技工院校人事檔案管理要點分析與革新建議

肖鴻強

摘 要：對于技工院校來說，干部的人事檔案管理工作是其非常重要的組成部分，是各級組織評判、審查技工院校教職工整體素養(yǎng)的關(guān)鍵參照，在教學(xué)活動、評定職稱、科研活動等多項工作中發(fā)揮著舉足輕重的影響。所以，全面提升人事檔案管理工作的效率和水平，展現(xiàn)出人事檔案的價值，是應(yīng)當(dāng)考慮的首要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：技工院校；檔案管理； 革新

干部人事檔案是一個以干部個人姓名為單位，便于集中保管和提供利用的整體形式，是組織人事等有關(guān)部門按照黨的政策在培養(yǎng)選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料。

本文將技工院校作為研究對象，對技工院校的人事檔案管理要點進行分析，并有針對性的提出革新建議。由于學(xué)校管理基礎(chǔ)條件不同，管理標(biāo)準(zhǔn)不一，導(dǎo)致偶有出現(xiàn)檔案材料不能按時整理成冊、材料收集不全或者是部分丟失、材料手續(xù)不完整存在年齡真?zhèn)坞y辨以及工齡記錄不清楚和個別檔案的涂改造假等現(xiàn)象。學(xué)院在創(chuàng)建干部人事檔案目標(biāo)管理一級單位目標(biāo)的驅(qū)動下，針對上述問題，本文從組織領(lǐng)導(dǎo)、制度建設(shè)、隊伍建設(shè)、對檔案材料的收集整理、歸檔保護以及后期的使用等方面入手，為科學(xué)化、制度化實施干部人事檔案管理工作提供參考依據(jù)。

1 當(dāng)前技工院校干部認識檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

長期以來，很大一部分人對于技工院校的人事檔案工作的認識不足，認為人事檔案就是裁剪和裝訂以及保管等相關(guān)事務(wù)工作，和教學(xué)以及科研工作并沒有什么關(guān)系，認為人事檔案管理工作并不能給學(xué)校帶什么經(jīng)濟收益，只要不丟失或者是泄密，可以應(yīng)付得了干部的調(diào)動以及提拔時候的查檔工作就可以了。

經(jīng)實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多技工院校并沒有配備相關(guān)的檔案存放室，也沒有單獨的編制設(shè)立和專業(yè)的檔案管理人員，并且檔案管理工作由人事管理部門的相關(guān)成員兼職管理這項工作，很少會有領(lǐng)導(dǎo)過問院校內(nèi)部干部人員的檔案管理工作，這就使得當(dāng)前的技工院校的人事檔案管理工作看起來重要其實不然。并且，技工院校的檔案管理室相對來說基礎(chǔ)設(shè)施較差，一般使用普通的辦公用房，有的是把檔案庫房安排在辦公室的下面或者是地下室等，檔案長期在這些地方存放會收到高溫和潮濕環(huán)境的影響；并且檔案存放室多為普通的門窗其封閉性相對較差，起不到防盜放光和控制檔案室溫度和濕度的效果。很多技工院校對檔案管理工作的相關(guān)制度不明確并且不能明確到個人崗位職責(zé)上，使其管理工作缺乏系統(tǒng)并且完備的規(guī)章制度。

2 做好檔案管理的宣傳和保存管理工作

首先應(yīng)該做好技工院校干部人事檔案的管理工作和宣傳工作，明確技工院校干部人事檔案管理的懲治規(guī)則，提高檔案管理管理人員的責(zé)任意識和檔案借閱者的責(zé)任意識，檔案管理管理人員應(yīng)該明確自己的工作職責(zé)，確保檔案管理工作室內(nèi)的環(huán)境清潔，還要保證檔案工作室的溫濕度在合理的范圍之內(nèi)。同時檔案管理人員要及時的提醒檔案借閱者配備相關(guān)設(shè)備再進行翻閱資料，明確相關(guān)的借閱規(guī)則和懲罰條例，對于借閱資料時資料狀態(tài)要及時錄入計算機系統(tǒng)內(nèi)。對于一些珍貴的項目資料需要使用復(fù)印件的不可以使用技工院校干部人事檔案的原件，避免對原件造成的損壞。

