楊翰坤
隨著國家對醫(yī)療衛(wèi)生信息管理的重視和對公立醫(yī)院信息化建設(shè)的倡導(dǎo),在推進(jìn)醫(yī)學(xué)信息化發(fā)展的過程中,由于電子簽名技術(shù)的不成熟及其應(yīng)用缺少具體的法律法規(guī)等原因,我國大多數(shù)醫(yī)院仍處于紙質(zhì)病案與數(shù)字化病案共存的管理階段[1],因而數(shù)字化翻拍技術(shù)得到廣泛應(yīng)用并且成為現(xiàn)代化、信息化醫(yī)院病案管理的重要特征。數(shù)字化病案室的建立和不斷改進(jìn)是新時代病案管理發(fā)展的客觀要求。
在數(shù)字化病案室構(gòu)建后,病案管理仍然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)病案管理的制度,對于數(shù)字化病案的交接、使用權(quán)限、質(zhì)量控制、院外機(jī)構(gòu)調(diào)用、糾紛數(shù)字化病案管理等情況都沒有做出具體規(guī)定,不但增加管理難度,更容易造成醫(yī)療糾紛和醫(yī)療信息安全的隱患,降低病案管理人員的工作效率。在病案管理人員數(shù)量不變和管理工作量增加的情況下,崗位職責(zé)不清晰出現(xiàn)了辦事拖拉效率低,交代的事情互相推諉,出現(xiàn)問題找不到源頭的情況。管理人員的滿意度和服務(wù)質(zhì)量都受到影響。
管理初期的設(shè)計是對已完成歸檔上架的歷史紙質(zhì)病案和日常紙質(zhì)病案同時進(jìn)行逐頁數(shù)字化翻拍,但因為工作空間限制了工作人員的數(shù)量而且流程多又復(fù)雜,所以數(shù)字化病案的歸檔時間通常要比紙質(zhì)病案的歸檔遲一個月以上,因此造成了數(shù)字化病案在病案質(zhì)量檢查,病案復(fù)印需求,病案借閱科研等多方面仍無法完全取代紙質(zhì)病案來使用,有時還出現(xiàn)紙質(zhì)病案堆積如山的情況。數(shù)字化病案歸檔不及時導(dǎo)致其使用效率低,不但沒有達(dá)到提高管理人員工作效率的目的反而還增加了對紙質(zhì)病案的管理和調(diào)取的難度。
由于我院某些檢查要送檢院外機(jī)構(gòu)導(dǎo)致存在報告晚歸檔的情況,所以數(shù)字化工作人員除了主要負(fù)責(zé)歷史和日常病案的數(shù)字化工作還要完成病案返修的任務(wù)。對于需要返修的病案采取一周一次集中處理辦法,每處理一份返修的病歷都需要經(jīng)過調(diào)取、拆訂、重拍、轉(zhuǎn)化、替換或補(bǔ)充、上傳更新再裝訂,平均每份病案處理時間為8分鐘,這種辦法存在的缺陷是不能使數(shù)字化病案和紙質(zhì)病案達(dá)到同步更新,當(dāng)返修病案數(shù)量增加時,返修工作的低效率將造成這項工作更長的耗時甚至影響主要工作的進(jìn)度,繼而也會產(chǎn)生打印給患者的病歷與原件不一致的可能性。
管理初期數(shù)字化病案的圖片由琴海公司駐點質(zhì)控專員負(fù)責(zé)控制圖片拍攝模糊,重影,頁面傾斜等質(zhì)量問題[3],但是在管理實踐的過程中發(fā)現(xiàn)由于駐點專員非病案專業(yè)人員,缺少病案信息技術(shù)的常識和高度的責(zé)任心,所以存在漏拍、少打目錄、圖片不能顯示、分類錯誤、上傳數(shù)據(jù)不全等問題沒有被及時發(fā)現(xiàn)。由于我院的反饋渠道建設(shè)存在缺失所以當(dāng)使用者發(fā)現(xiàn)數(shù)字化病案圖片存在問題時可能沒有得到有效控制和解決。另外對于存在醫(yī)療糾紛、費(fèi)用問題的數(shù)字化病案,在系統(tǒng)中沒有提示作區(qū)分管理,對此類病案缺少修改、打印限制,導(dǎo)致存在使用不當(dāng)?shù)那闆r。因此急需對數(shù)字化病案的質(zhì)量形成有效的監(jiān)控機(jī)制
