度匯編等等，促使一些分散保存的檔案材料集中起來，也有助于把湮沒在一般檔案中的有用信息發(fā)掘出來；又如把學(xué)校的檔案錄入計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，再如利用檔案進(jìn)行學(xué)校教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)展示、歷年來學(xué)校優(yōu)秀教職員工匯集，甚至可以收集學(xué)校歷年來優(yōu)秀畢業(yè)生的資料，把這些優(yōu)秀畢業(yè)生的成就展示出來，即是對在校學(xué)生的一種教育，也是展示學(xué)校形象、宣傳職業(yè)教育成果的生動教材。

四、更新觀念，強(qiáng)化主動服務(wù)意識

在新形勢下作為學(xué)校檔案工作人員首先必須進(jìn)一步解放思想，更新觀念，愛崗敬業(yè)，勤勤懇懇，樹立主動服務(wù)、主動參與意識，以高度的責(zé)任感和主人翁姿態(tài)，積極投身到學(xué)校檔案信息資源開發(fā)利用工作中來。町根據(jù)實(shí)際需要，采用“上門服務(wù)”，“網(wǎng)絡(luò)服務(wù)”等新的方式，制定相應(yīng)的檔案利用制度，以滿足實(shí)際利用需要。

五、加強(qiáng)宣傳，提高檔案利用水平

檔案是寶貴的文化財(cái)富，它的依據(jù)、憑證、查考價(jià)值對學(xué)校各項(xiàng)管理工作、領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)、教研都起著重要的作用，檔案工作從而成為學(xué)校教育教學(xué)和管理中不可缺少的工作。檔案室要開展提供檔案利用服務(wù)工作，必須要有門類齊全、內(nèi)容豐富的檔案資料作后盾。因此，要多層次、多渠道地征集和收集檔案資料，豐富室藏。檔案人員要把精力集中使用到檔案整理的關(guān)鍵上，使檔案整理工作速度快、質(zhì)量高，為檔案的提供利用創(chuàng)造有利的條件。

同時(shí)必須建立科學(xué)的、合理的室藏結(jié)構(gòu)，以便完成檔案室所承擔(dān)的任務(wù)。注意收集不同載體的檔案。不僅要收集文字圖表形式的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，還要收集照片、錄像、VCD、磁帶等音像檔案和牌匾、錦旗、獎杯、獎狀等實(shí)物檔案。檔案室不但要有文書檔案，還要有學(xué)生檔案、會計(jì)檔案、聲像檔案、印模檔案、榮譽(yù)檔案及其它門類檔案。這些不同載體、不同門類、不同內(nèi)容的檔案作為學(xué)校發(fā)展的歷史見證，它們之間可以互相補(bǔ)充、互相印證，可以更加完滿地反映學(xué)校各個(gè)發(fā)展時(shí)期的歷史面貌。把檔案室建設(shè)成為綜合的信息庫，是學(xué)校檔案發(fā)展的客觀要求。

三是應(yīng)用現(xiàn)代化手段管理檔案是學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。目前許多學(xué)校的檔案管理方法還只局限在應(yīng)用計(jì)算機(jī)打印檔案目錄，而大部分的檔案還是采用傳統(tǒng)的手工管理。檔案的提供利用不能只滿足于一般的查閱檔案，而是要求進(jìn)一步廣泛地開發(fā)和傳遞信息資源。而手工管理檔案則跟不上形勢發(fā)展的需要，它不僅查閱速度慢且利用不方便，大大影響了工作效率。采用新技術(shù)來儲存其它有用檔案和信息，既可以減少箱柜，又可以確保檔案的安全，方便保管、保密。

六、深挖資源，加快開發(fā)利用步伐

廣角度，深層次開發(fā)檔案信息資源，就是要開拓收集范圍，積極挖掘現(xiàn)有的檔案信息，搞好超前服務(wù)。檔案室室藏檔案的文書檔案中不乏有教育教學(xué)、科研、實(shí)驗(yàn)、調(diào)查報(bào)告、管理模式、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、規(guī)章制度等方面有用的信息材料，對提升學(xué)校管理品位，提高教學(xué)質(zhì)量都將發(fā)揮重要的參考作用。在摸清室藏的基礎(chǔ)上，搞好超前服務(wù)，把這些價(jià)值較高的檔案按內(nèi)容分門別類地編制成專題目錄或?qū)ｎ}資料，提供更高效率的服務(wù)。

加強(qiáng)編研工作，提高編研材料檔次。編研是一項(xiàng)具有較高層次的信息開發(fā)工作，挖掘得深，是能夠?yàn)榻搪毺峁└玫姆?wù)的，是能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提高準(zhǔn)確信息的。這就要求檔案人員要改變傳統(tǒng)編研思路，多編研一些與教育教學(xué)有關(guān)的價(jià)值較高的材料；其次，要針對某個(gè)時(shí)期黨和政府的中心工作，重要工作、教職工群眾關(guān)心的熱點(diǎn)問題開發(fā)檔案信息資源加以整理匯編。

總之，要加快檔案信息資源的開發(fā)利用，既要熱情主動地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，又要注重檔案的收集質(zhì)量，豐富室藏，提高檔案的利用率，還應(yīng)對利用效果的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以利學(xué)的態(tài)度，把學(xué)校檔案信息資源的開發(fā)利用工作做得更好，使之在教育教學(xué)和各項(xiàng)工作中發(fā)揮出更大作用。