3 干部人事檔案突發(fā)事件管理以及除塵工作

要做好對技工院校干部人事檔案的密封除蟲和除塵，一旦發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)損壞的檔案資料要及時的進行修補，不僅要對檔案進行編碼歸檔為了方便查閱檔案還要及時對檔案進行管理更新。檔案管理人員還要對掌握計算機管理系統(tǒng)，結(jié)合本校的工作要求和具體工作內(nèi)容制定出適合自身檔案管理的規(guī)則。還要增加對技工院校干部人事檔案管理工作中突發(fā)事件的重視程度，對不同單位的技工院校干部人事檔案管理機構(gòu)來說，技工院校干部人事檔案的管理工作并不像電子檔案一樣，它具有自身無可取代的特點，特別是對于一些珍貴的原始資料來說更是十分重要的，所以針對突發(fā)性事件應(yīng)該做好應(yīng)對不同突發(fā)似的應(yīng)急預(yù)案，要提高相關(guān)檔案管理管理人員對技工院校干部人事檔案管理的重視程度。還要不定時的進行應(yīng)急預(yù)案的演習(xí)，對管理人員開展相關(guān)的災(zāi)害預(yù)防和應(yīng)急措施的培訓(xùn)工作，提高檔案管理管理人員吹突發(fā)事件和能力和應(yīng)變能力。還應(yīng)該制定出適合本校檔案管理工作的相關(guān)懲罰和獎勵條例并嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)條例規(guī)定，對于可以及時發(fā)出預(yù)警信號的管理人員實行相關(guān)獎勵。

4 內(nèi)部檔案實行集中性管理工作及建議

在單位內(nèi)部實行集中管理，讓檔案工作機構(gòu)精干事項，確保檔案保存管理工作的安全性，企業(yè)內(nèi)部之間實行分級管理模式，這些信息流量較大的企業(yè)之間主要是橫向聯(lián)系，要保證技工院校干部人事檔案信息的完整性和時效性。同時各部門之間要做到對檔案資料的循環(huán)利用和保護工作，定期將保管好的檔案資料歸檔入庫。

檔案部門是輔助性的崗位，會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，這都是由檔案管理工作的性質(zhì)決定的，在檔案管理人員的選擇上應(yīng)該具有一定的高標(biāo)準(zhǔn)和要求，合理的對單位內(nèi)部的檔案管理人員進行配置，要保證檔案管理管理人員的年齡比例差在合適范圍之內(nèi)，存在合理的知識結(jié)構(gòu)，可以在工作中相互借鑒吸收并且補充來提高自身工作能力。建立檔案管理工作室內(nèi)的獎勵機制，建立人才競爭機制，以培養(yǎng)人才制度化來保證長效的激勵，通過對人才制度的建立來給檔案管理人員創(chuàng)造出良好的學(xué)習(xí)和受教育機會，從而來提高技工院校檔案管理能力，增加技工院校干部人事檔案管理工作者的升職機會，可以使薪酬上的獎勵或者是職位變動都可以在一定程度上增加檔案管理者的積極性，從而激發(fā)自身對檔案管理工作的動力。

5 技工院校干部人事檔案的革新建議

檔案管理工作的有效執(zhí)行，需要檔案管理團隊具備高綜合素質(zhì)，高業(yè)務(wù)水平的隊伍，想要獲得強大的人事檔案的管理隊伍就要不斷吸納擁有專業(yè)素質(zhì)的管理人才并且不斷優(yōu)化自身管理團隊組織結(jié)構(gòu)，還要不斷加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作和相關(guān)技能更新等。因此，筆者對技工院校干部人事檔案工作提出以下革新建議：

（1）全面更新管理觀念，加強對干部檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。