淺析合并重組大學數(shù)字化過程中面臨的問題及對策

劉鑫

摘 要：合并重組大學在數(shù)字化過程中會遇到學校前身檔案整理規(guī)則不一致，檔案數(shù)量大、工作人員少、設備滯后，檔案分類不明確、對數(shù)字化加工過程不了解的問題，為了使合并重組大學在數(shù)字化過程中能夠理清思路，可以從統(tǒng)一檔案管理規(guī)則、檔案數(shù)字化短期外包、統(tǒng)一檔案分類代碼、加強培訓參觀交流這幾個方面來著手，以期更加快速有效的開展數(shù)字化建設。

關鍵詞：合并重組 大學數(shù)字化 問題 對策 河南財經(jīng)政法大學

1 引言

高校檔案數(shù)字化就是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把高校中各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享的過程，是檔案信息化建設的重要組成內容[1]。數(shù)字化建設水平的高低已經(jīng)成為一所高校檔案工作水平高低的重要體現(xiàn)。但是數(shù)字化建設是一個復雜且龐大的工程，是一個不斷探索和改進的過程。在這個過程中必然要面對很多的困難和問題。本文以高校河南財經(jīng)政法大學為例，就數(shù)字化過程中面臨的問題及對策進行分析。我校啟動數(shù)字化建設時，還不太了解數(shù)字化的過程，著錄和掃描的過程中，由于學校前身多，整理檔案規(guī)則不一致、分類不明確等，導致出現(xiàn)了很多問題。因此，高校檔案數(shù)字化工作首先要制定清晰的工作計劃，要根據(jù)自己學校的實際，進行科學合理的規(guī)劃，努力使檔案數(shù)字化過程中的每一個環(huán)節(jié)有秩序、高效率地進行。工作計劃的制定也有助于科學合理地安排利用各項資源，保證本校檔案數(shù)字化順利進行。

2 面臨的問題

2.1 學校前身檔案整理規(guī)則不一致。2010年3月18日，教育部致函河南省人民政府（教發(fā)函〔2010〕48號），“同意在河南財經(jīng)學院與河南省政法管理干部學院合并基礎上建立河南財經(jīng)政法大學。而河南財經(jīng)學院的前身是鄭州師范?？茖W校，河南省政法管理干部學院前身又包括河南省政法干部學校、中央第二政法干部學校，河南省政法干部學校又與河南省司法學校合署。因此，我校的檔案實際上包括了上述所有學校的檔案。由于當時沒有一個統(tǒng)一的規(guī)則，導致各學校的檔案工作人員整理檔案的方式不一致，加上對檔案工作的不重視，檔案整理的比較混亂。我校購買的數(shù)字化軟件是南大之星檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，數(shù)字化目錄著錄的時候，是按文件案卷號及件號來排列的。而庫房中有些檔案是以件為單位，一份檔案標一個件號，有些檔案是以卷為單位，每一卷標一個卷號，卷里面包含很多件不同類型的檔案，有學籍類檔案，文書類檔案等等很多種，每一件又有很多頁。如果把卷號分給卷，件號分給件，那么一件里的每一頁檔案則無法編號，這樣數(shù)據(jù)掃描以后，沒地方掛接。有些常用的檔案，如錄取審批表和畢業(yè)生登記表用的比較頻繁，則不進行編號，直接將一年的錄取畢業(yè)檔案放在一個檔案盒里，只對后邊的文書類檔案進行編號。這樣沒有件號的檔案，沒辦法著錄，這些問題極大地限制了我校檔案數(shù)字化的工作進程。

2.2 檔案數(shù)量大、工作人員少、設備滯后。我校檔案館數(shù)字化工作是綜合檔案室的職責，但是綜合檔案室只有兩名工作人員，職責范圍包括了檔案的收集、加工、整理、查詢、利用。檔案范圍包括黨群、行政、教學、科研、產(chǎn)品、基建、設備、出版、財會等，收集、加工、整理需要耗費大量時間，且綜合檔案室一年檔案的查詢量接近三千人次，手工翻閱檔案也需要耗費很多時間。合并重組大學之后，數(shù)量巨大的檔案堆滿了三個庫房。除去收集、加工、整理、查詢、利用的時間外，用在數(shù)字化的時間少，數(shù)字化進度非常慢。綜合檔案室沒有高速掃描儀、平板掃描儀等設備，使用一體機掃描時，還要將檔案先拆卷，掃描完以后在重新裝訂，對檔案又進行了一次破壞。

2.3 檔案分類不明確。整理收集過來的學校前身的檔案時發(fā)現(xiàn)，檔案分類比較混亂。黨群行政類檔案中，多個類別代碼存在相同部門發(fā)的文件，教學類檔案中，有些成績單歸入了JX14，有些成績單歸入了JX13、錄取檔案也是同時存在于JX13和JX14中，這樣導致數(shù)據(jù)掛接時非?；靵y，查閱、統(tǒng)計數(shù)據(jù)時也不方便。