這個問題存在兩方面原因,一方面是一些醫(yī)護(hù)人員長期以來習(xí)慣查看紙質(zhì)病案,仍未適應(yīng)轉(zhuǎn)換到電腦查看而且使用數(shù)字化病案的操作也不熟練。另一方面是因為數(shù)字化病案晚于紙質(zhì)病案歸檔,局限了數(shù)字化病案的使用率和使用范圍,導(dǎo)致無法滿足某些管理檢查需求和患者對病案的需求,從而只能繼續(xù)使用紙質(zhì)病案來服務(wù)。
根據(jù)《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》和《醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)》的要求,結(jié)合醫(yī)院的實際情況,在數(shù)字化病案室管理的實踐過程中針對數(shù)字化病案的翻拍交接、打印、借閱、返修、質(zhì)控等工作中常見的問題,建立起數(shù)字化病案的管理制度,做好紙質(zhì)病案與數(shù)字化病案的管理分工,嚴(yán)格把控數(shù)字化病案的運(yùn)作管理。根據(jù)實際工作中需求的變化,合理調(diào)配管理人員,細(xì)化各項工作管理規(guī)定,明確各崗位的新職責(zé)。嚴(yán)格監(jiān)督琴海公司履行數(shù)字化加工、系統(tǒng)維護(hù)、解決突發(fā)問題的責(zé)任。
將病案數(shù)字化加工的流程重新設(shè)置在紙質(zhì)病案編碼質(zhì)控后,流程中的工序包括交接登記、數(shù)碼拍攝、轉(zhuǎn)化、打目錄、分類、圖片質(zhì)控、上傳,而紙質(zhì)病案在數(shù)碼拍攝后按照傳統(tǒng)的工序進(jìn)行歸檔。流程改進(jìn)的目的是將紙質(zhì)病案與數(shù)字化病案的管理流程進(jìn)行有機(jī)融合,實現(xiàn)數(shù)字化病案在紙質(zhì)病案上架前歸檔并提供使用,大大提升數(shù)字化病案的應(yīng)用效能,減去拆裝釘?shù)沫h(huán)節(jié),降低對紙質(zhì)病案造成的磨損,減少使用的頻率,延長紙質(zhì)壽命更利于長期保存。
電子病歷6.0是結(jié)構(gòu)化電子病歷系統(tǒng),其通過與我院現(xiàn)有的HIS、LIS、PACS、縮微數(shù)碼信息管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)融合形成集成最大化,對全院病歷進(jìn)行全程網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控[6]。針對數(shù)字化病案室的管理問題進(jìn)行以下優(yōu)化。
(4)該生物復(fù)菌劑作為一種活菌制劑,產(chǎn)品的作用效果受施用方法、環(huán)境條件等方面的限制,大棚試驗過程中作用效果不是非常穩(wěn)定,這也影響該產(chǎn)品的進(jìn)一步推廣、應(yīng)用。下階段,將深入研究其施用的土壤條件、作物類型、耕作方式、施用方法、施用量以及與之相應(yīng)的化肥施用狀況等,有針對性地篩選功能菌種,保證微生物肥料施用的有效性。
