淺談人事檔案在人力資源管理中的有效應(yīng)用

陳純穎

人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案管理工作是人力資源管理中不可缺少的一個(gè)重要組成部分，人事檔案管理的完善對(duì)人力資源管理的有效性具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，從新的視角來看待人事檔案管理工作，客觀分析二者之間的關(guān)系，有效地把人事檔案應(yīng)用在人力資源管理中，將會(huì)推動(dòng)人力資源的科學(xué)管理。

1 人力資源管理與人事檔案的關(guān)系

1.1 人力資源管理是一種管理職工關(guān)系的戰(zhàn)略方法。人力資源管理強(qiáng)調(diào)開發(fā)職工的潛能對(duì)獲取持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的作用。人力資源管理的中心是人，宗旨是以人為本。人是關(guān)鍵要素，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作。一個(gè)強(qiáng)勢(shì)、富有競(jìng)爭(zhēng)力的單位或團(tuán)體不一定要擁有多少高學(xué)歷、高職稱的人員，而關(guān)鍵在于人力資源的合理搭配，只有將人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)合理搭配，才能提高內(nèi)部人力資源的整體配置效率，充分發(fā)揮整體協(xié)同優(yōu)勢(shì)，而在這一戰(zhàn)略方法的實(shí)施過程中，人事檔案恰恰可以提供有效的信息支持。

1.2 人事檔案是人才信息的記錄，是人力資源管理的信息依據(jù)。它是各類人才在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，是個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)等方面的綜合反映，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)。人事檔案可用于估計(jì)目前的人力資源，包括人員技術(shù)水平、能力和潛力在內(nèi)的利用和可配置情況，可實(shí)現(xiàn)人力資源信息共享，科學(xué)預(yù)測(cè)人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動(dòng)，使人力資源得到最佳的合理配置。

1.3 人事檔案是人力資源管理過程中各種信息的載體。人事檔案的內(nèi)容是人力資源管理過程中識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。人力資源管理與人事檔案管理相互作用、不可分離，人力資源的廣泛使用能促進(jìn)人事檔案的發(fā)展，人事檔案的科學(xué)化管理，又會(huì)推動(dòng)人力資源的開發(fā)，從而影響該單位或團(tuán)體的核心競(jìng)爭(zhēng)力。所以，單位人事部門要以利于單位人才隊(duì)伍建設(shè)為立足點(diǎn)，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為單位人力資源管理工作提供有效的服務(wù)。

2 人事檔案管理可有效促進(jìn)人力資源開發(fā)

2.1 有效服務(wù)于人力資源配置。在任何一個(gè)組織機(jī)構(gòu)中，其人力和物力都必須具有一個(gè)合理的有機(jī)比例。人力資源的數(shù)量、質(zhì)量和物質(zhì)資源的比例要符合這一有機(jī)比例。在這一有機(jī)比例既定的條件下，人力資源之間的配合關(guān)系越是合理而融合，職工的積極性、自覺性和創(chuàng)造性越能得到充分發(fā)揮，人力資源配置力效用也最大，產(chǎn)生的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)也會(huì)越大。人事檔案全面記錄了職工的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，依據(jù)人事檔案提供的信息，可使各類人才揚(yáng)長避短，各盡其職，最大限度地發(fā)揮人才配置水平，為所在組織機(jī)構(gòu)的人力資源管理工作提供有效服務(wù)。

2.2 促進(jìn)人力資源的合理利用。利用人事檔案能進(jìn)一步了解相關(guān)人事信息，從而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理，根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點(diǎn)，在組織機(jī)構(gòu)內(nèi)進(jìn)行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才資源配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的特長，促進(jìn)部門之間、系統(tǒng)之間、組織機(jī)構(gòu)與組織機(jī)構(gòu)之間人才合理有序地流動(dòng)，避免人才擠壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生，從而使管理者在管理中實(shí)現(xiàn)“為事?lián)袢?、任人唯賢、專業(yè)對(duì)口、事得其人”，進(jìn)一步為組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展迅速、合理地配置人力資源。

2.3 有利于人力資源需求預(yù)測(cè)的科學(xué)化與規(guī)范化。影響人力資源需求的因素主要來自組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部，通過分析有效的人事檔案信息，總結(jié)組織機(jī)構(gòu)或部門的人才儲(chǔ)備狀況。人事檔案中記錄了職工學(xué)歷教育、職業(yè)資格培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育等信息，結(jié)合人力資源流動(dòng)的檔案信息，預(yù)測(cè)人才的需求狀況，從而有效、科學(xué)地制定人力資源計(jì)劃，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。

