科技局電子檔案資源的現(xiàn)狀與整合

楊紅

摘 要：本文主要針對科技局的檔案管理問題進行分析，并且提出在信息化時代背景下科技局電子檔案管理策略，旨在提高科技局檔案管理水平，促進我國科學技術事業(yè)的快速發(fā)展。

關鍵詞：科技局 檔案管理 電子檔案 管理問題 對策

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）05-00-01

引言

隨著我國對經(jīng)濟社會發(fā)展的重視程度不斷提高，各個領域、各個單位的工作任務也越來越繁重，科技局作為我國科學技術事業(yè)發(fā)展的重要職能部門，在工作過程中產(chǎn)生的檔案資源也越來越多，科技檔案資源十分重要，對我國科技事業(yè)發(fā)展有不可替代的意義，科技檔案記載著科技局過去的工作、業(yè)務活動，是有保存價值的各種歷史記錄，也是科技局工作的體現(xiàn)，可以為科技局未來的工作提供各種理論依據(jù)，幫助管理人員作出決策。為了促進我國科學事業(yè)不斷發(fā)展，提高科技局管理水平，必須要結合信息化時代背景，開展電子檔案資源管理，促進電子資源管理實現(xiàn)規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展，對各類檔案進行分類整理，合理利用，真正發(fā)揮檔案資源的作用。

一、當前科技局檔案管理存在的問題

1.檔案管理規(guī)范化程度不高

檔案管理是科技局工作的重點，但是由于傳統(tǒng)管理理念的影響，使得很多科技局檔案管理人員在工作過程中認識不到位，在開展檔案管理的時候沒有按照規(guī)章制度對各種檔案信息進行收集整理和處理，檔案管理不夠規(guī)范[1]。

2.檔案管理人員水平不高

由于傳統(tǒng)管理體制的限制，使得很多館員沒有危機意識，在工作過程中對各種新技術的學習也不夠，科技局的檔案管理人員沒有積極加強對新技術的學習，工作過程中的責任意識不強，因此對科技局檔案管理帶來較大影響。

3.科技局檔案管理信息化水平不高

科學技術的不斷發(fā)展，對于科技局的快速改革與發(fā)展也產(chǎn)生了重要的促進作用，科技局將很多先進的設備、技術等都引入到管理過程中，比如在檔案管理過程中也開展技術創(chuàng)新，但是由于管理人員的綜合能力水平問題，科技局在檔案管理過程中對這些設備和技術的應用不到位，缺乏應用，而且科技局的檔案管理機構內(nèi)部設置比較混亂，在檔案管理過程中隨意性和盲目性都比較高。

4.電子檔案數(shù)據(jù)丟失

電子檔案管理雖然具有一定的優(yōu)勢，但是檔案管理過程中依舊存在很多問題和風險，比如在管理過程中對檔案資源進行記錄的時候一旦出現(xiàn)小的錯誤，很有可能導致大部分檔案資源數(shù)據(jù)出錯，造成嚴重后果。另外，在存儲各種電子檔案資源的時候，由于采用計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術，所以存在一定的安全隱患，比如信息存儲、傳輸過程中被盜取，出現(xiàn)信息泄露、信息丟失，而且還可能會出現(xiàn)由于系統(tǒng)不兼容導致檔案信息丟失的問題，這些問題都為檔案管理帶來一定挑戰(zhàn)[2]。

二、科技局電子檔案資源管理對策

1.加強科技局電子檔案使用過程的規(guī)范化管理

在科技局檔案管理過程中產(chǎn)生的檔案信息越來越多，要充分將這些檔案信息利用起來，為科技局的發(fā)展服務。首先必須要建立一個完善的檔案管理制度，將檔案管理看成動態(tài)過程，及時進行檔案的收集、補充、整理、材料鑒別、檔案資料的移交、各種檔案資源的查閱等過程進行規(guī)范，從而使得檔案管理工作可以順利推進。另外，還應該要不斷完善科技局檔案管理制度體系，結合科技局的實際工作以及檔案管理需求，制定科學合理的檔案管理制度體系，并且確保各項制度能夠在檔案管理工作中得到落實，明確檔案管理部門以及各個業(yè)務部門的職責，每一個部門對自己在檔案管理中的任務進行完成，做到責任明確，將責任量化到具體的人員身上，實行績效考核與工資掛鉤的考核機制，促進檔案管理工作水平不斷提升。