2.4 對數(shù)字化加工過程不了解。綜合檔案室一共兩個人，騰出精力放在數(shù)字化工作的只有一個人。啟動數(shù)字化之后，由于科室工作量比較大，沒有到其他高校實地考察過數(shù)字化加工的過程，基本上靠摸索數(shù)字化加工的每一個環(huán)節(jié)，在數(shù)字化加工過程中，遇到了問題，然后在去分析解決，出現(xiàn)重復工作的現(xiàn)象，浪費了大量時間。

3 解決對策

3.1 統(tǒng)一檔案管理規(guī)則。我校檔案決定分社5個全宗號，分別是河南財經(jīng)政法大學全宗（A）、河南財經(jīng)學院全宗（B）、河南省政法管理干部學院全宗（C）、鄭州師范?？茖W校全宗（D）、中央第二政法干部學校全宗（E）。我校制定了河南財經(jīng)政法大學檔案管理辦法、兼職檔案員工作職責、重大活動檔案管理實施細則、檔案工作規(guī)范、檔案材料收集歸檔范圍及保管期限，明確檔案的工作原則、歸檔范圍、立卷原則與方法。我校還使用統(tǒng)一檔號結構、模式和標識。檔號模式為：年度號+分類號+案卷號。檔案采用漢語拼音和阿拉伯數(shù)字相結合的混合號碼制。所有檔案按件號來編，一份檔案就是一件，每一頁標一個頁號，這樣掛接時候，就由件號和頁號來著錄。

3.2 檔案數(shù)字化短期外包。面對檔案數(shù)量巨大、工作人員少的困境，我館決定對于利用率高、保存價值高、實用性強、需要搶救的珍貴檔案優(yōu)先進行數(shù)字化，當然這些檔案必須是按照規(guī)定能夠數(shù)字化的檔案。通過統(tǒng)計河南財經(jīng)政法大學綜合檔案室查（借）閱登記表可知，我校利用率最高的檔案是黨群、行政、教學類檔案，因此，選定這三類檔案優(yōu)先進行數(shù)字化。但是這三類檔案的量依舊巨大，因此，通過短期外包找專業(yè)的公司先將上述需要優(yōu)先數(shù)字化的檔案快速做完，這樣這些檔案可以通過軟件直接檢索打印，省去了大量手工查詢的時間，然后利用騰出的時間，將其他允許數(shù)字化的檔案以及新收集的檔案進行數(shù)字化。同時，增加檔案數(shù)字化的工作人員，購買不需要拆卷即可掃描的先進設備，為以后數(shù)字化檔案館建設做準備。

3.3 統(tǒng)一檔案分類代碼。我校根據(jù)《高等學校檔案實體分類法》、《河南財經(jīng)政法大學檔案管理辦法》確定的基本原則，結合我校檔案實際，制定了我校的實體分類法，規(guī)定了一級類目的設置與標識，二級類目、三級類目的標識、分類代碼，將老檔案全部換盒、重新編碼，然后在進行數(shù)字化加工。

3.4 加強培訓參觀交流。加快加強檔案工作者的培訓步伐，培養(yǎng)一支業(yè)務素質高，善于運用計算機技術的檔案隊伍是實現(xiàn)數(shù)字化建設的關鍵。因此，要多參加專門的數(shù)字化知識和操作技能的培訓，通過培訓來提高數(shù)字化人員的業(yè)務素質，加快數(shù)字化進度。同時，數(shù)字化外包時，也可以跟著專業(yè)公司，了解和學習數(shù)字化加工的細節(jié)，把自己鍛煉成高技術人才。檔案工作人員要不斷加強業(yè)務學習，提高自己的技術和業(yè)務能力，全面提高檔案工作人員的業(yè)務素質。在信息技術迅速發(fā)展的時代，檔案工作人員如果只是按部就班地按照以前的模式工作，顯然是不能適應檔案管理發(fā)展的要求。檔案工作人員應積極主動地學習最新檔案知識和技術，同時學校也應該加強兼職檔案人員的業(yè)務培訓，有計劃地提高檔案工作人員的專業(yè)素質。完善其知識結構，使他們在檔案管理的實踐中更好地適應檔案數(shù)字化的要求，努力在日常工作中有所創(chuàng)新，有所突破。同時，檔案工作人員要轉變意識觀念，改變檔案管理就是“倉庫保管”的舊觀點，用自己的實際行動發(fā)揮檔案工作人員的價值。同時，和其他高校密切聯(lián)系，保持互聯(lián)互通，學習其他高校數(shù)字化建設過程中的先進理念和經(jīng)驗。

4 結語

總之，數(shù)字化建設是一個長期并不斷完善和探索的過程，高校進行檔案數(shù)字化的目的在于為師生利用檔案提供更加快捷、高效的服務。所以在開展數(shù)字化工作時，應在整個過程中都要貫徹為師生服務的思想。在進行檔案數(shù)字化建設的同時積極開展檔案的服務利用工作。高校檔案的利用服務應貫徹在檔案數(shù)字化的全過程，檔案工作人員要切實地增強服務意識，轉變觀念，正確認識檔案工作的服務屬性，在平時的工作中認真貫徹為師生的思想。

參考文獻

[1]逄淑美.關于高校檔案數(shù)字化建設的思考[J].蘭臺世界.2014