3 改進(jìn)人事檔案管理，更好地為人力資源管理服務(wù)

3.1 建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)，充實(shí)檔案內(nèi)容。人事檔案管理必須要適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正適應(yīng)人力資源管理的新要求，為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。在傳統(tǒng)人事檔案管理中，人事檔案的內(nèi)容主要是依據(jù)干部人事檔案標(biāo)準(zhǔn)所分的十大類，筆者認(rèn)為，要更好地為人力資源管理服務(wù)，應(yīng)根據(jù)人力資源管理的新觀點(diǎn)充實(shí)人事檔案內(nèi)容，使之能多方位全面地表現(xiàn)一個(gè)人。人事檔案不僅要反映一個(gè)人的歷史，還要展現(xiàn)一個(gè)人的現(xiàn)實(shí)，這就要求檔案管理人員做到以下兩點(diǎn)：第一，及時(shí)更新、補(bǔ)充動(dòng)態(tài)材料，比如，近期工作成績、繼續(xù)教育情況、職稱評(píng)定、獲獎(jiǎng)情況等。充實(shí)檔案內(nèi)容可大大提高檔案在人力資源管理中的信息價(jià)值和數(shù)據(jù)支持作用。第二，定期對(duì)原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無保存價(jià)值的內(nèi)容，補(bǔ)充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時(shí)更新。

3.2 建立健全科學(xué)有效的人事檔案管理制度。制度建設(shè)是保障人事檔案管理有效進(jìn)行的關(guān)鍵所在。人事檔案管理要根據(jù)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)及時(shí)建立健全更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使人事檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化。在人事檔案材料的收集上要及時(shí)、完整；在鑒別上要遵循取之有據(jù)，舍之有理，做到去偽存真，確保人事檔案材料的真實(shí)性；在人事檔案材料歸檔中要做到分類準(zhǔn)確，裝訂整齊；在遞轉(zhuǎn)人事檔案過程中要確保人事檔案檔案材料的安全可靠，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息內(nèi)容保密性與安全性的教育。檔案管理人員還要注意對(duì)人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新、補(bǔ)充。

3.3 建立科學(xué)化、現(xiàn)代化人事檔案管理體系。隨著時(shí)代的發(fā)展，人事檔案材料越來越多，傳統(tǒng)管理模式勢(shì)必會(huì)給信息查找?guī)碇T多不便，而且以往的手工勞動(dòng)強(qiáng)度大，每年形成的考核表、工資薪級(jí)表、干部任免表、勞動(dòng)合同等，收集、編號(hào)、歸檔工作期限長，耗時(shí)耗力。建立人事檔案現(xiàn)代化電子信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。目前，計(jì)算機(jī)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工操作正逐步實(shí)現(xiàn)，在使用人力資源管理系統(tǒng)的過程中，要充分發(fā)揮現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫的強(qiáng)大作用，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動(dòng)接收為開發(fā)潛在價(jià)值、主動(dòng)提供服務(wù)。除嚴(yán)格按照中組部的要求實(shí)現(xiàn)檔案目錄計(jì)算機(jī)管理外，還應(yīng)對(duì)部分人事檔案材料的形成、歸檔實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，使檔案管理人員從繁瑣低效的手工勞動(dòng)中解放出來，實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息電子檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時(shí)更新檔案信息，最大限度地為識(shí)才、育才、用才提供服務(wù)，更好地為組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

3.4 提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與檔案意識(shí)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高。在引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到檔案管理部門的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人事檔案管理人員的培訓(xùn)教育，使其肩負(fù)起宣傳《檔案法》、普及檔案知識(shí)的重任，宣傳人事檔案工作的方針政策及其執(zhí)行情況；全民形成人人關(guān)心人事檔案的局面；為檔案工作的開展?fàn)I造一個(gè)寬松、和諧的環(huán)境。改變過去被動(dòng)服務(wù)方式，積極主動(dòng)地與各部門溝通協(xié)作，及時(shí)有效地提供各種信息， 以適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求，更好地為人力資源管理服務(wù)，為高層決策服務(wù)。