2.加強對電子檔案管理的重視

在信息技術時代，管理信息化成為科技局檔案管理的一個必然趨勢，而且在未來的發(fā)展過程中，科技局的其他部門也會加強對信息技術的應用，開展信息化辦公。為了順應時代的特征，在檔案管理過程中要不斷研究信息化管理方法，實現(xiàn)對電子檔案的科學管理。首先，科技局領導人必須要重視科技局檔案資源管理工作，將檔案管理能力提到議事日程上來，重視檔案管理能力，在單位內(nèi)部建立完善的檔案管理組織結構，強化檔案管理部門的責任，加強檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系與溝通，在單位內(nèi)部實施檔案統(tǒng)一管理。其次，設立科學的管理結構。在信息化背景下，電子檔案成為檔案資源的主要形式，電子檔案的出現(xiàn)為檔案工作帶來了便利，同時也帶來了挑戰(zhàn)。為了對檔案管理工作進行創(chuàng)新，可以將檔案管理部門分為若干個小的部門，每一個小的部門都應該要分清自己的職責所在，明確單位檔案管理的目標和要求，在單位內(nèi)部開展統(tǒng)一的管理[3]。

3.加強專業(yè)技術人才的培養(yǎng)

在科技局發(fā)展過程中，要加強對檔案管理信息系統(tǒng)的完善，并且加強會計檔案管理人員的培訓教育，從信息化技術培訓以及職業(yè)道德素養(yǎng)等方面著手進行教育，提高檔案管理人員對新技術和新設備的應用能力，對于錄入檔案管理信息系統(tǒng)中的各種檔案資料，必須對檔案模式進行規(guī)范，科技局要進一步對檔案資源的格式進行統(tǒng)一，使得檔案管理工作按照要求進行，不斷提高檔案管理水平。針對當前科技局檔案管理現(xiàn)狀，電子檔案管理的要求十分高，需要更多專業(yè)技術人才，所以必須要加強懂計算機技術、懂檔案管理知識的專業(yè)型、復合型人才的招聘，著手建立全新的電子檔案管理隊伍。在日常工作中還要加強對檔案管理人員的培訓教育，主要從技術教育、管理技能教育、職業(yè)道德素養(yǎng)教育等方面著手。技術教育和管理技能教育是為了培養(yǎng)檔案管理人員的技術技能水平，使其掌握檔案管理的基本要求、基本方法，并且對新技術新系統(tǒng)進行學習，提高檔案管理水平。職業(yè)道德素養(yǎng)培訓教育主要是對檔案管理人員進行思想道德教育，提高其責任意識、使命意識，加深對檔案管理的認識，并且能夠在工作中保持良好的責任意識，完成檔案管理的相關任務。

4.加強電子檔案存儲和使用過程中的安全管理

電子檔案資源的存儲、傳輸、使用過程中很容易出現(xiàn)信息丟失，為了保證檔案信息資源的安全性，必須要完善檔案安全管理制度。首先要確保存儲設備的安全性，科技局檔案管理部門要組建專業(yè)的維護隊伍，對硬件設備以及軟件進行定期維護，尤其是軟件的更新升級、漏洞修復等問題，是計算機技術人員的主要職責，確保檔案管理系統(tǒng)的安全性，減少由于硬件設備問題和軟件問題帶來的信息丟失和泄露。其次要定期對檔案信息進行備份，電子檔案是以互聯(lián)網(wǎng)和計算機為載體的，信息更新速度較快，為了防止檔案信息丟失，要定期做好數(shù)據(jù)備份，并且將數(shù)據(jù)存儲在云端、數(shù)據(jù)庫中，防止由于物理原因或者人為操作失誤導致信息丟失。第三，加強網(wǎng)絡安全防護。在網(wǎng)絡安全防護過程中，可以采取多種方式，比如使用層級較高的防火墻，安裝殺毒軟件，開啟身份驗證等，防止計算機病毒和黑客入侵，加強電子檔案的安全管理工作，確保電子檔案存儲、傳輸、使用等每一個環(huán)節(jié)都安全可靠，提高電子檔案管理安全水平[4]。

結語

綜上所述，檔案管理是科技局發(fā)展過程中的重點內(nèi)容，在科技局工作中要加強對檔案管理的重視，提高檔案管理水平。在計算機和互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的時代，電子檔案是未來檔案資源的主要形式，必須要加強對電子檔案資源管理的重視，結合科技局的檔案管理現(xiàn)狀，組建專業(yè)化高素質(zhì)檔案管理隊伍，加強對檔案管理人員的培訓教育，制定科學、統(tǒng)一的檔案管理標準，使得科技局的電子檔案信息變得更加規(guī)范、統(tǒng)一，便于對檔案進行分類、存儲和利用。同時，在檔案日常管理過程中要加強對檔案安全管理的重視，從硬件保護和軟件防護角度著手，防止檔案信息丟失和泄露，提高檔案管理的信息化水平。

參考文獻

[1]胡艷麗.電子檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].蘭臺世界，2013（S4）

[2]馬全.電子檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].辦公室業(yè)務，2012（14）

[3]劉娟.電子檔案在檔案管理中的重要性[J].中國管理信息化，2015（18）

[4]毛羽豐.試析事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].辦公室業(yè)務，2013（01）