3.3.1 提高簽收環(huán)節(jié)管理能力 為了改變傳統(tǒng)繁瑣的手工簽收的工序[4],提高簽收環(huán)節(jié)工作效率,加快病案進(jìn)入數(shù)字化流程,確保病歷回收準(zhǔn)確率、及時率、提交率等得到有效的監(jiān)控,在系統(tǒng)里加入了掃條碼提交和簽收功能。統(tǒng)計員只需在系統(tǒng)里掃條碼核對科室提交的數(shù)據(jù),分出提交錯誤、首頁簽字不完整的紙質(zhì)病歷通過輸送中心退還給科室,系統(tǒng)會按照預(yù)設(shè)的時間監(jiān)控遲交的病歷并統(tǒng)計病案遲交的數(shù)據(jù)形成催交通知反饋到科室。月末系統(tǒng)可根據(jù)病歷的出院時間和簽收時間的數(shù)據(jù)自動計算出一系列統(tǒng)計指標(biāo),生成各科室病歷上交情況統(tǒng)計報表。
3.3.2 提高病案修改的監(jiān)控力 質(zhì)控科制定不允許臨床醫(yī)生直接在紙質(zhì)病案上修改的規(guī)定,必須在電子病歷系統(tǒng)中提出病案召回修改申請。召回流程在系統(tǒng)中要經(jīng)過科主任、質(zhì)控科、病案室的層層審批,對于已復(fù)印或已歸檔的病案修改申請進(jìn)行嚴(yán)格審查,審批通過后才能開放修改項目的權(quán)限,當(dāng)申請醫(yī)生完成修改,必須回收患者手中的復(fù)印件,重新打印并交到病案室更換原件,而病案室要對修改過的病案重新安排數(shù)字化更新,完成上傳后流程結(jié)束。通過系統(tǒng)對病案修改的監(jiān)控,會記錄下申請人、修改項目、修改時間,數(shù)字化返修是否完成等詳細(xì)信息,使數(shù)字化病案的更改在系統(tǒng)中有痕跡可查,為科室病歷質(zhì)量管理的改進(jìn)提供相關(guān)數(shù)據(jù)。杜絕電子病歷、紙質(zhì)病案、數(shù)字化病案存在差異的現(xiàn)象,減少醫(yī)療糾紛的隱患。
3.3.3 提升病歷質(zhì)控管理的效能 一方面系統(tǒng)會對運(yùn)行中的病歷提供書寫邏輯關(guān)系判斷提醒、提交時限監(jiān)督、質(zhì)量自評等功能加強(qiáng)環(huán)節(jié)病歷的監(jiān)督。另一方面因為電子病歷能關(guān)聯(lián)多個系統(tǒng)的數(shù)據(jù),所以編碼員在系統(tǒng)中可以瀏覽既往病歷圖片,醫(yī)生文書,護(hù)士文書,醫(yī)囑,檢驗檢查資料等全部病歷內(nèi)容,既能輔助編碼也能質(zhì)控病案[5]。讓編碼的同時可以分出首頁數(shù)據(jù)填寫錯誤、內(nèi)容不完整等問題病歷,也為數(shù)字化工作做好前期準(zhǔn)備。最后專家組和質(zhì)控管理人員通過系統(tǒng)查看數(shù)字化病案圖片,審查終末病案內(nèi)涵質(zhì)量,對病案書寫中存在的問題提出修改意見,透過系統(tǒng)反饋給負(fù)責(zé)的住院醫(yī)師。三方面的改進(jìn)使病歷質(zhì)量管理更標(biāo)準(zhǔn)化、體系化和科學(xué)化。
3.3.4 規(guī)范病案入庫管理 將病案號打印在病案袋上的程序也集成在電子病歷系統(tǒng)中,掃描病案號的條碼就能核對患者住院的信息,將其打印或保存后系統(tǒng)就會記錄下詳細(xì)的操作時間,并自動改為歸檔的狀態(tài),體現(xiàn)病案完整的示蹤效果之外還可以進(jìn)行歸檔量、歸檔及時率的統(tǒng)計,為管理者的決策和持續(xù)工作改進(jìn)提供數(shù)據(jù)支持。
3.3.5 首頁全查詢功能 將首頁的每一個項目列入檢索數(shù)據(jù)項,可以根據(jù)檢索要求任意組合自主定制查詢方案,檢索結(jié)果能以Excel、PDT、Html等多種格式導(dǎo)出,比以往檢索提供更精確更人性化的查詢功能。充分發(fā)揮了病案作為醫(yī)學(xué)信息資源寶庫的作用,更好地滿足了醫(yī)務(wù)人員開展科研工作和行政人員檢查管理的需求。
數(shù)字化病案服務(wù)能力較低的根本原因在于數(shù)字化病案無法完全替代紙質(zhì)病案提供使用。當(dāng)提供使用的數(shù)字化病案在及時性、準(zhǔn)確性、便捷性方面都不如紙質(zhì)病案,僅以儲存節(jié)約空間的功能發(fā)揮作用時,其利用價值和優(yōu)勢就沒有得到充分的發(fā)揮。為了提高數(shù)字化病案的服務(wù)能力做出以下的改進(jìn)。
3.4.1 提高數(shù)字化病案的歸檔效率 歸檔效率的提高可以擴(kuò)大數(shù)字化病案的應(yīng)用范圍。為保證數(shù)字化病案的歸檔效率,與琴海公司加強(qiáng)溝通協(xié)商,剔除冗余的加工環(huán)節(jié),將病案數(shù)字化流程指標(biāo)化,為琴海的工作人員設(shè)定當(dāng)天數(shù)字化的病案當(dāng)天完成上傳歸檔的目標(biāo)和獎懲機(jī)制,并設(shè)置病案高峰期和特殊情況的應(yīng)急應(yīng)對預(yù)案。
3.4.2 保證與紙質(zhì)病案的高度一致性 讓公司升級返修病案的軟件,將返修任務(wù)納入每日需完成的指標(biāo)中,實現(xiàn)紙質(zhì)病案與數(shù)字化病案同步更新。再設(shè)置數(shù)字化圖片質(zhì)控專員,定期在縮微管理系統(tǒng)上檢查紙質(zhì)病案數(shù)字轉(zhuǎn)化的情況和病案圖片拍攝的質(zhì)量,將圖片質(zhì)量不合格的、不能顯示的、分類錯誤的、補(bǔ)充圖片更新不成功等情況做好登記,匯總后交由駐點專員負(fù)責(zé)整改和更新。達(dá)到提高數(shù)字化病案的高度一致性目的。
3.4.3 做好數(shù)字化病案服務(wù)平臺的建設(shè) 將縮微數(shù)碼信息管理系統(tǒng)與電子病歷系統(tǒng)對接,通過獲取電子病歷的首頁數(shù)據(jù)快速建立病案數(shù)字化目錄提高歸檔速度,同時讓電子病歷系統(tǒng)具備可以瀏覽所有既往病案圖片和檢索日常數(shù)字化病案的功能,讓臨床醫(yī)生只需在電子病歷系統(tǒng)就可以完成了解患者所有歷史病情、教學(xué)、檢索科研等病案數(shù)據(jù),實現(xiàn)病案資源快捷調(diào)取、優(yōu)質(zhì)共享的作用。對于存在糾紛、費(fèi)用等問題的特殊病案,可以在縮微管理系統(tǒng)中設(shè)置病案加密并給予等級分類,在電子病歷系統(tǒng)瀏覽時就會自動提醒為保密病案,使用前必須經(jīng)過醫(yī)務(wù)科和病案室的審批,以此來限制特殊病案的瀏覽或打印的權(quán)限,實現(xiàn)更嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的管理。
為了防止數(shù)字化病案信息的丟失、外泄,保證數(shù)字化病案應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全。首先是更換容量更大更安全的存儲服務(wù)器,在生成JPGE、PDF等形式的數(shù)據(jù)后進(jìn)行雙重備份,提高容災(zāi)、容錯能力[7]。其次對前臺瀏覽的圖片增加“僅供內(nèi)部瀏覽復(fù)制無效”的水印,降低圖片數(shù)據(jù)被拷貝而產(chǎn)生的法律風(fēng)險。嚴(yán)格控制訪問權(quán)限和打印權(quán)限,根據(jù)用戶類型分配權(quán)限,對電子病歷系統(tǒng)和縮微數(shù)碼信息管理系統(tǒng)設(shè)置打印日志記錄,把授權(quán)責(zé)任和數(shù)據(jù)維護(hù)責(zé)任落實到人。最后是病案使用安全的宣傳。針對保護(hù)個人隱私的意識和數(shù)字化病案的保密意識、網(wǎng)絡(luò)醫(yī)療信息安全的重要性與風(fēng)險性、病案信息泄露要承擔(dān)的法律責(zé)任等方面的知識對醫(yī)務(wù)人員和病案管理人員進(jìn)行宣教,提高病案信息泄露的警覺性。
網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和醫(yī)療專業(yè)技術(shù)日新月異,只有持續(xù)的學(xué)習(xí)才能跟上醫(yī)療新時代的步伐,因而病案室從三個方面開展組織培訓(xùn)工作:第一是加強(qiáng)病歷書寫與管理制度的培訓(xùn)[8]。對全院醫(yī)護(hù)人員開展《病歷書寫基本規(guī)范》的培訓(xùn)和數(shù)字化病案管理制度的培訓(xùn),以及對各科室質(zhì)控員開展電子病歷系統(tǒng)應(yīng)用與操作的教學(xué),鼓勵并幫助醫(yī)護(hù)人員轉(zhuǎn)變病案的使用習(xí)慣,讓數(shù)字化病案的使用更規(guī)范。第二是加強(qiáng)病案管理人的員崗位培訓(xùn)。培養(yǎng)管理人員樹立服務(wù)意識,良好的職業(yè)道德,讓病案管理人員不斷學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)新功能的操作技能,增強(qiáng)管理責(zé)任心和服務(wù)能力,不斷提升管理人員的工作能力。第三是組織編碼員對持續(xù)更新的編碼原則和操作規(guī)范的學(xué)習(xí),定期組織臨床醫(yī)生對診斷編碼選擇原則的培訓(xùn),建設(shè)編碼員與臨床醫(yī)生的交流園地。
數(shù)字化病案室在實施全面改進(jìn)的方案后,通過對8個項目的統(tǒng)計,對比2014-2016年的數(shù)據(jù)變化,見表1。
隨著數(shù)字化病案平均歸檔時間的縮短,2016年數(shù)字化病案的應(yīng)用率和打印率較2014年提高2倍以上,紙質(zhì)病案的使用量降為2014年的1/4,表明了數(shù)字化病案逐漸成為數(shù)字化病案室管理和服務(wù)工作的重心,數(shù)字化病案歸檔的時效性和應(yīng)用率都得到了質(zhì)的提升。在出院人數(shù)不斷增加和服務(wù)管理人數(shù)不變的背景下,因為數(shù)字化病案室利用信息網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)結(jié)合數(shù)字化翻拍技術(shù)來管理使得提供病案服務(wù)的平均用時逐漸縮短,平均每日病案服務(wù)量不但沒有下降反而也呈現(xiàn)增長的趨勢,由此體現(xiàn)出管理人員工作效率得到有效提高,日益增長的工作量并沒有影響管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。再從甲級病案率的逐年上升和糾紛病案封存量的逐年下降的情況,也證明了對數(shù)字化病案的質(zhì)量監(jiān)控不僅能夠提高數(shù)字化圖片的質(zhì)量同時也起到促進(jìn)紙質(zhì)病案書寫質(zhì)量提高的效果,實現(xiàn)數(shù)字化病案與紙質(zhì)病案的高度一致性,杜絕由病案不一致所引發(fā)的醫(yī)療糾紛。落實全面改進(jìn)的方案后,數(shù)字化病案室的管理日益完善,病案書寫質(zhì)控管理更加嚴(yán)謹(jǐn),病案使用流程更加規(guī)范,網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用環(huán)境更加安全,數(shù)字化病案的利用價值越來越高,推進(jìn)了整個病案室服務(wù)管理能力的飛躍。
表1 方案實踐效果對比
無紙化病案管理是醫(yī)院病案現(xiàn)代化管理改革的大趨勢,能有效地提高醫(yī)院管理的效率,降低醫(yī)院人力、物力所要消耗的成本,減少臨床醫(yī)生、護(hù)士整理病歷的負(fù)擔(dān),解決病案存放空間的難題,讓病案管理轉(zhuǎn)向精細(xì)化發(fā)展,讓醫(yī)療信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)向深層次挖掘[9]。要實現(xiàn)改革的目標(biāo)首先要完成電子病歷的升級建設(shè),對于在院內(nèi)產(chǎn)生的所有醫(yī)療文書系統(tǒng)能全部集成在電子病歷中呈現(xiàn)是升級建設(shè)電子病歷的基礎(chǔ),然后利用指紋驗證技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)解決簽字文書的難題,最后建設(shè)歸檔系統(tǒng)完成電子文書的PDF轉(zhuǎn)換,整合成完整的電子病歷。其次是管理機(jī)制要與時俱進(jìn),無紙化的病案管理無論從人員的崗位、職責(zé)、培訓(xùn)到病歷的書寫、質(zhì)量監(jiān)控、使用服務(wù)等各方面都與傳統(tǒng)的病案管理有很大差別,建立起新的管理體系是無紙化管理的客觀要求。
自衛(wèi)生部推出一系列的醫(yī)改工作起,病案信息的廣泛使用面臨著契機(jī)與挑戰(zhàn)[8],特別是按病種付費(fèi)的醫(yī)療支付方式的改革,是對醫(yī)院疾病診斷相關(guān)分組的精確性提出了很高的要求,促使我院病案室要盡快建立起應(yīng)對的管理機(jī)制。這管理機(jī)制的內(nèi)容應(yīng)該涵蓋病案信息采集技術(shù)和系統(tǒng)的升級,制定信息采集的標(biāo)準(zhǔn),疾病編碼庫和操作規(guī)范的不斷更新,加強(qiáng)臨床醫(yī)生對編碼選擇的培訓(xùn),重新定位編碼員的職能,溝通和監(jiān)管平臺的建立等方面,是能夠隨著診療技術(shù)的不斷進(jìn)步最大限度地促進(jìn)診斷編碼的精確性的良性循環(huán)管理機(jī)制。
在實踐的過程中發(fā)現(xiàn),僅縮短病案復(fù)印等候的時間仍然很難滿足如今的患者對獲取病案的服務(wù)需求。患者通常希望能更清晰地了解到獲取病案的流程與辦法、更簡單地明白獲取病案的法律規(guī)定、有更便捷地獲取到病案的渠道。而病案的管理人員則希望能減少重復(fù)的解釋工作,避免與患者產(chǎn)生矛盾。因此在對患者的病案服務(wù)需求方面,未來在實現(xiàn)病案無紙化的基礎(chǔ)上,病案服務(wù)要向更人性化的方向轉(zhuǎn)變,具體的設(shè)想是:第一完成移動支付功能的建設(shè)。第二能為當(dāng)天出院的患者提供自助打印檢查檢驗結(jié)果的服務(wù)并在自助打印機(jī)上完成支付。第三提供微信預(yù)約獲取完整病歷的服務(wù),在線上可查看到獲取完整病案的時間,并在線完成患者有效身份信息的驗證,患者可以選擇獲取電子版的病歷或者選擇郵寄、院內(nèi)領(lǐng)取的方式獲取紙質(zhì)病歷。
綜上所述,數(shù)字化病案室作為我院醫(yī)療信息管理的重要職能部門,其服務(wù)管理能力的加強(qiáng)是醫(yī)院綜合管理能力不斷發(fā)展的體現(xiàn),其管理經(jīng)驗的積累是發(fā)展為無紙化病案管理的基石。數(shù)字化病案室管理的全面改進(jìn)為我院的現(xiàn)代化發(fā)展提供前進(jìn)動力,開創(chuàng)了以網(wǎng)絡(luò)信息化推進(jìn)醫(yī)院數(shù)字化管理體系和病案管理能力現(xiàn)代化的新局面。
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